Software na rozpis směn v lékárně: pokrytí a zástupy

Lékárna nemůže otevřít v podstavu. Výdejní pult unese klidné dopoledne i těžké odpoledne, ale neunese chybějícího farmaceuta a celý rozpis vychází z tohoto jediného omezení. Software na rozpis směn v lékárně existuje proto, aby šlo pokrytí doložit dopředu, a ne ho potvrzovat telefonem ráno, kdy na tom záleží.

Ta práce je zrádnější, než vypadá. Zkrácené úvazky, pevné vzorce dní v týdnu, sobotní rotace, státní svátky, studijní volno, domluvené zástupy a síť, která si lidi mezi pobočkami půjčuje. Sestavené ručně to spadne na jednoho vedoucího a sní to odpoledne každý týden. Sestavené jednou jako šablona a znovu použité to zabere minuty.

Co musí software na rozpisy v lékárně zvládnout

Čtyři věci odvedou většinu práce. Zaručit, že každá otevírací hodina má pokrytí, které předpisy vyžadují. Sestavit týden nebo měsíc rychle a upravovat je bez překreslování mřížky. Dostat platnou verzi do každého telefonu, protože personál lékárny stojí u výdeje a nesedí u stolu. A zaznamenat, co se skutečně odpracovalo, protože placené hodiny, přestávky a pozdní příchody jsou čísla, která končí ve sporu.

Všechno ostatní je druhotné. Plánovací nástroj, který tyto čtyři body drží, porazí delší seznam funkcí, a právě v tom je rozdíl mezi rozpisem, kterému tým věří, a výtiskem, který přestal platit ve středu.

Týden v lékárně se skládá z několika opakujících se dílů:

• Hlavní otevírací doba s odpovědným farmaceutem přítomným po celou dobu
• Směny farmaceutických asistentů a výdeje kopírující nejrušnější hodiny dne
• Rotace sobot a svátků rozdělená spravedlivě po celém týmu
• Výpomoc a zástupy domluvené kolem dovolených, školení a absencí

Jakmile tyto díly leží v jedné mřížce místo na čtyřech místech, přestane být rozpis cvičením z paměti. Většina toho, co aplikace na směny v lékárně dělá, je udržet právě tuto mřížku poctivou.

Pokrytí farmaceutem a pravidla, která nesmí povolit

Pokrytí není otázka počtu hlav. Směna, na které stojí tři lidé, ale nikdo z nich nesmí být odpovědným farmaceutem, pokrytá není, ať sloupec vypadá jakkoli plně. Pozice a úrovně oprávnění žijí v seznamu týmu a role se zobrazují vedle jmen v rozpisu, takže se pokrytí kontroluje podle kvalifikace, a ne podle počtu vyplněných řádků.

Plánování po měsících ukáže riziko včas. Dny, na které nikdo nebyl přiřazen, se objeví jako otevřené směny s chybějícími hodinami, svátky jsou vyznačené v mřížce a díru ve třetím týdnu příštího měsíce lze zavřít, dokud je to ještě levné. To je praktický argument pro online plánování oproti papíru přišpendlenému v zázemí.

Asistenti, obsluha výdeje a role na směně

Lékárna není jeden tým. Farmaceuti, farmaceutičtí asistenti, obsluha výdeje a rozvoz jedou podle jiných vzorců, s jinými sjednanými úvazky a jinými hodinovými náklady. Software na plánování personálu lékárny je musí držet oddělené a přesto ukázat celou pobočku na jedné obrazovce.

Pozice je uložená u každé osoby spolu s kontakty, časovým pásmem a úrovní přístupu, takže vedoucí vidí, koho kam může postavit, ještě než směnu vytvoří. Nové posily se přidají nebo naimportují do seznamu a dostanou pozvánku e-mailem a stav pozvánky je vidět, dokud ji nepřijmou. Nikdo se v rozpisu na příští týden neobjeví jako jméno, které polovina týmu nezná.

Víkendy, svátky a zástupy

Víkendové a sváteční služby personál vnímá nejsilněji, takže spravedlnost tu váží stejně jako pokrytí. Rotovat je v měsíčním pohledu ukáže rozložení celého týmu najednou, a nevyvážená série je zřejmá dřív, než ji někdo musí otevřít.

Náhlá absence funguje obráceně. Pokrytí vypuštěné jako otevřená směna vidí všichni ve stejný okamžik místo toho, aby putovalo po seznamu telefonátů, a pravidelný zastupující farmaceut v seznamu se plánuje jako kterýkoli jiný člen týmu. Systém rozpisů telefonát neodstraní úplně, ale odstraní jich většinu.

Rozpisy napříč lékárenskou sítí

Právě u více poboček tabulka definitivně selže. Dvě pobočky v podstavu a jedna přeplněná ve stejnou sobotu je problém, který nikdo nevidí, dokud každý rozpis žije ve svém souboru. Projekty a filtry umožní síti sestavit každou pobočku zvlášť a přesto si projít pokrytí napříč celou skupinou, a šablona, která funguje v jedné lékárně, se přenese do další místo skládání z prázdné mřížky.

I centrála dostane něco, co složka s tabulkami nikdy nedá: jedno místo, kde je rozpis každé pobočky aktuální. Pokrytí uvolněné na jednom místě lze nabídnout zaškolenému personálu ze sousední lékárny, čímž se ze sady oddělených rozpisů stane společná zásoba lidí.

Sítě, které obsluhují i nemocniční nebo klinické pracoviště, řeší stejný tvar plánování jako naši zákazníci z plánování zdravotnického personálu, kde povinné pokrytí a personál sdílený mezi pracovišti určují celé řešení.

Kde končí lékárenské systémy a začíná rozpis

Výsledky vyhledávání míchají dva velmi odlišné produkty, takže to řekněme na rovinu. Software pro správu lékárny vede výdej léčiv a odborné systémy kolem něj a Shifton z toho nedělá nic. Shifton je personální vrstva vedle: kdo je na směně, kdo na ní smí být, kdo se přihlásil, kolik hodin se odpracovalo a kolik z nich byly přesčasy.

Téměř každá lékárna provozuje obojí a hranice je čistá. Odborná platforma vlastní farmaceutický proces. Aplikace na rozpisy personálu vlastní rozpis a výkaz docházky. Sítě, které potřebují jen druhou polovinu, obvykle zjistí, že nahradí mnohem víc ruční práce, než čekaly.

Odpracované hodiny, přestávky a pozdní příchody v jednom výkazu

Personál se přihlašuje a odhlašuje v mobilní aplikaci, takže každá směna ukládá skutečný začátek, konec a přestávku proti tomu, co bylo naplánováno. Výkaz pracovní doby pak rozloží období po osobách a po pobočkách: začátek a konec směny, délka směny, délka přestávky, hodiny pozdních příchodů, dřívější odchod, absence, odpracované hodiny, přesčasy a počet směn.

Plynou z toho dvě věci. Mzdová účtárna dostane export místo rozhovoru a sporná hodina se vyřeší za minutu, protože záznam docházky visí na směně, ke které patří. Evidence docházky v lékárně má smysl jen tehdy, když výstup tuto zkoušku vydrží, a přesně kolem toho jsou postavené docházkové hodiny. QuickBooks, Zapier, Intercom a Usedesk se připojí z obrazovky integrací, když čísla musí putovat dál.

Jak vybrat systém rozpisů, který tým skutečně použije

O přijetí rozhoduje personál, ne ten, kdo nakupuje. Když je rozpis v aplikaci pokaždé tím pravým rozpisem, lidé přestanou volat na pobočku a ptát se, jestli se sobota nezměnila. To vyžaduje změny zveřejněné všem naráz, dostupnost a žádosti o volno řešené na stejném místě jako rozpis a zaznamenané hodiny odpovídající odpracovaným.

Otestujte to tak, jak se to bude používat. Sestavte celý měsíc se sobotní rotací a změřte čas. Vypusťte jednu otevřenou směnu a sledujte, jak rychle dorazí upozornění. Vytáhněte výkaz hodin za týden s pozdním nástupem a ověřte, zda vyjde oddělený od běžné doby.

Do 10 členů týmu je Shifton zdarma bez časového omezení, což pokryje většinu nezávislých lékáren celou. Sítě a větší pobočky přecházejí na placené tarify účtované za zaměstnance měsíčně, s geolokací a pracovními místy jako placeným modulem. Cíl zůstává v obou případech stejný: každá otevírací hodina pokrytá tím správným člověkem a počet hodin, o kterém se nikdo nemusí hádat.