Timeplanlegger: de 8 beste appene for vaktplaner i 2026

En timeplanlegger er verktøyet du åpner mandag før alt annet. Treffer du riktig, tar ukens vakter femten minutter. Treffer du feil, går formiddagen med på å jage bekreftelser i meldinger, og på torsdag oppdager du at ingen dekker kvelden.

Denne gjennomgangen måler åtte apper for vaktplanlegging mot det som faktisk avgjør valget: hvor gratisplanen stopper, hva det betalte nivået virkelig koster, og om verktøyet tåler en vanlig uke med sykefravær og vaktbytter. Jobber laget ditt i roterende vakter i stedet for faste tider, er det verdt å se på apper for vaktlister også, som dekker det samme fra bemanningssiden.

Våre anbefalinger

Åtte apper kom på listen. Vil du ha kortversjonen, dekker disse tre de fleste vaktplanene.

Hva en timeplanlegger faktisk gjør

Tre oppgaver, og den tredje undervurderer lagene.

Først kommer selve planen: hvem som jobber når, holdt mot tilgjengelighet, kompetanse og de timene en person har lov til å jobbe. En app løser det med et rutenett der vaktene dras med musen, eller med en mal som gjenbrukes hver uke, og derfra kommer det meste av den sparte tiden.

Så kommer endringene. Noen melder fra, noen vil bytte, noens tilgjengelighet flytter seg midt i uken. Uten programvare blir det en meldingstråd ingen kan rekonstruere etterpå. Med programvare blir byttet bedt om, godkjent og synlig for alle på ett sted.

Den tredje og minst tydelige: å gjøre timer om til penger uten feil. Ligger planen og tidsregistreringen i ulike systemer, taster noen inn tall i lønnssystemet hver fjortende dag, og det er nettopp der feilene oppstår. En timeplanlegger som fører godkjente timer helt fram til lønnen, fjerner det trinnet helt. Guiden vår til gratis apper for tidsregistrering går dypere på målesiden.

Hva en timeplanlegger ikke er: et prosjektverktøy. Trenger du oppgavelister og frister i stedet for vaktdekning, leter du i en annen kategori.

Slik valgte vi disse 8 appene for vaktplanlegging

Filteret var offentliggjort pris. En app som skjuler kostnaden bak en salgssamtale er vanskeligere å sammenligne, så der det er tilfellet sier vi det rett ut i stedet for å gjette.

Utover det ble hver app vurdert på det som avgjør om en plan tåler en virkelig uke:

• Hvor lang tid det tar å bygge en uke fra null, og hvor lang tid å bygge den om etter én enkelt endring
• Om bytter og ledige vakter fungerer uten at en leder megler i hver melding
• Om tidsregistreringen hører til samme produkt eller er et separat kjøp
• Om mobilappen er noe de ansatte faktisk åpner
• Hvor gratisplanen stopper – ved brukere, ved avdelinger eller ved funksjoner
• Om timene når lønnskjøringen uten et regneark imellom

Malbibliotek valgte vi bevisst å se bort fra. Alle apper har dem, og ingen av dem avgjør noe.

De 8 beste appene for vaktplanlegging i 2026

1. Shifton – samlet sett den beste timeplanleggeren for små og mellomstore lag

Shifton bygger planen ut fra tilgjengelighet, roller og vaktmønstre, og beholder tidsregistreringen og de godkjente timene i samme produkt i stedet for å selge dem som et eget system.

Gratisplanen dekker opptil 10 lagmedlemmer og er ingen prøveperiode: vaktplanlegging og kalender, tidsregistrering og oppmøte, appen for iOS og Android, ubegrenset antall planer og avdelinger samt rapporter. Lag under ti personer kan kjøre på den uten sluttdato.

Over det er prisen modulær og per ansatt, så du betaler for det du slår på. Lønnskjøring koster $0.50 per ansatt per måned, oppmøtestyring $1 og kontroll av arbeidssted med GPS $5. Hver modul kommer med en prøveperiode på opptil 30 dager, så du kan prøve den mot en virkelig plan før den koster noe.

Passer best til et lag på 10 til 60 personer i vakter som vil ha planlegging, timeoppfølging og lønnsklare timer fra ett sted, priset per person i stedet for per avdeling. Der den kommer til kort: dyp personaladministrasjon. Søkerhåndtering, medarbeidersamtaler og dokumentgodkjenning er ikke dette produktets oppgave, og er det det egentlige behovet, tjener en HR-plattform deg bedre.

2. Connecteam – vaktplanlegging pluss alt annet et lag uten skrivebord trenger

Connecteam ser planen som én del av en bredere arbeidsplass uten kontorer: ved siden av står chat, sjekklister, opplæring og dokumentlagring.

Small Business er gratis opptil 10 brukere med alle funksjoner. Over det selges det per hub – Operations, Communications og HR er separate abonnementer – fra $29 i måneden for de første 30 brukerne på Basic, $49 på Advanced og $99 på Expert.

Ta den når planleggingsproblemet kommer i pakke med et kommunikasjonsproblem. Hvis vaktendringer i dag reiser gjennom gruppechatten og ingen leser de festede meldingene, er det denne. Kroken er modellen per hub: to hubber på Advanced er allerede en annen budsjettsamtale enn et verktøy priset per bruker.

3. Sling – det bredeste gratisnivået blant timeplanleggerne

Slings gratisplan rekker til 30 brukere, som er uvanlig bredt, og dekker grunnlaget: vakter, tilgjengelighet, feriesøknader og overtakelse av ledige vakter.

Betalte nivåer legger til oppfølging av lønnskostnad og tidsregistrering. Premium koster $1.70 per bruker per måned ved årlig betaling eller $2 i måneden, og Business $4.

En restaurant, en kafé eller en butikk på én adresse med mange deltidsansatte får mest ut av den, for ved så mange hoder ville en pris per bruker svi. Timeoppfølgingen sitter likevel bak det betalte nivået, så gratisplanen er en timeplanlegger og ikke mer.

4. Homebase – pris per avdeling i stedet for per person

Homebase fakturerer per avdeling, ikke per hode, som snur regnestykket for virksomheter med mange deltidsansatte under samme tak.

Gratisplanen dekker én avdeling med ubegrenset antall ansatte – den eneste appen her der antallet folk ikke skyver deg til å betale. Betalte planer går fra $24.95 per avdeling per måned på Essentials til $99 per avdeling på All-in-One.

Én travel avdeling med 20 eller flere timelønte er det beste tilfellet. I den størrelsen koster et verktøy per bruker mer enn et fast gebyr per sted. Modellen snur med veksten: fem avdelinger betyr fem gebyrer, og et produkt per ansatt blir billigere igjen.

5. When I Work – en timeplanlegger bygget for telefonen først

When I Work bygget produktet sitt rundt telefonen framfor bakkontoret, og det merkes på hvor raskt de ansatte tar den i bruk: å ta vakter, be om bytter og oppgi tilgjengelighet lever i appen.

Gratis bruk er satt til 5 ansatte, som gjør den til et startpunkt og ikke et mål. Essentials lander på omkring $2.50 per bruker per måned.

Lag i varehandel og servering med hyppig utskifting av folk finner verdi her, for å legge en ny person inn i planen tar minutter. Men en gratisgrense på 5 brukere er den strammeste på listen, så de fleste lag betaler alt fra første måned.

6. Deputy – timeplanleggeren for stramt regulert planlegging

Styrken til Deputy er regeletterlevelse: tolkning av tariffavtaler, pauseregler og krav om at vakter varsles på forhånd ligger i selve planleggingsmotoren og er ikke satt på utenfra.

Prisen starter på Lite rundt $5 per bruker per måned, med 31 dagers prøveperiode og uten gratisplan.

Målet er virksomheter der planen må oppfylle et regelverk: helse, eldreomsorg eller enhver amerikansk by med lover om varsling av vakter. Du betaler for den dybden, og en liten kafé med enkle åpningstider bruker ikke det meste av den.

7. ZoomShift – en timeplanlegger med blikket på budsjettet

ZoomShift legger timesatsene oppå planen mens du bygger den, slik at lønnskostnaden ved en avgjørelse er synlig mens avgjørelsen fortsatt tas.

Det finnes en gratisversjon og 14 dagers prøveperiode. Starter lander på omkring $2.50 per aktive lagmedlem per måned, Premium rundt $5, og Enterprise gis på forespørsel.

Nyttig når planen i realiteten er et budsjettdokument, og ukens spørsmål er om timene holder seg innenfor lønnsbudsjettet. Den er smalere enn alt-i-ett-alternativene her, så personalmapper eller opplæring betyr et annet verktøy.

8. Shiftboard – en timeplanlegger bygget for døgndrift

Shiftboard sikter mot kontinuerlig drift – fabrikker, kraftselskaper, store kundesentre – der planen aldri stopper og regler mot utmatting veier like tungt som dekningen.

Prisen gis på forespørsel. Det finnes ingen offentliggjort sum per bruker og ingen gratisplan.

Den tjener inn prisen på steder som aldri stenger, med hundrevis av arbeidere, sammenvevde kvalifikasjoner og rotasjoner som knekker enklere verktøy. Det er bedriftsprogramvare med den oppsettsinnsatsen som følger med, og for et lag på femten personer mer plattform enn svar.

Gratis timeplanleggere: hvor grensene faktisk ligger

Hver app her sier at den har en gratisplan eller en gratisversjon, og med det mener de fire ulike ting. Grensen er det som teller, for det er der verktøyet slutter å være gratis uten varsel.

• Romslig grense i personer: Sling stopper ved 30 brukere, Shifton og Connecteam ved 10. Dem kan et lite lag bruke uten sluttdato, det er ikke prøveperioder med nedtelling.
• Grense per avdeling: Homebase gir én adresse ubegrenset antall ansatte, den løseste grensen her hvis du bare har én adresse.
• Stram grense: When I Work stopper ved 5 ansatte, en terskel de fleste lag passerer den første måneden.
• Ingen gratisplan i det hele tatt: Deputy og Shiftboard tilbyr en prøveperiode i stedet.

Still et annet spørsmål om enhver gratis timeplanlegger: hvilke funksjoner som mangler, ikke hvor mange personer det er plass til. En gratisplan uten tidsregistrering betyr at du likevel fører timene et annet sted, og det andre stedet er oftest et regneark.

Apper for vaktplanlegging sammenlignet kort

Slik velger du en timeplanlegger til laget ditt

Størrelsen på laget og formen på uken din avgjør dette raskere enn en funksjonssammenligning.

• Under 10 personer: start på en gratisplan som fortsetter å være gratis. Shifton og Connecteam stopper begge ved 10, og ingen av dem utløper.
• Én avdeling med 20 eller flere timelønte: hold gebyret per avdeling hos Homebase mot prisen per bruker, for gebyret per sted vinner oftest.
• En stor deltidsstab på én adresse: gratisnivået til Sling for 30 brukere ordner planleggingen uten faktura.
• Timer som må nå lønnen rent: velg et verktøy der tidsregistreringen hører til samme produkt, ikke et tillegg du kobler på senere.
• Lokal lovgivning om vaktplaner som bindende vilkår: Deputy, og sett av budsjett til oppsettet.
• Døgndrift med hundrevis av ansatte: Shiftboard, med en innføringsplan.

Én prøve skjærer gjennom alle demoene. Bygg neste ukes virkelige plan i prøveperioden, og endre deretter to vakter. Er den andre delen tregere enn den første, tåler ikke verktøyet torsdagene dine. Vaktplanbyggeren er oftest den funksjonen lederne måler alt annet mot.

Sorterer du heller rotasjonsmønstre enn apper? Guiden vår til vaktplanstyring beskriver hvordan selve rotasjonen bygges. Verktøy skreddersydd nettopp for en liten virksomhet sammenlignet vi separat i teksten om programvare for ansattplanlegging for små bedrifter.

Slik innfører du en timeplanlegger uten å miste en uke

Innføringer feiler på én forutsigbar måte. Lederen bygger den nye planen i det nye verktøyet og vedlikeholder samtidig det gamle regnearket, dobler sitt eget arbeid og går stille tilbake.

En rekkefølge som unngår det:

1. Ta ett lag, ikke hele selskapet. En avdeling i to uker forteller deg det samme som en start i hele selskapet, til en brøkdel av risikoen.
2. Bygg om én virkelig uke, ikke en testuke. Oppdiktede data skjuler problemene, og nettopp den ubehagelige delte vakten og personen som bare kan på tirsdager er hele poenget.
3. Slutt å vedlikeholde regnearket den første dagen. Å kjøre begge er nettopp der det faller. Er den nye planen feil, retter du den i det nye verktøyet.
4. Slå på telefonene før rapportene. De ansatte tar verktøyet i bruk fordi de ser sine egne vakter, ikke på grunn av statistikken din.
5. Koble deretter til tidsregistreringen, lønnen sist. Først plan og timer; eksport når tallene alt har tillit.
6. Skriv ned bytteregelen: hvem som kan bytte med hvem, og hvor sent. Den ene linjen forhindrer de fleste av kranglene som ellers følger.

To uker holder oftest for å vite. Og hvis laget fortsatt sender meldinger for å spørre når de jobber, er ikke verktøyet problemet – varslene er slått av.

Ofte stilte spørsmål

Hva er den beste gratisappen for vaktplanlegging?

Avhenger av hvilken grense du treffer først. Gratisnivået til Sling holder 30 brukere, flest personer av appene her. Homebase gir én avdeling ubegrenset bemanning, det mest fleksible valget for én enkelt adresse. Gratisplanen til Shifton dekker 10 personer, men inneholder tidsregistrering og rapporter, som de andre legger bak et betalt nivå. Ingen av de tre utløper.

Kan en timeplanlegger håndtere flere avdelinger?

De fleste kan, men prisen reagerer ulikt. Verktøy som fakturerer per ansatt, som Shifton, ser avdelinger som en strukturdetalj og tar ikke ekstra for dem. Verktøy per avdeling, som Homebase, fakturerer hvert sted, så en annen avdeling dobler gebyret.

Hvor mange brukere er gratis på Shifton?

Opptil 10 lagmedlemmer, uten tidsgrense. Det dekker vaktplanlegging og kalender, tidsregistrering og oppmøte, mobilappen for iOS og Android, ubegrenset antall planer og avdelinger samt rapporter. Lønnskjøring, oppmøteanalyse og stedskontroll via GPS er betalte moduler fra $0.50 per ansatt, hver med en prøveperiode på opptil 30 dager.

Trenger et lag på fem en timeplanlegger?

Ikke strengt tatt. Fem personer er det plass til i et regneark. Det som får små lag til å bytte tidligere er byttetråden: allerede ved fem kommer endringer i meldinger og forsvinner. Har uken din virkelig ingen endringer, holder et regneark.

Hva skjer når noen glemmer å stemple inn?

Ethvert verktøy med innebygd tidsregistrering flagger en manglende stempling og lar en leder rette den, med endringen logget. Sjekk i prøveperioden om den rettingen er ett trykk eller en supportsak, for den forskjellen avgjør om lederne fortsetter å bruke det.

Vil de ansatte virkelig bruke en ny vaktplanapp?

Oppslutningen henger på én ting: om appen svarer på spørsmålet om neste vakt raskere enn en melding til lederen. Slå på push-varsler for publiserte planer og vaktendringer før dere starter, og spørsmålet slutter for det meste å komme.

Daria Oleshko

Customer Success Manager hos Shifton med omfattende erfaring innen personalledelse og feltserviceledelse.