Softvér na plánovanie smien v lekárni: rozpisy a zástupy
Naplánujte pokrytie farmaceutmi a farmaceutickými laborantmi, zaplňte medzery cez víkendy a sviatky a vyúčtujte každú odpracovanú hodinu softvérom, ktorý je postavený pre vyťažené výdajné miesta.
Zostavte týždeň a pošlite ho celej pobočke
Väčšina lekárenských týždňov sa uzatvára v piatok a ešte pred začiatkom sa upravuje. Týždenný kalendár dáva každému zamestnancovi vlastný riadok, farebne odlíšené smeny ukazujú začiatok a koniec a riadok voľných smien drží hodiny, ktoré si zatiaľ nikto nevzal. Filtre, projekty a rozvrhy zúžia zobrazenie na jednu pobočku alebo jednu skupinu personálu.
Naplánujte pokrytie na mesiac dopredu
Víkendové rotácie a sviatočné pokrytie sa rozhodujú v mesiacoch, nie v dňoch. Mesačné zobrazenie rozprestrie celé obdobie na každého zamestnanca spolu s priebežným súčtom hodín, vyznačí sviatky v mriežke a nezaplnené dni ukáže ako voľné smeny s hodinami, ktoré ešte chýbajú. Medzera v treťom týždni je vidieť ešte vtedy, keď sa dá ľahko zaplniť.
Zoznam tímu, pozície a úrovne prístupu
Rozpis je taký dobrý ako zoznam, ktorý stojí za ním. Tabuľka zamestnancov obsahuje celé meno, pozíciu, telefón, e-mail, časové pásmo a úroveň oprávnení, takže vedúci vidí, kto je na smenu kvalifikovaný, ešte pred jej vytvorením. Noví zamestnanci a zastupujúci farmaceuti sa pridávajú po jednom alebo sa importujú hromadné a stav účtu ukáže, či pozvánka stále čaká na prijatie.
Odpracované hodiny, prestávky a meškania v jednom výkaze
Po uzávierke obdobia výkaz pracovného času odpovie na otázky, ktoré kladie mzdové oddelenie. Každý riadok nesie zamestnanca, projekt, začiatok a koniec smeny, dĺžku smeny, dĺžku prestávky, hodiny meškania, skorší odchod, neprítomnosť, odpracované hodiny, nadčasy a počet smien. Bežný čas a nadčas prichádzajú oddelene, nie ako jedno číslo.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Prečítajte si celého sprievodcu plánovaním smien v lekárni
Lekáreň sa nemôže otvoriť s neúplným obsadením. Výdajné miesto zvládne pokojné ráno aj náročné popoludnie, ale nezvládne chýbajúceho farmaceuta a všetko okolo rozpisu vyplýva z tejto jedinej podmienky. Softvér na plánovanie smien v lekárni existuje preto, aby sa pokrytie dalo preukázať vopred namiesto potvrdzovania telefonátom v to ráno, keď na tom naozaj záleží.
Práca je zradne prácna. Skrátené úväzky, pevné vzorce pracovných dní, sobotné rotácie, štátne sviatky, študijné voľno, objednané zástupy a sieť, ktorá si delí ľudí medzi pobočkami. Zostavené ručne to všetko dopadne na jedného vedúceho a zožerie popoludnie každý týždeň. Zostavené raz ako šablóna a znovu použité to trvá minúty.
Čo musí softvér na plánovanie smien v lekárni zvládnuť
Štyri veci urobia väčšinu práce. Zaručiť, že každá otváracia hodina má pokrytie, ktoré vyžaduje legislatíva. Rýchlo zostaviť týždeň alebo mesiac a upraviť ho bez prekresľovania celej mriežky. Dostať aktuálnu verziu do každého telefónu, pretože personál lekárne je v prevádzke a nie pri stole. A zaznamenať, čo sa naozaj odpracovalo, keďže platené hodiny, prestávky a meškania sú čísla, ktoré končia v spore.
Všetko ostatné je druhoradé. Nástroj na plánovanie smien v lekárni, ktorý zvládne tieto štyri body, poráža dlhší zoznam funkcií a práve v tom je rozdiel medzi rozpisom, ktorému tím verí, a výtlačkom, ktorý prestal platiť už v stredu.
Týždeň v lekárni sa skladá z niekoľkých opakujúcich sa častí:
- Hlavné otváracie hodiny s odborným zástupcom prítomným v prevádzke po celý čas
- Smeny farmaceutických laborantov a výdaja, ktoré sa prispôsobujú najrušnejšej časti dňa
- Sobotná a sviatočná rotácia spravodlivo rozdelená naprieč tímom
- Výpomoc a zástupy objednané okolo dovoleniek, školení a neprítomnosti
Len čo tieto časti sedia na jednej mriežke namiesto na štyroch miestach, rozpis prestane byť cvičením v pamäti. Väčšina toho, čo aplikácia na plánovanie smien v lekárni robí, je udržiavať túto mriežku poctivú.
Prítomnosť farmaceuta a pravidlá, ktoré nesmú povoliť
Pokrytie nie je otázka počtu hláv. Smena s tromi ľuďmi, z ktorých nikto nie je kvalifikovaný byť odborným zástupcom, nie je pokrytá smena, nech už stĺpec vyzerá akokoľvek plný. Pozície a úrovne prístupu žijú v zozname tímu a roly sa v rozvrhu zobrazujú pri menách, takže pokrytie sa kontroluje podľa spôsobilosti, a nie podľa toho, koľko riadkov je vyplnených.
Plánovanie na mesiac dopredu odhalí riziko včas. Dni, na ktoré nikto nie je pridelený, sa zobrazia ako voľné smeny nesúce chýbajúce hodiny, sviatky sú vyznačené v mriežke a medzeru v treťom týždni budúceho mesiaca možno zaplniť vtedy, keď je to ešte lacné. To je praktický argument pre online softvér na plánovanie smien v lekárni oproti papieru pripnutému v zázemí.
Laboranti, pracovníci výdaja a roly na smene
Lekáreň nie je jeden tím. Farmaceuti, farmaceutickí laboranti, pomocný personál výdaja a rozvozári fungujú v odlišných vzorcoch, s odlišnými zmluvnými hodinami a odlišnými hodinovými nákladmi. Softvér na plánovanie personálu pre lekárne ich musí udržať oddelených a zároveň ukázať celú pobočku na jednej obrazovke.
Pozície sú uložené pri každej osobe spolu s kontaktmi, časovým pásmom a úrovňou prístupu, takže vedúci vidí, koho môže kam postaviť, ešte pred vytvorením smeny. Noví zamestnanci sa pridajú alebo importujú do zoznamu a pozvú e-mailom a stav pozvánky je viditeľný, kým ju neprijmú. Nikto sa neobjaví v rozpise na budúci týždeň ako meno, ktoré polovica tímu nepozná.
Víkendy, štátne sviatky a zástupy
Víkendová a sviatočná služba je časť, ktorú personál vníma najsilnejšie, takže spravodlivosť je rovnako dôležitá ako pokrytie. Rotácia v mesačnom zobrazení ukáže vzorec naprieč celým tímom naraz, čo urobí nevyrovnanú sériu zrejmou skôr, než ju musí niekto otvoriť.
Neprítomnosť na poslednú chvíľu funguje opačne. Pokrytie uvoľnené ako voľná smena vidia všetci v tej istej chvíli namiesto putovania po zozname telefónnych čísel a pravidelný zastupujúci alebo výpomocný farmaceut pridaný do zoznamu sa dá naplánovať ako ktorýkoľvek iný člen tímu. Systém rozpisov pre lekáreň neodstráni telefonát, ale odstráni ich väčšinu.
Rozpisy naprieč sieťou lekární
Viac pobočiek je bod, kde tabuľkový procesor definitívne zlyhá. Dve pobočky poddimenzované a jedna preobsadená v tú istú sobotu je problém, ktorý nikto nevidí, keď každý rozpis žije vo vlastnom súbore. Projekty a filtre umožnia sieti zostaviť každú pobočku zvlášť a napriek tomu preveriť pokrytie naprieč celou sieťou a šablóna, ktorá funguje na jednom mieste, sa použije na ďalšom namiesto stavania od prázdnej mriežky.
Aj centrála získa niečo, čo priečinok s tabuľkami nikdy neposkytne: jedno miesto, kde je rozpis každej pobočky aktuálny. Pokrytie uvoľnené na jednom mieste možno ponúknuť zaškolenému personálu v susednej pobočke, čím sa zo súboru samostatných rozpisov stane jediná zásoba ľudí.
Siete, ktoré obsadzujú aj nemocnicu alebo klinické pracovisko, riešia rovnaký tvar plánovania ako naši zákazníci z oblasti plánovania zdravotníckeho personálu, kde povinné pokrytie a personál zdieľaný medzi pracoviskami určujú celý návrh.
Kde končia výdajné systémy a kde začína rozpis
Výsledky vyhľadávania miešajú dva veľmi odlišné produkty, preto sa oplatí byť priamy. Softvér na riadenie lekárne obsluhuje výdajnú stránku podnikania a klinické systémy okolo nej a Shifton nerobí nič z toho. Shifton je personálna vrstva vedľa neho: kto je v rozpise, kto je kvalifikovaný byť na tej smene, kto sa prihlásil, koľko hodín sa odpracovalo a koľko z nich bolo nadčasom.
Takmer každá lekáreň prevádzkuje oboje a rozdelenie je čisté. Výdajná platforma vlastní odborný proces. Aplikácia na plánovanie personálu lekárne vlastní rozpis a výkaz dochádzky. Siete, ktoré potrebujú len druhú polovicu, zvyčajne zistia, že nahradí oveľa viac ručnej práce, než čakali.
Odpracované hodiny, prestávky a meškania v jednom výkaze
Zamestnanci sa prihlasujú a odhlasujú v mobilnej aplikácii, takže každá smena uloží skutočný začiatok, koniec a prestávku oproti tomu, čo bolo naplánované. Výkaz pracovného času potom rozprestrie obdobie na osobu a na pobočku: začiatok a koniec smeny, dĺžka smeny, dĺžka prestávky, hodiny meškania, skorší odchod, neprítomnosť, odpracované hodiny, nadčasy a počet smien.
Vyplývajú z toho dve veci. Mzdové oddelenie dostane export namiesto rozhovoru a sporná hodina sa vyrieši za minútu, pretože záznam dochádzky je pripojený k smene, do ktorej patrí. Softvér na sledovanie času v lekárni sa oplatí prevádzkovať len vtedy, ak výstup obstojí v tejto skúške, a práve okolo toho je postavená evidencia dochádzky. QuickBooks, Zapier, Intercom a Usedesk sa pripájajú z obrazovky integrácií, keď majú čísla putovať inam.
Ako vybrať systém plánovania, ktorý tím naozaj použije
O prijatí rozhoduje personál, nie kupujúci. Ak je rozpis v aplikácii zakaždým tým skutočným rozpisom, ľudia prestanú volať do pobočky s otázkou, či sa sobota nezmenila. To znamená zmeny zverejnené naraz všetkým, dostupnosť a žiadosti o voľno riešené na tom istom mieste ako rozvrh a zaznamenané hodiny, ktoré sedia s odpracovanými.
Otestujte to tak, ako sa to bude používať. Zostavte celý mesiac so sobotnou rotáciou a zmerajte čas. Uvoľnite jednu voľnú smenu a sledujte, ako rýchlo dorazí upozornenie. Vytiahnite výkaz hodín za týždeň, v ktorom bol neskorý príchod, a overte, či vyjde oddelene od bežného času.
Do 10 členov tímu je Shifton bezplatný bez časového obmedzenia, čo pokryje väčšinu nezávislých lekární úplne. Siete a väčšie pobočky prechádzajú na platené plány účtované za zamestnanca mesačne, pričom geolokácia a pracovné miesto sú dostupné ako platený modul. Cieľ zostáva rovnaký v oboch prípadoch: každá otváracia hodina pokrytá správnym človekom a počet hodín, o ktorom sa nikto nemusí hádať.
Často kladené otázky
Čo je softvér na plánovanie smien v lekárni?
Softvér na plánovanie smien v lekárni plánuje, ktorí farmaceuti, farmaceutickí laboranti a pracovníci výdaja odslúžia ktoré smeny, zverejní tento plán tímu a následne zaznamená hodiny. Shifton pokrýva tvorbu smien a šablóny, voľné smeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, príchody a odchody, prestávky a výkazy hodín. Ide o rozpis personálu, nie o výdajný systém.
Dokáže Shifton plánovať rozpisy pre viac pobočiek lekárne?
Áno. Každá pobočka sa plánuje ako vlastný projekt alebo rozvrh a filtre umožnia vedúcemu pracovať na jednom mieste alebo prezerať celú sieť. Personál, ktorý sa presúva medzi pobočkami, je v jednom zozname, takže smenu možno prideliť tam, kde je potrebná, a šablóna overená na jednom mieste sa použije aj na ďalšom.
Ako Shifton pomáha s víkendmi, sviatkami a zástupmi?
Víkendová a sviatočná služba sa rotuje v mesačnom zobrazení, kde je rozloženie naprieč tímom vidieť skôr, než niekto otvorí otázku spravodlivosti. Pokrytie, ktoré nemá vlastníka, ostáva v riadku voľných smien a dorazí ku všetkým v tej istej chvíli. Pravidelní zastupujúci farmaceuti sa pridajú do zoznamu a plánujú sa presne ako kmeňoví zamestnanci.
Nahrádza Shifton výdajné systémy lekárne?
Nie. Profesionálne systémy, ktoré riadia výdaj liekov a klinickú stránku podnikania, sú samostatná trieda produktov a Shifton sa jej nedotýka. Shifton je personálna vrstva vedľa nich: rozpisy, pozície, dochádzka, odpracované hodiny a nadčasy a výkazy, ktoré z toho vychádzajú. Lekárne prevádzkujú oboje.
Ako Shifton sleduje hodiny, prestávky a meškania personálu lekárne?
Zamestnanci sa prihlasujú a odhlasujú v mobilnej aplikácii, takže každá smena drží skutočný začiatok, koniec a prestávku oproti plánu. Výkaz pracovného času ukáže dĺžku smeny, dĺžku prestávky, hodiny meškania, skorší odchod, neprítomnosť, odpracované hodiny, nadčasy a počty smien pri každej osobe a obdobie sa exportuje pre mzdy.
Existuje bezplatný plán pre malú lekáreň?
Shifton je bezplatný až do 10 členov tímu bez časového obmedzenia, čo pokryje väčšinu nezávislých lekární. Plánovanie smien, mobilná aplikácia, základná evidencia dochádzky a výkazy sú zahrnuté. Väčšie tímy a siete s viacerými pobočkami platia za zamestnanca mesačne a modul geolokácie a pracovného miesta je spoplatnený v každom pláne.
Presuňte rozpis smien lekárne do platformy Shifton
Zostavte týždeň raz, zverejnite ho do každej pobočky a po uzávierke obdobia presne uvidíte, čo sa naozaj odpracovalo.