Λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για catering και δεξιώσεις

Το catering δεν λειτουργεί με ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα που επαναλαμβάνεται. Λειτουργεί με κρατήσεις, καθεμία από τις οποίες θέλει διαφορετική ομάδα, διαφορετικό χώρο και διαφορετικές ώρες, επιβεβαιώνεται εβδομάδες νωρίτερα και αλλάζει άλλες δύο φορές μέχρι να φτάσει η ημέρα. Το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού εκδηλώσεων υπάρχει επειδή ένα υπολογιστικό φύλλο δεν αντέχει αυτή τη μορφή για πολύ χωρίς κάποιος να χάσει τον λογαριασμό του ποιος είχε επιβεβαιωθεί για τι.

Το ανθρώπινο δυναμικό το δυσκολεύει ακόμη περισσότερο. Το catering εκτός έδρας στηρίζεται σε έκτακτους και ελεύθερους επαγγελματίες που δουλεύουν ταυτόχρονα για δύο ή τρεις εταιρείες, οπότε το άτομο που κλείσατε την Τρίτη μπορεί ήδη να έχει δεσμευτεί την Πέμπτη. Ο προγραμματισμός πρέπει να ξεκινά από τη διαθεσιμότητα, όχι από ένα άδειο πλέγμα. Τα ίδια συνεργεία δουλεύουν και στο στήσιμο και στο ξήλωμα των εκθέσεων, θέμα που καλύπτει η σελίδα για τη στελέχωση των εκθεσιακών χώρων.

Τι πρέπει να καλύπτει ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού εκδηλώσεων

Τέσσερα πράγματα κρίνουν αν ένα εργαλείο αντέχει σε μια γεμάτη σεζόν. Πρέπει να στήνει ομάδα για συγκεκριμένη ημερομηνία και συγκεκριμένο χώρο, όχι για μια γενική εβδομάδα. Πρέπει να φτάνει στους ελεύθερους επαγγελματίες στο κινητό τους και να καταγράφει την απάντηση. Πρέπει να συλλαμβάνει τις ώρες που πράγματι δουλεύτηκαν, γιατί οι εκδηλώσεις τραβούν σχεδόν κατά κανόνα. Και πρέπει να δείχνει πόσο κόστισε μια κράτηση σε εργατικά όσο υπάρχει ακόμη χρόνος να τιμολογήσετε σωστά την επόμενη.

Ένα λογισμικό στελέχωσης εκδηλώσεων που καλύπτει αυτά τα τέσσερα υπερτερεί μιας βαριάς πλατφόρμας της οποίας τα μενού ο συντονιστής δεν προλαβαίνει να εξερευνήσει μέσα στη σεζόν των γάμων. Η ονομασία μετράει λιγότερο από την εφαρμογή στην πράξη: λογισμικό προγραμματισμού στελέχωσης εκδηλώσεων, λογισμικό διαχείρισης προσωπικού εκδηλώσεων και εργαλεία κατάρτισης προγραμμάτων ομάδων περιγράφουν την ίδια δουλειά μόλις προσπεράσετε τη γλώσσα του μάρκετινγκ.

Στελεχώνετε μια εκδήλωση, δεν γεμίζετε μια εβδομάδα

Η βάρδια στο catering συνδέεται με την εκδήλωση, όχι με ένα τμήμα. Το στήσιμο ξεκινά ώρες πριν φτάσουν οι καλεσμένοι, το σέρβις τραβά μέχρι μια ώρα που δεν προβλέπεται και η αποξήλωση μπορεί να περάσει τα μεσάνυχτα. Αυτό χτίζεται σε εβδομαδιαίο ημερολόγιο όταν κάθε βάρδια έχει τη δική της ακριβή ώρα έναρξης και λήξης και μπορεί να συνδεθεί με τον χώρο ή το έργο πελάτη στο οποίο ανήκει.

Ό,τι δεν έχετε καλύψει πηγαίνει στη γραμμή ανοιχτών βαρδιών, όπου το βλέπει ταυτόχρονα κάθε κατάλληλο μέλος της ομάδας. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα λογισμικό διαχείρισης προσωπικού εκδηλώσεων και σε μια λίστα τηλεφώνων: η πρόταση φεύγει μία φορά, από ένα σημείο, και η απάντηση καταγράφεται αντί να μένει στη μνήμη. Η ενότητα προγραμματισμού βαρδιών του Shifton διαχειρίζεται ανοιχτές βάρδιες, ανταλλαγές και επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα, ώστε ένα τυπικό μοτίβο γάμου 120 ατόμων να ξαναστήνεται σε δευτερόλεπτα αντί να γράφεται από την αρχή. Από την πλευρά της ομάδας, η ίδια πληροφορία φτάνει ως εφαρμογή προγραμματισμού προσωπικού εκδηλώσεων στο κινητό, και αυτό είναι το μόνο κανάλι που οι ελεύθεροι επαγγελματίες ελέγχουν αξιόπιστα. Μια εφαρμογή διαχείρισης προσωπικού εκδηλώσεων κρίνεται από ένα πράγμα: αν ένα μέλος βλέπει ώρα προσέλευσης, χώρο και ώρα λήξης χωρίς να στείλει μήνυμα σε κανέναν.

Ελεύθεροι συνεργάτες και το στενό σημείο της διαθεσιμότητας

Το δυσκολότερο κομμάτι ενός λογισμικού προγραμματισμού catering δεν είναι το ημερολόγιο, αλλά το να ξέρετε ποιος μπορεί όντως να δουλέψει. Το κάθε μέλος σημειώνει τις ελεύθερες ώρες του σε ένα μηνιαίο ημερολόγιο διαθεσιμότητας και το ενημερώνει μόνο του, πράγμα που σημαίνει ότι το πρόγραμμα χτίζεται πάνω σε ζωντανή εικόνα και όχι πάνω σε μια φόρμα που συμπληρώθηκε πριν από έξι εβδομάδες.

Αυτή και μόνο η αλλαγή εξαφανίζει το μεγαλύτερο μέρος της πέρα δώθε επικοινωνίας. Οι προτάσεις φτάνουν σε ανθρώπους που είναι ελεύθεροι, οι επιβεβαιώσεις γυρίζουν πιο γρήγορα και ο συντονιστής σταματά να διατρέχει τη λίστα επαφών κατά φθίνουσα αξιοπιστία. Μια εφαρμογή προγραμματισμού catering που ξεκινά από τη διαθεσιμότητα δέχεται πολύ λιγότερες αρνήσεις από μία που ξεκινά από άδεια εβδομάδα. Οι επιχειρήσεις που μεγαλώνουν στρέφονται σε λογισμικό προγραμματισμού για εταιρείες catering ακριβώς όταν η λίστα επαφών ξεπερνά τη μνήμη ενός ανθρώπου.

Σχεδιάζετε σεζόν, όχι εβδομάδα

Η ζήτηση στο catering έρχεται σε κύματα. Η εταιρική σεζόν, η σεζόν των γάμων και η περίοδος του Δεκεμβρίου συμπυκνώνουν τις κρατήσεις σε λίγες εβδομάδες, και ο κίνδυνος μετατοπίζεται από το να βρείτε προσωπικό στο να υπερφορτώσετε τους ίδιους λίγους αξιόπιστους. Η μηνιαία προβολή φέρνει όλο το ημερολόγιο κρατήσεων σε μία οθόνη με τρέχον σύνολο ωρών δίπλα σε κάθε όνομα, ώστε το φορτίο να μοιραστεί πριν εξαντληθεί κάποιος.

• Βλέπετε κάθε επιβεβαιωμένη ημερομηνία και τις ώρες που κουβαλά ήδη ο καθένας
• Εντοπίζετε τις ημερομηνίες που εμφανίζουν ακόμη ακάλυπτες ώρες και κινείστε έγκαιρα
• Σημειώνετε τις επίσημες αργίες που θα έχουν προσαυξημένη αμοιβή
• Κρατάτε τις μακρινές κρατήσεις ορατές αντί για ένα ξεχωριστό ημερολόγιο

Ένα λογισμικό προγραμματισμού δεξιώσεων που δείχνει μόνο μία εβδομάδα κρύβει ακριβώς το μοτίβο που πρέπει να διαχειριστείτε. Μια εφαρμογή προγράμματος δεξιώσεων που ανοίγει στον μήνα και όχι στην ημέρα δίνει στους υπευθύνους την ίδια μακρινή εικόνα, ενώ ένα σύστημα προγραμματισμού δεξιώσεων που κρατά σύνολα ωρών ανά άτομο εμποδίζει τη σεζόν να στηριχτεί σε τρεις ανθρώπους.

Ώρες, διαλείμματα και προσαυξήσεις τη νύχτα της εκδήλωσης

Οι προγραμματισμένες και οι πραγματικές ώρες σπάνια συμπίπτουν στο catering. Ένα σέρβις που έπρεπε να τελειώσει στις δέκα τελειώνει στις έντεκα, και η διαφορά πρέπει να φτάσει στη μισθοδοσία χωρίς αλυσίδα μηνυμάτων το επόμενο πρωί. Τα μέλη δηλώνουν άφιξη και αποχώρηση από την εφαρμογή πάνω στη βάρδια που τους ανατέθηκε, τα διαλείμματα καταγράφονται ξεχωριστά και οι πραγματικές ώρες βρίσκονται δίπλα στις προγραμματισμένες στην ίδια κάρτα βάρδιας.

Οι συντελεστές αμοιβής ορίζονται πάνω στην ίδια τη βάρδια, οπότε μια νύχτα, μια επίσημη αργία ή μια υπέρβαση μπορεί να έχει υψηλότερο συντελεστή από μια συνηθισμένη ημερήσια κράτηση. Τα μπόνους και οι ποινές καταγράφονται στο ίδιο σημείο. Ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού δεξιώσεων που τα συλλαμβάνει όλα αυτά σε επίπεδο βάρδιας εξαλείφει τη συμφωνία στοιχείων που αλλιώς τρώει την πρώτη ημέρα κάθε μήνα. Ένα ξεχωριστό λογισμικό παρουσιών προσωπικού δεξιώσεων δημιουργεί ένα δεύτερο αρχείο για να διαφωνείτε μαζί του, που είναι το αντίθετο του ζητούμενου. Ένα λογισμικό καταγραφής ωρών για δεξιώσεις πρέπει επίσης να αντέχει δύο εκδηλώσεις μέσα σε εικοσιτέσσερις ώρες, κάτι που τα ημερήσια φύλλα ωρών δεν κάνουν ποτέ.

Πόσο κοστίζει πραγματικά μια ομάδα ανά κράτηση

Τα εργατικά είναι το περιθώριο κέρδους στο catering εκτός έδρας. Όταν ώρες, συντελεστές, μπόνους και ποινές είναι δεμένα στις βάρδιες αντί να πληκτρολογούνται εκ των υστέρων σε ένα φύλλο ωρών, το κόστος μιας κράτησης είναι ένας αριθμός που τραβάτε και όχι μια εκτίμηση που υπερασπίζεστε. Οι αναφορές ωρών εργασίας, προϋπολογισμού και συντελεστών αμοιβής φιλτράρονται ανά μήνα και θέση και εξάγονται για τη μισθοδοσία ή για μια συζήτηση με τον πελάτη, και εκεί ακριβώς η διαχείριση προσωπικού catering παύει να είναι εικασία και αρχίζει να καθορίζει το τι τιμολογείτε. Ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού catering που κρατά ώρες και συντελεστές στην ίδια βάρδια σας δίνει κόστος ανά κράτηση αντί για κόστος ανά μήνα.

Χώροι, έργα και ομάδες σε πολλά σημεία

Οι περισσότερες εταιρείες catering δουλεύουν σε χώρους που δεν τους ανήκουν, συχνά σε δύο ή τρεις το ίδιο σαββατοκύριακο. Η σύνδεση των βαρδιών με ένα έργο ή μια τοποθεσία κρατά τις ομάδες χωριστά ενώ τα σύνολα παραμένουν σε έναν λογαριασμό, οπότε ο συντονιστής βλέπει ότι το Σάββατο λείπουν δύο σερβιτόροι στον έναν χώρο και περισσεύει κόσμος στον άλλον. Οι ομάδες που εξυπηρετούν και σταθερούς χώρους μπορούν να τους σχεδιάζουν παράλληλα με τις εκδηλώσεις, κάτι που καλύπτεται στη σελίδα μας για τους χώρους συνεδρίων. Ένα λογισμικό προγραμματισμού ομάδων δεξιώσεων πρέπει να κρατά μαζί χώρο, ώρα προσέλευσης και σύνθεση ομάδας, γιατί η διεύθυνση είναι η λεπτομέρεια που μπερδεύουν οι άνθρωποι. Ένα λογισμικό προγραμμάτων δεξιώσεων που αντιμετωπίζει κάθε βάρδια σαν να γίνεται στα κεντρικά προκαλεί ακριβώς αυτό το λάθος. Η καταγραφή άφιξης με βάση την τοποθεσία μέσω της ενότητας γεωεντοπισμού διατίθεται ως επί πληρωμή πρόσθετο, εκεί όπου η επιβεβαίωση άφιξης σε άγνωστο χώρο έχει σημασία.

Πώς να επιλέξετε λογισμικό προγραμματισμού catering

Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα στο πιο δύσκολο σαββατοκύριακό σας, όχι στο πιο εύκολο. Στήστε ένα Σάββατο με τρεις εκδηλώσεις σε τρεις χώρους και δείτε πόση ώρα παίρνει. Ανοίξτε την εφαρμογή στο κινητό ενός μέλους και ελέγξτε πόσο γρήγορα βρίσκει ώρα προσέλευσης και διεύθυνση. Μετακινήστε μια ώρα έναρξης κατά μία ώρα και μετρήστε πόσο χρειάζεται για να φτάσει σε όλους όσοι έχουν ανατεθεί. Μια εφαρμογή προγράμματος δεξιώσεων δεν αξίζει τίποτα αν η ενημέρωση φτάσει αφού η ομάδα έχει ήδη φύγει από το σπίτι, και ένα λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών δεξιώσεων που χρειάζεται φορητό υπολογιστή για δημοσίευση δεν θα χρησιμοποιηθεί Σάββατο.

Ό,τι εξαρτάται ακόμη από ένα τυπωμένο πρότυπο προγράμματος προσωπικού εκδήλωσης, ένα πρότυπο προγράμματος δεξίωσης ή ένα κοινόχρηστο αρχείο θα ξεφύγει από την πραγματικότητα μέσα σε δεκαπέντε ημέρες. Κάτω από δέκα άτομα το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που ταιριάζει σε μια μικρή εταιρεία catering που εγκαταλείπει ένα πρότυπο προγράμματος σε υπολογιστικό φύλλο. Καθώς αναλαμβάνετε περισσότερες κρατήσεις, τα επί πληρωμή πλάνα προσθέτουν σχεδιασμό για πολλές τοποθεσίες, βαθύτερες αναφορές και τις ενότητες που χρειάζεται μια μεγαλύτερη επιχείρηση στελέχωσης εκδηλώσεων. Ο στόχος δεν αλλάζει: κάθε εκδήλωση στελεχωμένη, κάθε ώρα καταγεγραμμένη και ένα εργατικό κόστος που ταιριάζει με αυτό που τιμολογήσατε.