Os 6 melhores softwares gratuitos de gestão de tarefas

A maioria das equipas não começa a precisar de uma plataforma paga para gerir o seu trabalho. Começam com um quadro branco, uma conversa de grupo e uma folha de cálculo que aos poucos se transforma em caos. O momento em que as tarefas começam a escapar – um turno que fica por preencher, um pedido de cliente esquecido, uma checklist que ninguém terminou – costuma ser o momento em que um responsável começa a procurar um software gratuito de gestão de tarefas que toda a equipa vá realmente usar.

As ferramentas gratuitas de gestão de tarefas em 2026 são muito melhores do que eram há alguns anos. Um bom gestor de tarefas gratuito já consegue lidar com atribuições, prazos, trabalho recorrente, acesso móvel e relatórios básicos sem pedir um cartão de crédito. O truque é que “gratuito” significa algo diferente em cada produto: alguns planos gratuitos limitam-no a dois utilizadores, outros dão a uma pequena empresa inteira espaço para crescer. Este guia compara seis das melhores aplicações gratuitas de gestão de tarefas – cobrindo tudo, desde equipas de linha da frente e sem secretária até à gestão de projetos clássica – para que possa associar o sistema de gestão de tarefas certo à forma como a sua equipa realmente trabalha.

Analisámos o nível gratuito real de cada ferramenta (não a versão de teste), quantas pessoas cobre, o que limita e a quem se adequa melhor. As equipas por turnos e de campo têm necessidades muito diferentes de um estúdio de design que trabalha por sprints, por isso o “melhor” software gratuito de gestão de tarefas depende inteiramente do trabalho que tem à frente.

Como escolhemos o melhor software gratuito de gestão de tarefas

Muitas listas classificam as ferramentas pelas suas funções pagas e ignoram discretamente o que realmente se obtém de graça. Nós fizemos o contrário. Cada produto aqui foi avaliado pelo seu plano gratuito real: o limite de utilizadores, o que está incluído e onde a versão gratuita deixa de ser suficiente. Também ponderámos como cada aplicação de gestão de tarefas se adequa a equipas diferentes – um rastreador de tarefas gratuito para uma equipa de linha da frente não é o mesmo que um software gratuito de gestão de trabalho para um departamento de marketing.

Três coisas foram as mais importantes. Primeiro, quantas pessoas o plano gratuito cobre, já que um gestor de tarefas para equipas é inútil se só couberem duas. Segundo, se o trabalho essencial – atribuir, agendar e acompanhar tarefas – está disponível sem pagar. Terceiro, a facilidade de adoção: as melhores ferramentas gratuitas de gestão de tarefas são aquelas que os funcionários abrem logo no primeiro dia sem uma sessão de formação.

1Shifton

A Shifton é construída para as equipas que a maioria das aplicações de tarefas esquece: trabalhadores por turnos, pessoal de linha da frente e equipas de campo que não estão sentados a uma secretária. Onde as ferramentas de projeto genéricas assumem que toda a gente tem um portátil aberto o dia inteiro, a Shifton liga a gestão de tarefas diretamente ao horário, de modo que as atribuições chegam à pessoa certa no turno certo e os responsáveis podem confirmar que o trabalho foi de facto feito. Isso torna-a uma das poucas aplicações gratuitas de gestão de tarefas verdadeiramente úteis para restaurantes, retalho, saúde, logística e operações semelhantes.

O seu plano gratuito para sempre cobre até 10 membros da equipa, e não é uma versão de demonstração reduzida. Inclui agendamento de turnos, um relógio de ponto com registo de presenças, a aplicação móvel completa, horários e localizações ilimitados, e relatórios – a base de um sistema de gestão de tarefas dos funcionários que funciona, em vez de uma lista de afazeres embelezada. As tarefas e atividades de turno são atribuídas no mesmo sítio onde o pessoal já verifica os seus turnos, e é por isso que a adoção tende a vingar. Quando ultrapassa o nível gratuito, a Shifton mantém-se acessível através de um modelo de pagamento por funcionário: adiciona apenas os módulos de que precisa (processamento salarial, ausências, projetos, monitorização de atividade e mais), com até 30 dias grátis para experimentar cada um e um desconto de 20% na faturação anual.

• Tarefas ligadas ao horário: as atribuições prendem-se aos turnos, para que o funcionário certo veja o trabalho certo na hora certa
• Gratuito até 10 funcionários: um plano gratuito a sério com agendamento, relógio de ponto, aplicação móvel e relatórios – sem cartão
• Tudo funciona a partir do telemóvel, o que importa para o pessoal que nunca está ao computador
• Monitorização e confirmação de atividade: os responsáveis veem o que ficou concluído e o que escapou
• Preços modulares: pague apenas pelas funções que ativa à medida que cresce para além do nível gratuito

Se a sua gestão de tarefas vive e morre no horário, veja mais de perto como a Shifton lida com a monitorização de atividade numa força de trabalho por turnos.

Ideal para: equipas por turnos e de campo que precisam de uma gestão de tarefas ligada a quem está realmente a trabalhar.

2ClickUp

O ClickUp é a ferramenta gratuita de gestão de tarefas mais generosa para equipas que querem funções sérias de gestão de projetos sem pagar. O seu plano Free Forever suporta membros ilimitados, o que de imediato o distingue dos rivais que limitam as equipas gratuitas a duas ou dez pessoas. Para um grupo em crescimento que precisa de um sistema de gestão de tarefas flexível – listas, quadros, calendários e documentos – é difícil de superar em pura capacidade.

Esse poder vem com uma curva de aprendizagem. O ClickUp consegue fazer quase tudo, e os novos utilizadores às vezes sentem que a interface está a fazer demasiado de uma só vez. Há limites no plano gratuito (o armazenamento está limitado a 100 MB e algumas vistas avançadas e automações estão reservadas aos níveis pagos), mas para um gestor de tarefas gratuito online continua notavelmente completo. Os planos pagos começam em 7 $ por utilizador por mês na faturação anual, o que desbloqueia armazenamento ilimitado e monitorização de tempo nativa.

• Membros gratuitos ilimitados: raro entre as aplicações gratuitas de gestão de tarefas e ideal para equipas maiores com orçamento apertado
• Vistas de lista, quadro e calendário para que cada pessoa trabalhe como prefere
• Documentos e painéis: mantenha notas e acompanhamento de tarefas num só espaço de trabalho
• Limite de armazenamento de 100 MB no plano gratuito, que enche depressa se anexar muitos ficheiros

Ideal para: equipas que querem o software gratuito de gestão de projetos e tarefas mais capaz e que não se importam com uma configuração mais exigente.

3Asana

A Asana é uma aplicação de gestão de tarefas polida e amplamente usada, conhecida por fluxos de trabalho limpos e uma interface amigável. É uma escolha sólida para trabalho de projeto estruturado – briefings, aprovações e processos repetíveis – e integra-se com mais de 100 outras ferramentas.

A ressalva importante para 2026 é o plano gratuito. As novas contas Asana no plano Personal (gratuito) agora suportam apenas a colaboração de até 2 utilizadores, uma redução acentuada face ao antigo nível gratuito de 10 lugares (as contas antigas criadas antes do final de 2025 mantêm o limite maior). Isso torna a Asana gratuita excelente para uma pessoa ou um par, mas não uma aplicação gratuita prática de gestão de tarefas de equipa para uma equipa a sério. O preço pago Starter começa em 10,99 $ por utilizador por mês faturado anualmente.

• Design limpo e acessível: um dos gestores de tarefas mais fáceis de aprender
• Gratuito até 2 utilizadores: ótimo para trabalho a solo ou a dois, limitador para equipas
• Liga-se a mais de 100 das ferramentas que a maioria dos escritórios já usa
• Sem GPS nem funções de campo: feito para trabalho de secretária, não para equipas sem secretária

Ideal para: indivíduos, freelancers e pares muito pequenos que querem uma gestão de tarefas de projeto refinada.

4Connecteam

O Connecteam visa o mesmo mercado sem secretária e de linha da frente que a Shifton, combinando a gestão de tarefas com ferramentas de comunicação e RH para forças de trabalho fora da secretária. O seu plano gratuito Small Business cobre até 10 utilizadores pelos seus hubs, o que faz dele uma opção gratuita razoável de gestão de tarefas de funcionários para uma pequena equipa de linha da frente.

Para uma operação minúscula, o nível gratuito é genuinamente útil, mas deve perceber a estrutura de preços para além dele antes de se comprometer. Os planos pagos Operations começam em 29 $ por mês faturados anualmente para o nível Basic – e esse preço fixo cobre os primeiros 30 utilizadores, sendo os utilizadores extra cobrados por cabeça acima disso. Para uma equipa sem secretária que também quer chat e onboarding numa só aplicação, é uma plataforma capaz; basta confirmar que funções ficam em que hub, já que são licenciadas separadamente.

• Gratuito até 10 utilizadores: um plano gratuito viável para uma pequena equipa de linha da frente
• Suite tudo-em-um sem secretária: tarefas, chat, agendamento e onboarding juntos
• Registo de ponto por GPS com geofencing para pessoal móvel e de campo
• Licenciamento por hub: Operations, Communications e HR são cobrados separadamente

Ideal para: pequenas equipas sem secretária que querem gestão de tarefas combinada com comunicação dos funcionários.

5Trello

O Trello é a ferramenta que a maioria das pessoas imagina ao pensar num rastreador de tarefas simples e visual. O seu formato de cartões e quadros é quase autoexplicativo: crie um quadro, adicione cartões e arraste-os pelas colunas à medida que o trabalho passa de “a fazer” para “feito”. Para uma equipa que quer um software gratuito de listas de tarefas sem qualquer onboarding, é o caminho de menor resistência.

O plano gratuito do Trello é simpático – cartões ilimitados, até 10 colaboradores e até 10 quadros por Espaço de trabalho, com 250 execuções de automação por mês. O compromisso é a profundidade: lida com o kanban simples lindamente, mas é menos indicado para projetos complexos e de várias camadas. O preço pago Standard começa em 5 $ por utilizador por mês na faturação anual e eleva o limite de quadros e adiciona campos personalizados.

• Kanban simplíssimo: quadros que qualquer pessoa consegue usar em minutos
• Gratuito até 10 colaboradores com cartões ilimitados e 10 quadros por Espaço de trabalho
• Os Power-Ups acrescentam automação e integrações conforme necessário
• Limitado para trabalho complexo: ótimo para listas, mais fraco para grandes projetos entre equipas

Ideal para: pequenas equipas e indivíduos que querem um organizador de tarefas gratuito e visual sem qualquer curva de aprendizagem.

6SafetyCulture

O SafetyCulture (anteriormente iAuditor) aborda a gestão de tarefas pelo ângulo das inspeções e checklists de conformidade. Se as suas “tarefas” são verificações de segurança recorrentes, inspeções de equipamento ou procedimentos padronizados, é uma das ferramentas gratuitas de gestão de tarefas mais especializadas desta lista.

O seu plano gratuito cobre até 10 utilizadores e inclui 5 modelos de inspeção ativos, análises básicas e relatórios básicos de tarefas e problemas – suficiente para uma pequena equipa que faz verificações de rotina. Quando precisa de modelos ilimitados e análises avançadas, o preço Premium é de 24 $ por lugar por mês faturado anualmente. É menos um gestor de tarefas genérico para pequenas empresas e mais uma ferramenta de operações e inspeções de linha da frente, por isso a adequação depende muito do que as suas tarefas realmente são.

• Gratuito até 10 utilizadores com 5 modelos de inspeção ativos
• Orientado por checklist: ideal para inspeções, auditorias e procedimentos padronizados
• Sinalize problemas e atribua seguimentos diretamente a partir do terreno
• Foco de nicho: construído à volta de inspeções, não da gestão genérica de tarefas de projeto

Ideal para: equipas de linha da frente cujas tarefas são inspeções, verificações de segurança e checklists recorrentes.

Priorizar o trabalho, não empilhá-lo

Escolher o software é apenas metade da batalha – a outra metade é usá-lo bem. Nem a melhor aplicação gratuita de gestão de tarefas consegue salvar uma equipa que empilha tudo numa única lista indiferenciada. Se as suas tarefas se multiplicam mais depressa do que são concluídas, leia o nosso guia sobre como priorizar corretamente as tarefas de trabalho antes de implementar uma nova ferramenta em toda a equipa.

Compare num relance o melhor software gratuito de gestão de tarefas

Os planos gratuitos abaixo diferem sobretudo num número: quantas pessoas cobrem. Eis como as seis ferramentas se posicionam nos limites do plano gratuito, no preço de entrada pago e na equipa a que cada uma melhor se adequa.

Ferramenta	Plano gratuito	Pago a partir de	Ideal para
Shifton	Até 10 funcionários (agendamento, relógio de ponto, tarefas, app móvel)	Módulos com pagamento por funcionário (poupança anual de 20%)	Equipas por turnos e de linha da frente
ClickUp	Free Forever, membros ilimitados (100 MB de armazenamento)	7 $ / utilizador / mês (anual)	Gestão de projetos rica em funções
Asana	Até 2 utilizadores (contas novas)	10,99 $ / utilizador / mês (anual)	Indivíduos e pares pequenos
Connecteam	Até 10 utilizadores pelos hubs	29 $ / mês fixo para os primeiros 30 utilizadores (anual)	Pequenas equipas sem secretária
Trello	Até 10 colaboradores, 10 quadros, cartões ilimitados	5 $ / utilizador / mês (anual)	Kanban visual simples
SafetyCulture	Até 10 utilizadores, 5 modelos de inspeção	24 $ / lugar / mês (anual)	Inspeções e checklists

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software gratuito de gestão de tarefas para equipas?

Depende da equipa. Para pessoal por turnos, de linha da frente e de campo, a Shifton é o software gratuito de gestão de tarefas mais forte porque liga as tarefas ao horário e cobre até 10 funcionários grátis, incluindo a aplicação móvel e o relógio de ponto. Para equipas de projeto de secretária que querem lugares gratuitos ilimitados, o ClickUp é o mais capaz. O Trello vence na pura simplicidade. O “melhor” gestor de tarefas gratuito é aquele que a sua equipa específica abrirá todos os dias.

Existe um software de gestão de tarefas genuinamente gratuito, ou só versões de teste gratuitas?

Várias ferramentas oferecem um verdadeiro plano gratuito para sempre, não apenas um teste. A Shifton, o ClickUp, o Connecteam, o Trello e o SafetyCulture têm todos níveis gratuitos permanentes; a diferença é o limite de utilizadores e as restrições de funções. A Asana também tem um plano gratuito, mas nas contas novas agora cobre apenas até 2 utilizadores. Verifique sempre os limites do plano gratuito em vez do título “gratuito”, porque é aí que as aplicações gratuitas de gestão de tarefas mais diferem.

Qual aplicação gratuita de gestão de tarefas funciona melhor para funcionários que não estão a uma secretária?

As equipas sem secretária e de linha da frente precisam de um rastreador de tarefas gratuito que funcione a partir de um telemóvel e se ligue aos horários. A Shifton e o Connecteam são ambos construídos para isto: cada um cobre até 10 utilizadores grátis e funciona inteiramente no telemóvel. A Shifton destaca-se quando as tarefas têm de seguir o turno, enquanto o SafetyCulture serve equipas cujo trabalho são inspeções e checklists.

Quantos utilizadores posso ter num gestor de tarefas gratuito?

Os limites de utilizadores gratuitos variam muito. O Trello permite até 10 colaboradores por Espaço de trabalho, o Connecteam e o SafetyCulture cobrem até 10 utilizadores, e a Shifton cobre até 10 funcionários com agendamento e controlo de tempo incluídos. O ClickUp é a exceção com membros gratuitos ilimitados, enquanto o novo plano gratuito da Asana está limitado a 2 utilizadores. Se precisa de uma aplicação gratuita de gestão de tarefas de equipa para mais do que um punhado de pessoas, esse limite é a primeira coisa a verificar.

Um software gratuito de gestão de tarefas também consegue lidar com agendamento e controlo de tempo?

Alguns conseguem, a maioria não. Ferramentas de projeto puras como a Asana, o ClickUp e o Trello focam-se nas tarefas e não incluem agendamento de pessoal nem relógio de ponto. A Shifton é construída de forma diferente: o seu plano gratuito combina a gestão de tarefas com o agendamento de turnos e um relógio de presenças, o que a aproxima mais de um sistema gratuito de gestão de trabalho para equipas operacionais do que de uma aplicação de afazeres autónoma.

Comece a mudar as coisas hoje!

O software gratuito de gestão de tarefas certo remove o atrito diário do “quem está a fazer o quê” sem acrescentar custo. Se a sua equipa trabalha por turnos ou no terreno, a Shifton dá-lhe gestão de tarefas, agendamento e um relógio de ponto num único plano gratuito até 10 funcionários – e cresce consigo quando estiver pronto para mais.