Четири рамковен модел на успешно управување со времето

Се чини дека многумина од нас се способни да го распоредат своето време и времето на нашите вработени правилно и на рационален начин. Ако е така, зошто толку често се соочуваме со недостаток на ова ценето, вредно и за жал, ограничено средство? На почетокот, изгледа дека правиме се како што треба: ги запишуваме плановите во нашите тетратки, ги минимизираме одвлекувањата и ги следиме нашите цели. Можеби причината за нашите загуби и дефицит на време лежи во неуспехот да ги следиме ефективните правила за управување со времето? Да се обидеме да дознаеме што може да го предизвика ова и како да го управуваме нашето време на ефективен и рационален начин.

За да го направиме ова, треба да разговараме за четирите рамки на управување со времето. Ако сакаме да ги разбереме неговите принципи, прво мора да дефинираме што всушност значи управување со времето. Ефективното управување со времето е наука, алатка или учење за правилно управување, распределување, организирање, запишување и користење на времето.

Зошто ни е потребен процесот на управување со времето?

• Тоа е алатка која овозможува извршување на најголемиот број поставени задачи во најкратко време;

• Процесот на управување со времето помага да ги поставиме приоритетите на нашата работа правилно;

• Дава можност да се фокусираме прво на најважните задачи и да се справиме со помалку важните одговорности само по обработката на задачи со висок приоритет;

• Со следење на правилни модели на управување со времето, ќе имате време за одмор, семејството и еден живописен живот надвор од работата.

Се разбира, не треба да заборавите дека ефективното управување со времето ќе ве доведе до совладување на нови важни вештини и методи кои се користат за постигнување конкретни цели и исполнување важни проекти. Процесот на управување со времето е голем механизам кој вклучува разновидни акции, вештини и способности како и секоја друга дисциплина. Вклучуваат правилно планирање на целите, делегирање одговорности, создавање списоци и планови, следење, анализа на трошоци за време, оценување на вредноста на различни акции, поставување приоритети, итн.

Што точно е модел со четири рамки?

Класичното управување со времето се појави некое време назад, кога постоеше единечен пристап кон управувањето. Светот постојано се развива и истото може да се каже и за изучувањето на ефективното распределување на времето. По издавањето во 2012 на книгата „Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership“ на Ли Болман и Тери Диал, процесот на управување со времето почна да се гледа како комплексен, слоевит апарат. Тогаш првпат се појави поимот „модел со четири рамки“. Тоа е систем на контрола на вашето време, како и на системот, процесот, себе си и другите луѓе.

Главната разлика помеѓу моностатското и управувањето со четири рамки е дека традиционалното управување со времето е повеќе ориентирано кон контрола врз време базирано на еден компонент - неговиот приоритет. Поточниот фокус е на извршување на работните задачи во зависност од нивната важност. Моделот со четири рамки е поточна, прецизна и мултифацектна алатка која открива обрасци и различни модели на управување со времето.

Поедноставно кажано, за да биде вашата и работата на вашите вработени ефективна и успешна, треба да заборавите на гледањето на процесот на управување со времето како еднострана работа. Кога ја извршувате вашата работа, треба да обрнете внимание на сите четири фактори спомнати подолу. Секој од нив ќе ви помогне да ги постигнете целите и да ги почитувате роковите.

• Треба да научите како да го користите секоја минута од вашето време правилно и да го контролирате потполно;

• Добар директор на компанија треба да развие систем за извршување одредени задачи, било тоа да ги вклучува неговите сопствени обврски или работата што ја извршуваат неговите вработени;

• Треба да имате комплетна контрола врз тоа како вработените работат на одредени задачи и проекти. Не предлагаме постојано да го контролирате секој аспект од работните процеси. Да не се заборави дека директорот на компанија треба да ги испитува и надгледува некои од највредните или проблематичните работни области;

• Последниот, но не помалку важен фактор за време во моделот со четири рамки: добар шеф треба да има само-дициплина, како и способност да ги контролира своите подредени, да биде самоконтролиран, да носи рационални и последователни одлуки.

Се разбира, не треба да се заборави на самодисциплината, бидејќи таа е важна за вработените во која било позиција: од највисоките до најниските нивоа. Кога и вие и вашите вработени се организирани и љубезни, планирањето на ефективното управување со времето ќе биде едноставно. Ако немате соодветно ниво на самоорганизација и не сте добри во поставување на вашите приоритети, ќе ви биде тешко да го систематизирате и структурирате вашето сопствено време.

Со користење на овој модел од сите модели на управување со времето, ќе започнете да го контролирате вашето сопствено време, времето на вашите вработени и работниот процес како целина. Се чини дека оваа алатка е посебно наменета за вашето восприемање на времето, вашиот однос кон животот и работата. Ќе се земат предвид специфичностите на вашиот систем, како и вашиот работен процес и ќе бидат насочени кон луѓето кои ве опкружуваат.