फार्मेसी शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर: कवर और घंटे

फार्मेसी कर्मचारी कम लेकर नहीं खुल सकती। काउंटर एक शांत सुबह और एक कठिन दोपहर झेल सकता है, पर वह अनुपस्थित फार्मासिस्ट को नहीं झेल सकता, और रोस्टर की हर बात इसी एक बाध्यता से निकलती है। फार्मेसी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इसीलिए है कि कवर पहले से प्रमाणित हो, न कि उसी सुबह फ़ोन पर पक्का किया जाए जब उसकी सबसे ज़्यादा ज़रूरत हो।

काम देखने में सरल है पर बारीकियों से भरा। अंशकालिक अनुबंध, तय साप्ताहिक पैटर्न, शनिवार की बारी, सार्वजनिक अवकाश, अध्ययन अवकाश, स्थानापन्न फार्मासिस्ट की बुकिंग और ऐसी शृंखला जो शाखाओं के बीच लोग साझा करती है। हाथ से बनाया जाए तो यह पूरा भार एक प्रबंधक पर आ जाता है और हर सप्ताह एक दोपहर खा जाता है। एक बार टेम्पलेट के रूप में बनाकर दोबारा इस्तेमाल किया जाए तो मिनटों का काम है।

फार्मेसी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या ठीक करना ही होगा

चार चीज़ें ही अधिकांश काम करती हैं। यह पक्का करना कि खुले रहने के हर घंटे को कानून के मुताबिक कवर मिले। सप्ताह या महीना तेज़ी से बनाना और ग्रिड दोबारा खींचे बिना उसमें बदलाव करना। मौजूदा संस्करण हर फ़ोन तक पहुँचाना, क्योंकि फार्मेसी का स्टाफ मेज़ पर नहीं, फ़्लोर पर होता है। और यह दर्ज करना कि वास्तव में कितना काम हुआ, क्योंकि भुगतान योग्य घंटे, ब्रेक और देरी ही वे आँकड़े हैं जिन पर विवाद होता है।

बाकी सब गौण है। जो फार्मेसी शेड्यूलिंग टूल इन चारों को संभालता है वह लंबी फ़ीचर सूची पर भारी पड़ता है, और यही उस रोस्टर और उस छपे हुए कागज़ का अंतर है जिस पर टीम भरोसा करती है और जो बुधवार को ही सच नहीं रह गया था।

फार्मेसी का सप्ताह चंद दोहराए जाने वाले हिस्सों से बनता है:

• मुख्य कारोबारी घंटे, जिनमें पूरे समय एक ज़िम्मेदार फार्मासिस्ट परिसर में मौजूद रहे
• सहायक फार्मासिस्ट और काउंटर कर्मचारियों की शिफ्टें, जो दिन के सबसे व्यस्त हिस्से के साथ ढलती हैं
• शनिवार और सार्वजनिक अवकाश की बारी, जो पूरी टीम में निष्पक्ष रूप से बँटी हो
• अवकाश, प्रशिक्षण और अनुपस्थिति के आसपास तय किया गया सहयोग और स्थानापन्न कवर

जैसे ही ये हिस्से चार जगहों के बजाय एक ग्रिड पर आ जाते हैं, रोस्टर याददाश्त की कसरत नहीं रह जाता। फार्मेसी शिफ्ट नियोजन ऐप जो करता है उसका अधिकांश हिस्सा उसी ग्रिड को ईमानदार बनाए रखना है।

फार्मासिस्ट का कवर और वे नियम जो ढीले नहीं पड़ सकते

कवर सिर गिनने का सवाल नहीं है। जिस शिफ्ट में तीन लोग हों पर कोई भी ज़िम्मेदार फार्मासिस्ट होने के योग्य न हो, वह कवर की गई शिफ्ट नहीं है, चाहे कॉलम कितना ही भरा दिखे। पद और पहुँच स्तर टीम सूची में रहते हैं और शेड्यूल में नामों के साथ भूमिकाएँ दिखती हैं, इसलिए कवर की जाँच योग्यता से होती है, भरी हुई पंक्तियों की गिनती से नहीं।

एक बार में पूरे महीने का नियोजन जोखिम जल्दी सामने ला देता है। जिन दिनों किसी को नहीं सौंपा गया वे आवश्यक घंटों वाली खुली शिफ्टों के रूप में दिखते हैं, ग्रिड पर छुट्टियाँ चिह्नित रहती हैं, और अगले महीने के तीसरे सप्ताह की कमी तब भरी जा सकती है जब भरना अब भी सस्ता है। पिछले कमरे में टँगे कागज़ के मुकाबले ऑनलाइन फार्मेसी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर चुनने का व्यावहारिक कारण यही है।

सहायक, काउंटर स्टाफ और शिफ्ट की भूमिकाएँ

फार्मेसी एक टीम नहीं होती। फार्मासिस्ट, सहायक फार्मासिस्ट, काउंटर सहायक और डिलीवरी कर्मचारी अलग पैटर्न, अलग अनुबंधित घंटों और अलग प्रति घंटा लागत पर चलते हैं। फार्मेसी के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को उन्हें अलग रखना होगा और फिर भी पूरी शाखा एक स्क्रीन पर दिखानी होगी।

पद हर व्यक्ति के साथ संपर्क विवरण, समय क्षेत्र और पहुँच स्तर सहित संग्रहीत रहता है, इसलिए शिफ्ट बनने से पहले ही प्रबंधक देख लेता है कि किसे कहाँ रखा जा सकता है। नए कर्मचारी सूची में जोड़े या आयात किए जाते हैं और ईमेल से आमंत्रित किए जाते हैं, और आमंत्रण स्वीकार होने तक उसकी स्थिति दिखती रहती है। अगले सप्ताह के रोस्टर में ऐसा कोई नाम नहीं आता जिसे आधी टीम पहचानती ही न हो।

सप्ताहांत, सार्वजनिक अवकाश और स्थानापन्न कवर

सप्ताहांत और छुट्टियों की ड्यूटी वह हिस्सा है जिसे स्टाफ सबसे ज़्यादा महसूस करता है, इसलिए निष्पक्षता कवर जितनी ही मायने रखती है। मासिक दृश्य पर बारी-बारी बाँटने से पूरी टीम का पैटर्न एक साथ दिखता है, जिससे असमान क्रम किसी के कहने से पहले ही स्पष्ट हो जाता है।

अचानक अनुपस्थिति उल्टी दिशा में काम करती है। खुली शिफ्ट के रूप में जारी किया गया कवर कॉल सूची से गुज़रने के बजाय एक ही क्षण में सबको दिखता है, और सूची में जोड़ा गया नियमित स्थानापन्न फार्मासिस्ट टीम के किसी भी अन्य सदस्य की तरह शेड्यूल किया जा सकता है। फार्मेसी रोस्टर सिस्टम फ़ोन कॉल खत्म नहीं करता, पर उनमें से अधिकांश खत्म कर देता है।

फार्मेसी शृंखला में रोस्टर

कई स्थान वही जगह है जहाँ स्प्रेडशीट आखिरकार टूट जाती है। एक ही शनिवार को दो शाखाओं में कमी और एक में ज़रूरत से ज़्यादा स्टाफ ऐसी समस्या है जिसे कोई नहीं देख पाता जब हर रोस्टर अपनी अलग फ़ाइल में रहता है। प्रोजेक्ट और फ़िल्टर समूह को हर शाखा अलग-अलग बनाने देते हैं और फिर भी पूरे नेटवर्क का कवर देखने देते हैं, और एक स्थान पर चलने वाला टेम्पलेट खाली ग्रिड से दोबारा बनाने के बजाय अगले स्थान पर काम आता है।

मुख्यालय को भी वह मिलता है जो स्प्रेडशीट का फ़ोल्डर कभी नहीं देता: एक ऐसी जगह जहाँ हर शाखा का रोस्टर ताज़ा रहता है। एक स्थान पर जारी किया गया कवर पड़ोसी शाखा के प्रशिक्षित कर्मचारियों को दिया जा सकता है, जिससे अलग-अलग रोस्टरों का ढेर लोगों के एक साझा पूल में बदल जाता है।

जो शृंखलाएँ किसी अस्पताल या क्लिनिकल स्थान पर भी स्टाफ देती हैं, उनके सामने वही नियोजन आकार होता है जो हमारे स्वास्थ्य सेवा स्टाफ शेड्यूलिंग ग्राहकों के सामने है, जहाँ अनिवार्य कवर और स्थानों के बीच साझा कर्मचारी पूरी बनावट तय करते हैं।

दवा वितरण प्रणालियाँ कहाँ खत्म होती हैं और रोस्टर कहाँ शुरू होता है

खोज परिणाम दो बिल्कुल अलग उत्पादों को मिला देते हैं, इसलिए सीधी बात कहना ज़रूरी है। फार्मेसी मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर कारोबार का दवा वितरण पक्ष और उसके आसपास की क्लिनिकल प्रणालियाँ चलाता है, और Shifton उसमें से कुछ नहीं करता। Shifton उसके साथ खड़ी कार्यबल परत है: रोस्टर में कौन है, उस शिफ्ट के लिए कौन योग्य है, किसने आने की दर्ज़गी की, कितने घंटे काम हुआ और उनमें से कितना ओवरटाइम था।

लगभग हर फार्मेसी दोनों चलाती है, और बँटवारा साफ़ है। दवा वितरण प्लेटफ़ॉर्म पेशेवर कार्यप्रवाह का मालिक है। फार्मेसी स्टाफ शेड्यूलिंग ऐप रोस्टर और टाइमशीट का मालिक है। जिन समूहों को केवल दूसरा आधा हिस्सा चाहिए वे आमतौर पर पाते हैं कि यह उनकी उम्मीद से कहीं ज़्यादा हाथ का काम हटा देता है।

काम के घंटे, ब्रेक और देरी एक ही रिपोर्ट में

कर्मचारी मोबाइल ऐप से आने और जाने की दर्ज़गी करते हैं, इसलिए हर शिफ्ट नियोजित के साथ वास्तविक आरंभ, अंत और ब्रेक संग्रहीत करती है। इसके बाद काम के घंटों की रिपोर्ट अवधि को हर व्यक्ति और हर शाखा के अनुसार फैलाती है: शिफ्ट का आरंभ और अंत, शिफ्ट की अवधि, ब्रेक की अवधि, देरी के घंटे, जल्दी जाना, अनुपस्थिति, काम के घंटे, ओवरटाइम और शिफ्टों की संख्या।

इससे दो बातें निकलती हैं। वेतन विभाग को बातचीत के बजाय एक एक्सपोर्ट फ़ाइल मिलती है, और विवादित घंटा एक मिनट में तय हो जाता है क्योंकि समय का रिकॉर्ड उसी शिफ्ट से जुड़ा है जिसका वह हिस्सा है। फार्मेसी टाइम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर तभी चलाने लायक है जब उसका नतीजा इस परीक्षा में टिके, और टाइम क्लॉक इसी के इर्द-गिर्द बना है। जब आँकड़े कहीं और भेजने हों तो QuickBooks, Zapier, Intercom, Usedesk इंटीग्रेशन स्क्रीन से जुड़ जाते हैं।

ऐसा फार्मेसी शेड्यूलिंग सिस्टम चुनें जिसे टीम सचमुच इस्तेमाल करे

अपनाने का फैसला खरीदार नहीं, स्टाफ करता है। अगर ऐप का रोस्टर हर बार असली रोस्टर होता है, तो लोग यह पूछने के लिए शाखा में फ़ोन करना बंद कर देते हैं कि शनिवार बदला या नहीं। इसका मतलब है बदलाव सबको एक साथ प्रकाशित हों, उपलब्धता और अवकाश अनुरोध शेड्यूल की ही जगह पर संभाले जाएँ, और दर्ज घंटे उसी से मेल खाएँ जो वास्तव में काम हुआ।

इसे उसी तरह परखें जैसे इस्तेमाल होगा। शनिवार की बारी सहित पूरा महीना बनाएँ और समय नापें। एक खुली शिफ्ट जारी करें और देखें कि सूचना कितनी जल्दी पहुँचती है। ऐसे सप्ताह की घंटों की रिपोर्ट निकालें जिसमें देरी हुई हो और देखें कि वह सामान्य समय से अलग करके आती है या नहीं।

10 सदस्यों तक Shifton बिना समय सीमा के मुफ़्त है, जो अधिकांश स्वतंत्र फार्मेसियों की पूरी ज़रूरत पूरी कर देता है। समूह और बड़ी शाखाएँ प्रति कर्मचारी प्रति माह बिल होने वाले सशुल्क प्लान पर जाती हैं, और जियोलोकेशन तथा कार्यस्थल सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध हैं। लक्ष्य दोनों ही सूरत में एक रहता है: खुले रहने का हर घंटा सही व्यक्ति से कवर हो, और घंटों का ऐसा आँकड़ा जिस पर किसी को बहस न करनी पड़े।