Vaistinės darbo grafikų programa: pamainos ir pavadavimai

Vaistinė negali atsidaryti su trūkstamu žmogumi. Prekystalis atlaikys ramų rytą ir sunkią popietę, bet neatlaikys nesančio vaistininko, ir visa grafiko logika kyla iš šio vienintelio apribojimo. Vaistinės darbo grafikų programa egzistuoja tam, kad pavadavimą būtų galima įrodyti iš anksto, o ne patvirtinti telefonu tą rytą, kai jo prireikia.

Darbas yra apgaulingai smulkmeniškas. Ne visos darbo dienos sutartys, fiksuoti savaitės grafikai, savaitgalių rotacijos, valstybinės šventės, mokymosi atostogos, pavaduojančių vaistininkų rezervacijos ir tinklas, kuris dalijasi žmonėmis tarp padalinių. Sudarytas ranka, jis gula ant vieno vadovo pečių ir suėda po popietę kas savaitę. Sudarytas kartą kaip šablonas ir naudojamas pakartotinai, jis užtrunka kelias minutes.

Ką vaistinės grafikų programa privalo padaryti teisingai

Keturi dalykai atlieka didžiąją darbo dalį. Užtikrinti, kad kiekviena darbo valanda turėtų teisės aktų reikalaujamą padengimą. Greitai sudaryti savaitę ar mėnesį ir jį pakoreguoti nepiešiant tinklelio iš naujo. Perduoti dabartinę versiją į kiekvieną telefoną, nes vaistinės darbuotojai yra salėje, o ne prie stalo. Ir užfiksuoti, kas iš tikrųjų buvo dirbta, nes apmokamos valandos, pertraukos ir vėlavimai yra tie skaičiai, dėl kurių kyla ginčų.

Visa kita yra antraeiliai dalykai. Vaistinės grafikų įrankis, kuris padengia šiuos keturis reikalavimus, nurungia ilgesnį funkcijų sąrašą, ir būtent tai skiria grafiką, kuriuo komanda pasitiki, nuo atspaudo, nustojusio galioti trečiadienį.

Vaistinės savaitė sudėliojama iš kelių pasikartojančių dalių:

• Pagrindinės darbo valandos, per kurias patalpose visą laiką yra atsakingas vaistininkas
• Vaistinės technikų ir salės darbuotojų pamainos, prisitaikančios prie judriausio dienos meto
• Šeštadienių ir valstybinių švenčių rotacija, teisingai pasidalyta visoje komandoje
• Pavadavimai ir pavaduojančių vaistininkų rezervacijos aplink atostogas, mokymus ir ligas

Kai šios dalys atsiduria viename tinklelyje, o ne keturiose vietose, grafikas nustoja būti atminties pratimu. Didžioji dalis to, ką daro vaistinės pamainų planavimo programėlė, yra to tinklelio išlaikymas sąžiningu.

Vaistininko padengimas ir taisyklės, kurios negali slysti

Padengimas nėra žmonių skaičiaus klausimas. Pamaina su trimis žmonėmis, tarp kurių nė vienas neturi kvalifikacijos būti atsakinguoju vaistininku, nėra padengta pamaina, kad ir kaip pilnas atrodytų stulpelis. Pareigos ir prieigos lygiai saugomi komandos sąraše, o vaidmenys rodomi šalia vardų grafike, todėl padengimas tikrinamas pagal kompetenciją, o ne pagal užpildytų eilučių skaičių.

Planavimas mėnesiui į priekį parodo riziką anksti. Dienos, kurioms niekas nepriskirtas, rodomos kaip atviros pamainos su dar reikalingomis valandomis, šventės pažymėtos tinklelyje, o kito mėnesio trečios savaitės spraga užpildoma tada, kai tai dar pigu. Būtent dėl to vaistinės grafikų programa internete pranoksta lapą, prisegtą pagalbinėje patalpoje.

Technikai, salės darbuotojai ir vaidmenys pamainoje

Vaistinė nėra viena komanda. Vaistininkai, vaistinės technikai, salės darbuotojai ir pristatymo darbuotojai dirba pagal skirtingus modelius, skirtingas sutartas valandas ir skirtingus valandinius kaštus. Personalo grafikų programa vaistinėms privalo juos atskirti ir vis tiek parodyti visą padalinį viename ekrane.

Pareigos saugomos prie kiekvieno žmogaus kartu su kontaktais, laiko juosta ir prieigos lygiu, todėl vadovas mato, ką kur galima pastatyti, dar prieš sukuriant pamainą. Nauji darbuotojai pridedami arba importuojami į sąrašą ir pakviečiami el. paštu, o pakvietimo būsena matoma, kol jis priimamas. Niekas nepasirodo kitos savaitės grafike kaip vardas, kurio pusė komandos neatpažįsta.

Savaitgaliai, valstybinės šventės ir pavadavimai

Savaitgalių ir švenčių budėjimą darbuotojai pastebi labiausiai, todėl teisingumas svarbus ne mažiau nei padengimas. Rotacija mėnesio rodinyje parodo visos komandos modelį iš karto, todėl netolygumas tampa akivaizdus dar prieš tai, kai apie jį kas nors turi prabilti.

Netikėtas neatvykimas veikia priešingai. Pavadavimas, paleistas kaip atvira pamaina, matomas visiems tuo pačiu metu, o ne keliauja skambučių sąrašu, o nuolat dirbantis pavaduojantis vaistininkas, įtrauktas į sąrašą, planuojamas kaip bet kuris kitas komandos narys. Vaistinės grafikų sistema neišnaikina skambučio, bet panaikina didžiąją jų dalį.

Grafikai vaistinių tinkle

Kelios vietos yra ta riba, ties kuria skaičiuoklė galutinai lūžta. Du padaliniai su trūkstamais žmonėmis ir vienas su pertekliumi tą patį šeštadienį yra problema, kurios niekas nemato, kai kiekvienas grafikas guli savo faile. Projektai ir filtrai leidžia tinklui sudaryti kiekvieną padalinį atskirai ir vis tiek peržiūrėti padengimą visoje grupėje, o vienoje vietoje veikiantis šablonas panaudojamas kitoje, o ne kuriamas iš tuščio tinklelio.

Centrinė būstinė gauna ir tai, ko aplankas su skaičiuoklėmis niekada neduoda: vieną vietą, kurioje kiekvieno padalinio grafikas yra aktualus. Vienoje vietoje paleistą pavadavimą galima pasiūlyti apmokytiems kaimyninio padalinio darbuotojams, ir taip atskirų grafikų rinkinys virsta bendru žmonių rezervu.

Tinklai, kurie taip pat aprūpina personalu ligoninę ar klinikinę įstaigą, susiduria su tokia pat planavimo forma kaip mūsų sveikatos priežiūros personalo grafikų klientai, kuriems privalomas padengimas ir bendri darbuotojai keliose vietose lemia visą sprendimo sandarą.

Kur baigiasi vaistų išdavimo sistemos ir prasideda grafikas

Paieškos rezultatuose susimaišo du visiškai skirtingi produktai, todėl verta pasakyti tiesiai. Vaistinių valdymo programa valdo vaistų išdavimo pusę ir aplink ją esančias klinikines sistemas, ir Shifton nieko iš to nedaro. Shifton yra šalia veikiantis personalo sluoksnis: kas įtrauktas į grafiką, kas turi kvalifikaciją tai pamainai, kas registravo atvykimą, kiek valandų buvo dirbta ir kiek jų buvo viršvalandžiai.

Beveik kiekviena vaistinė naudoja abu, ir riba čia aiški. Vaistų išdavimo platforma valdo profesinį procesą. Vaistinės personalo grafikų programėlė valdo grafiką ir darbo laiko apskaitos žiniaraštį. Tinklai, kuriems reikia tik antrosios pusės, dažniausiai pastebi, kad ji pakeičia kur kas daugiau rankinio darbo, nei tikėjosi.

Dirbtos valandos, pertraukos ir vėlavimai vienoje ataskaitoje

Darbuotojai registruoja atvykimą ir išvykimą mobiliojoje programėlėje, todėl kiekviena pamaina išsaugo faktinę pradžią, pabaigą ir pertrauką šalia to, kas buvo suplanuota. Darbo valandų ataskaita paskui išdėsto laikotarpį kiekvienam žmogui ir kiekvienam padaliniui: pamainos pradžia ir pabaiga, pamainos trukmė, pertraukos trukmė, vėlavimo valandos, ankstyvas išėjimas, neatvykimas, dirbtos valandos, viršvalandžiai ir pamainų skaičius.

Iš to plaukia du dalykai. Darbo užmokesčio skyrius gauna eksportą, o ne pokalbį, o ginčijama valanda išsprendžiama per minutę, nes registravimo įrašas prisegtas prie tos pamainos, kuriai priklauso. Vaistinės darbo laiko apskaitos programa verta naudoti tik tada, jei rezultatas atlaiko šį patikrinimą, ir būtent apie tai sukurtas darbo laiko registravimo įrenginys. QuickBooks, Zapier, Intercom ir Usedesk prijungiami integracijų ekrane, kai skaičius reikia perduoti kitur.

Kaip pasirinkti vaistinės grafikų sistemą, kurią komanda naudos

Įsitvirtinimą lemia darbuotojai, o ne pirkėjas. Jei grafikas programėlėje kiekvieną kartą yra tikrasis grafikas, žmonės nustoja skambinti į padalinį pasitikslinti, ar šeštadienis pasikeitė. Tam reikia, kad pakeitimai būtų paskelbiami visiems vienu metu, kad prieinamumo ir atostogų prašymai būtų tvarkomi ten pat, kur ir grafikas, ir kad užfiksuotos valandos atitiktų tai, kas buvo dirbta.

Išbandykite taip, kaip naudosite. Sudarykite visą mėnesį su šeštadienių rotacija ir pasimatuokite laiką. Paleiskite vieną atvirą pamainą ir pažiūrėkite, kaip greitai ateina pranešimas. Ištraukite savaitės valandų ataskaitą, kurioje buvo vėlavimas, ir patikrinkite, ar jis pateikiamas atskirai nuo įprasto laiko.

Iki 10 komandos narių Shifton nemokamas be laiko apribojimo, o to visiškai pakanka daugumai nepriklausomų vaistinių. Tinklai ir didesni padaliniai pereina prie mokamų planų, apmokestinamų už darbuotoją per mėnesį, o geolokacija ir darbo vieta prieinamos kaip mokamas modulis. Tikslas išlieka toks pat: kiekviena darbo valanda padengta tinkamu žmogumi ir valandų skaičius, dėl kurio niekam nereikia ginčytis.