Pajėgumų planavimas, paprastas realioms komandoms

Pajėgumų planavimas padeda išvengti jausmo „esame užsiėmę, bet vis tiek atsiliekame“. Tai įprotis prieš prasidedant savaitei pasitikrinti du dalykus: kiek darbo ateina ir kiek darbo jūsų komanda realistiškai gali atlikti.

Kai pajėgumų planavimo nėra, vadovai dažniausiai remiasi viltimi. Viltimi, kad ateis pakankamai žmonių. Viltimi, kad terminai nesusidurs. Viltimi, kad viršvalandžiai netaps norma. Planas siurprizų nepanaikina, bet juos sumažina ir palengvina jų suvaldymą.

Šiame gide pajėgumų planavimas paaiškinamas paprastai, daugiausia dėmesio skiriant realioms komandoms, o ne teorijai.

Ką iš tikrųjų reiškia pajėgumų planavimas

Pajėgumų planavimas atsako į vieną pagrindinį klausimą: ar turime pakankamai panaudojamo laiko ir kompetencijų, kad patenkintume numatomą paklausą?

Svarbus „panaudojamas pajėgumas“. Žmonių skaičius nėra pajėgumas. Dešimt žmonių popieriuje realybėje gali būti septyni, kai atimate mokymus, susitikimus, atostogas, nedarbingumo dienas, administracinį darbą ir tai, kad kai kurie vaidmenys negali pakeisti kitų.

Jei norite plataus, nepardavinėjamo paaiškinimo, kaip pajėgumų planavimas naudojamas operacijose, apžvalga apie pajėgumų planavimą yra neblogas atspirties taškas bendrajai sąvokai.

Trys pajėgumų planavimo lygiai, kurių reikia daugumai komandų

Dienos pajėgumas

Tai apie šiandieną ir rytojų. Ar esame pasiruošę skubiems darbams ir numatomam darbo apimties lygiui?

Savaitės pajėgumas

Būtent čia turėtų vykti didžioji dalis planavimo. Savaitės planavimas padeda išvengti penktadienio panikos, nes priverčia anksti pastebėti spragas.

Sezoninis pajėgumas

Užimtumo periodai, šventės, akcijos, oro sąlygų šuoliai ir nuspėjama piko paklausa. Jei reaguosite tik tada, kai šuolis jau atėjo, už tai sumokėsite viršvalandžiais ir kokybės kritimu.

Didžiausia klaida: žmonių skaičių laikyti pajėgumu

Komandos patiria problemų, kai daro prielaidą „turime pakankamai žmonių“ nepatikrinus, kaip tos valandos pasiskirsto.

Dvi komandos su tuo pačiu žmonių skaičiumi gali turėti labai skirtingą pajėgumą dėl:

• kompetencijų mišinio ir vaidmenų apribojimų

• įvedimo į darbą krūvio ir mokymų

• atostogų / nebuvimo darbe tendencijų

• perdarymo ir kokybės problemų

• netolygaus pamainų padengimo

Todėl pajėgumų planavimas greitai tampa planavimo (grafikų sudarymo) tema. Jei padengimas per savaitę netolygus, pajėgumas egzistuoja popieriuje, bet ne realiose operacijose.

Kodėl pajėgumų planavimas dar svarbesnis pamaininiame darbe

Pamaininiame darbe kalendorius yra sistema. Jei pamainoje trūksta darbuotojų, negalite tiesiog „pasivyti vėliau“ be pasekmių.

Todėl pajėgumų planavimas ypač naudingas operacijomis paremtose aplinkose, pavyzdžiui, logistikoje, kur apimtys ir darbuotojų skaičius kasdien turi išlikti suderinti, o viena silpna diena gali sukurti užduočių likutį, kuris persimeta į visą savaitę. Kaip darbuotojų trūkumo spaudimas atsispindi realiuose procesuose, galite pamatyti logistikos pramonės puslapyje.

Praktinis metodas, kuris išlaiko pajėgumų planavimą paprastą

1) Paverskite paklausą valandomis, o ne užduotimis

Užduočių skaičiavimas klaidina. Užduotis gali trukti penkias minutes arba tris valandas. Švaresnis metodas – įvertinti paklausą valandomis ir sugrupuoti pagal vaidmenį.

2) Apskaičiuokite realiai panaudojamą pajėgumą pagal vaidmenį

Pradėkite nuo suplanuotų valandų, tada atimkite tai, kas, kaip jau žinote, mažins pajėgumą.

Čia komandos dažnai greitai pasiekia pagerėjimą, kai nustoja remtis prielaidomis ir pradeda žiūrėti į realias darbo valandas.

 Vadovai, kurie peržiūri faktinius laiko duomenis naudodami darbuotojų darbo laiko apskaitą gali greitai pamatyti, kur dingsta pajėgumas ir kurie vaidmenys ar dienos yra nuolat perkrauti.

3) Iš anksto nuspręskite, kaip užpildyti spragą

Kai paklausa viršija pajėgumą, realių pasirinkimų yra tik keli:

• perkelti darbus į kitą dieną

• perkelti darbus kitai komandai

• sumažinti apimtį arba pakeisti prioritetus

• pasitelkti laikiną pagalbą

• atsargiai naudoti viršvalandžius

• automatizuoti lėtus žingsnius

Pajėgumų planavimas veikia tada, kai šiuos sprendimus priimate anksti, dar prieš išaugant kaštams.

4) Sekite spragas, kad kitą savaitę būtų lengviau

Planas naudingas tik tada, jei jis pagerina kitą planą.

Sekite, kas jums iš tikrųjų pakenkė:

• viršvalandžiai pagal vaidmenį

• neužpildytos pamainos

• paskutinės minutės pakeitimai

• pasikartojantys „butelio kakleliai“

• perdarymai ir vėlavimai

Jei ta pati spraga atsiranda kiekvieną savaitę, tai jau nebe staigmena. Tai modelis, kuriam reikia politikos arba darbuotojų komplektavimo sprendimo.

Kaip planavimo kokybė keičia jūsų pajėgumų rezultatą

Daugelis pajėgumų problemų yra ne „per daug darbo“, o „darbas tenka netinkamą dieną“.

Pavyzdžiui, jei tvirtinimai ir sprendimai dėl darbuotojų skyrimo yra nenuoseklūs, vadovai per vėlai sužino, kad savaitė jau „sugriuvo“. Čia platesnis išteklių planavimas tampa pajėgumų planavimo dalimi, ir todėl svarbūs tokie elementai kaip žmogiškųjų išteklių planavimas natūraliai telpa į tą pačią grupę.

O kai planas aiškus, bet tvarkaraščio sudarymo procesas chaotiškas, pajėgumų planavimas vis tiek žlunga. Jei norite praktiško tilto nuo planavimo iki įgyvendinimo, šis pamainų planavimo vadovas puikiai dera, nes jis sutelktas į tai, kaip planą paversti tvarkaraščiu, kurio žmonės iš tikrųjų laikosi.

Neignoruokite nuovargio: jis tyliai mažina pajėgumą

Komandos dažnai pajėgumų spragas „sprendžia“ viršvalandžiais, tačiau nuovargis mažina našumą ir didina klaidų skaičių, o tai sukuria perdarymą, kuris atima dar daugiau pajėgumo.

Tvirtas nekomercinis šaltinis apie tai, kodėl nuovargis didina klaidų tikimybę ir riziką, yra JK Sveikatos ir saugos tarnybos (HSE) gairės apie nuovargį darbe. Tai naudinga, kai sprendžiate, kokie viršvalandžiai ir pamainų modeliai yra realiai tvarūs.

Paprastas būdas per vieną savaitę patikrinti pajėgumų planavimą

Pasirinkite kitą savaitę ir atlikite greitą patikrą:

• išvardykite numatomą paklausą pagal vaidmenis valandomis

• atimkite žinomas neatvykimo ir nedarbo valandas

• palyginkite su suplanuota aprėptimi

Jei neatitikimas akivaizdus, kitas žingsnis – padaryti planą matomą pakankamai anksti, kad galėtumėte pakoreguoti darbuotojų skaičių dar prieš prasidedant savaitei.

Jei norite atlikti nedidelį bandomąjį projektą su realiais vaidmenimis ir realiu kalendoriumi, kad pamatytumėte, kaip pajėgumų planavimas atrodo praktikoje, galite susikurti darbo erdvę per registracijos puslapį ir pirmiausia išbandyti procesą su viena komanda.

DUK

Kas yra pajėgumų planavimas?

Pajėgumų planavimas – tai numatomo darbo krūvio palyginimas su realiu komandos pajėgumu, o tada darbuotojų skaičiaus, tvarkaraščių arba prioritetų koregavimas, kad neperkrautumėte komandos.

Kuo skiriasi pajėgumas ir darbuotojų skaičius?

Darbuotojų skaičius – kiek žmonių įdarbinote. Pajėgumas – kiek turite realiai panaudojamo darbo laiko, atsižvelgiant į atostogas, mokymus, administracines užduotis ir su vaidmenimis susijusius apribojimus.

Kaip greitai įvertinti pajėgumą?

Apskaičiuokite suplanuotas valandas pagal vaidmenis, atimkite žinomas neatvykimo ir nedarbo valandas, tada palyginkite šį skaičių su numatomomis savaitės darbo valandomis, kurių reikės.

Kodėl pamainomis dirbančiose komandose pajėgumų planavimas žlunga?

Nes svarbi aprėptis ir vaidmenys. Galite turėti pakankamai žmonių bendrai, bet vis tiek patirti nesėkmę, jei pagrindiniai vaidmenys nėra sukomplektuoti reikiamomis dienomis arba kaupiasi nuovargis.

Ar viršvalandžiai yra pajėgumų planavimo strategija?

Tik trumpuoju laikotarpiu. Jei viršvalandžiai tampa numatytuoju sprendimu, pajėgumų planavimas neveikia, o nuovargis galiausiai sumažins rezultatą.

Kaip dažnai reikėtų atnaujinti pajėgumų planavimą?

Savaitinis grafikas yra geras pagrindas daugumai komandų, o jei paklausa greitai keičiasi, koreguokite jį kasdien.