Software de escalas para motoristas e transporte

Porque é que a escala de motoristas é um problema próprio

Quase todas as escalas respondem a uma pergunta: quem trabalha quando. O transporte acrescenta uma segunda que não se separa da primeira: quem conduz o quê. Um turno sem ninguém não é uma hora mal coberta, é uma partida que não sai, e a consequência chega a um cliente no mesmo dia.

A terceira restrição é o descanso. Em quase todos os mercados o intervalo entre um fim e o início seguinte é regulado, o que significa que o plano não é um simples exercício de preferências. Uma escala que parece eficiente no papel e deixa nove horas entre um fim tardio e um início cedo não é eficiente, é inutilizável.

A rota como unidade de planeamento

Configurar cada rota, serviço ou central como projeto próprio muda o aspeto da semana. Em vez de uma lista de pessoas com horas ao lado, o tráfego vê o dia como um conjunto de partidas, cada uma com condutor ou sem ele. As que não têm ficam na linha dos turnos abertos, onde não podem ser confundidas com um dia de folga.

Também torna legível a semana mista. Um motorista que faz um serviço regular de manhã e uma volta de entregas à tarde tem dois turnos em dois projetos, e as horas colam-se ao serviço certo em vez de se dissolverem num número único.

Carga, verificações e espera

O tempo que não é passado a conduzir custa dinheiro na mesma e tem de ser registado na mesma. Verificações do veículo, carga e espera nas instalações do cliente são planeadas como turnos próprios, o que as mantém visíveis no plano e contáveis no relatório em vez de escondidas dentro de um bloco longo de condução.

Uma partida sem motorista não é um buraco numa escala. É um cliente à espera.

Ver o descanso enquanto planeia, não depois

O momento de apanhar um problema de descanso é enquanto a semana está a ser montada. Quando o fim anterior está no mesmo ecrã que o início seguinte, um regresso curto salta à vista de quem decide. Descobri-lo depois significa refazer uma semana publicada e dizer a um motorista que o dia dele mudou.

A disponibilidade trabalha ao lado disso. Motoristas que marcam os dias em que não podem antes de a escala ser montada eliminam uma ronda inteira de correções, e os pedidos de férias no mesmo calendário fazem com que o plano seja feito contra a realidade e não contra um pressuposto otimista.

O tráfego é uma vista ao vivo, não um documento

Às oito da manhã uma escala publicada já está desatualizada. Um veículo chumba na verificação, um motorista está preso no trânsito, um cliente muda um intervalo. O que o tráfego precisa não é de um plano mais bonito mas de um atual: quem está de serviço, quem não picou e qual motorista habilitado está livre na próxima hora.

Empurrar um turno aberto para todos os que o podem tomar ganha a ligar por uma lista, e deixa registo. A confirmação de leitura fecha o círculo do outro lado, por isso uma alteração publicada às seis sabe-se vista em vez de se supor recebida.

Às oito o plano é história. O que conta é a vista atual.

Custo por rota em vez de custo por mês

Os operadores de transporte medem o combustível ao quilómetro e a manutenção por veículo, e depois tratam a mão de obra como um único número mensal. Registar horas reais face à rota em que foram trabalhadas dá à mão de obra a mesma resolução. Um serviço que consome horas extra em silêncio todas as sextas aparece no relatório semanal, e uma rota orçamentada a seis horas que leva oito pode ser reajustada enquanto o contrato ainda é novo.

Centrais, subcontratados e reforço de agência

Poucas operações de transporte correm com um único conjunto de motoristas efetivos. Costuma haver motoristas com viatura própria, uma agência a que se recorre em semanas de pico e às vezes uma segunda central com o seu responsável e os seus hábitos. A escala tem de os segurar a todos sem fingir que são a mesma coisa.

Os departamentos resolvem a distinção. Motoristas efetivos, subcontratados e reforço de agência ficam em departamentos separados na mesma semana, o que mantém o retrato operacional completo e a exportação salarial limpa. O tráfego vê todas as partidas e quem vai em cada uma. O processamento salarial vê apenas as pessoas que a empresa paga.

Semanas de pico e reforço sazonal

A procura no transporte raramente é plana. As entregas do retalho disparam antes das festas, os serviços escolares param e recomeçam, o transporte agrícola anda com a colheita. Planear essas semanas com a mesma ferramenta em vez de uma folha à parte faz com que os motoristas extra entrem no processo normal, e o custo do pico fica mensurável depois em vez de ser absorvido num número geral de horas extra.

O que verificar ao comparar ferramentas de escalas de motoristas

A categoria está cheia e as etiquetas sobrepõem-se. O software de otimização de rotas planeia o percurso. A telemática mede o veículo. Os sistemas de gestão de transporte tratam encomendas e carga. A escala de motoristas fica por baixo de todos eles e responde a uma pergunta mais estreita: que pessoa em que partida, e se as horas foram legais e pagas corretamente.

As perguntas úteis a fazer a qualquer candidato são práticas e não de arquitetura. Um motorista pode ter dois turnos em duas rotas num dia? O turno anterior fica visível enquanto atribui o seguinte? A aplicação mostra uma alteração publicada sem o motorista ter de perguntar? As horas planeadas e reais são dois números guardados em separado, ou o sistema apaga um com o outro em silêncio?

Onde o plano gratuito chega

Uma central única com menos de dez motoristas pode correr toda a operação no plano gratuito e sem limite de tempo: a semana, a aplicação, a picagem base e os relatórios. O ponto em que se começa a pagar costuma ser o crescimento do quadro e não uma funcionalidade em falta, e os módulos acrescentam-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês em vez de um salto para um plano maior.

Começar pequeno

O Shifton é gratuito até 10 motoristas sem limite de tempo, o que cobre uma frota pequena ou uma central única. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios estão incluídos nesse plano. Os módulos pagos acrescentam-se individualmente a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês, cada um com um teste até 60 dias, para uma empresa poder experimentar salários ou controlo de localização numa rota real antes de se comprometer.