売場ごとに営業週を埋める
一軒の店は、実際には同じ屋根の下にある複数の商売です。レジは夕方に山を迎え、荷は夜明けに届き、ベーカリーはそのどちらよりも早く動き出します。一枚のシフト表がこれらすべてを収めながら、なお売場ごとに読めなければなりません。
開店前に欠員を埋める
六時に電話が入り、七時からのシフトに出られないと言われます。売場を一人ずつ電話で回るのは遅く、たいてい同じ三人に行き着きます。その持ち場を教わった全員にシフトを流せば、本当に空いている人が見つかります。
労働時間はその場で記録する
店での打刻は、日曜にまとめて書く用紙よりはるかに確かです。実際の開始と終了が予定シフトの隣に並ぶので、荷受けの日の遅い終業は口論ではなく記録に残ります。
人時を商売の形に当てて読む
売場別・曜日別の労働時間は、シフト表のどこが間違っているかを店長に告げる数字です。そして多くの店では、その数字が届くのが遅すぎます。
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スーパーは同時にいくつもの商売である
外から見れば店は一つの現場です。シフト表から見れば四つか五つの現場で、それぞれに固有の律動があります。荷は夜明け前に届き、持ち上げられる人手を要します。レジは五時から七時に山を迎え、レジ機を教わった人手を要します。生鮮カウンターには固有の仕込みの時間帯があります。バックヤードは客が決して見ない予定に従って動きます。
これらを区別のない一つの人員の塊として扱うシフト表は、見慣れた失敗を生みます。建物の中には人が足りているのに、五時半のレジには人が足りない、という失敗です。
売場に分けると週が読めるようになる
同じシフト表の中で店を売場に分けておけば、店長は一つの現場ずつ充足を確かめながら、なお一週間分をまとめて公開できます。訓練の状況も同時に見えてきます。問われているのは誰が空いているかだけであることは少なく、たいていは空いていて、しかも空いた枠を教わっているかどうかだからです。
その後半を担うのが役割です。空いたレジのシフトを店の全員に投げれば、返ってくるのはほとんどが担当できない人です。レジ機を教わった全員に投げれば、数分で引き受け手が見つかります。
学生、短時間勤務者、そして勤務可能日の問題
小売は他に用事を抱えた人たちの上に成り立っています。授業の時間割は学期ごとに変わり、掛け持ちの仕事も動き、その情報なしに組んだシフト表は、公開したその瞬間に一週間分の交代申請を生みます。
組む前に勤務可能日を集めておくことは、この工程全体で最も安上がりな修正です。
朝六時の欠勤
どの店長も、名簿を上から電話で当たった経験があります。その方法は機能します。ただし遅く、そして必ず同じ頼れる三人に行き着きます。その三人が疲れ果て、他の全員がシステム上では手が空いていないままになる仕組みが、まさにこれです。
空いた枠を条件を満たす全員に流すと、誰に声がかかるかが変わります。募集は一度だけ出て、条件に合う最初の人が受け、誰に届いたかの記録が残ります。四半期を通して見れば追加の時間もより均等に配られ、誰も狙っていなかった定着の効果が出ます。
給与計算が説明できる労働時間
店には固有の賃金の揉め事があります。列をさばき切るためにシフトの終わりに伸びる十五分です。ほとんどの日に起こり、まぎれもない労働であり、紙の運用では忘れられるか、後から記憶で足されるかのどちらかになります。
実際の退勤時刻を予定の終業時刻と並べて記録すれば、それは起きたその場で押さえられます。店長は週次のレポートでその傾向を見ます。たいていはそちらのほうが有益です。五日のうち四日も終業が延びる閉店シフトは、働き方が悪いのではなく、組み方が悪いからです。
チェーンと複数店舗の集計
複数の店舗を回る従業員はチェーンでは当たり前で、多くの仕組みでは厄介です。二重に登録されてしまうからです。人につき記録は一つ、シフトは拠点に紐づける形にすれば給与明細は正しく保たれ、チェーン全体の比較がそもそも可能になります。
人時と売れ方の形を突き合わせる
小売で役に立つレポートは売場別・曜日別の労働時間で、それを店が実際に上げた数字と並べて読みます。構造的な誤りが二つ、すぐに浮かびます。閑散日が必要とする以上の人を抱えている売場と、頭数から組んだために慢性的に人が足りない山の時間帯です。
どこから始めるか
Shiftonは従業員10人までなら期間の制限なく無料で、小型店や大きな店の一売場ならこれで足ります。シフト作成、基本の打刻、スマートフォンのアプリ、レポートは初めから含まれ、モジュールは従業員一人あたり月0,50ドルから一つずつ追加でき、最長60日の試用が付きます。
よくある質問
一枚のシフト表で売場を分けて組めますか。
できます。レジ、品出し、生鮮カウンター、バックヤードは同じ週の中で別々の売場として扱われるので、店長は一つずつ確認しながら、店全体には一枚のシフト表を公開できます。
直前の欠員はどう埋めますか。
そのシフトを開放すると、その持ち場を教わった全員に届きます。最初に受けた人がそれを取ります。従業員同士で決めた交代も、シフト表が変わる前に同じ承認の手順を通ります。
学生や短時間勤務者の勤務可能日は扱えますか。
従業員はシフト表が組まれる前に、働ける曜日と時間帯に印を付けます。授業の時間割や掛け持ちの仕事が、公開後ではなく組む瞬間に見えている状態になります。
一つのアカウントで複数の店舗を動かせますか。
できます。店舗はそれぞれ一つの拠点として扱われ、複数店を回る従業員も記録は一つのままです。レポートは店舗ごとにも、チェーン全体でも読めます。
休憩は別立てで記録されますか。
休憩は合計から差し引くのではなく、それ自体の記録として残ります。だから有給の時間と無給の時間が分かれたままになり、給与に渡すファイルが実際に起きたことと一致します。
チェーンの一店舗なら無料枠で足りますか。
従業員10人までは期間の制限なく無料で、シフト作成、基本の打刻、スマートフォンのアプリ、レポートが含まれます。有料モジュールは従業員一人あたり月0,50ドルからで、それぞれ最長60日の試用が付きます。
