Štiridelni model uspešnega upravljanja s časom

Zdi se, da smo mnogi izmed nas sposobni ustrezno in racionalno razporediti svoj čas in čas naših zaposlenih. Če je to res, zakaj se tako pogosto soočamo s pomanjkanjem tega pomembnega, dragocenega in žal končnega vira? Na prvi pogled se zdi, da delamo vse prav: zapisujemo načrte v zvezke, zmanjšujemo motnje in sledimo svojim ciljem. Morda razlog naših izgub in pomanjkanja časa leži v nezmožnosti sledenja pravilom učinkovitega upravljanja s časom? Poskusimo ugotoviti, kaj lahko to povzroča, in se naučimo, kako pravilno upravljati s časom na učinkovit in racionalen način.

Da bi to dosegli, moramo govoriti o štiriodnem modelu upravljanja s časom. Če želimo razumeti njegova načela, moramo najprej določiti, kaj upravljanje s časom pravzaprav pomeni. Učinkovito upravljanje s časom je znanost, orodje ali učenje o pravilnem upravljanju, razporejanju, organiziranju, beleženju in uporabi časa.

Zakaj potrebujemo proces upravljanja s časom?

• Je orodje, ki omogoča izvedbo največjega števila določenih nalog v najkrajšem možnem času;

• Proces upravljanja s časom pomaga postaviti naše delovne prioritete jasno;

• Omogoča nam, da se najprej osredotočimo na najpomembnejše naloge in se spopademo z manj pomembnimi odgovornostmi šele po obravnavi nalog z visoko prioriteto;

• Z upoštevanjem ustreznih modelov upravljanja s časom boste imeli čas za prosti čas, družino in živahno življenje zunaj dela.

Seveda ne smete pozabiti, da vas bo učinkovito upravljanje s časom pripeljalo do osvajanja novih pomembnih veščin in metod, ki se uporabljajo za dosego določenih ciljev in dokončanje pomembnih projektov. Proces upravljanja s časom je ogromen mehanizem, ki vključuje širok spekter dejanj, veščin in sposobnosti kot katerakoli druga disciplina. Te vključujejo pravilno načrtovanje ciljev, delegiranje odgovornosti, izdelavo seznamov in načrtov, spremljanje, analizo stroškov časa, ocenjevanje vrednosti različnih dejanj, postavljanje prioritet itd.

Kaj pravzaprav je štiriodni model?

Klasično upravljanje s časom je nastalo pred časom, ko je obstajal enostranski pristop k upravljanju. Svet se nenehno razvija in enako velja za študij učinkovitega razporejanja časa. Po izidu knjige "Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership" avtorjev Lee Bolman in Terry Deal leta 2012, je proces upravljanja s časom začel biti obravnavan kot kompleksen, večplastni aparat. Takrat se je prvič pojavil pojem "štiriodnega modela". Gre za sistem nadzora vašega časa ter sistema, procesa, samega sebe in drugih ljudi.

Glavna razlika med monostatičnim in štiriodnim upravljanjem je, da je tradicionalno upravljanje s časom bolj usmerjeno k nadzoru časa, temelji na enem samem komponentu — njegovi prioriteti. Natančneje, gre za opravljanje delovnih nalog glede na njihovo pomembnost. Štiriodni model je bolj podroben, natančen in večplasten pripomoček, ki razkriva vzorce in različne modele upravljanja s časom.

Preprosto povedano, da bi naredili delo vas in vaših zaposlenih učinkovito in uspešno, morate pozabiti na obravnavanje procesa upravljanja s časom kot enostranske težave. Ko opravljate svoje delo, morate biti pozorni na vse štiri spodaj omenjene dejavnike. Vsak izmed njih vam bo pomagal doseči cilje in slediti rokom.

• Naučiti se morate, kako vsak trenutek pravilno uporabiti in ga popolnoma nadzorovati;

• Dober direktor podjetja mora razviti sistem izvajanja določenih nalog, bodisi gre za njegove lastne dolžnosti bodisi za delo, ki ga opravijo njegovi zaposleni;

• Imeti morate popoln nadzor nad tem, kako zaposleni delajo na določenih nalogah in projektih. Ne predlagamo, da bi morali nenehno nadzorovati vsak vidik delovnega procesa. Poleg tega mora direktor podjetja pregledati in nadzorovati nekatere najdragocenejša ali problematična delovna področja;

• Zadnji, a nič manj pomemben štiriodni dejavnik upravljanja s časom: dober šef mora imeti samodisciplino ter sposobnost nadzorovati svoje podrejene, biti zbran, sprejemati racionalne in zaporedne odločitve.

Seveda ne smemo pozabiti na samodisciplino, saj je pomembna za zaposlene na vseh položajih: od najvišjih do najnižjih ravni. Ko sta tako vi kot vaši zaposleni urejeni in vljudni, bo načrtovanje učinkovitega upravljanja s časom mačji kašelj. Če nimate ustrezne ravni samoorganizacije in niste dobri pri postavljanju svojih prioritet jasno, boste težko sistematizirali in strukturirali svoj lasten čas.

Z uporabo tega modela izmed vseh modelov upravljanja s časom boste začeli nadzorovati svoj lasten čas, čas vaših zaposlenih in delovni proces kot celoto. Zdi se, kot da je bilo to orodje posebej prilagojeno vaši lastni percepciji časa, vašemu odnosu do življenja in dela. Upoštevalo bo posebnosti vašega sistema ter vaš delovni proces ter bo usmerjeno k ljudem, ki vas obkrožajo.