Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών φαρμακείου και αναπληρώσεων

Ένα φαρμακείο δεν μπορεί να ανοίξει υποστελεχωμένο. Ο πάγκος αντέχει ένα ήσυχο πρωινό και ένα δύσκολο απόγευμα, δεν αντέχει όμως έναν φαρμακοποιό που λείπει, και όλα όσα αφορούν το πρόγραμμα απορρέουν από αυτόν τον έναν περιορισμό. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών φαρμακείου υπάρχει για να αποδεικνύεται η κάλυψη εκ των προτέρων, αντί να επιβεβαιώνεται τηλεφωνικά το πρωί που πραγματικά μετράει.

Η δουλειά είναι πιο ψιλοδουλειά απ ό,τι φαίνεται. Συμβάσεις μερικής απασχόλησης, σταθερά μοτίβα καθημερινών, εναλλαγές Σαββάτου, επίσημες αργίες, εκπαιδευτικές άδειες, κρατήσεις αναπληρωτών και μια αλυσίδα που μοιράζεται ανθρώπους ανάμεσα σε καταστήματα. Φτιαγμένο στο χέρι, όλο αυτό πέφτει σε έναν υπεύθυνο και τρώει ένα απόγευμα κάθε εβδομάδα. Φτιαγμένο μία φορά ως πρότυπο και ξαναχρησιμοποιημένο, θέλει λίγα λεπτά.

Τι πρέπει να πετύχει ένα λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών φαρμακείου

Τέσσερα πράγματα κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς. Να εγγυάται ότι κάθε ώρα λειτουργίας έχει την κάλυψη που απαιτεί ο νόμος. Να χτίζει γρήγορα μια εβδομάδα ή έναν μήνα και να τη διορθώνει χωρίς να ξανασχεδιάζεται το πλέγμα. Να φέρνει την τρέχουσα έκδοση σε κάθε κινητό, γιατί το προσωπικό φαρμακείου βρίσκεται στον χώρο και όχι σε γραφείο. Και να καταγράφει τι δουλεύτηκε πραγματικά, αφού οι πληρωμένες ώρες, τα διαλείμματα και οι καθυστερήσεις είναι τα νούμερα που καταλήγουν σε διαφωνία.

Όλα τα υπόλοιπα είναι δευτερεύοντα. Ένα εργαλείο προγραμματισμού βαρδιών φαρμακείου που καλύπτει αυτά τα τέσσερα κερδίζει μια μακρύτερη λίστα δυνατοτήτων, και εκεί βρίσκεται η διαφορά ανάμεσα σε ένα πρόγραμμα που εμπιστεύεται η ομάδα και σε μια εκτύπωση που έπαψε να ισχύει από την Τετάρτη.

Μια εβδομάδα φαρμακείου χτίζεται από λίγα κομμάτια που επαναλαμβάνονται:

• Βασικές ώρες λειτουργίας με υπεύθυνο φαρμακοποιό παρόντα στον χώρο καθ όλη τη διάρκεια
• Βάρδιες βοηθών φαρμακείου και πάγκου που προσαρμόζονται στην πιο πολυσύχναστη ώρα της ημέρας
• Εναλλαγή Σαββάτου και επίσημων αργιών μοιρασμένη δίκαια σε όλη την ομάδα
• Ενισχυτική κάλυψη και αναπληρώσεις κλεισμένες γύρω από άδειες, εκπαιδεύσεις και απουσίες

Μόλις αυτά τα κομμάτια κάθονται σε ένα πλέγμα αντί για τέσσερα σημεία, το πρόγραμμα παύει να είναι άσκηση μνήμης. Το μεγαλύτερο μέρος όσων κάνει μια εφαρμογή προγραμματισμού βαρδιών φαρμακείου είναι να κρατά αυτό το πλέγμα ειλικρινές.

Η παρουσία φαρμακοποιού και οι κανόνες που δεν χαλαρώνουν

Η κάλυψη δεν είναι ζήτημα αριθμού ατόμων. Μια βάρδια με τρία άτομα όπου κανείς δεν έχει τα προσόντα να είναι ο υπεύθυνος φαρμακοποιός δεν είναι καλυμμένη βάρδια, όσο γεμάτη κι αν δείχνει η στήλη. Οι θέσεις και τα επίπεδα πρόσβασης βρίσκονται στη λίστα της ομάδας και οι ρόλοι εμφανίζονται δίπλα στα ονόματα μέσα στο πρόγραμμα, οπότε η κάλυψη ελέγχεται με βάση την ικανότητα και όχι με βάση το πόσες γραμμές γέμισαν.

Ο σχεδιασμός ανά μήνα φέρνει την έκθεση στην επιφάνεια νωρίς. Οι ημέρες όπου δεν έχει ανατεθεί κανείς εμφανίζονται ως ανοικτές βάρδιες που φέρουν τις ώρες που λείπουν, οι αργίες σημειώνονται στο πλέγμα και ένα κενό στην τρίτη εβδομάδα του επόμενου μήνα καλύπτεται όσο η κάλυψη είναι ακόμη φθηνή. Αυτό είναι το πρακτικό επιχείρημα υπέρ ενός διαδικτυακού λογισμικού προγραμματισμού φαρμακείου έναντι ενός χαρτιού καρφιτσωμένου στο πίσω δωμάτιο.

Βοηθοί φαρμακείου, προσωπικό πάγκου και οι ρόλοι σε μια βάρδια

Ένα φαρμακείο δεν είναι μία ομάδα. Οι φαρμακοποιοί, οι βοηθοί φαρμακείου, οι υπάλληλοι πάγκου και το προσωπικό διανομής κινούνται σε διαφορετικά μοτίβα, με διαφορετικές συμβατικές ώρες και διαφορετικό ωριαίο κόστος. Ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για φαρμακεία πρέπει να τους κρατά ξεχωριστούς και ταυτόχρονα να δείχνει όλο το κατάστημα σε μία οθόνη.

Οι θέσεις αποθηκεύονται σε κάθε άτομο μαζί με στοιχεία επικοινωνίας, ζώνη ώρας και επίπεδο πρόσβασης, ώστε ο υπεύθυνος να βλέπει ποιον μπορεί να βάλει πού πριν δημιουργηθεί η βάρδια. Οι νέοι εργαζόμενοι προστίθενται ή εισάγονται στη λίστα και προσκαλούνται με email, ενώ η κατάσταση της πρόσκλησης παραμένει ορατή μέχρι να γίνει αποδεκτή. Κανείς δεν εμφανίζεται στο πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας ως όνομα που δεν αναγνωρίζει ο μισός χώρος.

Σαββατοκύριακα, επίσημες αργίες και αναπληρώσεις

Η υπηρεσία Σαββατοκύριακου και αργιών είναι το κομμάτι που το προσωπικό αντιλαμβάνεται πιο έντονα, οπότε η δικαιοσύνη μετράει όσο και η κάλυψη. Η εναλλαγή σε μηνιαία προβολή δείχνει το μοτίβο σε όλη την ομάδα μονομιάς, κάτι που κάνει μια άνιση σειρά προφανή πριν χρειαστεί να τη θέσει κάποιος.

Η ξαφνική απουσία δουλεύει αντίστροφα. Η κάλυψη που ελευθερώνεται ως ανοικτή βάρδια είναι ορατή σε όλους την ίδια στιγμή αντί να κατεβαίνει μια λίστα τηλεφώνων, ενώ ένας τακτικός αναπληρωτής ή ενισχυτικός φαρμακοποιός που έχει προστεθεί στη λίστα προγραμματίζεται όπως κάθε άλλο μέλος της ομάδας. Ένα σύστημα προγράμματος φαρμακείου δεν καταργεί το τηλεφώνημα, καταργεί όμως τα περισσότερα.

Προγράμματα σε αλυσίδα φαρμακείων

Τα πολλά σημεία είναι εκεί που το υπολογιστικό φύλλο σπάει οριστικά. Δύο καταστήματα υποστελεχωμένα και ένα υπερστελεχωμένο το ίδιο Σάββατο είναι πρόβλημα που δεν βλέπει κανείς όσο κάθε πρόγραμμα ζει στο δικό του αρχείο. Τα έργα και τα φίλτρα επιτρέπουν σε έναν όμιλο να χτίζει κάθε κατάστημα ξεχωριστά και να εξετάζει την κάλυψη σε όλο το δίκτυο, ενώ ένα πρότυπο που δουλεύει σε ένα σημείο επαναχρησιμοποιείται στο επόμενο αντί να ξαναχτίζεται από άδειο πλέγμα.

Και τα κεντρικά αποκτούν κάτι που ένας φάκελος με υπολογιστικά φύλλα δεν προσφέρει ποτέ: ένα μέρος όπου το πρόγραμμα κάθε καταστήματος είναι επίκαιρο. Κάλυψη που ελευθερώνεται σε ένα σημείο μπορεί να προταθεί σε εκπαιδευμένο προσωπικό γειτονικού καταστήματος, κάτι που μετατρέπει ένα σύνολο χωριστών προγραμμάτων σε μία κοινή δεξαμενή ανθρώπων.

Οι αλυσίδες που στελεχώνουν και νοσοκομείο ή κλινικό σημείο συναντούν την ίδια μορφή σχεδιασμού με τους πελάτες μας στον προγραμματισμό προσωπικού υγείας, όπου η υποχρεωτική κάλυψη και το προσωπικό που μοιράζεται ανάμεσα σε σημεία καθορίζουν όλο τον σχεδιασμό.

Πού τελειώνουν τα συστήματα εκτέλεσης συνταγών και πού αρχίζει το πρόγραμμα

Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπερδεύουν δύο πολύ διαφορετικά προϊόντα, οπότε αξίζει να το πούμε ωμά. Το λογισμικό διαχείρισης φαρμακείου τρέχει την πλευρά της εκτέλεσης συνταγών και τα κλινικά συστήματα γύρω της, και το Shifton δεν κάνει τίποτα από αυτά. Το Shifton είναι το στρώμα προσωπικού δίπλα του: ποιος είναι στο πρόγραμμα, ποιος έχει τα προσόντα για εκείνη τη βάρδια, ποιος δήλωσε έναρξη, πόσες ώρες δουλεύτηκαν και πόσες ήταν υπερωρία.

Σχεδόν κάθε φαρμακείο χρησιμοποιεί και τα δύο, και ο διαχωρισμός είναι καθαρός. Η πλατφόρμα εκτέλεσης συνταγών κρατά την επαγγελματική ροή εργασίας. Μια εφαρμογή προγραμματισμού προσωπικού φαρμακείου κρατά το πρόγραμμα και το φύλλο ωρών. Οι όμιλοι που χρειάζονται μόνο το δεύτερο μισό διαπιστώνουν συνήθως ότι αντικαθιστά πολύ περισσότερη χειρωνακτική δουλειά απ ό,τι περίμεναν.

Ώρες εργασίας, διαλείμματα και καθυστερήσεις σε μία αναφορά

Το προσωπικό καταχωρεί έναρξη και λήξη από την εφαρμογή κινητού, οπότε κάθε βάρδια αποθηκεύει πραγματική έναρξη, λήξη και διάλειμμα σε σχέση με το προγραμματισμένο. Η αναφορά ωρών εργασίας απλώνει έπειτα την περίοδο ανά άτομο και ανά κατάστημα: έναρξη και λήξη βάρδιας, διάρκεια βάρδιας, διάρκεια διαλείμματος, ώρες καθυστέρησης, πρόωρη αποχώρηση, απουσία, ώρες εργασίας, υπερωρίες και αριθμός βαρδιών.

Δύο πράγματα προκύπτουν. Η μισθοδοσία λαμβάνει μια εξαγωγή αντί για συζήτηση, και μια αμφισβητούμενη ώρα λύνεται σε ένα λεπτό επειδή η καταγραφή ωραρίου είναι συνδεδεμένη με τη βάρδια στην οποία ανήκει. Ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για φαρμακείο αξίζει μόνο αν το αποτέλεσμα αντέχει σε αυτή τη δοκιμασία, και γύρω από αυτό είναι χτισμένη η καταγραφή ωραρίου. Τα QuickBooks, Zapier, Intercom και Usedesk συνδέονται από την οθόνη ενσωματώσεων όταν τα νούμερα πρέπει να πάνε αλλού.

Πώς να επιλέξετε σύστημα που η ομάδα θα χρησιμοποιήσει πραγματικά

Την υιοθέτηση την κρίνει το προσωπικό, όχι ο αγοραστής. Αν το πρόγραμμα στην εφαρμογή είναι κάθε φορά το αληθινό πρόγραμμα, ο κόσμος σταματά να τηλεφωνεί στο κατάστημα για να ελέγξει αν άλλαξε το Σάββατο. Αυτό σημαίνει αλλαγές που δημοσιεύονται σε όλους ταυτόχρονα, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας που χειρίζονται στο ίδιο σημείο με το πρόγραμμα, και καταγεγραμμένες ώρες που ταιριάζουν με όσα δουλεύτηκαν.

Δοκιμάστε το όπως θα χρησιμοποιηθεί. Φτιάξτε έναν ολόκληρο μήνα με εναλλαγή Σαββάτου και μετρήστε τον χρόνο. Ελευθερώστε μία ανοικτή βάρδια και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση. Βγάλτε αναφορά ωρών για μια εβδομάδα που περιλάμβανε αργοπορημένη έναρξη και ελέγξτε αν βγαίνει ξεχωριστά από τις κανονικές ώρες.

Κάτω από 10 μέλη ομάδας το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει πλήρως τα περισσότερα ανεξάρτητα φαρμακεία. Οι όμιλοι και τα μεγαλύτερα καταστήματα περνούν σε πλάνα επί πληρωμή που χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα, με τον γεωεντοπισμό και την τοποθεσία εργασίας διαθέσιμα ως άρθρωμα επί πληρωμή. Ο στόχος μένει ίδιος και στις δύο περιπτώσεις: κάθε ώρα λειτουργίας καλυμμένη από το σωστό άτομο και ένα νούμερο ωρών για το οποίο δεν χρειάζεται να μαλώσει κανείς.