نموذج الإطارات الأربعة لإدارة الوقت الناجحة

يبدو أن العديد منا قادرون على توزيع وقتنا ووقت موظفينا بشكل صحيح وبطريقة عقلانية. إذا كان الأمر كذلك، لماذا نواجه غالباً نقصاً في هذه الموارد البارزة والقيمة والمؤسف أنها محدودة؟ في البداية، يبدو أننا نفعل كل شيء بشكل صحيح: ندوّن الخطط في دفاترنا ونقلل من المشتتات ونلتزم بتحقيق أهدافنا. ربما تكمن الجذور الحقيقية لخسائرنا ونقص الوقت في عدم اتباع قواعد إدارة الوقت الفعالة؟ دعونا نحاول معرفة ما يمكن أن يسبب ذلك ونتعلم كيف ندير وقتنا بشكل صحيح بطريقة فعالة وعقلانية.

للقيام بذلك، علينا الحديث عن نموذج إدارة الوقت ذو الأربع إطارات. إذا كنا نرغب في فهم مبادئه، يجب أولاً تعريف إدارة الوقت فعلاً. إدارة الوقت الفعالة هي علم، أداة أو تعليم يتعلق بإدارة الوقت بشكل صحيح، وتوزيعه، وتنظيمه، وتسجيله واستخدامه.

لماذا نحتاج إلى عملية إدارة الوقت؟

• إنها أداة تتيح تنفيذ أكبر عدد من المهام المحددة في أقصر وقت ممكن؛

• تساعد عملية إدارة الوقت في تنظيم أولويات عملنا بشكل صحيح؛

• توفر فرصة للتركيز على المهام الأكثر حيوية أولاً والتعامل مع المسؤوليات الأقل أهمية بعد التعامل مع المهام ذات الأولوية العالية؛

• باتباع نماذج إدارة الوقت المناسبة، سيكون لديك وقت للراحة والأسرة وحياة نشطة خارج العمل.

بالطبع، يجب أن لا تنسى أن إدارة الوقت الفعالة ستقودك إلى إتقان مهارات وطرق جديدة مهمة تُستخدم في تحقيق أهداف محددة وإكمال مشاريع مهمة. عملية إدارة الوقت هي آلية كبيرة تحتوي على مجموعة متنوعة من الإجراءات والمهارات والقدرات مثل أي تخصص آخر. تشمل هذه التخطيط الصحيح للأهداف وتفويض المسؤوليات وإنشاء القوائم والخطط ومراقبة وتحليل تكاليف الوقت وتقييم قيمة الإجراءات المختلفة وتحديد الأولويات وما إلى ذلك.

ما هو نموذج الأربعة إطارات تحديدًا؟

ظهرت إدارة الوقت الكلاسيكية منذ بعض الوقت، عندما كان هناك نهج واحد نحو الإدارة. العالم يتطور باستمرار ويمكن قول الشيء نفسه عن دراسة توزيع الوقت الفعال. بعد إصدار كتاب "إعادة تأطير المنظمات: الفن والاختيار والقيادة" في عام 2012 للكاتبين لي بولمان وتيري ديل، أصبحت عملية إدارة الوقت تُعتبر جهازًا معقدًا متعدد الطبقات. في هذا الوقت، ظهر مفهوم "نموذج الأربعة إطارات" لأول مرة. وهو نظام للتحكم في وقتك وكذلك النظام والعملية ونفسك والناس الآخرين.

الفرق الرئيسي بين إدارة الوقت التقليدية والإدارة ذات الأربعة أطر هو أن الإدارة التقليدية للوقت تركز بشكل أكبر على التحكم في الوقت بناءً على مكون واحد - الأولوية. على وجه التحديد، يتعلق الأمر بإنجاز مهام عملك اعتمادًا على مستوى أهميتها. نموذج الأربعة أطر هو أداة أكثر تفصيلًا ودقة ومتعددة الأوجه تكشف الأنماط والنماذج المختلفة لإدارة الوقت.

بعبارة أبسط، لكي تكون أنت وموظفوك فعالين وناجحين في العمل، عليك نسيان النظر إلى عملية إدارة الوقت كمشكلة ذات جانب واحد. عند القيام بوظيفتك، عليك الانتباه إلى جميع العوامل الأربعة المذكورة أدناه. كل واحد منها سيساعدك في الوصول إلى الأهداف والالتزام بالمواعيد النهائية.

• عليك أن تتعلم كيفية استخدام كل دقيقة من وقتك بشكل صحيح والسيطرة عليه تمامًا؛

• على مدير الشركة الجيد أن يطور نظامًا لتنفيذ مهام معينة، سواء كان ذلك متعلقًا بواجباته أو بالعمل الذي يُنفذه موظفوه؛

• عليك أن تكون في تحكم كامل بكيفية عمل الموظفين على مهام ومشاريع معينة. نحن لا نقترح أن تتحكم باستمرار في كل جوانب عملية العمل. ناهيك عن أن مدير الشركة عليه أن يقوم بفحص والإشراف على بعض من مناطق العمل الأكثر قيمة أو إشكالية؛

• العامل النهائي وليس الأقل أهمية في إدارة الوقت ذو الأربع إطارات: يجب على المدير الجيد أن يتحلى بالانضباط الذاتي والقدرة على التحكم في مرؤوسيه، وأن يكون مُتماسكًا، يتخذ قرارات عقلانية ومتتالية.

بالطبع، لا ينبغي أن ننسى الانضباط الذاتي لأنه مهم للموظفين في أي منصب: من أعلى إلى أدنى المستويات. عندما تكون أنت وموظفوك منظّمين ومهذبين، سيكون تخطيط إدارة الوقت الفعالة سهلاً. في حالة عدم وجود مستوى مناسب من التنظيم الذاتي وعدم القدرة على تحديد الأولويات بشكل صحيح، ستجد صعوبة في تنظيم وبنية وقتك الخاص.

باستخدام هذا النموذج من بين جميع نماذج إدارة الوقت، ستبدأ في التحكم في وقتك الخاص ووقت موظفيك وعملية العمل ككل. يبدو وكأن هذه الأداة صُممت خصيصًا لإدراكك للوقت، وسلوكك تجاه الحياة والعمل. ستأخذ في الاعتبار تصورات نظامك، فضلاً عن عملية عملك، وستكون موجهة نحو الأشخاص الذين يحيطون بك.