Software de planificare pentru birouri de arhitectură și studiouri de design

Conduceți un birou de arhitectură oricât de mult timp și aceeași tensiune revine mereu. Munca este pe bază de proiect, iar calendarul nu este. Mai multe comenzi avansează în același timp, fiecare într-o fază diferită, și fiecare are nevoie de oamenii potriviți pentru o perioadă care rareori se aliniază cu o săptămână de lucru ordonată. Conceptul are nevoie de un proiectant, documentația are nevoie de desenatori, o fază de șantier scoate un arhitect de proiect din studio pentru două zile, iar toate acestea trebuie să se întâmple fără ca un termen să alunece în tăcere pentru că nimeni nu a văzut ciocnirea venind.

Cele mai multe instrumente de planificare au fost construite pentru munca în ture, unde cererea este constantă și toată lumea lucrează aceleași ore. Un studio de design nu funcționează așa. Oamenii au discipline și vechimi diferite, își împart săptămâna între proiecte, iar timpul lor se măsoară în raport cu un onorariu, nu cu un ceas. Un instrument care ignoră această realitate este abandonat într-o lună, iar biroul revine la o foaie de calcul comună și o tablă albă care este deja depășită până la prânz.

Ce trebuie să facă de fapt software-ul de planificare pentru arhitecți

Dacă îndepărtați listele de funcții, sarcina se reduce la câteva lucruri. Să permită unui asociat sau unui manager de studio să repartizeze rapid o săptămână de muncă pe mai multe proiecte. Să arate orele facturabile și costul cu forța de muncă față de onorariu înainte ca planul să fie blocat, nu după revizuirea proiectului. Să ajungă la o echipă împărțită între studio, șantierele clienților și casă. Și să reziste când un termen alunecă, pentru că într-un birou aglomerat asta se întâmplă mereu. O aplicație de planificare pentru arhitecți care trece de aceste praguri o întrece pe una cu o listă mai lungă de funcții care rezolvă probleme pe care un studio nu le are.

Alocarea proiectelor fără a suprasolicita studioul

Un birou de arhitectură nu este o singură echipă care lucrează la o singură lucrare. Este un set de proiecte suprapuse care concurează pentru aceiași oameni, iar profitabilitatea se află în cât de bine este gestionată această concurență. O bună gestionare a personalului din biroul de arhitectură tratează fiecare proiect ca pe o cerere proprie, păstrând în același timp întregul studio într-o singură vedere. Munca se alocă în raport cu faze și jaloane, nu cu o grilă rigidă, astfel încât un efort de documentație și un sprint de concept pot primi ambele mâinile de care au nevoie în aceeași săptămână. Capacitatea se vede dintr-o privire, ceea ce înseamnă că un senior suprasolicitat sau un desenator inactiv este vizibil înainte să devină o predare ratată sau un salariu irosit. Planificarea resurselor pentru arhitecți înseamnă, de fapt, potrivirea talentului limitat cu cererea în schimbare fără a epuiza pe nimeni.

Menținerea în vizor a orelor facturabile și a costului cu forța de muncă

Onorariile se convin în raport cu un buget, iar acel buget supraviețuiește doar dacă orele ajung acolo unde au fost planificate. Pericolul este că rareori se anunță singure. Un ciclu de revizii durează mai mult decât se permite, timpul derapează în coordonare nefacturabilă, o fază absoarbe în tăcere mai multe zile decât acoperă onorariul, și nimic din toate acestea nu se vede până când proiectul este închis și marja s-a dus deja. Un sistem de pontaj pentru arhitecți care stă în interiorul planului face această cheltuială vizibilă cât timp mai există loc de acțiune. Orele se înregistrează pe proiectul și faza cărora le aparțin, costul prognozat cu forța de muncă se afișează față de onorariu pe măsură ce munca este rezervată, iar o alertă de utilizare prinde o săptămână supraîncărcată înainte să devină o depășire. Aceleași înregistrări se exportă curat pentru facturare, astfel încât orele pentru care este facturat clientul se potrivesc cu orele pe care studioul le-a lucrat de fapt.

Un singur plan pentru munca de studio, șantier și la distanță

Munca de proiectare este acum răspândită. O parte a echipei este în studio, o parte în vizite pe șantier sau la întâlniri cu clienții, iar o parte lucrează de acasă o parte din săptămână. Un singur proiect poate atinge toate cele trei în câteva zile. Când planul trăiește într-o foaie de calcul, nimeni nu deține o imagine de încredere a cui unde se află, iar golurile apar abia când un termen este deja sub presiune. Un sistem de planificare pentru biroul de arhitectură pune personalul de studio, șantier și la distanță într-un singur plan comun. Disponibilitatea și concediile se colectează înainte de a construi planul, în loc să fie urmărite după aceea, șabloanele reutilizabile aplică un tipar de alocare dovedit la o comandă nouă în loc să pornească de la o grilă goală, iar acoperirea pe roluri păstrează combinația potrivită de seniori, arhitecți și desenatori pe fiecare proiect, astfel încât nicio lucrare să nu rămână prea încărcată la vârf sau insuficient susținută.

Absorbția schimbărilor fără pierderea unui termen

Datele clientului se mută, o fază alunecă, o aprobare vine târziu și întregul plan trebuie să se îndoaie în jurul ei. Birourile care se descurcă bine cu asta nu sunt cele care nu sunt niciodată surprinse, ci cele care pot reechilibra în câteva minute. Când o predare se mută, studioul trebuie să vadă imediat cine are capacitatea de a absorbi munca suplimentară și cine este deja la limită. Realocarea se face cu o atingere, capacitatea disponibilă poate fi oferită tuturor celor calificați, iar o alertă de conflict sau de termen semnalează momentul în care un plan pune în pericol o predare. O notificare de schimbare ajunge imediat la persoanele afectate, în loc de un tur de telefoane, ceea ce este diferența dintre o ajustare controlată și o agitație în săptămâna dinaintea unui termen.

Ajungerea la o echipă care rareori stă la un singur birou

Arhitecții și desenatorii nu stau așteptând un e-mail despre săptămâna viitoare. Sunt pe un șantier, într-o revizuire sau adânciți într-un model, iar un plan tipărit lângă ușa studioului s-a învechit în momentul în care a fost afișat. O abordare axată pe mobil ajunge la oameni acolo unde sunt. Sarcinile se publică direct pe telefoane, schimbările trimit o notificare în clipa în care se petrec, iar concediile și disponibilitatea se înregistrează în aplicație înainte de a construi planul. Setul complet de funcții acoperă sarcinile, pontajul, notificările și raportarea, astfel încât o schimbare în plan ajunge imediat la oamenii potriviți, în loc de un lanț de mesaje pe care jumătate din echipă nu îl vede niciodată.

Alegerea instrumentului potrivit pentru biroul dumneavoastră

Testați orice platformă așa cum o va folosi de fapt studioul. Deschideți-o pe telefon, pentru că acolo își va verifica cea mai mare parte a echipei săptămâna. Construiți o săptămână completă pe mai multe proiecte și măsurați cât durează. Mutați un termen și confirmați că sistemul vă arată ciocnirea. Înregistrați câteva ore pe un proiect și verificați dacă se exportă într-o formă pe care facturarea o poate folosi. Instrumentul care supraviețuiește acestor teste este cel încă în uz anul viitor. Sub zece angajați, planul gratuit Shifton se descurcă cu toată treaba fără limită de timp, ceea ce acoperă confortabil un studio mic. Pe măsură ce un birou crește și preia mai multă muncă simultană, nivelurile plătite adaugă raportare pe mai multe proiecte, un control mai profund al costurilor și setări avansate. În orice caz, obiectivul rămâne constant: un plan care reflectă încărcarea reală a proiectelor, ore facturabile care se potrivesc cu ce s-a lucrat de fapt, o linie de forță de muncă care ajunge acolo unde a planificat-o onorariul și o echipă care știe mereu la ce lucrează. Aceasta este diferența dintre a gestiona volumul de lucru al unui studio și a-l stinge ca pe un incendiu, și aici își câștigă locul software-ul de planificare potrivit pentru arhitecți.