Apteekin työvuorosuunnittelu: listat, sijaiset ja tunnit

Apteekki ei voi avata vajaalla miehityksellä. Tiski kestää hiljaisen aamun ja vaikean iltapäivän, mutta se ei kestä puuttuvaa farmaseuttia, ja koko työvuorolista rakentuu tämän yhden reunaehdon varaan. Apteekin työvuorosuunnitteluohjelma on olemassa siksi, että miehitys voidaan todistaa etukäteen sen sijaan, että se varmistetaan puhelimitse sinä aamuna, jolla on merkitystä.

Työ on petollisen näpertelevää. Osa-aikaiset sopimukset, kiinteät arkipäiväkierrot, lauantaivuorot, pyhät, opintovapaat, sijaisvaraukset ja ketju, joka jakaa väkeä toimipisteiden kesken. Käsin rakennettuna tämä kaatuu yhden esihenkilön niskaan ja syö iltapäivän viikossa. Kerran pohjaksi rakennettuna ja uudelleen käytettynä se vie minuutteja.

Mitä apteekin työvuorosuunnittelun on saatava oikein

Neljä asiaa tekee suurimman työn. Takaa, että jokaisella aukiolotunnilla on lain vaatima miehitys. Rakenna viikko tai kuukausi nopeasti ja muuta sitä ilman ruudukon piirtämistä uusiksi. Vie ajantasainen versio jokaiseen puhelimeen, koska apteekin väki on tiskillä eikä työpöydän ääressä. Ja kirjaa se, mitä oikeasti tehtiin, sillä palkalliset tunnit, tauot ja myöhästymiset ovat ne luvut, joista lopulta kiistellään.

Kaikki muu on toissijaista. Apteekin vuorotyökalu, joka hoitaa nämä neljä, voittaa pidemmän ominaisuuslistan, ja siinä on ero tiimin luottaman listan ja keskiviikkona vanhentuneen tulosteen välillä.

Apteekkiviikko rakentuu muutamasta toistuvasta palasta:

• Ydinaukioloajat, joiden ajan laillistettu farmaseutti tai proviisori on jatkuvasti paikalla
• Lääkevaraston hoitajan ja tiskin vuorot, jotka joustavat päivän vilkkaimman hetken mukaan
• Lauantai- ja pyhäkierto, joka jaetaan tiimin kesken reilusti
• Sijais- ja varamiehitys varattuna lomien, koulutusten ja poissaolojen ympärille

Kun nämä palaset ovat yhdellä ruudukolla neljän eri paikan sijaan, työvuorolista lakkaa olemasta muistiharjoitus. Suurin osa siitä, mitä apteekin vuorosuunnittelusovellus tekee, on tuon ruudukon pitäminen rehellisenä.

Farmaseutin läsnäolo ja säännöt, joista ei voi joustaa

Miehitys ei ole päälukukysymys. Vuoro, jossa on kolme ihmistä eikä ketään pätevää vastaamaan lääkeneuvonnasta, ei ole katettu vuoro, vaikka sarake näyttäisi kuinka täydeltä. Tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot ovat henkilöstöluettelossa, ja roolit näkyvät nimien vieressä aikataulussa, joten miehitys tarkistetaan pätevyyden eikä täytettyjen rivien määrän perusteella.

Kuukausi kerrallaan suunnittelu tuo riskin näkyviin ajoissa. Päivät, joille ei ole merkitty ketään, näkyvät avoimina vuoroina, joissa lukee vielä tarvittava tuntimäärä, pyhät on merkitty ruudukkoon, ja ensi kuun kolmannen viikon aukko voidaan täyttää silloin, kun täyttäminen on vielä edullista. Tämä on käytännön peruste verkossa toimivalle apteekin vuorosuunnittelulle takahuoneen seinälle kiinnitetyn paperin sijaan.

Lääkevaraston hoitajat, tiskin väki ja vuoron roolit

Apteekki ei ole yksi tiimi. Farmaseutit, proviisorit, lääkevaraston hoitajat, tiskin avustajat ja kuljetusväki kulkevat eri rytmillä, eri sopimustunneilla ja eri tuntikustannuksilla. Apteekkien henkilöstösuunnitteluohjelman on pidettävä heidät erillään ja silti näytettävä koko toimipiste yhdellä näytöllä.

Tehtävänimikkeet tallennetaan jokaisen henkilön kohdalle yhdessä yhteystietojen, aikavyöhykkeen ja käyttöoikeustason kanssa, joten esihenkilö näkee kenet voi sijoittaa mihinkin jo ennen vuoron luomista. Uudet työntekijät lisätään tai tuodaan luetteloon ja kutsutaan sähköpostilla, ja kutsun tila näkyy siihen asti, kunnes se hyväksytään. Kukaan ei ilmesty ensi viikon listalle nimenä, jota puolet tiimistä ei tunnista.

Viikonloput, pyhäpäivät ja sijaisuudet

Viikonloppu- ja pyhävuorot ovat se osa, jonka henkilöstö huomaa parhaiten, joten oikeudenmukaisuus painaa yhtä paljon kuin kattavuus. Kierrätys kuukausinäkymässä näyttää koko tiimin kaavan kerralla, mikä tekee epätasaisesta jaksosta ilmeisen ennen kuin kenenkään tarvitsee ottaa sitä puheeksi.

Äkillinen poissaolo toimii toisin päin. Avoimena vuorona vapautettu miehitys näkyy kaikille samalla hetkellä sen sijaan, että se etenisi soittolistaa pitkin, ja luetteloon lisätty vakituinen sijainen voidaan aikatauluttaa kuten kuka tahansa muu tiimin jäsen. Apteekin työvuorojärjestelmä ei poista puhelinsoittoa, mutta se poistaa useimmat niistä.

Työvuorolistat apteekkiketjussa

Monta toimipistettä on se kohta, jossa taulukkolaskenta lopulta hajoaa. Kaksi toimipistettä vajaalla ja yksi ylimiehitettynä samana lauantaina on ongelma, jota kukaan ei näe, kun jokainen lista elää omassa tiedostossaan. Projektit ja suodattimet antavat ketjun rakentaa jokaisen toimipisteen erikseen ja silti tarkastella miehitystä koko verkoston yli, ja yhdessä toimipisteessä toimiva pohja voidaan käyttää uudelleen seuraavassa sen sijaan, että se rakennettaisiin tyhjästä ruudukosta.

Myös pääkonttori saa jotain, mitä taulukkokansio ei koskaan tarjoa: yhden paikan, jossa jokaisen toimipisteen lista on ajan tasalla. Yhdessä toimipisteessä vapautunut miehitys voidaan tarjota naapuritoimipisteen perehdytetylle väelle, mikä muuttaa joukon erillisiä listoja yhdeksi henkilöstöaltaaksi.

Ketjut, jotka miehittävät myös sairaalan tai kliinisen toimipisteen, kohtaavat saman suunnittelun muodon kuin terveydenhuollon henkilöstösuunnittelun asiakkaamme, joilla pakollinen miehitys ja toimipisteiden kesken jaettu henkilöstö ohjaavat koko rakennetta.

Mihin reseptijärjestelmät loppuvat ja työvuorolista alkaa

Hakutulokset sekoittavat kaksi hyvin erilaista tuotetta, joten asia kannattaa sanoa suoraan. Apteekin toiminnanohjausjärjestelmä pyörittää reseptipuolta ja sen ympärillä olevia kliinisiä järjestelmiä, eikä Shifton tee mitään sellaista. Shifton on niiden rinnalla oleva henkilöstökerros: kuka on listalla, kuka on pätevä olemaan siinä vuorossa, kuka kirjautui sisään, kuinka monta tuntia tehtiin ja kuinka moni niistä oli ylityötä.

Lähes jokainen apteekki käyttää molempia, ja raja on selvä. Reseptialusta omistaa ammatillisen työnkulun. Apteekin henkilöstösuunnittelusovellus omistaa työvuorolistan ja tuntikirjanpidon. Ketjut, jotka tarvitsevat vain jälkimmäisen puoliskon, huomaavat yleensä sen korvaavan paljon enemmän käsityötä kuin osasivat odottaa.

Tehdyt tunnit, tauot ja myöhästymiset yhdessä raportissa

Henkilöstö kirjautuu sisään ja ulos mobiilisovelluksesta, joten jokainen vuoro tallentaa todellisen alun, lopun ja tauon suunniteltuun verrattuna. Työaikaraportti levittää sitten jakson henkilöittäin ja toimipisteittäin: vuoron alku ja loppu, vuoron kesto, tauon kesto, myöhästymistunnit, aikainen lähtö, poissaolo, tehdyt tunnit, ylityötunnit ja vuorojen määrä.

Tästä seuraa kaksi asiaa. Palkanlaskenta saa tiedoston eikä keskustelua, ja kiistanalainen tunti ratkeaa minuutissa, koska kellokirjaus on kiinni siinä vuorossa, johon se kuuluu. Apteekin työajanseurantaohjelma kannattaa ottaa käyttöön vain, jos tulos kestää tuon kokeen, ja juuri sen varaan aikakello on rakennettu. QuickBooks, Zapier, Intercom ja Usedesk kytketään integraationäkymästä, kun luvut on saatava muualle.

Apteekin vuorojärjestelmän valinta, jota tiimi oikeasti käyttää

Käyttöönoton ratkaisee henkilöstö, ei ostaja. Jos sovelluksessa oleva lista on joka kerta se oikea lista, ihmiset lakkaavat soittamasta toimipisteeseen tarkistaakseen, muuttuiko lauantai. Se tarkoittaa muutoksia, jotka julkaistaan kaikille yhtä aikaa, käytettävyys- ja lomapyyntöjä samassa paikassa aikataulun kanssa, ja kirjattuja tunteja, jotka vastaavat tehtyä työtä.

Testaa se niin kuin sitä käytetään. Rakenna kokonainen kuukausi lauantaikiertoineen ja ota aikaa. Vapauta yksi avoin vuoro ja katso, kuinka nopeasti ilmoitus tulee perille. Hae tuntiraportti viikolta, johon osui myöhästynyt aloitus, ja tarkista, tuleeko se erillään normaalista työajasta.

Alle 10 hengen tiimeille Shifton on maksuton ilman aikarajaa, mikä riittää useimmille yksityisapteekeille sellaisenaan. Ketjut ja suuremmat toimipisteet siirtyvät maksullisiin paketteihin, jotka laskutetaan työntekijää ja kuukautta kohden, ja paikannus sekä työpaikan sijainti ovat saatavilla maksullisena moduulina. Tavoite pysyy kummassakin tapauksessa samana: jokainen aukiolotunti katettuna oikealla henkilöllä ja tuntiluku, josta ei tarvitse kiistellä.