Software de planificare ture în farmacie: grafice și înlocuiri

O farmacie nu poate deschide cu personal insuficient. Ghișeul absoarbe o dimineață liniștită și o după-amiază dificilă, dar nu absoarbe lipsa unui farmacist, iar tot ce ține de grafic decurge din această unică restricție. Software-ul de planificare a turelor în farmacie există pentru ca acoperirea să poată fi dovedită dinainte, în loc să fie confirmată la telefon chiar în dimineața în care contează.

Munca este mai migăloasă decât pare. Contracte cu timp parțial, tipare fixe pe zile lucrătoare, rotații de sâmbătă, sărbători legale, concedii de studii, rezervări de înlocuitori și un lanț care își împarte oamenii între unități. Construit manual, totul cade pe un singur manager și înghite o după-amiază pe săptămână. Construit o dată ca șablon și refolosit, durează câteva minute.

Ce trebuie să nimerească un software de planificare a turelor în farmacie

Patru lucruri fac cea mai mare parte a muncii. Să garanteze că fiecare oră de program are acoperirea cerută de lege. Să construiască rapid o săptămână sau o lună și să o modifice fără a redesena grila. Să ducă versiunea curentă pe fiecare telefon, pentru că personalul de farmacie este în sală, nu la birou. Și să înregistreze ce s-a lucrat efectiv, fiindcă orele plătite, pauzele și întârzierile sunt cifrele care ajung în dispută.

Restul este secundar. Un instrument de planificare a turelor în farmacie care le acoperă pe acestea patru bate o listă mai lungă de funcții, iar aici stă diferența dintre un grafic în care echipa are încredere și o listă tipărită care a încetat să fie adevărată miercuri.

O săptămână de farmacie se construiește din câteva piese care se repetă:

• Orele de program de bază cu un farmacist diriginte prezent în unitate pe tot parcursul
• Ture de asistenți de farmacie și de ghișeu care se întind spre partea cea mai aglomerată a zilei
• O rotație de sâmbătă și de sărbători legale împărțită echitabil în echipă
• Acoperire de sprijin și înlocuiri rezervate în jurul concediilor, instruirilor și absențelor

Odată ce aceste piese stau pe o singură grilă în loc de patru locuri diferite, graficul încetează să fie un exercițiu de memorie. Cea mai mare parte din ce face o aplicație de planificare a turelor în farmacie este să păstreze acea grilă corectă.

Prezența farmacistului și regulile care nu pot ceda

Acoperirea nu este o chestiune de număr de oameni. O tură cu trei persoane în care nimeni nu este calificat să fie farmacist diriginte nu este o tură acoperită, oricât de plină ar părea coloana. Funcțiile și nivelurile de acces stau în lista echipei, iar rolurile apar lângă nume în program, așa că acoperirea se verifică după competență, nu după câte rânduri sunt completate.

Planificarea pe o lună întreagă scoate expunerea la iveală devreme. Zilele în care nu a fost repartizat nimeni apar ca ture deschise care poartă orele încă necesare, sărbătorile sunt marcate în grilă, iar un gol din a treia săptămână a lunii viitoare poate fi închis cât timp închiderea lui este încă ieftină. Acesta este argumentul practic pentru un software online de planificare în farmacie față de o foaie prinsă în camera din spate.

Asistenți de farmacie, personal de ghișeu și rolurile dintr-o tură

O farmacie nu este o singură echipă. Farmaciștii, asistenții de farmacie, personalul de ghișeu și cel de livrare funcționează după tipare diferite, cu ore contractate diferite și costuri orare diferite. Un software de planificare a personalului pentru farmacii trebuie să îi păstreze distincți și totuși să arate întreaga unitate pe un singur ecran.

Funcțiile se păstrează pe fiecare persoană împreună cu datele de contact, fusul orar și nivelul de acces, astfel încât managerul vede cine poate fi pus unde înainte ca tura să fie creată. Angajații noi se adaugă sau se importă în listă și primesc invitație pe e-mail, iar starea invitației rămâne vizibilă până este acceptată. Nimeni nu apare în graficul de săptămâna viitoare ca un nume pe care jumătate din echipă nu îl recunoaște.

Weekenduri, sărbători legale și înlocuiri

Serviciul de weekend și de sărbători este partea pe care personalul o simte cel mai tare, așa că echitatea contează la fel de mult ca acoperirea. Rotirea lui într-o vizualizare lunară arată tiparul din întreaga echipă dintr-o dată, ceea ce face ca o serie dezechilibrată să devină evidentă înainte ca cineva să fie nevoit să o menționeze.

Absența anunțată târziu funcționează invers. Acoperirea eliberată ca tură deschisă este vizibilă pentru toți în același moment, în loc să coboare pe o listă de telefoane, iar un farmacist înlocuitor sau de sprijin adăugat în listă se poate planifica precum orice alt membru al echipei. Un sistem de grafice pentru farmacie nu elimină telefonul, dar elimină cele mai multe dintre apeluri.

Grafice într-un lanț de farmacii

Rețeaua cu mai multe unități este locul în care foaia de calcul cedează definitiv. Două unități în deficit și una supraîncadrată în aceeași sâmbătă sunt o problemă pe care nimeni nu o vede cât timp fiecare grafic trăiește în fișierul lui. Proiectele și filtrele permit unui grup să construiască fiecare unitate separat și totuși să analizeze acoperirea din toată rețeaua, iar un șablon care funcționează într-un punct de lucru se refolosește în următorul în loc să fie reconstruit de la o grilă goală.

Și sediul central primește ceva ce un dosar de foi de calcul nu oferă niciodată: un singur loc unde graficul fiecărei unități este actual. Acoperirea eliberată într-un punct de lucru poate fi oferită personalului instruit dintr-o unitate vecină, ceea ce transformă un set de grafice separate într-un singur bazin de oameni.

Lanțurile care încadrează și un spital sau un punct clinic întâlnesc aceeași formă de planificare ca și clienții noștri de planificare a personalului medical, unde acoperirea obligatorie și personalul împărțit între locații determină întreaga construcție.

Unde se termină sistemele de eliberare a rețetelor și unde începe graficul

Rezultatele căutării amestecă două produse foarte diferite, așa că merită spus direct. Software-ul de gestiune a farmaciei conduce partea de eliberare a rețetelor și sistemele clinice din jurul ei, iar Shifton nu face nimic din toate acestea. Shifton este stratul de personal de lângă el: cine este în grafic, cine este calificat să fie în acea tură, cine a pontat, câte ore s-au lucrat și câte au fost suplimentare.

Aproape orice farmacie le folosește pe amândouă, iar separarea este curată. Platforma de eliberare deține fluxul profesional. O aplicație de planificare a personalului de farmacie deține graficul și pontajul. Grupurile care au nevoie doar de a doua jumătate descoperă de obicei că înlocuiește mult mai multă muncă manuală decât se așteptau.

Ore lucrate, pauze și întârzieri într-un singur raport

Personalul pontează intrarea și ieșirea din aplicația mobilă, așa că fiecare tură stochează un început, un final și o pauză reale față de ce a fost planificat. Raportul de ore lucrate desfășoară apoi perioada pe fiecare persoană și pe fiecare unitate: începutul și finalul turei, durata turei, durata pauzei, orele de întârziere, plecarea devreme, absența, orele lucrate, orele suplimentare și numărul de ture.

De aici decurg două lucruri. Salarizarea primește un export în loc de o discuție, iar o oră contestată se lămurește într-un minut, pentru că înregistrarea de pontaj este atașată turei căreia îi aparține. Un software de urmărire a timpului pentru farmacie merită folosit doar dacă rezultatul trece acest test, iar pontajul este construit exact în jurul acestui lucru. QuickBooks, Zapier, Intercom și Usedesk se conectează din ecranul de integrări atunci când cifrele trebuie să ajungă în altă parte.

Cum alegeți un sistem de planificare pe care echipa chiar îl va folosi

Adoptarea este decisă de personal, nu de cumpărător. Dacă graficul din aplicație este de fiecare dată graficul adevărat, oamenii încetează să sune la unitate ca să verifice dacă sâmbăta s-a schimbat. Asta înseamnă modificări publicate tuturor în același timp, disponibilitate și cereri de concediu tratate în același loc cu programul și ore înregistrate care se potrivesc cu ce s-a lucrat.

Testați-l așa cum va fi folosit. Construiți o lună întreagă cu rotație de sâmbătă și cronometrați. Eliberați o tură deschisă și vedeți cât de repede ajunge notificarea. Scoateți un raport de ore pentru o săptămână care a inclus o intrare cu întârziere și verificați dacă iese separat de programul normal.

Sub 10 membri de echipă, Shifton este gratuit fără limită de timp, ceea ce acoperă integral majoritatea farmaciilor independente. Grupurile și unitățile mai mari trec la planuri cu plată facturate pe angajat pe lună, cu geolocalizare și locație de lucru disponibile ca modul cu plată. Scopul rămâne același în ambele situații: fiecare oră de program acoperită de persoana potrivită și o cifră de ore despre care nimeni nu trebuie să se certe.