Създаване и възлагане на задачи

Задачи са основният модул в Field Service режим и не могат да бъдат деактивирани.

Задачите ви позволяват да възлагате работа на един или няколко служители, с прикрепен контролен списък за изпълнение по време на изпълнението на задачата. Задачите са централни за Field Service операциите и се използват за всички видове възлагания, планиране и проследяване на работата.

Забележка: Задачите са съществени; всичко в Field Service се върти около тях. Пълното разбиране на задачите е критично за ефективното използване на системата.

Страници, където можете да създадете задача

Задачи могат да бъдат създавани от различни места в системата, в зависимост от работния процес и предпочитанията.

1. Страница Клиенти

Навигирайте до страницата Клиенти.
Намерете желания клиент в списъка.
Кликнете върху иконата молив до името на клиента, за да отворите страничния панел на профила му.
Превъртете надолу в панела и кликнете върху Създай Задача.

Важни подробности:

Ако клиентът има множество адреси, трябва да изберете един конкретен адрес за задачата.
При създаване на задача през страницата „Клиенти“ клиентът се добавя автоматично.не е необходимо да избирате клиент ръчно.
Ако се налага редактиране на данни за клиент (например име, контактна информация, адрес), кликнете върху иконата на молив, актуализирайте информацията в страничния панел и кликнете върху Запази.
За да създадете нов клиент, кликнете върху иконата + в секцията за клиенти, попълнете необходимите полета, конфигурирани за вашата компания, и кликнете върху Запази.

Съвет: Винаги проверявайте два пъти избрания клиент и адрес, особено ако клиентът има множество адреси, за да избегнете неправилно възлагане на задачата.

2. Страница „Задачи“

Страницата Задачи предоставя подробен преглед и инструменти за управление на всички задачи.

Можете да:

Преглеждате задачите в списъчен вид.
Филтрирате задачите по статус: Активни, Завършени, Отказани и Без дата.
Търсите задачи, използвайки ключови думи.
- Забележка: Само полета, разрешени за търсене при създаването на полето за задача, могат да бъдат търсени.
Филтрирате задачите по един или повече статуси.
Изберете период от време за показване на задачи.
Показвате филтрираните и сортирани задачи на карта.

Показваните полета на задачата включват:

Заглавие и Описание – стандартни полета. Ако са направени персонализации (добавени/премахнати/пренаредени полета), дисплеят отразява тези настройки.
Клиент – клиентът свързан със задачата.
Адрес – адресът на клиента, асоцииран със задачата.
Служител – назначен(и) служител(и).
Планирано време – планирано време за начало.
Статус – текущ статус на задачата.
Завършено – показва се само за завършени задачи; показва времето на завършване от служителя.
Настройки за повтарящи се задачи – оранжев кръг с ивица = неповтаряща се задача; зелен кръг с отметка = повтаряща се задача.
Действия – опции за изтриване на задачата.

Съвет: Използвайте филтри и сортиране, за да управлявате ефективно големи количества задачи.

3. Страница Календар

„Календар“ предоставя визуален преглед на задачите.

Задачи, назначени на служители, се появяват като клетки в реда на служителя.
Задачи с дата, но без назначен служител появяват се в списъка с незададени задачи.
Задачите без насрочена дата се появяват отстрани под Задачи без дата.

Филтри на календара:

Филтър по служител
Филтър по тип задача
Изберете маркировки
Изберете статуси
Изберете обслужвани области

Прилагане на филтри: Кликнете Търсене. За да нулирате филтрите, кликнете Изчисти.
За да подобрите изгледа на календара, скрийте панела за филтри, като кликнете върху иконата за филтър над календара.

Опции за визуализация на календара:

Показване на задачи за всички служители или само за сътрудниците с възложени задачи.
Опции за показване: 1 ден, 3 дни, 1 седмица, 1 месец.
Навигирайте дните или месеците с помощта на стрелките наляво/надясно или изберете конкретен ден чрез икона на календар.
Кликнете върху икона на зъбно колело за допълнителни настройки:
- Показване на задачи – контролира видимостта на задачите в изглед за 1 ден.
- Режим на показване (ден) – показвайте само работните часове (напр., 8:00–17:00).
- Опции за сортиране на служители – изберете да показвате номера на служителите.
- Сортиране – по име или личен номер.

Съвет: Настройте тези опции за яснота при управление на много задачи едновременно.

Създаване на задача

Кликнете върху Създаване на задача за да започнете нова задача.

1. Клиент (По избор)

Изберете съществуващ клиент или създайте нов.
За да изберете, въведете поне 3 букви от името на клиента за търсене.
Изберете правилния адрес.
За да редактирате данни за клиента, кликнете върху икона на молив → направете промените → Запази.
За да създадете нов клиент, кликнете върху + иконата → попълнете задължителните полета → Запази.

Забележка: Винаги проверявайте избора на клиент и адрес. Неправилните адреси водят до грешки в задачите.

2. Обща информация

Попълнете полета за обща информация (специални или стандартни полета, които вашата фирма е конфигурирала).
Планирано време – начално време на задачата. Ако остане празно, задачата се появява в Задачи без дата.
Очаквана продължителност – необходимо време за изпълнение на задачата, използва се за планиране и избягване на припокривания.
Маркировки – визуални маркери за типове задачи в календара.
Умение – изберете предварително дефинирани умения, за да филтрирате служители при назначаване.
Чеклист – изберете чеклист, който служителят да изпълни по време на задачата.

Съвет: Правилното задаване на маркировки, умения и чеклистове осигурява правилно назначаване на служители и проследяване на изпълнението на задачите.

3. Служители

Задачите могат да се възлагат на един или няколко служители.
След избора на първия служител, Допълнителен служител поле се появява.
Всеки допълнителен служител получава подзадача. Подзадачите могат да имат:
- Отделно планирано време за начало
- Отделна оценена продължителност
За да премахнете допълнителните служители, кликнете върху иконката за изтриване до тях.

Пример: За кетъринг събития, декораторите пристигат първи, сервитьорите пристигат 2 часа по-късно, почистващият екип вечерта. Подзадачите позволяват прецизно планиране.

4. Повтарящи се задачи

Повтарящите се задачи са налични само за задача, възложена на един служител.
Активирайте чрез Настройки за повтарящи се задачи квадратчето след като зададете планираното време.
Изберете крайна дата и тип на повторение:
- Ежедневно – изберете дни от седмицата (понеделник–неделя).
- Седмично – същия ден от седмицата всяка седмица до крайната дата.
- На всеки 2 седмици – същия ден от седмицата на всеки 14 дни до крайната дата.

Забележка: Добавянето на допълнителни служители деактивира повторението за допълнителните служители.
Важно: Преди изпълнението на задачата да започне, можете да редактирате тази задача или всички бъдещи случаи, включително: служител, контролен списък, дата/време, оценки, умения и т.н.

5. Планирани Инструменти (По желание)

Посочете необходимите инструменти, оборудване или консумативи за изпълнение на задачата (изисква модул за инвентаризация).
Инструментите трябва да бъдат налични в правилното количество за служителя.
Забележка: Планираните инструменти може да се различават от реално използваните по вид или количество.

6. Файлове

Качете снимки или документи на клиента.
Изберете дали да показвате или скривате файлове от служителя.

ЧЗВ – Създаване и възлагане на задачи

1. Защо не мога да избера клиентски адрес?
Клиентът има няколко адреса; трябва да изберете един, за да възложите правилно задачата.

2. Какво ако клиентът не съществува?
Използвайте иконата + за да създадете нов клиент и попълнете необходимите полета.

3. Мога ли да създам задача без клиент?
Да, полето за клиент е по избор. Задачите без клиент се появяват в списъците и на календара.

4. Защо задачата ми не се показва на календара?
Задачите без планирано време се появяват в Задачи без дата. Добавете планирано време, за да се показват на календара.

5. Как да възложа няколко служители?
Изберете първия служител → Допълнителен служител се появява поле → добавете повече служители → създават се подзадачи.

6. Могат ли повтарящи се задачи да бъдат възложени на няколко служителя?
Не, повторяемост е налична само за един служител.

7. Какво са подзадачи?
Подзадачите са за допълнителни служители с отделно време на започване, продължителност и списък със задачи.

8. Какво означават оранжевите и зелените кръгове?

Оранжев кръг – неповтарящ се
Зелен кръг с отметка – повтарящ се

9. Мога ли да редактирам списъците със задачи след създаване на задачата?
Да, преди изпълнението на задачата. Подзадачите могат да имат отделни списъци със задачи.

10. Защо търсенето по ключова дума не намира моята задача?
Търсенето работи само за полета, които са разрешени за търсене.

11. Как да показвам задачи на картата?
След филтриране и сортиране на страницата със задачи, кликнете показване на карта.

12. Мога ли да видя задачи за всички служители в календара?
Да, показвайте всички служители или само тези с възложени задачи.

13. Как да филтрирам задачи по маркировки или типове?
Използвайте филтри → кликнете Търсене.

14. Как да променя планираното време на подзадача?
Всяка подзадача може да има собствено време на започване и продължителност.

15. Какво се случва, ако изтрия главния служител?
Главната задача се изтрива. Подзадачите може да загубят връзка. Първо изтрийте подзадачите, ако е необходимо.

16. Как да настроя повтаряща се задача?
Изберете начална дата → проверете Настройки за повторяеми задачи → задайте крайна дата и тип.

17. Могат ли повтарящи се задачи да започват на различни дни за различни служители?
Не. Рецидивът е свързан с един служител и дата на започване. Преди изпълнението можете да редактирате това или всички бъдещи задачи.

18. Защо планираните инструменти не съответстват на действителната употреба?
Планираните инструменти са препоръки; действителната употреба може да се различава.

19. Как да прикачам файлове?
Качете файлове → изберете дали да ги показвате/скривате от служителя.

20. Как да редактирам информация за клиента след създаването на задача?
Кликнете върху иконка на молив → редактиране → Запазване.

21. Как да определя очакваната продължителност?
Използвайте полето Очаквана продължителност, за да планирате и избегнете припокривания.

22. Как мога да видя завършените задачи?
Филтрирайте по Завършени; времето на завършване се появява в колоната Завършени.

23. Могат ли няколко служители да имат различни контролни списъци и времена?
Да, чрез подтasks.

24. Какво да правя, ако задача не се вижда след филтриране на календара?
Проверете всички филтри. Задачи без насрочено време се появяват в Задачи без дати.

25. Как да насроча няколко служители на един и същ ден?
Използвайте подтasks с различни начални часове и продължителности.

26. Мога ли да редактирам повтарящи се задачи след създаването?
Да, преди изпълнението, всяко поле може да бъде редактирано: служител, контролен списък, дата/час, бележки, умения.

27. Може ли една задача да има няколко контролни списъци?
Да, подзадачите могат да имат различни контролни списъци.

28. Какво се случва, ако не задам планирано време?
Задачата се появява в Задачи без дата и не се показва в конкретен ден в календара.