Manajemen tim jarak jauh: jadwal dan jam kerja
Jadwal bersama lintas zona waktu, jam kerja yang tercatat dari perangkat apa pun, dan gambaran beban kerja yang tidak bergantung pada pengawasan layar.
Satu jadwal yang terbaca benar di setiap zona waktu
Tim yang tersebar tidak berbagi satu hari kerja. Rapat yang sama berarti pukul sembilan pagi bagi satu orang dan pukul sebelas malam bagi yang lain, dan jadwal yang hanya menampilkan satu jam dinding menyembunyikan biaya itu sampai seseorang diam-diam berhenti hadir.
Catat jam kerja tanpa mengintip layar
Perangkat lunak pengawasan mengukur ketikan dan menghasilkan kejengkelan. Catatan waktu mengukur awal, akhir, dan istirahat, lalu menghasilkan angka penggajian. Yang kedua itulah yang dibutuhkan tim jarak jauh, dan ia bekerja dari perangkat apa pun tanpa siapa pun direkam.
Bagi pekerjaan agar tidak ada yang dikerjakan dua kali
Jarak menghapus obrolan di koridor yang dulu mencegah dua orang mengerjakan hal yang sama. Tugas yang menempel pada shift, dengan status yang bisa dibaca siapa saja, mengembalikan informasi itu ke tempat yang dilihat tim.
Lihat beban kerja sebelum ada yang kehabisan tenaga
Kerja berlebih dari jauh tidak terlihat. Tidak ada yang menyaksikan rekan bertahan sampai pukul delapan, sehingga tanda pertama sering berupa surat pengunduran diri. Jam mingguan per orang, rencana dibanding kenyataan, memunculkan polanya selagi masih bisa diperbaiki lewat jadwal.
Mulai dengan Paket Gratis
Tanpa batas waktu. Akses penuh ke fitur inti, upgrade saat Anda siap.
Apa yang sebenarnya tercakup dalam manajemen tim jarak jauh
Istilah ini menaungi dua jenis produk yang sangat berbeda, dan mencampuradukkannya mahal harganya. Keluarga pertama mengawasi orang: tangkapan layar, hitungan ketikan, skor aktivitas, penghitung waktu menganggur. Keluarga kedua mengoordinasikan orang: siapa bekerja kapan, sedang mengerjakan apa, dan berapa jam yang sebenarnya terisi dalam sepekan.
Keluarga pertama menjual kepada manajer yang sudah kehilangan kepercayaan. Keluarga kedua menjual kepada manajer yang butuh jadwal dan angka untuk penggajian. Shifton termasuk jenis kedua, dan pembedaan ini layak ditegaskan sejak awal karena di daftar perbandingan keduanya biasanya diletakkan di rak yang sama.
Zona waktu adalah masalah nyata yang pertama
Tim yang duduk di satu gedung berbagi hari kerja tanpa memikirkannya. Tim yang tersebar tidak, dan selisihnya muncul lewat hal-hal kecil yang menggerus. Rapat yang nyaman bagi empat orang dan kejam bagi orang kelima. Serah terima yang mengandaikan irisan jam yang sebenarnya tidak ada. Tenggat yang ditetapkan dalam zona waktu yang tidak disebut siapa pun.
Menyimpan shift pada satu garis waktu dan menampilkannya dalam jam lokal masing-masing orang menghapus satu kelas kesalahpahaman sekaligus. Manajer merencanakan sekali. Semua orang membaca pekan yang sama dengan benar. Tidak ada yang perlu berhitung sebelum rapat.
Ketersediaan sebelum rencana, bukan sesudahnya
Meminta orang menandai jam yang bisa mereka kerjakan sebelum pekan disusun menghemat putaran koreksi yang biasanya menyusul setelah jadwal terbit. Cara ini juga memunculkan batasan yang jarang diucapkan: menjemput anak sekolah, pekerjaan kedua, empat jam irisan waktu yang benar-benar dimiliki seseorang bersama tim lainnya.
Jam kerja tanpa pengawasan
Pengawasan adalah jawaban bawaan untuk jam kerja jarak jauh dan biasanya jawaban yang keliru. Ia mengukur aktivitas alih-alih hasil, menggerus kepercayaan dalam hitungan pekan alih-alih bulan, dan di beberapa yurisdiksi menimbulkan risiko hukum yang tidak pernah dihitung siapa pun. Padahal kebutuhan sesungguhnya sempit saja: catatan yang bisa dipertanggungjawabkan tentang kapan seseorang mulai, kapan selesai, dan berapa lama ia beristirahat.
Catatan itu bekerja dari peramban atau ponsel, tidak menuntut perangkat keras kantor, dan memberi bagian penggajian semua yang diperlukannya. Bila sebuah perusahaan memang membutuhkan absen yang terikat pada tempat, misalnya untuk staf yang mendatangi lokasi klien, kontrol lokasi kerja tersedia sebagai modul berbayar terpisah dan tetap mati sampai dipilih.
Tidak ada yang perlu berhitung sebelum rapat.
Koordinasi menggantikan koridor
Sebagian besar dari yang diketahui tim satu kantor tidak pernah tertulis. Siapa yang menangani keluhan pelanggan. Apakah laporannya sudah dikirim. Dari dua orang yang menatap masalah yang sama, siapa yang benar-benar menyelesaikannya. Jarak menghapus kanal itu, dan pengganti yang biasa dipakai, rapat yang lebih panjang dan pesan yang lebih banyak, menggantikannya dengan buruk.
Menempelkan tugas pada shift meletakkan informasi di tempat jadwal sudah berada. Hari kerja bukan sekadar blok jam: ia juga membawa untuk apa jam itu, dengan status yang bisa dibaca siapa saja dan catatan di tempat konteks dulu diucapkan. Ini campur tangan yang lebih kecil daripada menggelar sistem manajemen proyek dan ia memperbaiki tepat hal yang dirusak oleh jarak.
Campuran kini justru yang normal
Sangat sedikit tim yang sepenuhnya jarak jauh. Kebanyakan campuran: sebagian di kantor, sebagian di rumah, sebagian di negara lain, dan proporsinya berubah dari bulan ke bulan. Satu jadwal yang memuat ketiganya, dengan lokasi ditempelkan di tempat yang memang penting, lebih mudah dijalankan daripada sistem terpisah untuk kelompok terpisah.
Kepercayaan lebih murah daripada pengawasan, dan ia bertahan lebih lama.
Kelelahan kerja adalah sinyal dari jadwal
Kerja berlebih dari jauh tidak mengumumkan dirinya. Tidak ada yang melihat rekan masih di meja pada pukul delapan malam, sehingga polanya berjalan berbulan-bulan lalu tiba sebagai pengunduran diri. Data untuk menangkapnya lebih awal sudah ada di catatan waktu.
Jam per orang, rencana dibanding kenyataan, dibaca setiap pekan. Orang yang jam nyatanya terus melampaui jam rencananya bukan lebih berkomitmen, ia salah dijadwalkan, dan itu masih bisa diperbaiki selagi urusannya jadwal, belum urusan mempertahankan karyawan.
Laporan yang menjawab pertanyaan direksi
Tim yang tersebar memancing keraguan khas dari orang yang tidak bekerja di dalamnya. Apakah ada yang benar-benar bekerja di sana. Jawaban singkatnya biasanya ya, dan jawaban yang berguna adalah laporan alih-alih perdebatan: jam per orang dan per proyek, rencana dibanding kenyataan, untuk sebulan terakhir.
Laporan itu melakukan sesuatu yang lebih berharga daripada menenangkan. Ia menunjukkan proyek mana yang memakan waktu, dan pertanyaan itu pun tidak terjawab dulu ketika tim masih duduk dalam satu ruangan. Kantor bersama menyembunyikan persoalannya di balik kehadiran yang kelihatan; jarak sekadar melepas samarannya.
Karyawan dan pekerja lepas dalam satu tampilan
Sebagian besar tim tersebar bersifat campuran. Karyawan pada daftar gaji, pekerja lepas pada faktur, dan biasanya beberapa orang dalam pengaturan ketiga yang punya catatan tersendiri di bagian keuangan. Menyimpan mereka sebagai departemen terpisah pada jadwal yang sama menjaga gambaran operasional tetap utuh, sementara ekspor penggajian tetap terbatas pada orang yang memang dibayar perusahaan.
Yang perlu diperiksa saat membandingkan perkakas
Kategori ini terbelah oleh satu pertanyaan: apakah produknya mengukur aktivitas atau mencatat waktu. Produk yang mengambil tangkapan layar, menghitung ketikan, atau menilai menit menganggur sedang menjawab masalah kepercayaan. Produk yang mencatat awal, akhir, dan istirahat sedang menjawab masalah penggajian dan perencanaan. Membeli yang pertama ketika yang dibutuhkan adalah yang kedua akan memakan semangat kerja di luar biaya lisensi.
Selebihnya pemeriksaannya praktis. Apakah jadwal tampil dalam jam lokal masing-masing orang, bukan dalam satu zona kantor yang tetap. Bisakah orang mengisi absen dari peramban tanpa memasang apa pun. Apakah jam rencana dan jam nyata disimpan sebagai dua angka. Apakah cuti berada di kalender yang sama dengan shift, atau di sistem terpisah yang menyetujui tanpa melihat siapa yang menggantikan.
Memulai tanpa proyek penerapan
Shifton gratis hingga 10 orang tanpa batas waktu, dan itu sudah menutup sebagian besar tim tersebar berukuran kecil sepenuhnya. Penyusunan jadwal, pencatat waktu dasar, aplikasi seluler, dan pelaporan termasuk di dalamnya. Modul berbayar ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa uji coba hingga 60 hari, sehingga tim bisa menguji penggajian atau pengelolaan cuti sebelum memutuskan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana jadwal disusun ketika tim duduk di beberapa zona waktu?
Shift disimpan pada satu garis waktu dan ditampilkan kepada setiap orang dalam jam mereka sendiri, sehingga manajer merencanakan sekali dan semua orang membaca pekan yang sama dengan benar. Ketersediaan dan cuti berada di kalender yang sama, dan itu membuat serah terima tetap jujur.
Apakah saya harus mengawasi layar untuk mencatat jam kerja jarak jauh?
Tidak. Pencatat waktu merekam awal, akhir, dan istirahat dari peramban atau aplikasi seluler. Tidak ada tangkapan layar dan tidak ada perekaman ketikan. Kontrol lokasi kerja, yang mengikat absen ke suatu tempat, adalah modul berbayar terpisah yang tetap mati sampai Anda memilihnya.
Bisakah staf jarak jauh dan staf kantor berbagi satu jadwal?
Bisa. Tim campuran justru yang paling umum: pekan yang sama memuat orang di kantor, orang di rumah, dan orang di negara lain, dengan lokasi ditempelkan pada shift bila hal itu penting.
Bagaimana mencegah dua orang mengerjakan tugas yang sama?
Tugas menempel pada shift dengan status yang bisa dibaca seluruh tim, sehingga pembagian dan kemajuan terlihat tanpa rapat status. Orang yang bersangkutan menerima pemberitahuan begitu ada perubahan.
Bisakah saya melihat kalau seseorang terus-menerus bekerja berlebihan?
Laporan mingguan menunjukkan jam per orang, rencana dibanding kenyataan, dan menandai lembur pada hari lembur itu terjadi. Pola seseorang yang selesai larut setiap malam muncul di laporan, bukan di wawancara pengunduran diri.
Berapa besar tim tersebar yang masih muat di paket gratis?
Sampai 10 orang berjalan gratis tanpa batas waktu, dan itu sudah mencakup penyusunan jadwal, pencatat waktu dasar, aplikasi seluler, serta laporan. Modul berbayar ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa uji coba hingga 60 hari.
Beri tim satu pekan yang terbaca sama oleh semua
Gratis hingga 10 orang, dengan zona waktu yang sudah diurus, jam kerja tercatat dari perangkat apa pun, dan tanpa pengawasan layar.