Softvér na plánovanie smien v sklade pre personál

Práca v sklade sa plánuje v týždňoch a stráca v minútach. Objem na vstupe sa posunie, náves príde o tri hodiny neskôr, v pondelok chýbajú dvaja vychystávači a tím, ktorý v piatok vyzeral vyvážene, je zrazu slabý na baliacej linke a prezamestnaný na príjme. Softvér na plánovanie smien v sklade existuje preto, aby sa taký deň nezmenil na účet za nadčasy, a práve preto prevádzky každej veľkosti opúšťajú zdieľané tabuľky a prechádzajú na systém postavený pre prácu na smeny.

Ťažké nikdy nebolo nakresliť mriežku. Ťažké je nakresliť takú, ktorá vydrží skutočný objem: striedajúce sa tímy, brigádnikov, povinné prestávky, limity hodín a ľudí, ktorí nesedia za stolom a nečítajú e-maily.

Čo musí softvér na plánovanie smien v sklade zvládnuť v prevádzke

Keď odstránite marketing, zostanú štyri veci. Pokryť každú funkciu v každej smene, od príjmu tovaru cez vychystávanie, balenie, nakládku až po vratky. Udržať hodiny v zákonných a rozpočtových limitoch ešte pred zverejnením rozvrhu, nie až po spracovaní miezd. Dostať sa k ľuďom, ktorí žijú na telefóne. A vstrebať zmeny bez prestavby, pretože v distribučnom centre sa plán mení každý deň.

Plánovač smien pre sklad, ktorý tieto štyri veci zvláda, poráža platformu s päťdesiatimi modulmi mierenými na problémy, ktoré prevádzka nemá. Väčšina skladov to zistí až potom, čo si softvér na plánovanie zamestnancov skladu vybrala podľa porovnania funkcií a využíva z neho asi desatinu.

Systém riadenia skladu alebo nástroj na plánovanie smien?

Tieto dve kategórie sa mýlia neustále. Keď po slovensky hľadáte softvér pre sklad, väčšinou dostanete systém riadenia skladu, teda WMS, prípadne systém riadenia práce, ktorý meria produktivitu voči normovaným výkonom a je pevne zviazaný so zásobami a vychystávacími trasami. Plánovanie personálu skladu sedí v reťazci skôr: rozhoduje, kto pracuje, kedy, na akej pozícii a za aké náklady.

Vo väčšine prevádzok sú vratné peniaze práve na strane plánovania, pretože to je časť, ktorú vedúci smeny dokáže zmeniť ešte tento týždeň. Normy vám povedia, že vychystanie trvalo príliš dlho. Rozvrh rozhoduje o tom, či na linke vôbec bolo dosť ľudí. Rovnaké zmätenie sprevádza aj dispečerský softvér pre sklad, ktorý tímy hľadajú vtedy, keď je skutočným problémom len vedieť, kto stojí o štvrtej popoludní na rampe.

Rotácie smien a nepretržité pokrytie

Každá prevádzka s viac ako jednou smenou skončí pri rotácii: dve smeny, tri smeny, štyri tímy rozdelené medzi noci a víkendy alebo stlačený vzorec dlhších dní. Rotácie sú v princípe jednoduché a v tabuľke trestajúce, pretože jedna zmena sa prenesie do nasledujúcich týždňov. Softvér na plánovanie smien v sklade drží vzorec ako opakovane použiteľnú šablónu rozvrhu, prenáša ho mesiac po mesiaci a počas zostavovania rozvrhu zobrazuje priebežný súčet hodín vedľa každého mena. Ak v tej istej prevádzke bežia aj výrobné linky, rovnaké vzorce sú rozobraté v plánovaní zmien vo výrobe.

Nočné tímy si zaslúžia zvláštnu pozornosť. Ťažšie sa obsadzujú, s príplatkami stoja viac a ako prvé doplácajú na to, keď rozvrh vyjde neskoro. Zverejnenie celého mesiaca naraz dá nočným ľuďom potrebný predstih a odstráni veľkú časť fluktuácie, ktorú vytvárajú neustále zmeny na poslednú chvíľu.

Sezónna špička, brigádnici a nábeh

Objem vo fulfillmente je sezónny a plán personálu sa musí hýbať s ním. Počet ľudí môže na štvrťrok narásť o polovicu a potom klesnúť späť. Dobrý softvér na plánovanie smien vo fulfillment centre robí tento nábeh zvládnuteľným: nových ľudí naimportujte hromadne namiesto ručného zadávania, nastavte pozície a úrovne oprávnení a potom ich pridajte do existujúceho vzorca namiesto stavania paralelného plánu.

Brigádnici a agentúrni pracovníci potrebujú rozvrh, ktorý naozaj uvidia. Softvér na plánovanie pre skladníkov musí počítať s tým, že čitateľ nastúpil minulý týždeň a nemá firemný e-mail, a preto smena pristane v telefóne s push upozornením vždy, keď sa niečo pohne. Prevádzky s výraznou sezónnou výkyvnosťou to zvyčajne plánujú spolu s naším prístupom k plánovaniu sezónnych pracovníkov.

Náklady na hodinu práce a kontrola nadčasov

Personál je takmer v každom rozpočte skladu najväčšia ovplyvniteľná položka a jediná, s ktorou vie manažér naozaj hýbať týždeň po týždni. V tabuľke zostáva škoda neviditeľná, kým nepríde mzdový účet: smena, ktorá sa natiahla o dve hodiny, vychystávač privolaný na pokojné popoludnie, prekročený limit hodín, ktorý si nikto nevšimol.

Väčšinu práce urobia dva nástroje. Limity hodín na zamestnanca ukazujú plánované hodiny voči maximu už pri prideľovaní smien, takže nadčas sa stáva rozhodnutím a nie nehodou. Pravidlá nadčasov umožnia povoliť hodiny navyše len s výslovným potvrdením alebo ich na určité obdobie úplne zavrieť. Reporty rozpočtu a sadzieb potom kruh uzavrú a ukážu, koľko každý rozvrh stál podľa pozície a obdobia. Práve podľa tohto ukazovateľa sa najlepší softvér na plánovanie tímov v sklade hodnotí, keď novota upratanej mriežky vyprchá.

Evidencia času, dochádzka a výkaz práce

Zverejnený rozvrh je plán. Výkaz práce je to, čo sa naozaj stalo, a v medzere medzi nimi unikajú peniaze. Záznam času zachytí skutočný začiatok a koniec každej smeny spolu s prestávkami, bonusmi, zrážkami a príplatkovými sadzbami a uloží ich do knihy smien, kde ich vedúci skontroluje. Aplikácia na výkaz práce pre sklad, ktorá tieto detaily zachytí v momente ich vzniku, odstraňuje dodatočné dopĺňanie na konci mesiaca, ktoré papierové výkazy vždy vyžadujú.

Pri zákazkách pre tretie strany musí softvér na evidenciu času pre 3PL hodiny navyše rozdeliť podľa klienta, čo zabezpečujú projekty. Zaznamenanie príchodu v mobilnej aplikácii trvá pár sekúnd a funguje aj pre tímy rozptýlené vo veľkej hale alebo na viacerých dvoroch. Pre prevádzky, ktoré potrebujú doklad o tom, kde smena začala, je k dispozícii mapa polohy ako platený modul, ktorý ukazuje pohyb zamestnanca a históriu trasy za zvolené obdobie. Detaily funkcií nájdete na stránke evidencia času.

Pravidlá prestávok a odpočinku nie sú v sklade voliteľné a sú prvé, čo sa stratí, keď sa rozvrh robí pod tlakom. Keď sú prestávky zabudované priamo v smene namiesto spoliehania sa na pamäť ľudí, záznam zostáva čistý a výkaz presný. Limity hodín na zamestnanca zabránia tomu, aby rotácia niekoho potichu posunula za týždenný limit, a žiadosti o voľno a dostupnosť sa zbierajú pred zostavením rozvrhu, nie sa dodatočne dohadujú.

Reporting je to, čo celé toto robí obhájiteľným. Reporty o odpracovaných hodinách, minimálnych hodinách, potvrdených smenách a meškaniach sa exportujú čisto, takže otázka pri kontrole sa zodpovie zo záznamov a nie z pamäti.

Jedna platforma naprieč zónami, prevádzkami a zmluvami 3PL

Málokto skončí pri jednej budove. Druhá prevádzka, sklad vratiek, odstavný dvor alebo prekladisko majú vlastnú posádku a vlastný rytmus a zmluvy pre tretie strany pridávajú ďalšiu vrstvu. Ak ich vediete v samostatných tabuľkách, nerovnováhu nikto neuvidí, kým na konci mesiaca neprídu čísla.

Podpora viacerých prevádzok dá všetky lokality na jednu tabuľu a projekty oddelia zóny, klientov alebo zmluvy v rámci jednej budovy, čo je presne to, čo musí zvládnuť softvér na plánovanie pre 3PL aj akýkoľvek systém riadenia pracovnej sily pre 3PL. Roly a oprávnenia určujú, kto čo môže upravovať: vedúci smeny riadi vlastný tím, kým manažér prevádzky vidí celý obraz. Prevádzky, ktoré zároveň prepravujú tovar a riadia vodičov, to často vedú spolu s plánovaním personálu v logistike, aby dvor a vozový park držali krok.

Ako vybrať najlepší softvér na plánovanie smien v sklade

Najlepší systém na plánovanie smien v sklade je ten, ktorý vedúci otvárajú aj v šiestom mesiaci, a býva to len zriedka ten s najdlhším zoznamom funkcií.

Otestujte akúkoľvek aplikáciu na rozvrh skladu tak, ako ju bude používať vaša posádka, nie tak, ako ju predvádza demo. To isté platí pre softvér na plánovanie v distribučnom centre, ktorý skúšate na dvoch prevádzkach. Otvorte ho na najlacnejšom telefóne v budove, pretože presne taký nosia vaši sezónni ľudia. Zostavte celý týždeň smien a merajte si čas. Zverejnite ho a sledujte, ako rýchlo dorazí upozornenie. Zmeňte jednu smenu a overte, že všetci dotknutí to vedia do minúty. Potom vyexportujte report odpracovaných hodín a pozrite sa, či čísla sedia s tým, čo potrebujú mzdy.

Shifton týmito testami prejde s prvkami, ktoré sklad naozaj používa: týždenné a mesačné zobrazenia rozvrhu, voľné smeny a výmeny, opakovane použiteľné šablóny rotácií, predpoveď objemu s automatickým rozdelením, záznam času a knihy hodín, prestávky, bonusy a zrážky a reporty pokrývajúce hodiny, rozpočet, sadzby a zostatky dovolenky. Tímy do 10 ľudí bežia na bezplatnom pláne bez časového obmedzenia a platené moduly sa s rastom prevádzky účtujú za zamestnanca a mesiac.

Výsledkom je to, o čo sa väčšina prevádzok snaží: rozvrh, ktorý zodpovedá skutočnému objemu, hodiny, ktoré zostanú v nastavenom rozpočte, a vodiči vysokozdvižných vozíkov, baliči a ľudia na rampe, ktorí vždy vedia, kedy pracujú. Zostavte si prvý týždeň a pozrite sa, ako vyzerá s celou prevádzkou v jednom pohľade.