Renginių personalo grafikų programa maitinimo ir banketų ekipoms

Maitinimo verslas nesisuka apie besikartojantį savaitės grafiką. Jis sukasi apie užsakymus, kurių kiekvienam reikia kitos ekipos, kitos vietos ir kito valandų rinkinio, patvirtinto savaitėmis iš anksto ir po to pakeisto dar porą kartų iki renginio dienos. Renginių personalo grafikų programa atsirado todėl, kad skaičiuoklė tokios formos ilgai neišlaiko: anksčiau ar vėliau kas nors pameta siūlą, kas ir kur buvo patvirtintas.

Darbuotojų pobūdis viską apsunkina. Išvažiuojamasis maitinimas remiasi atsitiktine ir laisvai samdoma ekipa, dirbančia dviem ar trims įmonėms vienu metu, todėl antradienį užsakytas žmogus ketvirtadienį jau gali būti įsipareigojęs kitur. Grafikas turi prasidėti nuo užimtumo, o ne nuo tuščios lentelės. Tie patys žmonės dirba ir parodų montavimo bei demontavimo dienomis, o tai atskirai aprašyta puslapyje apie parodų centro darbuotojų grafikus.

Ką turi mokėti renginių personalo grafikų programa

Ar įrankis atlaikys įtemptą sezoną, lemia keturi dalykai. Jis turi sudaryti ekipą konkrečiai datai ir vietai, o ne bendrinei savaitei. Jis turi pasiekti laisvai samdomus darbuotojus jų telefonuose ir užfiksuoti atsakymą. Jis turi surinkti realiai išdirbtas valandas, nes renginiai užsitęsia beveik dėsningai. Ir jis turi parodyti, kiek užsakymas kainavo darbo jėgos, kol dar yra laiko tinkamai įkainoti kitą.

Renginių personalo programa, apimanti šiuos keturis dalykus, pranoksta sunkiasvorę platformą, kurios meniu koordinatorius vestuvių sezono metu neturi kada narplioti. Pavadinimas svarbus mažiau nei tinkamumas: renginių aptarnavimo grafikų sistema, renginių personalo valdymo programa ir ekipų sąrašų įrankiai apibūdina tą patį darbą, kai atmeti rinkodaros žodyną.

Ekipa renginiui, o ne savaitės užpildymas

Maitinimo pamaina pririšta prie renginio, o ne prie skyriaus. Paruošimas prasideda gerokai prieš svečių atvykimą, aptarnavimas baigiasi nenuspėjamai, o išardymas gali užtrukti iki po vidurnakčio. Savaitės kalendoriuje tai veikia tada, kai kiekviena pamaina turi savo tikslų pradžios ir pabaigos laiką ir gali būti pažymėta vieta arba kliento projektu, kuriam ji priklauso.

Viskas, ko dar neužpildėte, keliauja į laisvų pamainų eilutę, kur ją iš karto mato kiekvienas tinkamas ekipos narys. Būtent tuo renginių personalo valdymo programa skiriasi nuo telefonų sąrašo: pasiūlymas išsiunčiamas vieną kartą, vienoje vietoje, o atsakymas užfiksuojamas, o ne prisimenamas. Shifton pamainų grafikų modulis tvarko laisvas pamainas, apsikeitimus ir pakartotinai naudojamus šablonus, todėl standartinė 120 svečių vestuvių schema atkuriama per kelias sekundes, o ne renkama iš naujo. Ekipos pusėje ta pati informacija atkeliauja kaip renginių grafikų programėlė telefone, o tai vienintelis kanalas, kurį laisvai samdomi darbuotojai tikrai tikrina. Renginių personalo programėlė vertinama pagal vieną dalyką: ar ekipos narys mato atvykimo laiką, vietą ir pabaigos laiką niekam nerašydamas žinutės.

Laisvai samdoma ekipa ir užimtumo kliūtis

Sunkiausia maitinimo grafikų programoje ne kalendorius, o žinojimas, kas iš tikrųjų gali dirbti. Ekipos narys mėnesio užimtumo kalendoriuje pažymi laisvas valandas ir pats jas atnaujina, todėl grafikas sudaromas pagal gyvą vaizdą, o ne pagal anketą, kurią kažkas užpildė prieš šešias savaites.

Vien šis pokytis panaikina didžiąją dalį susirašinėjimo. Pasiūlymai pasiekia laisvus žmones, patvirtinimai grįžta greičiau, o koordinatorius nustoja skambinti kontaktų sąrašu mažėjančio patikimumo tvarka. Maitinimo grafikų programėlė, kuri prasideda nuo užimtumo, sulaukia kur kas mažiau atsisakymų nei ta, kuri prasideda nuo tuščios savaitės. Augančios įmonės maitinimo įmonės grafikų programos griebiasi tada, kai kontaktų sąrašas nebetelpa vieno žmogaus atmintyje.

Sezono, o ne savaitės planavimas

Maitinimo paklausa ateina bangomis. Verslo renginių sezonas, vestuvių sezonas ir gruodžio virtinė sutelkia užsakymus į kelias savaites, o rizika pasislenka nuo darbuotojų paieškos prie tų pačių patikimų žmonių perkrovimo. Mėnesio rodinys sutalpina visą užsakymų kalendorių į vieną ekraną su besikaupiančia valandų suma prie kiekvienos pavardės, todėl krūvis paskirstomas anksčiau, nei kas nors išsenka.

• Matykite kiekvieną patvirtintą datą ir valandas, kurias kiekvienas jau turi
• Pastebėkite datas su neužpildytomis valandomis ir reaguokite anksti
• Pažymėkite valstybines šventes, kurioms galios padidintas įkainis
• Laikykite tolimus užsakymus matomus, o ne atskirame užrašų sąsiuvinyje

Banketų grafikų programa, rodanti tik savaitę, paslepia būtent tą dėsningumą, kurį reikia valdyti. Banketų grafiko programėlė, kuri atsidaro ties mėnesiu, o ne diena, suteikia vadovams tą patį platų vaizdą, o banketų grafikų sistema su valandų sumomis kiekvienam žmogui neleidžia sezono nešti trims žmonėms.

Valandos, pertraukos ir padidinti įkainiai renginio naktį

Planuotos ir išdirbtos valandos maitinime retai sutampa. Aptarnavimas, turėjęs baigtis dešimtą, baigiasi vienuoliktą, ir šis skirtumas turi pasiekti atlyginimų skaičiavimą be žinučių virtinės kitą rytą. Ekipa žymi atvykimą ir išvykimą programėlėje prie savo pamainos, pertraukos registruojamos atskirai, o tikras laikas guli šalia planuoto toje pačioje pamainos kortelėje.

Įkainiai nustatomi pačiai pamainai, todėl naktis, valstybinė šventė ar užsitęsęs renginys gali turėti didesnį tarifą nei įprastas dieninis užsakymas. Priedai ir išskaitos registruojami toje pačioje vietoje. Banketų personalo grafikų programa, fiksuojanti visa tai pamainos lygmeniu, panaikina sutikrinimo darbą, kuris kitaip suėda pirmą kiekvieno mėnesio dieną. Atskirai prikabinta banketų darbo laiko apskaitos programa sukuria antrą įrašą, su kuriuo tenka ginčytis, o tai priešinga tikslui. Banketų laiko fiksavimo programa taip pat turi susidoroti su dviem renginiais per parą, o dienos lygmens žiniaraščiai to niekada nedaro.

Kiek iš tikrųjų kainuoja ekipa vienam užsakymui

Išvažiuojamajame maitinime marža slypi darbo jėgoje. Kai valandos, įkainiai, priedai ir išskaitos priskirti pamainoms, o ne suvedami į žiniaraštį po renginio, užsakymo kaina tampa skaičiumi, kurį galima ištraukti, o ne įverčiu, kurį tenka ginti. Darbo valandų, biudžeto ir įkainių ataskaitos filtruojamos pagal mėnesį bei pareigybę ir eksportuojamos atlyginimams arba kliento peržiūrai, o būtent čia maitinimo personalo valdymas nustoja būti spėliojimu ir ima lemti jūsų kainas. Maitinimo personalo grafikų programa, laikanti valandas ir įkainius toje pačioje pamainoje, duoda kaštus vienam užsakymui, o ne kaštus per mėnesį.

Vietos, projektai ir kelių objektų ekipos

Dauguma maitinimo įmonių dirba jiems nepriklausančiose vietose, dažnai dviejose ar trijose tą patį savaitgalį. Pamainų žymėjimas projektu ar vieta laiko ekipas atskirai, o sumos lieka vienoje paskyroje, todėl koordinatorius mato, kad šeštadienį vienoje vietoje trūksta dviejų padavėjų, o kitoje jų per daug. Komandos, aptarnaujančios ir nuolatinius objektus, gali juos planuoti kartu su renginiais, o apie tai rašome konferencijų vietų puslapyje. Banketų ekipų grafikų programa privalo laikyti vietą, atvykimo laiką ir ekipą kartu, nes būtent adresą žmonės supainioja dažniausiai. Banketų sąrašų programa, traktuojanti kiekvieną pamainą taip, tarsi ji vyktų centrinėje būstinėje, tokią klaidą ir sukelia. Atvykimo žymėjimas pagal vietą per geolokacijos modulį prieinamas kaip mokamas papildinys ten, kur svarbu patvirtinti atvykimą į nepažįstamą vietą.

Kaip pasirinkti maitinimo grafikų programą

Bandykite bet kurią platformą su blogiausiu, o ne lengviausiu savo savaitgaliu. Sudėliokite šeštadienį su trimis renginiais trijose vietose ir pažiūrėkite, kiek tai užtrunka. Atidarykite programėlę ekipos nario telefone ir patikrinkite, kaip greitai jis randa atvykimo laiką ir adresą. Pakeiskite pradžios laiką valanda ir suskaičiuokite, kiek užtrunka pasiekti visus užsakytus žmones. Banketų sąrašų programėlė nieko verta, jei atnaujinimas ateina jau ekipai išėjus iš namų, o banketų pamainų grafikų programa, kuriai paskelbti reikia kompiuterio, šeštadienį liks nenaudojama.

Viskas, kas vis dar remiasi atspausdintu renginio personalo grafiko šablonu, banketo grafiko šablonu ar bendrinamu failu, nuklys per porą savaičių. Iki dešimties žmonių Shifton nemokamas be laiko apribojimo, o tai tinka mažai maitinimo įmonei, atsisakančiai maitinimo grafiko šablono skaičiuoklėje. Augant užsakymų skaičiui, mokami planai prideda kelių vietų planavimą, gilesnes ataskaitas ir modulius, kurių reikia didesnei renginių aptarnavimo veiklai. Tikslas nesikeičia: kiekvienas renginys su ekipa, kiekviena valanda apskaityta ir darbo kaštai, atitinkantys jūsų pasiūlytą kainą.