Homebase vs When I Work : prix, fonctionnalités et le bon choix

Homebase vs When I Work : ce que couvre cette comparaison

Homebase propose une offre gratuite et regroupe recrutement, intégration et paie sur une seule plateforme. When I Work se passe totalement d'offre gratuite, mais facture par utilisateur plutôt que par site, ce qui change complètement le calcul pour les entreprises multisites.

Cette page détaille les prix, les fonctionnalités et les vraies plaintes des utilisateurs pour que vous décidiez sur des chiffres plutôt que sur des pages marketing. Nous présentons aussi Shifton pour les équipes qui ont besoin d'un tout autre modèle de prix.

Présentation de Homebase

Homebase se positionne comme une plateforme tout-en-un pour les petites entreprises avec du personnel payé à l'heure : plannings, suivi du temps, recrutement, intégration, messagerie d'équipe et paie en option, au même endroit. Le prix est fixé par site : gratuit pour 1 site jusqu'à 20 employés (plannings et pointeuse uniquement), puis 24 à 96 $ par mois et par site sur les offres payantes.

Le circuit de recrutement fait vraiment la différence : les offres d'emploi sont publiées sur Indeed, ZipRecruiter et Google Jobs, avec un suivi des candidats intégré. La paie est proposée en option à 39 $ par mois plus 6 $ par employé.

Les plaintes des utilisateurs portent surtout sur la fiabilité de la paie : plusieurs avis de 2025-2026 signalent des erreurs de calcul des impôts, dont un cas d'écart fiscal inexpliqué de 3 230 $. La stabilité de l'application mobile et la réactivité du support client reviennent aussi régulièrement.

Présentation de When I Work

When I Work se concentre sur trois choses : les plannings, le suivi du temps et la messagerie d'équipe. Pas d'outils de recrutement, pas de traitement de la paie, pas de modules de conformité RH. Le produit est volontairement restreint, et cela se voit dans l'interface : la plupart des managers créent un planning quelques minutes après l'inscription.

Il n'existe pas d'offre gratuite. Les prix commencent à 2,50-3 $ par utilisateur et par mois pour la planification d'un seul site et vont jusqu'à 5 $ par utilisateur et par mois pour la gestion multisite. Un essai gratuit de 14 jours est disponible. Avec la facturation par utilisateur, une équipe de 30 personnes paie 75 à 150 $ par mois, quel que soit le nombre de sites.

Lacunes notables selon les avis : pas de mode hors ligne dans l'application mobile, le pointage se bloque en cas de mauvaise connexion, les notifications WorkChat n'arrivent pas toujours et il n'y a pas de support téléphonique, seulement l'e-mail et le chat.

Prix de Homebase vs prix de When I Work

Les modèles de prix sont fondamentalement différents, ce qui complique la comparaison directe. Homebase facture par site. When I Work facture par utilisateur.

Pour un seul magasin de 15 employés, Homebase Essentials coûte 24 $ par mois au forfait. When I Work coûte 37,50 à 75 $ par mois selon l'offre. Ici, Homebase l'emporte sur le prix.

Pour trois sites et 40 employés au total, Homebase Plus coûte 168 $ par mois (3 x 56 $). When I Work coûte 100 à 200 $ par mois (2,50-5 $ x 40). À cette échelle, When I Work peut revenir moins cher, car le prix n'est pas multiplié par le nombre de sites.

Le point de bascule dépend du rapport entre employés et sites. Beaucoup d'employés par site favorisent Homebase. Beaucoup de sites avec de petites équipes favorisent When I Work.

Plannings et communication d'équipe

When I Work a été conçu autour de la planification, et cela se voit. Création de postes par glisser-déposer, planification automatique selon les disponibilités et les règles du travail, échanges de postes validés par le manager et notifications en temps réel. L'interface de planification est régulièrement saluée dans les avis comme l'une des plus claires du marché.

Les plannings de Homebase couvrent les mêmes bases et ajoutent le suivi du coût de la main-d'œuvre sur les offres payantes. Le planificateur automatique est toutefois critiqué de façon récurrente : les utilisateurs indiquent qu'il ignore souvent les disponibilités et affecte les mauvaises personnes. Pour les entreprises qui comptent sur la planification automatique, c'est une lacune importante.

RH, recrutement et paie

C'est ici que Homebase prend nettement l'avantage. Outils de recrutement, suivi des candidats, lettres d'offre, checklists d'intégration et accès à un conseiller RH (dans All-in-One) sont des fonctionnalités que When I Work ne propose pas du tout. Si votre entreprise recrute souvent et veut la paie dans le même outil, Homebase couvre ce processus de bout en bout.

When I Work s'intègre à des prestataires de paie externes (Gusto, ADP, Square Payroll), mais ne traite pas la paie lui-même. Pour les équipes qui ont déjà un système de paie et n'ont besoin que de plannings, ce n'est pas un inconvénient. Pour celles qui partent de zéro, Homebase propose un ensemble plus complet.

Intégrations et expérience mobile

Homebase s'intègre nativement aux caisses Square, Clover, Shopify, Toast et Lightspeed. La connexion à la caisse envoie les données de temps directement dans la paie. Les avis sur l'application mobile sont partagés : la version iOS fonctionne bien, mais des plantages et des problèmes de connexion reviennent régulièrement sur Android.

When I Work se connecte à un éventail plus large d'outils de paie et de caisse via sa marketplace. L'application mobile est plus simple, mais présente une limite critique : aucun mode hors ligne. Si vos employés travaillent dans des zones mal couvertes, le pointage peut échouer sans que personne ne s'en aperçoive.

Pourquoi Shifton mérite votre attention comme alternative à Homebase et à When I Work

Homebase facture par site. When I Work facture par utilisateur. Shifton facture par utilisateur pour chaque module que vous activez, et la planification est gratuite jusqu'à 10 utilisateurs, sans paliers ni multiplicateur par site.

La planification est gratuite jusqu'à 10 utilisateurs ; le suivi du temps, la gestion des tâches et les rapports sont des modules payants par utilisateur, chacun avec un essai gratuit allant jusqu'à 60 jours. La plateforme est disponible en 40 langues et utilisée dans plus de 60 secteurs, ce qui convient aux entreprises présentes dans plusieurs secteurs ou aux équipes multilingues.

Si le modèle par site freine votre croissance ou si le modèle par utilisateur manque des fonctionnalités dont vous avez besoin, Shifton propose une voie intermédiaire avec un prix prévisible par utilisateur pour chaque module.

Qui devrait choisir quoi

Homebase convient aux petites entreprises à site unique qui veulent recrutement, plannings et paie dans un seul outil. L'offre gratuite est un vrai point de départ, et le circuit de recrutement fait gagner des heures si vous embauchez régulièrement. Surveillez les problèmes de fiabilité de la paie et le coût par site en cas de croissance.

When I Work est le meilleur choix pour les activités multisites qui ont besoin de plannings clairs sans la lourdeur RH. La facturation par utilisateur joue en votre faveur si vous avez beaucoup de sites avec des effectifs modérés. Acceptez de devoir passer par un prestataire de paie séparé.

Shifton convient aux équipes qui veulent démarrer gratuitement et n'ajouter que les modules nécessaires. La planification est gratuite jusqu'à 10 utilisateurs, les modules payants bénéficient d'un essai gratuit allant jusqu'à 60 jours, 40 langues, plus de 60 secteurs. Aucun frais par site : vous payez par utilisateur les modules que vous utilisez.

En résumé

Homebase est le choix tout-en-un pour les équipes à site unique qui recrutent souvent. When I Work est l'outil de planification le plus clair pour les activités multisites. Aucun des deux n'est un mauvais choix : ils répondent simplement à des problèmes différents.

Si votre entreprise ne rentre dans aucun des deux modèles, Shifton propose une planification gratuite jusqu'à 10 utilisateurs, ajoute le suivi du temps et la gestion d'équipe en modules payants par utilisateur, sans frais par site.

Foire aux questions

When I Work propose-t-il une offre gratuite ?

Non. When I Work propose un essai gratuit de 14 jours, mais pas d'offre gratuite permanente. Les prix commencent à 2,50 $ par utilisateur et par mois pour la planification de base.

La paie de Homebase est-elle fiable ?

Homebase propose une paie intégrée, mais plusieurs avis d'utilisateurs de 2025-2026 signalent des erreurs de calcul des impôts. Si l'exactitude de la paie est essentielle, vérifiez les calculs vous-même pendant les premières périodes de paie.

Lequel est le moins cher pour plusieurs sites ?

Cela dépend des effectifs. When I Work facture par utilisateur, quel que soit le nombre de sites : une équipe de 40 personnes sur 3 sites paie 100 à 200 $ par mois. Homebase facture par site : ces mêmes 3 sites coûtent 72 à 288 $ par mois selon l'offre. Plus d'employés par site favorisent Homebase ; plus de sites avec moins de personnel favorisent When I Work.

Shifton peut-il remplacer Homebase ou When I Work ?

Pour la planification, le suivi du temps et la gestion d'équipe, oui. Shifton les couvre avec son offre de planification gratuite et des modules payants par utilisateur, sans frais par site. Il n'inclut ni outils de recrutement (atout de Homebase) ni traitement de la paie intégré, alors décidez selon les fonctionnalités que vous utilisez chaque jour.

Quelle plateforme a les meilleures applications mobiles ?

When I Work a une interface mobile plus claire, mais pas de mode hors ligne. Homebase offre plus de fonctionnalités dans l'application, mais reçoit plus de plaintes de stabilité sur Android. Les deux dépassent 4,5 dans les boutiques d'applications.