Gyógyszertári műszakbeosztó szoftver: helyettesítés és órák

Egy gyógyszertár nem nyithat ki létszámhiánnyal. A pult elbír egy csendes reggelt és egy nehéz délutánt, de nem bír el egy hiányzó gyógyszerészt, és a beosztásban minden ebből az egyetlen megkötésből következik. A gyógyszertári műszakbeosztó szoftver azért létezik, hogy a lefedettség előre bizonyítható legyen, ahelyett hogy telefonon erősítenék meg azon a reggelen, amikor számít.

A munka megtévesztően aprólékos. Részmunkaidős szerződések, rögzített heti minták, szombati váltások, munkaszüneti napok, tanulmányi szabadság, helyettesítő gyógyszerészek lekötése és egy hálózat, amely megosztja az embereket a fiókok között. Kézzel felépítve mindez egyetlen vezetőre hárul, és hetente felemészt egy délutánt. Egyszer sablonként felépítve és újra felhasználva percek kérdése.

Mit kell jól csinálnia a gyógyszertári beosztószoftvernek

Négy dolog végzi el a munka nagy részét. Garantálni, hogy minden nyitvatartási óra megkapja a jogszabály által elvárt lefedettséget. Gyorsan felépíteni egy hetet vagy egy hónapot, és úgy módosítani, hogy a rácsot ne kelljen újrarajzolni. Eljuttatni az aktuális változatot minden telefonra, mert a gyógyszertári munkatársak a forgalmi térben vannak, nem íróasztal mögött. És rögzíteni, mi lett ténylegesen ledolgozva, mert a fizetett órák, a szünetek és a késések azok a számok, amelyekből vita lesz.

Minden más másodlagos. Az a gyógyszertári beosztóeszköz, amelyik ezt a négyet lefedi, veri a hosszabb funkciólistát, és éppen ez a különbség egy beosztás között, amelyben a csapat megbízik, és egy kinyomtatott lap között, amely szerdán már nem volt igaz.

Egy gyógyszertári hét néhány ismétlődő elemből áll össze:

• Alapnyitvatartás, amely alatt végig felelős gyógyszerész van a patikában
• Asszisztensi és pulti műszakok, amelyek a nap legforgalmasabb szakaszához igazodnak
• Szombati és munkaszüneti napi váltás, méltányosan elosztva az egész csapat között
• Megerősítés és helyettesítés, a szabadságok, képzések és hiányzások köré szervezve

Amint ezek az elemek négy hely helyett egyetlen rácson ülnek, a beosztás megszűnik memóriagyakorlat lenni. Amit egy gyógyszertári műszaktervező alkalmazás csinál, annak nagy része éppen ennek a rácsnak az őszintén tartása.

A gyógyszerészi lefedettség és a szabályok, amelyek nem csúszhatnak

A lefedettség nem létszámkérdés. Az a műszak, amelyen hárman állnak, de senki nem alkalmas felelős gyógyszerésznek, nem lefedett műszak, bármilyen telinek látszik is az oszlop. A munkakörök és a jogosultsági szintek a csapatlistán élnek, a szerepek pedig a nevek mellett látszanak a beosztásban, így a lefedettséget kompetencia szerint ellenőrzik, nem a kitöltött sorok száma szerint.

Ha egyszerre egy hónapot terveznek, a kockázat korán láthatóvá válik. Azok a napok, amelyekre senkit nem osztottak be, nyitott műszakként jelennek meg a még szükséges órákkal, az ünnepnapok jelölve vannak a rácson, a jövő hónap harmadik hetében lévő rés pedig akkor tölthető be, amikor a betöltése még olcsó. Ez a gyakorlati érv az online gyógyszertári beosztószoftver mellett a hátsó helyiségbe kitűzött lappal szemben.

Asszisztensek, pulti munkatársak és a szerepek egy műszakban

Egy gyógyszertár nem egyetlen csapat. A gyógyszerészek, a gyógyszertári asszisztensek, a pulti munkatársak és a kiszállítók eltérő minták, eltérő szerződéses órák és eltérő óraköltségek szerint futnak. A gyógyszertárak személyzeti beosztószoftverének külön kell tartania őket, és mégis egy képernyőn kell mutatnia az egész fiókot.

A munkakör minden személynél tárolva van az elérhetőségekkel, az időzónával és a jogosultsági szinttel együtt, így a vezető a műszak létrehozása előtt látja, kit hová lehet tenni. Az új belépők felkerülnek a listára vagy importálva vannak, és e-mailben kapnak meghívót, a meghívó állapota pedig látható, amíg el nem fogadják. Senki nem jelenik meg a jövő heti beosztásban olyan névként, amelyet a csapat fele nem ismer fel.

Hétvégék, munkaszüneti napok és helyettesítés

A hétvégi és ünnepnapi ügyelet az a rész, amelyet a munkatársak a legjobban észrevesznek, így a méltányosság ugyanannyit nyom a latban, mint a lefedettség. Ha havi nézetben forgatják, a minta az egész csapatra egyszerre látszik, ami még azelőtt nyilvánvalóvá teszi az egyenetlen sorozatot, hogy bárkinek szóvá kellene tennie.

A hirtelen hiányzás fordítva működik. A nyitott műszakként kiengedett lefedettség mindenki számára ugyanabban a pillanatban látható, ahelyett hogy egy telefonlistán haladna végig, a listára felvett rendszeres helyettesítő gyógyszerész pedig ugyanúgy beosztható, mint a csapat bármely más tagja. Egy gyógyszertári beosztórendszer nem szünteti meg a telefonhívást, de a legtöbbjét igen.

Beosztás egy gyógyszertári hálózatban

A több telephely az a pont, ahol a táblázat végleg összeomlik. Két fiók létszámhiánnyal és egy túlszemélyzettel ugyanazon a szombaton olyan probléma, amelyet senki nem lát, amikor minden beosztás a saját fájljában él. A projektek és a szűrők lehetővé teszik, hogy a hálózat minden fiókot külön építsen fel, és mégis átnézze a lefedettséget a teljes hálózaton, az egyik telephelyen működő sablon pedig a következőn újra felhasználható ahelyett, hogy üres rácsról épülne újra.

A központ is kap valamit, amit egy táblázatokkal teli mappa soha nem ad meg: egyetlen helyet, ahol minden fiók beosztása naprakész. Az egyik telephelyen kiengedett lefedettség felajánlható a szomszédos fiók betanított munkatársainak, ami a különálló beosztások halmazát egyetlen közös emberi tartalékká alakítja.

Azok a hálózatok, amelyek kórházat vagy klinikai telephelyet is ellátnak, ugyanazzal a tervezési formával néznek szembe, mint az egészségügyi személyzet beosztása terén szerzett ügyfeleink, ahol a kötelező lefedettség és a telephelyek között megosztott munkatársak határozzák meg az egész felépítést.

Hol érnek véget a gyógyszerkiadó rendszerek, és hol kezdődik a beosztás

A találati lista két nagyon eltérő terméket kever össze, ezért érdemes nyíltan fogalmazni. A gyógyszertári ügyviteli szoftver az üzlet gyógyszerkiadási oldalát és a körülötte lévő klinikai rendszereket vezeti, és a Shifton ebből semmit nem csinál. A Shifton a mellette álló munkaerőréteg: ki van beosztva, ki alkalmas arra a műszakra, ki jelentkezett be, hány óra lett ledolgozva, és ebből mennyi volt túlóra.

Szinte minden gyógyszertár mindkettőt használja, és a felosztás tiszta. A gyógyszerkiadó platform birtokolja a szakmai folyamatot. A gyógyszertári személyzeti beosztóalkalmazás birtokolja a beosztást és a jelenléti ívet. Azok a csoportok, amelyeknek csak a második félre van szükségük, általában azt tapasztalják, hogy sokkal több kézi munkát vált ki, mint várták.

Ledolgozott órák, szünetek és késések egyetlen riportban

A munkatársak a mobilalkalmazásból jelentkeznek be és ki, így minden műszak tényleges kezdést, befejezést és szünetet tárol a tervezett mellett. A munkaidő-riport ezután személyenként és fiókonként teríti ki az időszakot: műszak kezdete és vége, műszak hossza, szünet hossza, késett órák, korai távozás, hiányzás, ledolgozott órák, túlóra és a műszakok száma.

Ebből két dolog következik. A bérszámfejtés exportot kap beszélgetés helyett, és egy vitatott óra egy perc alatt rendeződik, mert az időbélyeg ahhoz a műszakhoz van csatolva, amelyhez tartozik. A gyógyszertári munkaidő-nyilvántartó szoftvert csak akkor érdemes üzemeltetni, ha a kimenet kiállja ezt a próbát, és éppen erre épül az időóra. A QuickBooks, a Zapier, az Intercom és a Usedesk az integrációs képernyőről csatlakozik, amikor a számoknak máshová kell kerülniük.

Olyan gyógyszertári beosztórendszert válasszon, amelyet a csapat használni is fog

Az elfogadásról a munkatársak döntenek, nem a vásárló. Ha az alkalmazásban lévő beosztás minden alkalommal a valódi beosztás, az emberek abbahagyják a fiók telefonálgatását, hogy megkérdezzék, változott-e a szombat. Ez azt jelenti, hogy a változásokat egyszerre teszik közzé mindenkinek, az elérhetőségi és szabadságkéréseket ugyanott kezelik, ahol a beosztást, és a rögzített órák egyeznek azzal, ami ledolgozásra került.

Úgy tesztelje, ahogy használni fogják. Építsen fel egy teljes hónapot szombati váltással, és mérje az időt. Engedjen ki egy nyitott műszakot, és nézze meg, milyen gyorsan érkezik meg az értesítés. Húzzon le egy munkaóra-riportot egy olyan hétre, amelyen volt késés, és ellenőrizze, hogy elkülönítve jön-e ki a rendes időtől.

Tíz csapattag alatt a Shifton ingyenes, időkorlát nélkül, ami a legtöbb független gyógyszertárat teljesen lefedi. A hálózatok és a nagyobb fiókok fizetős csomagokra lépnek át, amelyeket munkatársanként havonta számláznak, a geolokáció és a munkavégzési hely pedig fizetős modulként érhető el. A cél mindkét esetben ugyanaz marad: minden nyitvatartási órát a megfelelő ember fedjen le, és olyan óraszám szülessen, amelyen senkinek nem kell vitatkoznia.