Einsatzplanung für Techniker in Heizung, Klima und Lüftung

Arbeit in Heizung, Klima und Lüftung kommt nicht gleichmäßig. Zwei milde Wochen kippen in eine Hitzewelle, und der Plan, der am Montag noch entspannt aussah, ist am Mittwoch überbucht, während Notrufe bei Technikern landen, die ihre Stundengrenze längst erreicht haben. Eine Software für die Einsatzplanung verhindert, dass das alles per Telefon und Gedächtnis läuft, denn im Plan entscheiden sich Lohnkosten, Reaktionszeit und die Laune der Monteure gleichzeitig.

Diese Pläne bauen meist Inhaber oder Serviceleiter, die daneben Angebote schreiben und das Telefon bedienen. Was eine Woche Einrichtung braucht, übersteht die Saison nicht. Das Werkzeug muss schneller sein als die Magnettafel, bei Stunden ehrlich bleiben und morgens um sieben auf dem Handy verfügbar sein.

Was eine Einsatzplanung im Klimahandwerk wirklich leisten muss

Vier Aufgaben. Das Team schnell über die Woche verteilen, mit der Anlage an jeder Zuteilung. Einzelne Stundenkonten innerhalb ihrer Grenzen halten, damit Überstunden eine Entscheidung sind und keine Entdeckung. Jede Änderung sofort an die Betroffenen schicken. Und das Geschehene so genau erfassen, dass daraus abgerechnet werden kann.

Shifton ist um diese vier Punkte gebaut. Tages-, Drei-Tage-, Wochen- und Monatsansicht, offene Schichten, Tauschanfragen, wiederverwendbare Vorlagen, Stundengrenzen, Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge, eine mobile Stempeluhr, Sätze und Zuschläge je Schicht sowie Auswertungen, die geleistete Stunden von Überstunden trennen. Betriebe, die eine Software für die Serviceplanung mit einem gemeinsamen Kalender vergleichen, finden den Unterschied meist in den letzten beiden Punkten, nicht im ersten.

Die Bezeichnung wechselt je nach Betrieb. Manche suchen nach Dienstplan Software für Klimatechnik, andere nach Personalplanung für Lüftungsbau oder nach einer Schichtplanung für Klimaanlagen, und Firmen, die beide Seiten der Anlage installieren, beschreiben es als Mitarbeiterplanung im SHK-Betrieb. Die Anforderung darunter ist identisch: ein Plan, echte Stundensummen und in jedem Fahrzeug ein Handy, das dasselbe zeigt.

Was Disposition auf einem Klimaplan wirklich bedeutet

Disposition umfasst zwei verschiedene Dinge, und der Unterschied gehört vor die Kaufentscheidung. Das eine ist die Entscheidung, wer welchen Auftrag an welcher Adresse in welcher Reihenfolge übernimmt, und die Ansage dazu. Das andere ist Routenplanung, Ankunftsfenster und eine Livekarte. Shifton macht das Erste gründlich und versucht das Zweite nicht.

Wenn Sie von einer Dispositionssoftware also einen Plan erwarten, auf dem der Tag jedes Technikers sichtbar ist, Arbeit in Sekunden neu zugeteilt werden kann und der Betroffene davon erfährt, bevor er losfährt, dann ist das genau das hier. Zuteilungen tragen ihren Einsatzort, die Drei-Tage-Ansicht zeigt freie Kapazität pro Person, und nicht zugeteilte Arbeit liegt in einer Zeile, die niemand übersehen kann. Wer eine Serviceplanung mit Navigation von Adresse zu Adresse sucht, sucht eine andere Produktkategorie, und das sollte man vorher wissen.

Saisonspitzen und die Rufbereitschaft

Die Nachfrage in diesem Gewerk hängt am Wetter, deshalb muss der Plan nachgeben, ohne zu zerfallen. Zwei Dinge tragen dabei die Hauptlast. Vorlagen erlauben, ein bekanntes Muster vorzurollen statt neu zu bauen, was zählt, wenn eine Spitzenwoche im Kern die Spitzenwoche des Vorjahres mit anderen Namen ist. Offene Schichten machen aus zusätzlicher Kapazität etwas, in das sich das Team selbst einträgt, statt einer Reihe von Anrufen in der Reihenfolge, in der der Chef sich an Leute erinnert.

Für die Rufbereitschaft gilt dasselbe. Rotation einmal bauen, speichern, nach vorn anwenden, und Tauschanfragen zwischen Technikern laufen über die App, wobei eine Führungskraft freigibt, bevor etwas endgültig ist. Eine Personalplanung für Monteure, die keine Rotation abbilden kann, lässt jemanden jeden Monat von Hand neu bauen. Eine gespeicherte Rotation wirkt wie eine Dienstplanvorlage, die das Muster schon kennt, und das Anwenden dauert eine Minute statt eines Abends. Betriebe, die nach demselben Muster auch Klempnertrupps einteilen, finden die Einzelheiten auf der Seite zur Dienstplanung für Klempner.

Überstunden und Zuschläge direkt an der Schicht

Notdienst ist das rentable Ende des Geschäfts und das teure Ende der Lohnkosten, oft in derselben Woche. Steuern lässt sich das nur, wenn der Satz an der Schicht steht und nicht in einer Monatssumme.

Jede Schicht in Shifton kann ihren eigenen Faktor tragen, und die Schichtdetails zeigen den angewandten Satz, die gezählten Stunden und die Geldsumme. Über einen Zeitraum teilen die Auswertungen zu Lohnsätzen die Stunden in Grund- und Zuschlagsstufen, pro Techniker und pro Projekt. Das ist der Unterschied zwischen dem Wissen, dass die Lohnsumme gestiegen ist, und dem Wissen, welche Einsätze sie getrieben haben. Zusammen mit Stundengrenzen, die den laufenden Stand schon beim Zuteilen zeigen, hört eine Software für die Einsatzplanung auf, ein Kalender zu sein, und wird Kostensteuerung. Eine Planungsplattform, die Sätze bis zur Abrechnung verbirgt, hat die nützlichste Zahl vom Bildschirm genommen.

Zeiterfassung, wenn die Arbeit nie im Büro ist

Techniker beginnen und beenden an Anlagen, deshalb kommen Papierzettel spät, gerundet und gelegentlich schöpferisch. In Shifton stempeln sie über die mobile App, die Zeitstempel hängen an der Schicht, zu der sie gehören, Pausen werden getrennt erfasst, und ein Stundenprotokoll bleibt für alles, was später hinterfragt wird. Die Mechanik beschreibt unsere Funktionsseite Zeiterfassung.

Wo mehr Sicherheit gewünscht ist, erfasst das kostenpflichtige Geolokalisierungsmodul den Ort eines Stempelvorgangs und kann die aufgezeichneten Halte eines Technikers für einen Zeitraum zeigen. Es ist eine bezahlte Ergänzung und nicht Teil des kostenlosen Tarifs, und es hält Positionen fest, es plant keine Routen. Für die meisten Betriebe verdient sich eine Zeiterfassung für Monteure schon damit, dass sie den wöchentlichen Streit darüber beendet, wann ein Auftrag wirklich fertig war. Ob die Anforderung als Zeiterfassung im Klimahandwerk oder als Stundenerfassung für Klimaanlagen aufgeschrieben wird, die Probe bleibt dieselbe: Passt die erfasste Stunde zur Schicht, in der sie geleistet wurde, und lässt sich das drei Wochen später belegen. Die Technikerapp und die Plantafel im Büro lesen einen Datensatz, es gibt also nichts abzugleichen. Auswertungen halten geleistete Stunden und Überstunden in getrennten Spalten, und nur deshalb schlägt eine Stundenerfassung am Ende eines vollen Monats jede geteilte Tabelle.

Wartungsverträge und die Arbeit, von der Sie längst wissen

Geplante Wartung ist der Teil des Jahres, der sich sauber planen lässt, und der Teil, der am häufigsten dem Gedächtnis überlassen wird. Wiederkehrende Besuche lassen sich als Vorlagen bauen und über die zugehörigen Monate anwenden, sodass Vertragsarbeit im Plan steht, bevor Reaktionsarbeit ihn füllt. Filter nach Projekt halten die Abdeckung eines Vertrags vom allgemeinen Service getrennt, was zugleich zeigt, ob eine Vereinbarung mehr Arbeitszeit verbraucht als sie einbringt. Betriebe, die vor Ort auch Gebäudetechnik betreuen, können unsere Seite Facility Management vergleichen, die dasselbe Problem von der Gebäudeseite behandelt.

Ein Team, mehrere Standorte oder ein gemischter Betrieb

Ein Betrieb mit zwei Fahrzeugen braucht Geschwindigkeit und sonst nichts. Ein Betrieb mit mehreren Niederlassungen braucht getrennte Teams, Führungskräfte, die nur ihren Bereich sehen, und Summen, die für den Inhaber zusammenlaufen. Shifton deckt beides ohne Produktwechsel ab: Projekte und Pläne trennen Teams, Niederlassungen oder Verträge, Berechtigungen steuern, wer was bearbeitet, und Techniker über mehrere Standorte sehen weiterhin einen Kalender. Eine kostenlose Planung in Tabellenform erledigt den ersten Fall schlecht und den zweiten gar nicht. Betriebe, die über eine Suche nach Dienstplanprogramm für Klimatechniker kommen, bleiben meist aus demselben Grund: Montage- und Serviceteams stehen auf einem Plan statt in zwei Systemen, die sich widersprechen.

Was Sie vor der Entscheidung testen sollten

Schicken Sie jede Planungs-App durch eine echte Woche, bevor Sie entscheiden. Bauen Sie den vollen Plan von null auf und nehmen Sie die Zeit. Teilen Sie einen Notruf neu zu und prüfen Sie, wie schnell die Benachrichtigung ankommt und was der Techniker sieht. Schieben Sie einen Techniker absichtlich über seine Stundengrenze und sehen Sie, ob das Werkzeug warnt oder es stumm durchlässt. Ziehen Sie dann die Stunden- und Lohnsatzauswertungen dieser Woche und prüfen Sie, ob Zuschlagsstunden getrennt stehen statt in einer Gesamtsumme.

Listen der besten Planungsprogramme überstehen diese Übung selten in der veröffentlichten Reihenfolge, weil die entscheidenden Unterschiede erst unter Last auftauchen. Shifton ist für bis zu zehn Personen ohne zeitliche Begrenzung kostenlos, was den Bedarf eines kleinen Betriebs vollständig deckt, und die bezahlten Tarife rechnen pro Mitarbeiter und Monat, wenn das Team wächst. Die Preisseite zeigt, wo welches Modul liegt. Team importieren, eine Woche bauen, veröffentlichen und sehen, wie viele Anrufe verschwinden.