Program do grafiku pracy w aptece: zmiany i zastępstwa

Apteka nie może otworzyć się bez obsady. Pierwszy stół zniesie spokojny poranek i trudne popołudnie, ale nie zniesie braku farmaceuty i cały grafik wynika z tego jednego ograniczenia. Program do grafiku pracy w aptece istnieje po to, aby obsadę dało się wykazać z wyprzedzeniem, a nie potwierdzać telefonicznie tego samego ranka.

Zadanie jest bardziej pokrętne, niż wygląda. Niepełne etaty, stałe wzorce dni tygodnia, rotacje sobotnie, dni świąteczne, urlopy szkoleniowe, umówione zastępstwa i sieć, która dzieli ludzi między placówki. Robione ręcznie spada na jednego kierownika i zjada popołudnie w tygodniu. Zbudowane raz jako szablon i powtarzane zajmuje minuty.

Co program do grafików w aptece musi robić dobrze

Cztery rzeczy wykonują większość pracy. Zagwarantować, że każda godzina otwarcia ma obsadę wymaganą przepisami. Szybko zbudować tydzień albo miesiąc i poprawiać je bez rysowania siatki od nowa. Dostarczyć aktualną wersję na każdy telefon, bo personel apteki stoi przy pierwszym stole, a nie siedzi przy biurku. I zapisać to, co faktycznie przepracowano, bo płatne godziny, przerwy i spóźnienia to liczby, które kończą się sporem.

Cała reszta jest wtórna. Narzędzie planistyczne, które domyka te cztery punkty, wygrywa z dłuższą listą funkcji, i na tym polega różnica między grafikiem, któremu zespół ufa, a wydrukiem, który przestał być prawdziwy w środę.

Tydzień apteki składa się z kilku powtarzalnych elementów:

• Podstawowe godziny otwarcia z obecnym przez cały czas farmaceutą odpowiedzialnym
• Zmiany techników farmaceutycznych i obsługi sprzedaży dopasowane do godzin szczytu
• Rotacja sobót i dni świątecznych rozłożona sprawiedliwie na cały zespół
• Wsparcie i zastępstwa umawiane wokół urlopów, szkoleń i nieobecności

Gdy tylko te elementy trafiają na jedną siatkę zamiast w cztery miejsca, grafik przestaje być ćwiczeniem z pamięci. Większość pracy aplikacji do zmian w aptece polega na tym, żeby ta siatka pozostawała uczciwa.

Obsada farmaceuty i zasady, które nie mogą się posunąć

Obsada to nie kwestia liczby głów. Zmiana, na której stoją trzy osoby, ale nikt nie może być farmaceutą odpowiedzialnym, nie jest obsadzona, choćby kolumna wyglądała na pełną. Stanowiska i poziomy dostępu żyją na liście zespołu, a role widać obok nazwisk w grafiku, więc obsadę sprawdza się kwalifikacjami, a nie liczbą wypełnionych wierszy.

Planowanie miesiąca naraz pokazuje ryzyko wcześnie. Dni bez przypisanej osoby wychodzą jako zmiany otwarte z brakującymi godzinami, święta są zaznaczone na siatce, a dziurę w trzecim tygodniu przyszłego miesiąca da się zamknąć, póki jest to jeszcze tanie. To praktyczny argument za planowaniem online zamiast kartki przypiętej na zapleczu.

Technicy, obsługa sprzedaży i role na zmianie

Apteka to nie jeden zespół. Farmaceuci, technicy farmaceutyczni, obsługa sprzedaży i dostawy chodzą innymi rytmami, mają inne wymiary etatu i inny koszt godziny. Program do planowania personelu apteki musi ich rozróżniać i mimo to pokazywać całą placówkę na jednym ekranie.

Stanowisko jest zapisane przy każdej osobie razem z danymi kontaktowymi, strefą czasową i poziomem dostępu, więc kierownik widzi, kogo gdzie może postawić, zanim utworzy zmianę. Nowe osoby dodaje się lub importuje na listę i zaprasza mailem, a status zaproszenia widać, dopóki nie zostanie przyjęte. Nikt nie pojawia się w grafiku na przyszły tydzień jako nazwisko, którego połowa zespołu nie kojarzy.

Weekendy, święta i zastępstwa

Dyżury weekendowe i świąteczne personel odczuwa najmocniej, więc sprawiedliwość waży tu tyle samo co pokrycie. Rotowanie ich w widoku miesięcznym pokazuje układ całego zespołu naraz, przez co nierówna seria rzuca się w oczy, zanim ktoś musi ją zgłosić.

Nagła nieobecność działa odwrotnie. Obsada wystawiona jako zmiana otwarta jest widoczna dla wszystkich w tej samej chwili, zamiast schodzić w dół listy telefonów, a stały pracownik na zastępstwa dopisany do listy planuje się jak każdy inny członek zespołu. System grafików nie usunie telefonu do końca, ale usunie większość takich telefonów.

Grafiki w sieci aptek

To przy wielu placówkach arkusz ostatecznie pęka. Dwie apteki z brakami i jedna z nadmiarem ludzi w tę samą sobotę to problem, którego nikt nie widzi, dopóki każdy grafik żyje we własnym pliku. Projekty i filtry pozwalają sieci budować każdą placówkę osobno i mimo to przeglądać pokrycie w całej grupie, a szablon działający w jednej aptece przenosi się do kolejnej zamiast powstawać od pustej siatki.

Centrala też dostaje coś, czego katalog z arkuszami nie daje nigdy: jedno miejsce, w którym grafik każdej placówki jest aktualny. Obsadę zwolnioną w jednym punkcie można zaproponować przeszkolonym osobom z sąsiedniej apteki, przez co zbiór osobnych grafików staje się wspólną pulą ludzi.

Sieci obsługujące dodatkowo punkt szpitalny lub kliniczny mierzą się z tym samym kształtem planowania co nasi klienci od planowania personelu medycznego, gdzie obowiązkowa obsada i personel dzielony między lokalizacjami wyznaczają całą konstrukcję.

Gdzie kończą się systemy apteczne, a zaczyna grafik

Wyniki wyszukiwania mieszają dwa zupełnie różne produkty, więc powiedzmy to wprost. Program do zarządzania apteką prowadzi ekspedycję leków i systemy zawodowe wokół niej, a Shifton nie robi z tego nic. Shifton jest warstwą kadrową obok: kto jest wpisany na zmianę, kto ma prawo na niej stać, kto się zarejestrował, ile godzin przepracowano i ile z nich było nadgodzinami.

Prawie każda apteka używa obu, a granica jest czysta. Platforma zawodowa odpowiada za proces farmaceutyczny. Aplikacja do grafików personelu odpowiada za grafik i ewidencję czasu pracy. Sieci, którym potrzebna jest tylko ta druga połowa, zwykle odkrywają, że zastępuje znacznie więcej pracy ręcznej, niż się spodziewały.

Przepracowane godziny, przerwy i spóźnienia w jednym raporcie

Pracownicy rejestrują wejście i wyjście w aplikacji mobilnej, więc każda zmiana przechowuje rzeczywisty początek, koniec i przerwę obok tego, co zaplanowano. Raport czasu pracy rozkłada potem okres na osoby i placówki: początek i koniec zmiany, czas trwania zmiany, długość przerwy, godziny spóźnień, wcześniejsze wyjście, nieobecność, godziny przepracowane, nadgodziny i liczbę zmian.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Płace dostają eksport zamiast rozmowy, a sporna godzina zamyka się w minutę, bo zapis rejestracji wisi przy zmianie, do której należy. Ewidencja czasu pracy w aptece ma sens tylko wtedy, gdy wynik przechodzi ten test, i właśnie wokół tego zbudowany jest zegar czasu pracy. QuickBooks, Zapier, Intercom i Usedesk podłącza się z ekranu integracji, gdy liczby muszą trafić dalej.

Jak wybrać system grafików, z którego zespół będzie korzystał

O przyjęciu decyduje personel, a nie kupujący. Jeśli grafik w aplikacji za każdym razem jest tym prawdziwym, ludzie przestają dzwonić do apteki z pytaniem, czy sobota się zmieniła. Wymaga to zmian publikowanych wszystkim naraz, dostępności i wniosków urlopowych obsługiwanych w tym samym miejscu co grafik oraz zarejestrowanych godzin zgodnych z przepracowanymi.

Testuj tak, jak będziesz używać. Zbuduj pełny miesiąc z rotacją sobót i zmierz czas. Wystaw jedną zmianę otwartą i zobacz, jak szybko dojdzie powiadomienie. Wyciągnij raport godzin za tydzień ze spóźnionym wejściem i sprawdź, czy nadgodziny wychodzą oddzielone od czasu zwykłego.

Poniżej 10 członków zespołu Shifton jest bezpłatny bez limitu czasu, co w całości obejmuje większość aptek indywidualnych. Sieci i większe placówki przechodzą na plany płatne rozliczane za pracownika miesięcznie, a geolokalizacja i miejsca pracy są dostępne jako moduł płatny. Cel pozostaje ten sam w obu przypadkach: każda godzina otwarcia obsadzona właściwą osobą i liczba godzin, o którą nikt nie musi się spierać.