Mô hình bốn khung cho quản lý thời gian thành công

Có vẻ như nhiều trong số chúng ta có khả năng phân phối thời gian của mình và thời gian của nhân viên một cách hợp lý và khoa học. Nếu đúng như vậy, tại sao chúng ta thường xuyên gặp phải sự thiếu hụt của tài nguyên nổi bật, quý giá và tiếc là có hạn này? Ban đầu, dường như chúng ta làm mọi thứ đúng đắn: ghi chép kế hoạch trong sổ tay, giảm thiểu sự sao lãng và kiên định theo đuổi mục tiêu của mình. Có lẽ nguyên nhân gốc rễ của sự mất mát và thiếu hụt thời gian của chúng ta nằm ở việc không tuân theo các quy tắc quản lý thời gian hiệu quả? Hãy thử tìm hiểu những nguyên nhân có thể gây ra điều này và học cách quản lý thời gian của chúng ta một cách hiệu quả và hợp lý.

Để làm điều này, chúng ta cần nói về mô hình bốn khung quản lý thời gian. Nếu chúng ta muốn hiểu các nguyên tắc của nó, trước hết chúng ta phải định nghĩa quản lý thời gian thực sự là gì. Quản lý thời gian hiệu quả là một khoa học, một công cụ hoặc phương pháp giảng dạy về cách quản lý, phân phối, tổ chức, ghi chép và sử dụng thời gian một cách đúng đắn.

Tại sao chúng ta cần quy trình quản lý thời gian?

• Nó là một công cụ cho phép thực hiện nhiều nhiệm vụ đã thiết lập nhất trong thời gian ngắn nhất có thể;

• Quy trình quản lý thời gian giúp thiết lập ưu tiên công việc của chúng ta một cách chính xác;

• Nó cung cấp cơ hội để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước và giải quyết các trách nhiệm kém quan trọng hơn chỉ sau khi đã xử lý các công việc có mức ưu tiên cao;

• Bằng cách tuân theo các mô hình quản lý thời gian đúng đắn, bạn sẽ có thời gian cho giải trí, gia đình và một cuộc sống sôi động bên ngoài công việc.

Tất nhiên, bạn không nên quên rằng quản lý thời gian hiệu quả sẽ dẫn bạn đến việc thành thạo các kỹ năng và phương pháp mới rất quan trọng được sử dụng để đạt được các mục tiêu cụ thể và hoàn thành dự án quan trọng. Quy trình quản lý thời gian là một cơ chế lớn chứa đựng nhiều hành động, kỹ năng và khả năng khác nhau như bất kỳ ngành nào khác. Chúng bao gồm lập kế hoạch mục tiêu đúng đắn, phân công trách nhiệm, lập danh sách và kế hoạch, giám sát, phân tích chi phí thời gian, đánh giá giá trị của các hành động khác nhau, thiết lập ưu tiên, v.v.

Mô hình bốn khung là gì?

Quản lý thời gian cổ điển đã xuất hiện từ một thời gian trước đây, khi có một cách tiếp cận đơn giản đối với quản lý. Thế giới đang không ngừng phát triển và điều tương tự cũng có thể nói về việc nghiên cứu phân phối thời gian hiệu quả. Sau khi xuất bản cuốn sách “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” của Lee Bolman và Terry Deal năm 2012, quy trình quản lý thời gian đã được xem như một cỗ máy phức tạp, nhiều tầng. Đó là khi khái niệm “mô hình bốn khung” xuất hiện. Đây là một hệ thống kiểm soát thời gian của bạn cũng như hệ thống, quy trình, chính bản thân bạn và những người khác.

Sự khác biệt chính giữa quản lý truyền thống đơn nhất và mô hình bốn khung là quản lý thời gian truyền thống hướng đến việc kiểm soát thời gian dựa trên một thành phần duy nhất - ưu tiên của nó. Cụ thể hơn, nó liên quan đến việc thực hiện công việc của bạn tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Mô hình bốn khung là một công cụ chi tiết, chính xác và đa diện hơn, tiết lộ các mô hình và các mô hình quản lý thời gian khác nhau.

Nói một cách đơn giản hơn, để làm cho công việc của bạn và của nhân viên của bạn có hiệu quả và thành công, bạn phải quên việc xem quản lý thời gian như một vấn đề một chiều. Khi làm công việc của bạn, bạn phải chú ý đến cả bốn yếu tố được nhắc đến dưới đây. Mỗi yếu tố trong số đó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và đáp ứng thời hạn.

• Bạn phải học cách sử dụng từng phút trong thời gian của bạn một cách đúng đắn và kiểm soát nó hoàn toàn;

• Một giám đốc công ty giỏi phải phát triển một hệ thống thực hiện các nhiệm vụ nhất định, dù đó là liên quan đến nhiệm vụ của chính mình hay công việc do nhân viên thực hiện;

• Bạn phải kiểm soát hoàn toàn cách nhân viên làm việc trên các nhiệm vụ và dự án nhất định. Chúng tôi không gợi ý rằng bạn nên kiểm soát liên tục mọi khía cạnh của quá trình làm việc. Chưa kể rằng một giám đốc điều hành công ty phải kiểm tra và giám sát một số lĩnh vực công việc giá trị nhất hoặc có vấn đề;

• Yếu tố quản lý thời gian bốn khung cuối cùng và không kém phần quan trọng: một người chủ giỏi phải có kỷ luật tự giác cũng như khả năng kiểm soát cấp dưới của mình, tự thu thập, đưa ra quyết định hợp lý và liên tiếp.

Tất nhiên, không ai nên quên kỷ luật tự giác vì nó quan trọng đối với nhân viên ở bất kỳ vị trí nào: từ cấp cao đến thấp nhất. Khi cả bạn và nhân viên của bạn có quy củ và lịch sự, việc lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng. Trong trường hợp bạn không có mức độ tự tổ chức đúng đắn và không giỏi trong việc thiết lập đúng đắn ưu tiên của mình, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc hệ thống hóa và cấu trúc thời gian của riêng mình.

Bằng cách sử dụng mô hình này trong số các mô hình quản lý thời gian, bạn sẽ bắt đầu kiểm soát thời gian của bạn, thời gian của nhân viên của bạn và toàn bộ quá trình làm việc. Dường như công cụ này được đặc biệt thiết kế cho cách bạn nhìn nhận thời gian, thái độ của bạn đối với cuộc sống và công việc. Nó sẽ xem xét các đặc thù của hệ thống của bạn, cũng như quá trình công việc của bạn và sẽ hướng tới những người xung quanh bạn.