Softver za raspored smjena u ljekarni: smjene, zamjene, sati

Ljekarna se ne može otvoriti s manjkom osoblja. Šalter podnosi mirno jutro i teško poslijepodne, ali ne podnosi ljekarnika koji nedostaje, i sve oko rasporeda proizlazi iz tog jednog ograničenja. Softver za raspored smjena u ljekarni postoji zato da se pokrivenost može dokazati unaprijed, umjesto da se potvrđuje telefonom onog jutra kada je najvažnija.

Posao je varljivo sitničav. Ugovori na nepuno radno vrijeme, fiksni obrasci radnih dana, subotnje rotacije, blagdani, studijski dopusti, dogovorene zamjene i lanac koji dijeli ljude između poslovnica. Sastavljeno ručno, sve to pada na jednog voditelja i pojede poslijepodne svaki tjedan. Sastavljeno jednom kao predložak i ponovno iskorišteno, traje nekoliko minuta.

Što softver za raspored smjena u ljekarni mora pogoditi

Četiri stvari odrađuju najveći dio posla. Jamčiti da svaki radni sat ima pokrivenost koju zakon traži. Brzo složiti tjedan ili mjesec i izmijeniti ga bez ponovnog crtanja mreže. Dovesti aktualnu verziju na svaki telefon, jer je ljekarničko osoblje u prostoru prodaje, a ne za stolom. I zabilježiti što je stvarno odrađeno, jer su plaćeni sati, pauze i kašnjenja brojke koje na kraju završe u sporu.

Sve ostalo je sporedno. Alat za raspoređivanje smjena u ljekarni koji pokriva ta četiri elementa nadmašuje dulji popis funkcija, i u tome je razlika između rasporeda kojem tim vjeruje i ispisa koji je prestao biti točan u srijedu.

Ljekarnički tjedan sastavljen je od nekoliko dijelova koji se ponavljaju:

• Osnovno radno vrijeme uz odgovornog ljekarnika prisutnog u prostoru cijelo vrijeme
• Smjene farmaceutskih tehničara i šaltera koje se šire prema najprometnijem dijelu dana
• Subotnja i blagdanska rotacija pravedno podijeljena po timu
• Ispomoć i zamjene dogovorene oko godišnjih odmora, edukacija i izostanaka

Kad ti dijelovi sjednu na jednu mrežu umjesto na četiri mjesta, raspored prestaje biti vježba pamćenja. Većina onoga što aplikacija za raspored smjena u ljekarni radi jest održavanje te mreže poštenom.

Prisutnost ljekarnika i pravila koja ne smiju popustiti

Pokrivenost nije pitanje broja glava. Smjena s tri osobe u kojoj nitko nije kvalificiran biti odgovorni ljekarnik nije pokrivena smjena, koliko god stupac izgledao pun. Radna mjesta i razine pristupa žive u popisu tima, a uloge se u rasporedu prikazuju uz imena, pa se pokrivenost provjerava prema sposobnosti, a ne prema tome koliko je redaka popunjeno.

Planiranje mjesec dana unaprijed rano otkriva izloženost. Dani na koje nitko nije raspoređen prikazuju se kao otvorene smjene s brojem sati koji nedostaje, blagdani su označeni u mreži, a praznina u trećem tjednu idućeg mjeseca može se popuniti dok je popunjavanje još jeftino. To je praktičan argument za internetski softver za raspoređivanje u ljekarni umjesto papira zakačenog u pomoćnoj prostoriji.

Tehničari, djelatnici na šalteru i uloge u smjeni

Ljekarna nije jedan tim. Ljekarnici, farmaceutski tehničari, pomoćni djelatnici na šalteru i dostavno osoblje rade po različitim obrascima, s različitim ugovorenim satima i različitim satnim troškovima. Softver za raspoređivanje osoblja u ljekarnama mora ih držati odvojenima i istodobno prikazati cijelu poslovnicu na jednom zaslonu.

Radna mjesta pohranjena su uz svaku osobu zajedno s kontaktima, vremenskom zonom i razinom pristupa, pa voditelj vidi koga može staviti gdje prije nego što smjena nastane. Novi zaposlenici dodaju se ili uvoze u popis i pozivaju e-poštom, a status poziva vidljiv je dok se ne prihvati. Nitko se ne pojavljuje u rasporedu za idući tjedan kao ime koje pola tima ne prepoznaje.

Vikendi, blagdani i zamjene

Vikend i blagdanska dežurstva dio su koji osoblje najviše primjećuje, pa je pravednost jednako važna kao i pokrivenost. Rotacija u mjesečnom prikazu pokazuje obrazac po cijelom timu odjednom, zbog čega neujednačen niz postaje očit prije nego što ga itko mora spomenuti.

Izostanak u zadnji čas radi obrnuto. Pokrivenost objavljena kao otvorena smjena vidljiva je svima u istom trenutku umjesto da putuje popisom poziva, a redoviti zamjenski ili ispomoćni ljekarnik dodan u popis planira se kao bilo koji drugi član tima. Sustav rasporeda za ljekarnu ne uklanja telefonski poziv, ali uklanja većinu njih.

Rasporedi u lancu ljekarni

Više lokacija je točka na kojoj proračunska tablica konačno puca. Dvije poslovnice u manjku i jedna u višku iste subote problem je koji nitko ne vidi dok svaki raspored živi u vlastitoj datoteci. Projekti i filtri omogućuju grupi da svaku poslovnicu gradi zasebno i da ipak pregleda pokrivenost u cijeloj mreži, a predložak koji radi na jednom mjestu koristi se na sljedećem umjesto da se gradi od prazne mreže.

I centrala dobiva nešto što mapa s tablicama nikad ne pruža: jedno mjesto na kojem je raspored svake poslovnice aktualan. Pokrivenost objavljena na jednoj lokaciji može se ponuditi obučenom osoblju u susjednoj poslovnici, čime se skup odvojenih rasporeda pretvara u jedinstven fond ljudi.

Lanci koji popunjavaju i bolnicu ili kliničku lokaciju susreću isti oblik planiranja kao naši klijenti iz područja raspoređivanja zdravstvenog osoblja, gdje obavezna pokrivenost i osoblje dijeljeno između lokacija određuju cijeli ustroj.

Gdje završavaju sustavi za izdavanje lijekova, a počinje raspored

Rezultati pretraživanja miješaju dva vrlo različita proizvoda, pa vrijedi reći izravno. Softver za upravljanje ljekarnom vodi stranu izdavanja lijekova i kliničke sustave oko nje, a Shifton ne radi ništa od toga. Shifton je kadrovski sloj uz njega: tko je u rasporedu, tko je kvalificiran biti u toj smjeni, tko se prijavio, koliko je sati odrađeno i koliko je toga bilo prekovremeno.

Gotovo svaka ljekarna koristi oboje, a podjela je čista. Platforma za izdavanje lijekova vodi stručni proces. Aplikacija za raspoređivanje ljekarničkog osoblja vodi raspored i evidenciju sati. Grupe kojima treba samo druga polovica obično otkriju da ona zamjenjuje daleko više ručnog posla nego što su očekivale.

Odrađeni sati, pauze i kašnjenja u jednom izvještaju

Osoblje se prijavljuje i odjavljuje putem mobilne aplikacije, pa svaka smjena pohranjuje stvarni početak, kraj i pauzu u odnosu na ono što je planirano. Izvještaj o radnim satima zatim razastire razdoblje po osobi i po poslovnici: početak i kraj smjene, trajanje smjene, trajanje pauze, sati kašnjenja, raniji odlazak, izostanak, odrađeni sati, prekovremeni sati i broj smjena.

Iz toga slijede dvije stvari. Obračun plaća dobiva izvoz umjesto razgovora, a sporni sat rješava se u minuti jer je zapis evidencije vezan uz smjenu kojoj pripada. Softver za praćenje radnog vremena u ljekarni vrijedi koristiti samo ako izlaz preživi tu provjeru, a upravo je oko toga građena evidencija radnog vremena. QuickBooks, Zapier, Intercom i Usedesk povezuju se sa zaslona integracija kada brojke moraju otići drugamo.

Odabir sustava za raspoređivanje koji će tim doista koristiti

O prihvaćanju odlučuje osoblje, a ne kupac. Ako je raspored u aplikaciji svaki put pravi raspored, ljudi prestaju zvati poslovnicu da provjere je li se subota promijenila. To znači izmjene objavljene svima odjednom, dostupnost i zahtjeve za slobodne dane obrađene na istom mjestu gdje je i raspored te zabilježene sate koji odgovaraju odrađenima.

Testirajte ga onako kako će se koristiti. Složite cijeli mjesec sa subotnjom rotacijom i izmjerite vrijeme. Objavite jednu otvorenu smjenu i pogledajte koliko brzo stigne obavijest. Povucite izvještaj o satima za tjedan u kojem je bio zakašnjeli dolazak i provjerite izlazi li odvojeno od redovnog rada.

Ispod 10 članova tima Shifton je besplatan bez vremenskog ograničenja, što u cijelosti pokriva većinu samostalnih ljekarni. Grupe i veće poslovnice prelaze na plaćene planove koji se naplaćuju po zaposleniku mjesečno, uz geolokaciju i radnu lokaciju dostupne kao plaćeni modul. Cilj u oba slučaja ostaje isti: svaki radni sat pokriven pravom osobom i broj sati oko kojeg se nitko ne mora prepirati.