Dienstplaner-Apps: die 8 besten Tools für Schichtpläne 2026

Ein Dienstplaner ist das Werkzeug, das Sie montags vor allem anderen öffnen. Passt er, sind die Schichten der Woche in fünfzehn Minuten fertig. Passt er nicht, verbringen Sie den Morgen damit, Bestätigungen per Nachricht einzusammeln, und stellen am Donnerstag fest, dass niemand den Abend abdeckt.

Dieser Vergleich prüft acht Dienstplaner-Apps an dem, was die Entscheidung wirklich trägt: wo der kostenlose Tarif endet, was die bezahlte Stufe tatsächlich kostet und ob die App eine normale Woche mit Ausfällen und Schichttausch übersteht. Arbeitet Ihr Team in rotierenden Schichten statt in festen Zeiten, deckt unsere Übersicht der Apps für Mitarbeiter-Dienstpläne dasselbe Feld von der Einsatzplanung her ab.

Unsere Empfehlungen

Acht Apps sind in der Liste. Wer es kurz will: diese drei decken die meisten Dienstpläne ab.

Was ein Dienstplaner tatsächlich tut

Drei Aufgaben, und die dritte unterschätzen Teams.

Zuerst der Plan selbst: wer wann arbeitet, abgeglichen mit Verfügbarkeit, Qualifikation und den Stunden, die jemand arbeiten darf. Eine Dienstplaner-App löst das mit einem Raster, in dem Schichten per Maus verschoben werden, oder mit einer Vorlage, die Sie jede Woche wiederverwenden. Daraus kommt der größte Teil der Zeitersparnis.

Dann kommen die Änderungen. Jemand fällt aus, jemand will tauschen, bei jemandem verschiebt sich die Verfügbarkeit mitten in der Woche. Ohne Software wächst daraus ein Nachrichtenverlauf, den später niemand nachvollzieht. Mit Software wird der Tausch beantragt, genehmigt und ist für alle an einer Stelle sichtbar.

Drittens, und am wenigsten offensichtlich: Stunden korrekt in Geld verwandeln. Wenn Plan und Zeiterfassung in getrennten Systemen liegen, tippt jemand alle vierzehn Tage Zahlen in die Lohnabrechnung, und genau da entstehen die Fehler. Ein Dienstplaner, der genehmigte Stunden bis zur Abrechnung durchreicht, streicht diesen Schritt ganz. Unser Leitfaden zu kostenlosen Apps zur Zeiterfassung geht auf der Messseite tiefer.

Was ein Dienstplaner nicht ist: ein Projektmanagement-Werkzeug. Wenn Sie Aufgabenlisten und Termine brauchen statt Schichtabdeckung, suchen Sie in einer anderen Kategorie.

Wie wir diese 8 Dienstplaner-Apps ausgewählt haben

Der Filter war der veröffentlichte Preis. Eine App, die ihre Kosten hinter einem Verkaufsgespräch versteckt, lässt sich schwerer vergleichen, deshalb schreiben wir das dort, wo es so ist, offen hin statt zu raten.

Darüber hinaus wurde jede App an den Dingen gemessen, die entscheiden, ob ein Plan eine echte Woche übersteht:

• Wie lange eine Woche von null dauert und wie lange der Umbau nach einer einzigen Änderung
• Ob Tausch und offene Schichten laufen, ohne dass eine Führungskraft jede Nachricht vermittelt
• Ob die Zeiterfassung zum selben Produkt gehört oder ein separater Kauf ist
• Ob die Mobil-App etwas ist, das Beschäftigte tatsächlich öffnen
• Wo der kostenlose Tarif endet – bei Nutzern, bei Standorten oder bei Funktionen
• Ob Stunden ohne Tabelle dazwischen in der Lohnabrechnung ankommen

Vorlagenbibliotheken haben wir bewusst ignoriert. Die hat jede App und keine davon entscheidet etwas.

Die 8 besten Dienstplaner-Apps 2026

1. Shifton – insgesamt bester Dienstplaner für kleine und mittlere Teams

Shifton baut den Plan aus Verfügbarkeiten, Rollen und Schichtmustern und behält Zeiterfassung sowie genehmigte Stunden im selben Produkt, statt sie als eigenes System zu verkaufen.

Der kostenlose Tarif deckt bis zu 10 Teammitglieder und ist keine Testphase: Schichtplanung und Kalender, Zeiterfassung und Anwesenheit, die App für iOS und Android, unbegrenzte Pläne und Standorte sowie Berichte. Teams unter zehn Personen können damit ohne Ablauf arbeiten.

Darüber ist der Preis modular und pro Mitarbeiter, Sie zahlen also für das, was Sie einschalten. Lohnabrechnung kostet $0.50 pro Mitarbeiter und Monat, Anwesenheitserfassung $1 und Arbeitsortkontrolle mit GPS $5. Zu jedem Modul gehört eine Testphase von bis zu 30 Tagen, Sie können es also an einem echten Plan prüfen, bevor es etwas kostet.

Am besten passt es einem Team von 10 bis 60 Personen im Schichtbetrieb, das Planung, Zeiterfassung und abrechnungsfertige Stunden von einer Stelle will, bezahlt pro Person statt pro Betrieb. Wo es schwächer wird: tiefes Personalwesen. Bewerbermanagement, Leistungsbeurteilungen und Dokumentenfreigaben leistet dieses Produkt nicht, und wenn das der eigentliche Bedarf ist, dient Ihnen eine HR-Plattform besser.

2. Connecteam – Dienstplaner plus alles andere, was ein Team ohne Schreibtisch braucht

Connecteam behandelt den Plan als ein Stück eines größeren Arbeitsplatzes ohne Büro: daneben stehen Chat, Checklisten, Schulungen und Dokumentenablage.

Small Business ist für bis zu 10 Nutzer über alle Funktionen kostenlos. Darüber wird pro Hub verkauft – Operations, Communications und HR sind eigene Abos – ab $29 im Monat für die ersten 30 Nutzer auf Basic, $49 auf Advanced und $99 auf Expert.

Nehmen Sie es, wenn das Planungsproblem zusammen mit einem Kommunikationsproblem eintrifft. Wenn Schichtänderungen heute per Gruppenchat wandern und niemand die angepinnten Nachrichten liest, ist es dieses. Der Haken ist das Modell pro Hub: zwei Hubs auf Advanced sind schon ein anderes Budgetgespräch als ein Werkzeug mit Preis pro Nutzer.

3. Sling – der weiteste kostenlose Tarif unter den Dienstplaner-Apps

Slings kostenloser Tarif reicht bis 30 Nutzer, was ungewöhnlich weit ist, und deckt die Grundlagen: Schichten, Verfügbarkeit, Urlaubsanträge und das Übernehmen offener Schichten.

Bezahlte Stufen ergänzen Personalkostenverfolgung und Zeiterfassung. Premium kostet $1.70 pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung oder $2 monatlich, Business $4.

Am meisten holen ein Restaurant, Café oder Laden an einer Adresse mit vielen Teilzeitkräften heraus, denn bei dieser Kopfzahl würde ein Preis pro Nutzer wehtun. Zeiterfassung sitzt allerdings hinter der bezahlten Stufe, der kostenlose Tarif ist also ein Dienstplaner und sonst nichts.

4. Homebase – Preis pro Standort statt pro Person

Homebase rechnet pro Betrieb ab, nicht pro Kopf, was die Mathematik für Betriebe mit vielen Teilzeitkräften unter einem Dach umdreht.

Der kostenlose Tarif deckt einen Standort mit unbegrenzt vielen Beschäftigten – die einzige App hier, bei der die Personalzahl Sie nicht ins Zahlen treibt. Bezahlte Tarife laufen von $24.95 pro Standort und Monat auf Essentials bis $99 pro Standort auf All-in-One.

Ein gut besuchter Standort mit 20 oder mehr Stundenkräften ist der Idealfall. In dieser Größe kostet ein Werkzeug pro Nutzer mehr als eine pauschale Standortgebühr. Mit dem Wachstum kippt das Modell: fünf Standorte heißen fünf Gebühren, und ein Produkt pro Mitarbeiter wird wieder billiger.

5. When I Work – ein Dienstplaner zuerst fürs Handy

When I Work hat sein Produkt um das Telefon gebaut, nicht um das Büro, und das zeigt sich daran, wie schnell Beschäftigte es annehmen: Schichten übernehmen, Tausch beantragen und Verfügbarkeit angeben passiert in der App.

Die kostenlose Nutzung ist bei 5 Beschäftigten gedeckelt, was daraus einen Startpunkt macht und kein Ziel. Essentials liegt bei etwa $2.50 pro Nutzer und Monat.

Wert finden hier Teams in Handel und Gastronomie mit häufigem Personalwechsel, denn eine neue Kraft in den Plan zu bringen dauert Minuten. Doch eine kostenlose Grenze von 5 Nutzern ist die engste in dieser Liste, die meisten Teams zahlen also ab dem ersten Monat.

6. Deputy – der Dienstplaner für regulierte Planung

Die Stärke von Deputy ist Regelkonformität: Tarifauslegung, Pausenregeln und Vorgaben zur vorab bekannten Planung sitzen im Planungskern selbst und sind nicht angeklebt.

Der Preis beginnt bei Lite mit etwa $5 pro Nutzer und Monat, mit 31 Tagen Test und ohne kostenlosen Tarif.

Ziel sind Betriebe, in denen der Plan ein Regelwerk erfüllen muss – Gesundheitswesen, Altenpflege oder jede US-Stadt mit Gesetzen zur vorab angekündigten Schicht. Sie zahlen für diese Tiefe, und ein kleines Café mit geraden Öffnungszeiten nutzt den größten Teil davon nicht.

7. ZoomShift – ein Dienstplaner mit Blick aufs Budget

ZoomShift legt die Stundensätze beim Bauen über den Plan, sodass die Personalkosten einer Entscheidung schon während der Entscheidung sichtbar sind.

Es gibt eine kostenlose Version und 14 Tage Test. Starter liegt bei etwa $2.50 pro aktivem Teammitglied und Monat, Premium bei etwa $5, Enterprise auf Anfrage.

Nützlich, wenn der Plan eigentlich ein Budgetdokument ist und die Wochenfrage lautet, ob die Stunden in die Personalkostenvorgabe passen. Er ist schmaler als die Allrounder hier, HR-Akten oder Schulungen bedeuten also ein zweites Werkzeug.

8. Shiftboard – ein Dienstplaner für den Rund-um-die-Uhr-Betrieb

Shiftboard zielt auf durchlaufende Betriebe – Werke, Versorger, große Callcenter – wo der Plan nie stillsteht und Ermüdungsregeln so schwer wiegen wie die Abdeckung.

Der Preis wird angefragt. Es gibt keine veröffentlichte Zahl pro Nutzer und keinen kostenlosen Tarif.

Seinen Preis verdient es an Standorten im Dauerbetrieb mit hunderten Beschäftigten, verschachtelten Qualifikationen und Rotationen, an denen einfachere Werkzeuge brechen. Es ist Unternehmenssoftware mit dem Einrichtungsaufwand, der dazugehört, und für ein Team von fünfzehn Leuten mehr Plattform als Antwort.

Kostenlose Dienstplaner-Apps: wo die Grenzen wirklich liegen

Jede App hier sagt, sie habe einen kostenlosen Tarif oder eine kostenlose Version, und gemeint sind vier verschiedene Dinge. Die Grenze zählt, denn dort hört das Werkzeug ohne Vorwarnung auf, kostenlos zu sein.

• Weit gefasst nach Personen: Sling endet bei 30 Nutzern, Shifton und Connecteam bei 10. Diese sind für ein kleines Team dauerhaft nutzbar, keine Testphasen mit Countdown.
• Gefasst nach Standort: Homebase gibt einer Adresse unbegrenzt viele Beschäftigte, die lockerste Grenze hier, wenn Sie nur eine Adresse haben.
• Eng gefasst: When I Work endet bei 5 Beschäftigten, was die meisten Teams im ersten Monat überschreiten.
• Gar kein kostenloser Tarif: Deputy und Shiftboard bieten stattdessen eine Testphase.

Stellen Sie zu jedem kostenlosen Dienstplaner eine zweite Frage: welche Funktionen fehlen, nicht wie viele Personen passen. Ein kostenloser Tarif ohne Zeiterfassung heißt, dass Sie Stunden weiterhin woanders führen, und dieses woanders ist meist eine Tabelle.

Dienstplaner-Apps im direkten Vergleich

Wie Sie einen Dienstplaner für Ihr Team auswählen

Teamgröße und die Form Ihrer Woche entscheiden das schneller als ein Funktionsvergleich.

• Unter 10 Personen: mit einem kostenlosen Tarif anfangen, der kostenlos bleibt. Shifton und Connecteam enden beide bei 10, und keiner läuft ab.
• Ein Standort mit 20 oder mehr Stundenkräften: die Standortgebühr von Homebase gegen den Preis pro Nutzer rechnen, denn die Standortgebühr gewinnt meist.
• Ein großer Teilzeitstamm an einer Adresse: Slings kostenlose Stufe für 30 Nutzer erledigt die Planung ohne Rechnung.
• Stunden, die sauber in die Abrechnung müssen: ein Werkzeug nehmen, bei dem die Zeiterfassung zum selben Produkt gehört und kein Zusatz ist, den Sie später anbinden.
• Lokales Arbeitsrecht als bindende Vorgabe: Deputy, und Budget für die Einrichtung einplanen.
• Ein Dauerbetrieb mit hunderten Beschäftigten: Shiftboard, mit Einführungsplan.

Ein Test schneidet durch alle Demos. Bauen Sie im Test den echten Plan für nächste Woche und ändern Sie dann zwei Schichten. Ist der zweite Teil langsamer als der erste, übersteht das Werkzeug Ihre Donnerstage nicht. Der Schichtplaner ist meist die Funktion, an der Führungskräfte alles andere messen.

Sortieren Sie eher Rotationsmuster als Apps? Unser Leitfaden zum Dienstplanmanagement beschreibt, wie die Rotation selbst aufgebaut wird. Werkzeuge, die genau auf ein kleines Unternehmen zugeschnitten sind, haben wir gesondert in Mitarbeiterplanungssoftware für kleine Unternehmen verglichen.

Einen Dienstplaner einführen, ohne eine Woche zu verlieren

Einführungen scheitern auf eine vorhersehbare Weise. Die Führungskraft baut den neuen Plan im neuen Werkzeug und pflegt dabei die alte Tabelle weiter, verdoppelt die eigene Arbeit und geht still zurück.

Eine Reihenfolge, die das vermeidet:

1. Ein Team nehmen, nicht die ganze Firma. Eine Abteilung über zwei Wochen sagt Ihnen dasselbe wie ein firmenweiter Start, mit einem Bruchteil des Risikos.
2. Eine echte Woche neu bauen, keine Testwoche. Erfundene Daten verstecken die Probleme, und die unbequeme geteilte Schicht und die Person, die nur dienstags kann, sind der Punkt.
3. Am ersten Tag aufhören, die Tabelle zu pflegen. Beides zu führen ist der Punkt, an dem es kippt. Ist der neue Plan falsch, korrigieren Sie ihn im neuen Werkzeug.
4. Zuerst die Handys, dann die Berichte. Beschäftigte nehmen das Werkzeug an, weil sie ihre eigenen Schichten sehen, nicht wegen Ihrer Auswertung.
5. Danach die Zeiterfassung anbinden, die Abrechnung zuletzt. Erst Planung und Stunden; Exporte, sobald den Zahlen vertraut wird.
6. Die Tauschregel aufschreiben: wer mit wem tauschen darf und bis wann. Diese eine Zeile verhindert die meisten späteren Diskussionen.

Zwei Wochen genügen meist für eine klare Antwort. Und wenn das Team weiterhin schreibt, um zu erfahren, wann es arbeitet, ist nicht das Werkzeug das Problem – die Benachrichtigungen sind aus.

Häufige Fragen

Welche kostenlose Dienstplaner-App ist die beste?

Kommt darauf an, an welche Grenze Sie zuerst stoßen. Slings kostenlose Stufe trägt 30 Nutzer, die meisten Personen von allen hier. Homebase gibt einem Standort unbegrenzt Personal, die flexibelste Wahl für eine einzige Adresse. Shiftons kostenloser Tarif deckt 10 Personen, enthält aber Zeiterfassung und Berichte, die die anderen hinter eine bezahlte Stufe legen. Keiner der drei läuft ab.

Kann ein Dienstplaner mehrere Standorte verwalten?

Die meisten können das, aber der Preis reagiert unterschiedlich. Werkzeuge mit Abrechnung pro Mitarbeiter wie Shifton behandeln Standorte als Strukturdetail und verlangen nichts extra dafür. Werkzeuge pro Standort wie Homebase stellen jedes Objekt in Rechnung, ein zweiter Standort verdoppelt also die Gebühr.

Wie viele Nutzer sind bei Shifton kostenlos?

Bis zu 10 Teammitglieder, ohne Zeitgrenze. Dazu gehören Schichtplanung und Kalender, Zeiterfassung und Anwesenheit, die Mobil-App für iOS und Android, unbegrenzte Pläne und Standorte sowie Berichte. Lohnabrechnung, Anwesenheitsauswertung und GPS-Ortskontrolle sind bezahlte Module ab $0.50 pro Mitarbeiter, jedes mit einer Testphase von bis zu 30 Tagen.

Braucht ein Team von fünf Personen einen Dienstplaner?

Nicht zwingend. Fünf Personen passen in eine Tabelle. Was kleine Teams früher zum Wechsel treibt, ist der Tauschverlauf: schon bei fünf kommen Änderungen per Nachricht und gehen verloren. Hat Ihre Woche wirklich keine Änderungen, reicht eine Tabelle.

Was passiert, wenn jemand das Einstempeln vergisst?

Jedes Werkzeug mit eingebauter Zeiterfassung markiert eine fehlende Buchung und lässt eine Führungskraft sie korrigieren, mit protokollierter Änderung. Prüfen Sie im Test, ob diese Korrektur ein Tippen ist oder ein Support-Ticket, denn dieser Unterschied entscheidet, ob Führungskräfte dabeibleiben.

Werden Beschäftigte eine neue Dienstplaner-App wirklich nutzen?

Die Annahme hängt an einer Sache: ob die App die Frage nach der nächsten Schicht schneller beantwortet als eine Nachricht an die Führungskraft. Schalten Sie Push-Benachrichtigungen für veröffentlichte Pläne und Schichtänderungen vor dem Start ein, dann kommt die Frage meist nicht mehr.

Daria Oleshko

Customer-Success-Managerin bei Shifton mit umfangreicher Erfahrung in den Bereichen Personalmanagement und Außendienstmanagement.