Darbuotojų naudojama atostogų valdymo sistema

Atostogos neturėtų kelti įtampos. Tačiau daugelyje komandų tai yra problema. Kažkas prašo atostogų per pokalbių žinutę. Vadovas atsako po kelių valandų. Personalo skyrius atnaujina skaičiuoklę. Algos departamentas sužino apie tai per vėlai. Grafikas sugriūva, ir komanda lieka streso būsenoje.

A atostogų valdymo sistema tai išsprendžia suteikiant visiems vieną aiškų kelią: prašyti, patvirtinti, sekti ir planuoti. Ji pakeičia netvarkingas žinutes paprastu atostogų patvirtinimo procesu, kad vadovai galėtų apsaugoti užimtumą, o darbuotojai galėtų planuoti savo gyvenimą ne spėliodami.

Jei norite paprasto pradžios taško darbo eigos valdymui be atostogų, galite peržiūrėti pagrindinę platformą čia: pamatykite, kaip veikia Shifton

Ką turėtų daryti atostogų valdymo sistema

Gera sistema nėra tik forma. Tai procesas, kuris sumažina klaidų skaičių ir padaro sprendimus nuspėjamus.

Ji turėtų tvarkyti atostogų prašymus taip, kad darbuotojams tai būtų natūralu, įskaitant naudojimąsi mobiliuoju telefonu. Ji turėtų aiškiai rodyti statusą, kad niekas nepaklaustų „ar tai patvirtinote“ penkis kartus. Ji turėtų palaikyti darbuotojų atostogų sekimą su aiškia istorija apie tai, kas prašė, kas patvirtino ir kokios datos buvo įtrauktos.

Ji taip pat turėtų padėti vadovams planuoti, ne tik patvirtinti. Tai reiškia aiškų atostogų kalendorių, matomumą apie sutampančius prašymus ir būdus, kaip išvengti personalo trūkumo prieš jam įvykstant.

Personalo skyriui ji turėtų palaikyti atostogų politikos valdymą su taisyklėmis, kurios lieka nuoseklios. Algos departamentui ji turėtų palaikyti mokamų atostogų sekimą ir tvarkingus bendrus skaičius, kurie nereikalauja rankinio taisymo mėnesio pabaigoje.

Atostogų valdymas neturėtų būti sunkiau nei prašyti laisvos dienos. Ligos dienų sekimas turėtų būti greitas, nes ligos dienos retai būna pranešamos iš anksto.

Kodėl skaičiuoklės ir pokalbių priemonės nesuveikia

Skaičiuoklės sugenda, nes jos priklauso nuo tobulų žmonių. Vienas žmogus pamiršo atnaujinti eilutę. Kitas asmuo redagavo neteisingą eilutę. Vadovas žodžiu patvirtina kažką ir niekas to nefiksuoja. Greitai turite dvi tiesas ir jokio pasitikėjimo.

Pokalbių priemonių patvirtinimai atrodo greiti, bet jie sukuria painiavą. Žinutės dingsta po naujais pokalbiais. Naujas vadovas negali pamatyti, kas įvyko praėjusį ketvirtį. Personalo skyrius negali atsakyti į pagrindinius klausimus be gilios analizės ekrano kopijų.

Tinkamas nebuvimų valdymo procesas reikalauja vieno šaltinio tiesos, kuris būtų paprastas naudoti, o ne įrankių mišinio.

Didelės kainos painiojo laisvo laiko sekimo

Prasta atostogų valdymas yra ne tik įkyrus. Tai yra brangu.

Kai vadovai negali aiškiai matyti atostogų, jie per daug pasamdo, kad jaustųsi saugiai. Arba jie mažina ir nuvargina komandą. Kai darbuotojai netiki procesu, jie nustoja planuoti iš anksto. Jie ima paskutinės minutės atostogas, ir verslas dirba panikos režimu.

Tai taip pat sukelia neteisingumą. Kai kurie žmonės gauna patvirtinimus greitai, nes jie žino, kam rašyti. Kiti laukia ilgiau, nes sekantis taisyklėmis. Laikui bėgant, tai jaučiasi asmeniška, net jei taip nėra.

Gera atostogų valdymo sistema padaro procesą matomu ir nuosekliu, kad sprendimai atrodytų teisingi ir paprastai paaiškinami.

Kaip nustatyti atostogų valdymą, kuris veikia kasdien

Jums nereikia sudėtingų taisyklių. Jums reikia aiškių taisyklių, kurias visi gali laikytis.

Nustatykite atostogų rūšis, kurios atitinka realų gyvenimą

Pradėkite nuo nedidelio sąrašo, kurį žmonės iš tikrųjų naudoja. Daugumai komandų reikia tik atostogų, ligos atostogų, asmeninių atostogų ir nemokamų atostogų. Laikykite pavadinimus paprastus. Jei žmonės negali suprasti skirtumo tarp dviejų panašių pasirinkimų, jie pasirinks neteisingą.

Tai padeda personalo skyriui laikyti programinę įrangą švarią ir apsaugo ataskaitas nuo tapimo spėjimo žaidimu.

Padarykite patvirtinimus greitus ir nuspėjamus

Lėti patvirtinimai sunaikina pasitikėjimą. Geriausias būdas paprastai yra vienas tiesioginio vadovo patvirtinimas daugumai prašymų ir antrasis žingsnis tik ypatingais atvejais.

Apibrėžkite, ką greitis reiškia jūsų komandai. Vadovai atsako per vieną darbo dieną. Jei vadovas išvyko, prašymas nukreipiamas atsarginiam patvirtintojui. Tai padeda išvengti sustabdytų prašymų ir sumažina paskutinės minutės grafiko pakeitimus.

Naudokite atostogų kalendorių, kad apsaugotumėte užimtumą

Atostogų kalendorius yra vieta, kur planavimas tampa realybe.

Vadovai turėtų akimirksniu pastebėti sutapimus. Darbuotojai turėtų matyti, ar savaitė jau perpildyta, kad išvengtų konfliktų dar prieš pateikdami prašymą. Tai mažina atmetimų skaičių ir sumažina konfliktus.

Kai jūsų kalendorius yra patikimas, žmonės nustoja dvigubai planuoti savo gyvenimą, ir jūs nustoja dvigubai planuoti personalą.

Susiekite atostogas su tvarkaraščiais ir lankomumu

Atostogos turėtų pakeisti prieinamumą. Jei kažkas gavo leidimą atostogoms, jis neturėtų būti rodomas kaip prieinamas pamainoms tuo laikotarpiu. Tai yra skirtumas tarp sistemos, kuri saugo prašymus, ir sistemos, kuri apsaugo operacijas.

Jei valdote pamainomis pagrįstas komandas, atostogų susiejimas su tvarkaraščiu yra reikšmingas skirtumas. Shifton tai palaiko šioje vietoje:atostogų prašymo ir patvirtinimo įrankiai

Kai taip pat reikia švarios lankomumo ir atlyginimų suvestinės, čia susiekite atostogų sprendimus su valandomis:sekite darbo valandas be rankiniu būdu pildomų laikarkusčių

Atostogų valdymas komandoms su pamainomis ir padengimo rizika

Kai kurios komandos gali ilgiau išgyventi netvarkingą atostogų stebėjimą nei kitos. Biuro komanda gali jausti nepatogumą, tačiau pamainų komanda tai jaučia kaip katastrofą.

Sveikatos priežiūroje bent vieno trūkstamo žmogaus gali perkrauti visą skyrių. Mažmeninėje prekyboje, praleidimas piko valandomis kenkia pajamoms ir klientų patirčiai. Paslaugų sektoriuje trūkstamas technikas gali atidėti svarbias užduotis.

Jei jūsų darbas priklauso nuo padengimo, atostogų valdymo sistema yra ne tik HR higiena. Tai yra operacinis saugumas.

Paslaugų komandos yra stiprus pavyzdys, nes joms reikia patikimo kiekvienos dienos padengimo. Šis puslapis rodo, kaip svarbu yra užtikrinti padengimą:kaip paslaugų komandos lieka padengtos

Geriausia praktika, kuri leidžia darbuotojams pasitikėti procesu

Sistema veikia tik tada, kai darbuotojai tiki, kad ji yra sąžininga. Pasitikėjimas kyla iš aiškumo, o ne iš griežtumo.

Parodykite balansus aiškiai. Jei žmonės nežino, kiek PTO sekimo yra prieinama, jie nuolat kreipsis į HR, arba nebeteiks užklausų teisingai.

Padarykite taisykles matomomis prieš pateikiant prašymą. Jei yra užblokuotos datos, minimalūs pranešimo laikai ar apribojimai sutampančiam atostogų laikui, parodysite tai iš anksto. Nelaukite, kol prašymas bus pateiktas.

Laikykite sprendimus išaiškinamus. Kai vadovas atmeta prašymą, priežastis turėtų būti paprasta ir nuosekli, pavyzdžiui, padengimo ribos ar sutapimas.

Laikykite istoriją. Kai klausimai kyla vėliau, norite faktų, o ne nuomonių.

JAV komandoms naudinga remtis patikimais patarimais apie darbo užmokesčio ir valandų pagrindus:oficialūs darbo užmokesčio ir valandų pagrindai

Įdiegimo planas, kuris nevargina komandos

Dauguma įdiegimų nepavyksta, nes jie jaučiasi kaip daugiau darbo. Geras įdiegimas nuo pirmos dienos jaučiasi kaip mažiau darbo.

Pirma, nustatykite atostogų tipus ir taisykles taip, kaip žmonės jau kalba. Tada apmokykite vadovus vieno įpročio: greitai patvirtinkite ir patikrinkite padengimą. Po to perjunkite prašymus į sistemą ir nustokite priimti patvirtinimus per pokalbius. Jei paliksite dvi atviras kanalas, žmonės visada rinksis netvarkingą.

Galiausiai peržiūrėkite, kas vyksta pirmąsias dvi savaites. Jei darbuotojai toliau renkasi neteisingą atostogų tipą, pervadinkite jį. Jei patvirtinimai yra lėti, nustatykite atsarginį patvirtintoją. Nuolat tobulinkite procesą, kol jis taps be pastangų.

Jei norite greičiausio būdo išbandyti darbo eigą su jūsų komanda, pradėkite čia:sukurkite savo Shifton darbo erdvę

DUK

Kas yra atostogų valdymo sistema?

Atostogų valdymo sistema yra programinė įranga, kuri padeda darbuotojams pateikti prašymus dėl atostogų ir padeda vadovams juos patvirtinti, tuo pačiu metu išlaikant tikslius įrašus, likučius ir bendrą atostogų kalendorių.

Kaip turėtų atrodyti gera atostogų patvirtinimo darbo eiga?

Ji turėtų nukreipti prašymus tinkamam vadovui, aiškiai rodyti statusą, išlaikyti sprendimų istoriją ir užkirsti kelią prašymams įstrigti, kai kažkas nėra.

Kaip tai padeda su nebuvimo valdymu?

Tai suteikia vieną patikimą informacijos šaltinį apie tai, kas ir kada nedalyvauja, todėl galite iš anksto suplanuoti pakeitimus ir išvengti paskutinės minutės personalo trūkumų.

Ar tai gali tvarkyti PTO ir mokamų atostogų sekimą?

Taip. Tinkama sistema seka likučius ir atostogų sumas, kad darbuotojai žinotų, kas yra prieinama, ir kad atlyginimų skyrius galėtų apdoroti atostogas be rankinių pataisų.

Kaip turėtume tvarkyti ligos atostogų sekimą?

Padarykite tai greitai ir paprastai. Ligos atostogos dažnai atsitinka netikėtai, todėl sistema turėtų leisti skubiai pateikti prašymus ir užtikrinti aiškų dokumentavimą be papildomų veiksmų.

Kokia yra didžiausia priežastis, dėl kurios komandos nepriima HR atostogų programinės įrangos?

Jie toliau tvirtina atostogas pokalbiuose, tuo pačiu prašydami žmonių naudotis sistema. Pasirinkite vieną kanalą, apmokykite vadovus greitai reaguoti ir įprotis išliks.

Kaip galime sumažinti konfliktus atostogų valdyme?

Naudokitės atostogų kalendoriumi, kuris anksti parodo sutapimus ir personalo apribojimus. Kai darbuotojai gali pamatyti konfliktus prieš pateikdami, prašymai tampa protingesni, o patvirtinimai tampa greitesni.