תוכנת סידור עבודה לבתי מרקחת: משמרות, מחליפים ושעות

בית מרקחת אינו יכול להיפתח בחוסר איוש. הדלפק סופג בוקר שקט ואחר צהריים קשה, אך אינו סופג רוקח חסר, וכל מה שקשור לסידור העבודה נגזר מאילוץ יחיד זה. תוכנת סידור עבודה לבתי מרקחת קיימת כדי שאפשר יהיה להוכיח את האיוש מראש במקום לאשר אותו בטלפון בבוקר שבו זה קובע.

העבודה קטנונית יותר משנדמה. חוזי משרה חלקית, דפוסי ימי חול קבועים, תורנויות שבת, חגים, חופשות לימודים, הזמנת מחליפים ורשת שמחלקת אנשים בין סניפים. כשבונים את זה ידנית הכול נופל על מנהל אחד ואוכל אחר צהריים בכל שבוע. כשבונים פעם אחת כתבנית וחוזרים ומשתמשים בה, זה לוקח דקות.

מה תוכנת סידור עבודה לבתי מרקחת חייבת לעשות נכון

ארבעה דברים עושים את רוב העבודה. להבטיח שלכל שעת פעילות יש האיוש שהחוק דורש. לבנות שבוע או חודש במהירות ולתקן אותו בלי לצייר מחדש את כל המשבצות. להביא את הגרסה העדכנית לכל טלפון, כי צוות בית המרקחת נמצא בשטח ולא ליד שולחן. ולתעד מה בוצע בפועל, מפני ששעות בתשלום, הפסקות ואיחורים הם המספרים שמגיעים לוויכוח.

כל השאר משני. כלי סידור משמרות לבית מרקחת שמכסה את הארבעה האלה מנצח רשימת יכולות ארוכה יותר, וזה ההבדל בין סידור עבודה שהצוות סומך עליו לבין תדפיס שהפסיק להיות נכון ביום רביעי.

שבוע בבית מרקחת נבנה ממספר מרכיבים חוזרים:

• שעות פעילות ליבה שבהן רוקח אחראי נמצא בסניף לאורך כל הזמן
• משמרות של עוזרי רוקח ועובדי דלפק שמתרחבות סביב שעות השיא של היום
• תורנות שבת וחג שמתחלקת בהוגנות בין כל חברי הצוות
• איוש סיוע ורוקחים מחליפים שמוזמן סביב חופשות, הכשרות והיעדרויות

ברגע שהמרכיבים האלה יושבים על משבצות אחת במקום בארבעה מקומות, סידור העבודה מפסיק להיות תרגיל בזיכרון. רוב עבודתה של אפליקציית סידור משמרות לבית מרקחת היא לשמור על אותן משבצות מדויקות.

נוכחות רוקח והכללים שאסור להם להתרופף

איוש אינו שאלה של מספר ראשים. משמרת עם שלושה אנשים שאיש מהם אינו מוסמך לשמש רוקח אחראי אינה משמרת מאוישת, ולא משנה כמה העמודה נראית מלאה. תפקידים ורמות הרשאה נשמרים ברשימת הצוות, והתפקיד מוצג יחד עם השם בלוח הזמנים, כך שהאיוש נבדק לפי כשירות ולא לפי מספר השורות שהתמלאו.

תכנון של חודש שלם חושף את החשיפה מוקדם. ימים שאיש לא שובץ אליהם מופיעים כמשמרות פתוחות שנושאות את השעות שעדיין חסרות, החגים מסומנים במשבצות, ופער בשבוע השלישי של החודש הבא נסגר כשסגירתו עדיין זולה. זה הנימוק המעשי לתוכנת סידור עבודה מקוונת לבית מרקחת על פני דף שתלוי בחדר האחורי.

עוזרי רוקח, עובדי דלפק והתפקידים במשמרת

בית מרקחת אינו צוות אחד. רוקחים, עוזרי רוקח, עובדי דלפק ושליחים פועלים בדפוסים שונים, בשעות הסכם שונות ובעלויות שעה שונות. תוכנת שיבוץ עובדים לבתי מרקחת חייבת לשמור עליהם נפרדים ועדיין להראות את כל הסניף במסך אחד.

התפקידים נשמרים לכל אדם יחד עם פרטי קשר, אזור זמן ורמת הרשאה, כך שמנהל רואה את מי אפשר לשבץ ולאן עוד לפני יצירת המשמרת. עובדים חדשים נוספים או מיובאים לרשימה ומקבלים הזמנה בדוא"ל, וסטטוס ההזמנה גלוי עד שהיא מאושרת. איש אינו מופיע בסידור של השבוע הבא כשם שחצי מהצוות אינו מזהה.

סופי שבוע, חגים ואיוש מחליפים

תורנות סוף שבוע וחג היא החלק שהצוות מרגיש הכי חזק, ולכן ההוגנות חשובה לא פחות מהכיסוי. סבב בתצוגת החודש מראה את הדפוס על פני כל הצוות בבת אחת, וכך רצף לא מאוזן בולט עוד לפני שמישהו נאלץ להעלות אותו.

היעדרות בהתראה קצרה פועלת בכיוון ההפוך. איוש שמשוחרר כמשמרת פתוחה גלוי לכולם באותו רגע במקום לרדת ברשימת טלפונים, ורוקח מחליף או רוקח מסייע קבוע שנוסף לרשימה משובץ כמו כל חבר צוות אחר. מערכת סידור עבודה לבית מרקחת אינה מבטלת את שיחת הטלפון, אבל מבטלת את רובן.

סידורי עבודה ברשת בתי מרקחת

ריבוי סניפים הוא המקום שבו הגיליון האלקטרוני נשבר סופית. שני סניפים בחוסר וסניף אחד בעודף באותה שבת הם בעיה שאיש אינו רואה כשכל סידור חי בקובץ נפרד. פרויקטים ומסננים מאפשרים לרשת לבנות כל סניף בנפרד ועדיין לסקור את הכיסוי בכל הרשת, ותבנית שעובדת באתר אחד משמשת שוב בבא במקום להיבנות ממשבצות ריקות.

גם ההנהלה מקבלת משהו שתיקיית גיליונות מעולם לא סיפקה: מקום אחד שבו כל סידורי הסניפים עדכניים. איוש שמשוחרר בסניף אחד מוצע לעובדים מיומנים בסניף שכן, וכך אוסף של סידורים נפרדים הופך למאגר אנשים אחד.

רשתות שמאיישות גם בית חולים או אתר קליני נתקלות באותה צורת תכנון כמו לקוחות שיבוץ צוותי רפואה שלנו, שאצלם איוש חובה וכוח אדם משותף בין אתרים מכתיבים את כל המבנה.

היכן נגמרות מערכות הניפוק ומתחיל סידור העבודה

תוצאות החיפוש מערבבות שני מוצרים שונים מאוד, ולכן כדאי לומר את זה בבירור. תוכנת ניהול בית מרקחת מפעילה את צד הניפוק של העסק ואת המערכות הקליניות סביבו, ופלטפורמת Shifton אינה עושה דבר מזה. Shifton היא שכבת כוח האדם שלצידה: מי משובץ, מי מוסמך לאייש את המשמרת, מי החתים כניסה, כמה שעות בוצעו וכמה מהן היו שעות נוספות.

כמעט כל בית מרקחת מפעיל את שניהם, והחלוקה נקייה. פלטפורמת הניפוק אחראית על התהליך המקצועי. אפליקציית שיבוץ עובדים לבית מרקחת אחראית על הסידור ועל דוח הנוכחות. רשתות שזקוקות רק לחצי השני מגלות בדרך כלל שהוא מחליף הרבה יותר עבודה ידנית משציפו.

שעות עבודה, הפסקות ואיחורים בדוח אחד

העובדים מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה בטלפון, כך שכל משמרת שומרת שעת התחלה, שעת סיום והפסקה בפועל מול המתוכנן. דוח שעות העבודה פורס אחר כך את התקופה לכל עובד ולכל סניף: שעת התחלה וסיום משמרת, משך משמרת, משך הפסקה, שעות איחור, יציאה מוקדמת, היעדרות, שעות שבוצעו, שעות נוספות ומספר המשמרות.

שני דברים נובעים מכך. מחלקת השכר מקבלת קובץ במקום שיחה, ושעה שנויה במחלוקת נסגרת בדקה מפני שרישום הנוכחות צמוד למשמרת שאליה הוא שייך. תוכנת מעקב שעות לבית מרקחת שווה הפעלה רק אם הפלט עומד במבחן הזה, וזה בדיוק מה ששעון הנוכחות נבנה סביבו. QuickBooks, Zapier, Intercom ו Usedesk מתחברים ממסך האינטגרציות כשצריך להעביר את המספרים למקום אחר.

איך בוחרים מערכת סידור עבודה שהצוות באמת ישתמש בה

האימוץ נקבע בידי הצוות ולא בידי הרוכש. אם הסידור באפליקציה הוא הסידור האמיתי בכל פעם, אנשים מפסיקים להתקשר לסניף כדי לבדוק אם שבת השתנתה. זה אומר שינויים שמתפרסמים לכולם בו זמנית, זמינות ובקשות חופשה שמטופלות באותו מקום שבו נמצא לוח הזמנים, ושעות מתועדות שתואמות למה שבוצע.

בדקו את זה כפי שישתמשו בו. בנו חודש שלם עם סבב שבתות ומדדו את הזמן. שחררו משמרת פתוחה אחת וראו כמה מהר ההודעה מגיעה. הפיקו דוח שעות לשבוע שכלל התחלה באיחור ובדקו אם הוא יוצא בנפרד מהשעות הרגילות.

מתחת ל 10 חברי צוות פלטפורמת Shifton חינמית ללא הגבלת זמן, וזה מכסה את רוב בתי המרקחת העצמאיים במלואם. רשתות וסניפים גדולים עוברים לתוכניות בתשלום שנגבות לפי עובד לחודש, כשאיכון ומיקום עבודה זמינים כמודול בתשלום. המטרה נשארת זהה בשני המקרים: כל שעת פעילות מאוישת באדם הנכון, ומספר שעות שאיש אינו צריך להתווכח עליו.