病院スタッフのスケジューリング 病院管理ソフトウェア

医療スタッフのシフト管理ソフトとは

医療スタッフのシフト管理ソフトは、誰がどのシフトに入るかを病院やクリニック、介護事業者が計画し、すべての部門の人員を確保し、給与計算につながる労働時間を記録するためのツールです。表計算ソフトと違ってリアルタイムに更新され、スタッフはスマホからシフトを確認・交代でき、管理者には勤務表を公開する前に残業や重複が知らされます。Shiftonはシフト制チームのために作られたワークフォース管理ソフトで、医療はそのスケジューリング機能が最も力を発揮する現場の一つです。

医療のシフト管理が他の業種より難しい理由

小売のシフトはたいていチームの誰でも埋められますが、臨床のシフトはそうはいきません。医療のシフト管理には、汎用の計画ツールでは想定されていない負荷があり、その一つを見落とすと、穏やかな一週間が一気に人員問題へ変わります。

• 24時間体制の人員確保。 ケアは閉店時間で止まらないため、誰かが急に休んでも日勤、準夜勤、夜勤、オンコールのローテーションを保たなければなりません。
• 残業と燃え尽き。 同じ人に頼って穴を埋め続けると、残業が増え、定着率が下がります。
• 絶え間ない変化。 急な欠勤や需要の急増で勤務表は時間ごとに書き換わるため、担当者は人員状況をリアルタイムで見る必要があります。
• 正確な記録。 勤務時間、休憩、承認は、給与計算のためにも、シフトの組み方を後から確認するためにも、きれいに記録しておく必要があります。

Shiftonが病院・クリニックのシフト管理を支える仕組み

Shiftonは勤務表、タイムクロック、そしてその両方に頼る人々を一カ所にまとめます。管理者はローテーションを組んで空きシフトを公開し、スタッフはモバイルアプリから承認付きでシフトの取得、放棄、交代を行います。休暇や勤務可能時間はすべての勤務表に反映され、残業アラートは上限を超える前に発動し、勤務時間はタイムシートを入力し直すことなく給与計算へ流れます。複数拠点のグループなら、すべてのクリニックや病棟がタイムゾーンを越えて同じ最新の勤務表を共有します。

Shiftonはモジュール式なので、単独のクリニックは最大10名まで無料のシフト管理から始め、必要になったときにだけ給与計算、休暇管理、勤務場所の管理、予測機能を追加できます。

医療スタッフの勤務表を5ステップで作る方法

1. 必要人員を洗い出す。 各部門と、日勤、準夜勤、夜勤、オンコールの各シフトに必要な最小人員を書き出します。
2. チームと勤務可能時間を登録する。 スタッフ、役割、休暇を取り込み、実際に働ける人を勤務表に反映します。
3. テンプレートから作る。 毎回まっさらな表から始めるのではなく、繰り返すローテーションのパターンを再利用します。
4. 穴を埋める。 空きシフトを公開して勤務可能なスタッフに受け取ってもらい、残業アラートに目を配ります。
5. 公開して調整する。 勤務表をスマホに送り、週が進むなかで交代や欠勤にリアルタイムで対応します。

医療向けシフト管理ソフトで重視すべき点

病棟で本当に役立つ機能は、デモで見栄えのするものではなく、午前3時に持ちこたえるものです。

• リアルタイムの人員状況と空きシフトの可視化。ケアに影響が出る前に穴を埋められます。
• 管理者の承認付きのモバイルでのセルフスケジューリングとシフト交代。朝の電話調整を減らせます。
• 勤務表が変わっても保たれる残業アラートと休暇ルール。
• 給与計算につながる勤怠管理。コンプライアンスのための、きれいで書き出し可能な記録。
• レポートと予測。人員配置の判断を当て推量ではなくデータに基づいて行えます。

Shiftonが合う医療の現場

Shiftonは病院、クリニック、医師グループ、介護施設、高齢者向け住宅、訪問介護事業者まで幅広く対応します。小規模なクリニックは素早い勤務計画ときれいなタイムクロックとして使い、複数病棟の病院は部門をまたいで人員を安定させ残業を正直に保つために使い、訪問介護事業者はGPS出退勤で介護スタッフが正しい住所で訪問を始めたことを確認するために使います。シフトの確保と正確な勤務時間が一日を左右する現場ならどこでも、勤務表はチーム全員が手の届く一カ所にあるべきです。