Software de escalas para farmácias: turnos e substituições

Uma farmácia não pode abrir com falta de pessoal. O balcão absorve uma manhã calma e uma tarde difícil, mas não absorve um farmacêutico em falta, e toda a escala decorre dessa única condição. Um software de escalas para farmácias existe para tornar a cobertura demonstrável com antecedência, em vez de ser confirmada ao telefone na manhã em que interessa.

O trabalho é mais delicado do que parece. Contratos a tempo parcial, padrões fixos durante a semana, rotações de sábado, feriados, licenças de formação, substituições marcadas e um grupo que partilha pessoas entre lojas. Feito à mão, tudo isso cai em cima de uma pessoa e come uma tarde por semana. Construído uma vez como modelo e reutilizado, resolve-se em minutos.

O que um software de escalas de farmácia tem de acertar

Quatro coisas fazem quase todo o trabalho. Garantir que cada hora de abertura tem a cobertura que a lei exige. Montar uma semana ou um mês depressa e alterá-los sem redesenhar a grelha. Levar a versão em vigor a cada telemóvel, porque o pessoal da farmácia está ao balcão e não sentado a uma secretária. E registar o que foi de facto trabalhado, já que horas pagas, pausas e atrasos são os números que acabam em discussão.

Tudo o resto é secundário. Uma ferramenta de planeamento que cumpre estes quatro pontos ganha a uma lista de funcionalidades mais longa, e é aí que está a diferença entre uma escala em que a equipa confia e uma impressão que deixou de ser verdade à quarta-feira.

A semana de uma farmácia é feita de algumas peças que se repetem:

• As horas centrais de abertura com um farmacêutico responsável presente todo o tempo
• Turnos de técnicos e de balcão ajustados às faixas de maior movimento
• Uma rotação de sábados e feriados repartida com justiça por toda a equipa
• Reforços e substituições marcados à volta de férias, formação e ausências

Assim que estas peças assentam numa só grelha em vez de em quatro sítios, a escala deixa de ser um exercício de memória. Grande parte do que uma aplicação de turnos de farmácia faz é manter essa grelha honesta.

A presença do farmacêutico e as regras que não podem falhar

Cobertura não é uma questão de número de pessoas. Um turno com três pessoas e nenhuma habilitada a ser o farmacêutico responsável não está coberto, por mais cheia que a coluna pareça. Funções e níveis de acesso vivem na ficha de cada colaborador, e as funções aparecem ao lado dos nomes na escala, por isso a cobertura verifica-se por competência e não pelo número de linhas preenchidas.

Planear ao mês torna a exposição visível cedo. Os dias sem ninguém atribuído surgem como turnos abertos com as horas em falta, os feriados ficam marcados na grelha, e um buraco na terceira semana do mês seguinte pode ser tapado enquanto tapá-lo ainda é barato. É esse o argumento prático do planeamento online face a uma folha afixada na retaguarda.

Técnicos, pessoal de balcão e as funções de um turno

Uma farmácia não é uma equipa só. Farmacêuticos, técnicos de farmácia, pessoal de balcão e entregas seguem padrões diferentes, cargas horárias diferentes e custos por hora diferentes. Um software de gestão de pessoal para farmácias tem de os manter distintos e mesmo assim mostrar a loja inteira num ecrã.

A função fica guardada em cada pessoa juntamente com contactos, fuso horário e nível de acesso, por isso a direção vê quem pode ficar onde antes de o turno ser criado. Os novos colaboradores são adicionados ou importados para a lista e convidados por email, e o estado do convite fica visível até ser aceite. Ninguém aparece na escala da semana seguinte como um nome que metade da equipa não reconhece.

Fins de semana, feriados e substituições

O serviço de fim de semana e feriado é a parte que o pessoal mais nota, por isso a justiça pesa tanto como a cobertura. Rodá-lo numa vista mensal mostra o padrão de toda a equipa de uma vez, o que torna uma série desequilibrada evidente antes de alguém ter de a levantar.

A ausência de última hora funciona ao contrário. A cobertura libertada como turno aberto fica visível para todos no mesmo instante em vez de descer uma lista de chamadas, e um substituto habitual acrescentado à lista é escalado como qualquer outro membro da equipa. Um sistema de escalas não elimina o telefonema, mas elimina a maior parte deles.

Escalas numa cadeia de farmácias

É no multiloja que a folha de cálculo cede de vez. Duas lojas em falta e uma com gente a mais no mesmo sábado é um problema que ninguém vê enquanto cada escala vive no seu ficheiro. Projetos e filtros permitem ao grupo construir cada loja em separado e continuar a rever a cobertura de toda a rede, e um modelo que funciona numa farmácia é reutilizado na seguinte em vez de ser refeito a partir de uma grelha vazia.

A sede ganha também algo que uma pasta de folhas de cálculo nunca dá: um sítio único onde a escala de cada loja está atualizada. A cobertura libertada numa loja pode ser oferecida ao pessoal formado da farmácia vizinha, o que transforma escalas separadas num único conjunto de pessoas.

Os grupos que servem ainda um hospital ou uma unidade clínica enfrentam a mesma forma de planeamento dos nossos clientes de planeamento de pessoal de saúde, onde a cobertura obrigatória e o pessoal partilhado entre locais determinam todo o desenho.

Onde acabam os sistemas de dispensa e começa a escala

Os resultados de pesquisa misturam dois produtos muito diferentes, por isso vale a pena ser direto. O software de gestão de farmácia trata da dispensa e dos sistemas profissionais à sua volta, e a Shifton não faz nada disso. A Shifton é a camada de pessoal ao lado: quem está escalado, quem está habilitado a fazer aquele turno, quem picou o ponto, quantas horas foram trabalhadas e quantas foram extraordinárias.

Quase todas as farmácias usam os dois, e a divisão é limpa. A plataforma profissional é dona do circuito farmacêutico. Uma aplicação de escalas de pessoal é dona da escala e da folha de horas. Os grupos que só precisam da segunda metade costumam descobrir que ela substitui muito mais trabalho manual do que esperavam.

Horas trabalhadas, pausas e atrasos num só relatório

A equipa pica a entrada e a saída na aplicação móvel, por isso cada turno guarda um início, um fim e uma pausa reais face ao que foi planeado. O relatório de horas de trabalho estende depois o período por pessoa e por loja: início e fim do turno, duração do turno, duração da pausa, horas de atraso, saída antecipada, ausência, horas trabalhadas, horas extraordinárias e número de turnos.

Daí resultam duas coisas. O processamento salarial recebe uma exportação em vez de uma conversa, e uma hora contestada resolve-se num minuto porque o registo de picagem está agarrado ao turno a que pertence. O registo de tempo numa farmácia só compensa se o resultado passar nessa prova, e é à volta disso que o relógio de ponto está construído. QuickBooks, Zapier, Intercom e Usedesk ligam-se no ecrã de integrações quando os números têm de seguir para outro lado.

Escolher um sistema de escalas que a sua equipa vá usar

A adoção é decidida pelo pessoal e não por quem compra. Se a escala na aplicação for sempre a escala verdadeira, as pessoas deixam de telefonar à loja para saber se o sábado mudou. Isso exige alterações publicadas a todos ao mesmo tempo, disponibilidade e pedidos de férias tratados no mesmo sítio da escala, e horas registadas que coincidam com o que foi trabalhado.

Teste-o como vai ser usado. Monte um mês completo com rotação de sábado e conte o tempo. Liberte um turno aberto e veja em quanto tempo chega a notificação. Retire um relatório de horas de uma semana com uma entrada atrasada e verifique se sai separado do tempo normal.

Abaixo de 10 membros de equipa, a Shifton é gratuita e sem limite de tempo, o que cobre por inteiro a maioria das farmácias independentes. Grupos e lojas maiores passam para planos pagos faturados por colaborador por mês, com geolocalização e locais de trabalho disponíveis como módulo pago. O objetivo mantém-se igual nos dois casos: cada hora de abertura coberta pela pessoa certa e um total de horas que ninguém tenha de contestar.