5 beste Mitarbeiter-Dienstplan-Apps und Dienstplansoftware für 2026

Die beste Dienstplansoftware lässt sich an vier Prüfungen festmachen: wie viele Personen der kostenlose Tarif abdeckt, ob darin die Zeiterfassung enthalten ist, was der kostenpflichtige Tarif pro Nutzer kostet und wie leicht das Personal in einer Dienstplan-App vom Handy aus Schichten tauschen kann. Shifton veröffentlicht diesen Leitfaden und setzt sich selbst auf Platz eins, gewichten Sie das also entsprechend; es ist für bis zu 10 Mitarbeiter für die Dienstplanung kostenlos, mit der Stechuhr als kostenpflichtigem Modul, Connecteam ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, Sling für bis zu 30 (ohne Zeiterfassung), und Deputy und When I Work bieten nur eine Testphase.

Preise und Limits der kostenlosen Tarife wurden am 20. Oktober 2026 auf der Preisseite jedes Anbieters geprüft. Leser in Australien suchen nach dem Begriff Rostering und Leser in Großbritannien nach dem Begriff Rota; diese Seite behandelt die Schreibweise mit Rostering, für die Schreibweise mit Rota gibt es einen eigenen Vergleich der besten Rota-Apps.

Wir haben fünf Dienstplan-Apps für Mitarbeiter verglichen, die im Gastgewerbe und Einzelhandel sowie im Gesundheitswesen, in Callcentern und in Außendienst-Teams eingesetzt werden. Jede erstellt Dienstpläne für das Personal, regelt Tausche, erfasst die Zeit während der Schicht und übergibt genehmigte Stunden an die Lohnabrechnung. Prüfen Sie vor dem Kauf nach, denn die Preise ändern sich oft. Ein Dienstplan ist nur ein Ausschnitt eines größeren Werkzeugkastens; unsere Übersicht zu Software zur Mitarbeiterverwaltung bringt Planung und Zeiterfassung sowie Personalwesen in eine Ansicht, und für ein kleineres Team grenzt die beste Software zur Mitarbeiterplanung für kleine Unternehmen die Auswahl weiter ein.

Kostenlose Dienstplan-Apps: Tarife und Preise auf einen Blick

Die Preise stehen in US-Dollar, mit der Abrechnungsbasis, die jeder Anbieter angibt. Wo in einer Zelle "nicht angegeben" steht, hat die Seite des Anbieters keine Angabe gemacht.

Unsere Top-Empfehlungen

Fünf Apps haben es auf die Liste geschafft. Wer es kurz mag: Diese drei decken die meisten Dienstpläne ab.

So haben wir die 5 besten Mitarbeiter-Dienstplan-Apps ausgewählt

Dienstplan-Apps und Dienstplanprogramme drängen sich auf dem Markt – Werkzeuge zum Erstellen von Dienstplänen, zur Dienstplanung und vollständige Dienstplan-Anwendungen gehören alle in dieselbe Kategorie. Die meisten von ihnen begannen entweder als Stechuhr mit einem angeflanschten Kalender oder als allgemeines Projektmanagement-Tool, dem später Schichten hinzugefügt wurden. Wenn Ihr Bedarf über den Dienstplan hinaus bis zur Koordination des ganzen Teams reicht, vergleicht unser Leitfaden zur besten Teammanagement-Software breitere Optionen.

Die fünf, die wir hier behandeln, reichen von vollwertigen Dienstplanprogrammen bis zu schlankeren Dienstplan-Anwendungen und wurden danach ausgewählt, wie jede einen echten Schichtbetrieb bewältigt. Die fünf, die wir auf dieser Liste behalten haben, begannen entweder von Anfang an als Dienstplansoftware oder sind so ausgereift, dass die Dienstplanung des Produkts in einem echten Betrieb wirklich funktioniert.

Bei jedem Tool haben wir uns angesehen, wie die Dienstplan-Plattform mit den Teilen der Woche umgeht, an denen schwächere Produkte zerbrechen: ein Regenausfall am Dienstag, eine Krankmeldung um 6 Uhr morgens, ein Feiertag mit Überstundenregeln und ein Stichtag der Lohnabrechnung, an dem jede Minute jeder Schicht aufgehen muss.

• Tempo beim Erstellen des Dienstplans: Kann eine Führungskraft einen wöchentlichen Dienstplan für 25 Personen in deutlich unter 30 Minuten erstellen
• Umgang mit Tausch und Verfügbarkeit: Mitarbeiter sollten Tausche vom Handy aus anfragen, und Führungskräfte genehmigen mit zwei Fingertipps
• Integration von Zeit und Anwesenheit: Dieselbe App sollte das Einstempeln übernehmen oder sich sauber mit einem Zeiterfassungs-Tool synchronisieren
• Compliance-Absicherungen: Überstundenwarnungen, Pausenregeln, Gesetze zur vorhersehbaren Dienstplanung je Bundesstaat, Arbeitsgrenzen für Minderjährige
• Export für die Lohnabrechnung: genehmigte Stunden, die ohne Neueingabe in QuickBooks, Xero, ADP oder Gusto fließen
• Preise, die zur echten Teamgröße passen, nicht zu einer werbewirksamen Schlagzeilenzahl

5 beste Mitarbeiter-Dienstplan-Apps im Test

Shifton

Shifton ist Software für Personaleinsatzplanung mit einem Dienstplan als Kern, mit einem kostenlosen Tarif, der für Teams bis zu 10 Mitarbeitern dauerhaft läuft, und modularen kostenpflichtigen Funktionen, die von dort aus mitwachsen.

Der kostenlose Tarif deckt vollständige Dienstplanung, die mobile App und drei Basisberichte ohne monatliche Kosten ab – das genügt für Inhaber und kleine Mannschaften, um ihren gesamten Dienstplan zu führen, ohne etwas zu bezahlen. Von dort aus kommen kostenpflichtige Module nur für das dazu, was Sie wirklich nutzen. Ein Team von 30 Personen zahlt also 30 $ im Monat für die Grundfunktionen (1 $ pro Mitarbeiter, für alle berechnet, sobald das Team mehr als 10 hat), plus 6,50 $ pro Mitarbeiter, wenn es Lohnabrechnung und Anwesenheit sowie GPS einschaltet.

Wo Shifton bei der Dienstplanung besonders hervorsticht, ist die Kombination aus Tempo und Flexibilität der Module. Der Dienstplan-Ersteller mit Drag-and-drop und der Assistent zur Dienstplanerstellung beherrschen wiederkehrende Wochenmuster. Das Dienstplansystem meldet Überschreitungen bei Überstunden und Nachtstunden in Echtzeit.

Mitarbeiter sehen ihren Dienstplan unter iOS oder Android und fragen Tausche über die App an. Das kostenpflichtige Modul Kontrolle des Arbeitsortes (5 $ pro Mitarbeiter und Monat) zeigt die GPS-Route der Schicht, und das kostenpflichtige Modul Anwesenheit vergleicht eingeplante mit tatsächlich geleisteten Stunden.

• Dienstplan-Ersteller: Drag-and-drop, Assistent zur Dienstplanerstellung, Rollen, automatische Verteilung freier Schichten
• Mobile Dienstplan-App: Push-Benachrichtigungen bei neuen Schichten und Tauschanfragen, Abwesenheitsanträge als kostenpflichtiges Modul
• Überstundenkontrolle: Warnungen bei Überstunden und Nachtstunden
• Stechuhr: das kostenpflichtige Modul Anwesenheit (1 $ pro Mitarbeiter und Monat); die GPS-Prüfung erfordert das kostenpflichtige Modul Kontrolle des Arbeitsortes (5 $)
• Modul Lohnabrechnung (kostenpflichtig, 0,50 $ pro Mitarbeiter und Monat): Stunden, Sätze und Bruttolohn je Zeitraum; eine offene API gehört zur Basis
• Kostenloser Tarif für bis zu 10 Teammitglieder mit Dienstplanung, mobiler App und drei Basisberichten – ohne zeitliche Begrenzung

Preise. Der kostenlose Tarif deckt Teams bis zu 10 Personen mit vollständiger Dienstplanung, mobiler App und drei Basisberichten ab. Die Grundfunktionen sind bis zu 10 Mitarbeitern kostenlos; sobald das Team mehr als 10 Mitarbeiter hat, kosten sie für alle 1 $ pro Mitarbeiter und Monat. Kostenpflichtige Module kommen obendrauf: Lohnabrechnung 0,50 $, Anwesenheit 1 $, Kontrolle des Arbeitsortes mit GPS 5 $, jeweils mit kostenloser Testphase. Ein Team, das Lohnabrechnung und Anwesenheit sowie GPS nutzt, zahlt 6,50 $ pro Mitarbeiter und Monat zusätzlich.

Vorteile:

• Kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter ohne zeitliche Begrenzung, mit Dienstplanung, mobiler App und drei Basisberichten
• Abrechnung pro Mitarbeiter, sodass ein Team von 30 Personen 30 $ im Monat für die Grundfunktionen zahlt
• Dienstplan-Ersteller mit Drag-and-drop, Assistent zur Dienstplanerstellung und Überstundenwarnungen
• Das Personal sieht den Dienstplan und fragt Tausche unter iOS und Android an

Wo es an Grenzen stößt:

• GPS-Einstempeln ist das kostenpflichtige Modul Kontrolle des Arbeitsortes für 5 $ pro Mitarbeiter und Monat und nicht Teil des kostenlosen Tarifs
• Das Personal stempelt über die mobile App oder das Web ein, ein gemeinsames Terminal gibt es nicht
• Jedes zusätzliche Modul (Lohnabrechnung, Anwesenheit, Prognose) erhöht die Rechnung pro Mitarbeiter

Am besten für: kleine bis mittelgroße Teams, die ein echtes Dienstplansystem ohne die Preisfalle pro Nutzer wollen, und Betriebe, die GPS-geprüfte Zeiterfassung als kostenpflichtige Module dazunehmen können. Einzelunternehmer mit einer einzigen Hilfskraft bleiben dauerhaft im kostenlosen Tarif. Der Schichtplan-Ersteller ist die Funktion, von der die meisten Führungskräfte zuerst nicht mehr loskommen.

Connecteam

Connecteam ist eines der am weitesten verbreiteten Dienstplan-Tools für Teams, die nicht am Schreibtisch arbeiten, und für die Mitarbeiter an der Basis, mit dem Dienstplan-Modul innerhalb einer breiteren Betriebsplattform, die auch Kommunikation, Schulung und Personalwesen abdeckt.

Der Tarif Small Business ist für die ersten 10 Nutzer dauerhaft kostenlos, womit ein kleines Team ohne Kosten loslegt. Darüber teilen sich die Preise in drei Hubs auf – Operations, Communications und HR & Skills – und jeder Hub hat die Stufen Basic, Advanced, Expert und Enterprise. Der Haken: Basic deckt GPS-Ein- und Ausstempeln, unbegrenzte Aufträge, Payroll-Integration und einfache Dienstplanung ab, höhere Stufen bieten mehr, und wenn Sie Dienstplanung plus Kommunikation plus Personalwesen brauchen, stapeln Sie drei Hubs, und die Rechnung wächst schnell.

• Operations Hub: Auftragsplanung, Stechuhr mit GPS-Ein- und Ausstempeln, Aufgabenverwaltung, Formulare und Checklisten
• Dienstplanung per Drag-and-drop mit Vorlagen und offenen Schichten, die Mitarbeiter mit Genehmigung übernehmen
• Kommunikation in der App: Chat, Ankündigungen, Teamverzeichnis, Umfragen, Wissensdatenbank - wie es im Vergleich zu zehn weiteren Apps für die Teamkommunikation abschneidet
• Schulung und Onboarding: Kurs-Ersteller, Dokumentenablage, Quizze, Anerkennung
• Starke mobile App für iOS und Android – eine der besser bewerteten Apps für Mitarbeiter in dieser Kategorie

Preise. Der Tarif Small Business ist dauerhaft kostenlos (bis zu 10 Nutzer). Die 30 im kostenpflichtigen Preis ist die Zahl der enthaltenen Nutzer, keine kostenlose Obergrenze. Pro Hub, abgerechnet für die ersten 30 Nutzer; im Operations Hub kostet jeder zusätzliche Nutzer 0,80 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung (1,00 $ monatlich), während die Hubs Communications und HR 0,50 $ (0,60 $ monatlich) berechnen: Basic 29 $ im Monat, Advanced 49 $ im Monat, Expert 99 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung (35 $, 59 $ und 119 $ monatlich). Enterprise-Preise auf Anfrage. Die jährliche Abrechnung spart 18 %. 14 Tage kostenlose Testphase.

Vorteile:

• Für bis zu 10 Nutzer dauerhaft kostenlos
• Basic enthält GPS-Ein- und Ausstempeln, unbegrenzte Aufträge und Payroll-Integration
• Werkzeuge für Kommunikation, Schulung und Personalwesen in derselben App
• Pauschaler Basic-Preis für die ersten 30 Nutzer in einem Hub

Wo es an Grenzen stößt:

• Die kostenpflichtigen Preise verteilen sich auf drei Hubs, sodass Dienstplanung plus Kommunikation plus Personalwesen drei Rechnungen stapelt
• Der kostenlose Tarif Small Business hat nur eine einzige Stechuhr
• Die Stufen über Basic kosten 49 $ bis 99 $ im Monat pro Hub bei jährlicher Abrechnung

Am besten für: Teams, die nicht am Schreibtisch arbeiten und neben der Dienstplanung eine vollständige Betriebsplattform – Kommunikation, Schulung, Personalformulare – an einem Ort brauchen. Das Preismodell belohnt es, wenn Sie bei einem Hub bleiben.

Deputy

Deputy ist die Dienstplan-Plattform, für die sich Betriebe mit hohen Compliance-Anforderungen am Ende entscheiden – Gastgewerbe-Gruppen in Australien, Einzelhändler in mehreren US-Bundesstaaten, Anbieter im Gesundheitswesen überall dort, wo die Auslegung moderner Tarifverträge (Modern Awards) oder Fair-Work-Regeln gilt.

Das Produkt wurde um die regulierten Teile der Dienstplanung herum gebaut: Gesetze zur vorhersehbaren Dienstplanung, Fair-Workweek-Verordnungen, Durchsetzung von Pausen und die Auslegung von Tarifverträgen (Awards) in Australien. Wenn Ihr Team dort arbeitet, wo strenges Arbeitsrecht gilt, ist die Regel-Engine von Deputy der Teil des Produkts, der seinen Preis verdient. Der Kompromiss: Deputy ist dichter als die Alles-in-einem-Tools, und die Preise pro Nutzer steigen schneller als modulare Preise pro Mitarbeiter, sobald das Team wächst.

• Lite: einfache Dienstplanung, einfache Stundenzettel, einfaches Stempeln
• Core: alles aus Lite, plus erweiterte Dienstplanung, automatische Freigabe von Stundenzetteln, biometrisches Stempeln
• Pro: alles aus Core, plus individuelle Zugriffsebenen, erweiterte Stundenzettel, Standorthierarchien
• Modern Award Interpretation (Auslegung der Branchentarife) für australische Betriebe, Compliance-Werkzeuge für Fair Work

Preise. Kein kostenloser Tarif, nur eine kostenlose Testphase, deren Länge die Tarifkarten nicht nennen. Lite 5 $, Core 6,50 $, Pro 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (5,50 $, 7,25 $ und 10 $ bei monatlicher Abrechnung). Bei den monatlichen Tarifen Lite, Core und Pro gilt ein Mindestbetrag von 30 $ pro Rechnung im Monat. Die Zahlen summieren sich bei einem Team von 50 Personen auf Pro schnell – rund 450 $ im Monat vor Zusatzoptionen für die Lohnabrechnung.

Das ist der Haken, auf den die meisten wachsenden Teams im vierten Monat stoßen.

Vorteile:

• Compliance-Werkzeuge für vorhersehbare Dienstplanung, Durchsetzung von Pausen und Award-Regeln
• Lite beginnt bei 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
• Drei Stufen, sodass ein Team mit einfacher Dienstplanung und einfachen Stundenzetteln beginnen kann
• Biometrisches Stempeln ab Core

Wo es an Grenzen stößt:

• Kein kostenloser Tarif, nur eine Testphase ohne genannte Länge auf den Tarifkarten
• Monatliche Tarife haben einen Mindestbetrag von 30 $ pro Rechnung
• Die Preise pro Nutzer steigen mit dem Team schnell, auf rund 450 $ im Monat für 50 Personen auf Pro

Am besten für: mittelgroße bis große Teams in regulierten Branchen, in denen die Einhaltung der Dienstplanregeln das K.-o.-Kriterium ist, besonders Betreiber im Gastgewerbe und Gesundheitswesen in Australien, Großbritannien oder in US-Bundesstaaten mit Gesetzen zur vorhersehbaren Dienstplanung.

Sling

Sling, jetzt Sling by Toast, ist ein Dienstplan-Tool, das um Schichten im Gastgewerbe und Einzelhandel herum gebaut ist, mit einer großzügigen kostenlosen Stufe und einer klaren, fokussierten Oberfläche, die besonders gut zu Betreibern mit einem Standort passt.

Der kostenlose Tarif deckt Schichtplanung, Abwesenheitsanträge, verfügbare Schichten, das Teilen von Neuigkeiten und private Nachrichten ohne Kosten ab – und bemerkenswert ist, dass die kostenlose Stufe die Dienstplanung für bis zu 30 Nutzer unterstützt. Die Zeiterfassung gehört nicht dazu: Premium ergänzt mobile Zeiterfassung, Verwaltung der Personalkosten und Überstundenerfassung. Business ergänzt Kiosk-Zeiterfassung, Berichte, Nichterscheinen, Krankmeldungen und die Verwaltung bezahlter Abwesenheit (PTO). Die Preise gelten pro Nutzer und Monat.

• Schichtbasierte Dienstplanung mit Vorlagen und Kopieren aus der Vorwoche
• Newsfeed: Ankündigungen in der App und Nachrichten an das ganze Team
• Verfügbare Schichten im kostenlosen Tarif, damit das Personal offene Schichten übernehmen kann
• Mobile Zeiterfassung, Verwaltung der Personalkosten und Überstundenerfassung bei Premium

Preise. Kostenloser Tarif für bis zu 30 Nutzer (Dienstplanung und Nachrichten). Premium 2,00 $ pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung (1,70 $ jährlich). Business 4,00 $ pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung (3,40 $ jährlich). 15 Tage kostenlose Testphase.

Vorteile:

• Kostenlos für bis zu 30 Nutzer, das höchste kostenlose Limit hier
• Der kostenlose Tarif enthält Abwesenheitsanträge, verfügbare Schichten, das Teilen von Neuigkeiten und private Nachrichten
• Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 1,70 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
• Kiosk-Zeiterfassung und Berichte bei Business

Wo es an Grenzen stößt:

• Die Zeiterfassung, einschließlich der mobilen Zeiterfassung, beginnt bei Premium und nicht im kostenlosen Tarif
• Personalkosten- und Überstundenerfassung sind ebenfalls Funktionen von Premium
• Kiosk-Zeiterfassung, Berichte und die Verwaltung bezahlter Abwesenheit brauchen Business für 3,40 $ bis 4,00 $ pro Nutzer und Monat

Am besten für: Restaurants, Cafés und kleine Gastgewerbebetriebe mit einem Standort – besonders solche, die schon im Toast-Ökosystem sind – oder Teams, die eine klare, einfache Dienstplan-App ohne die breitere Betriebsplattform wollen.

When I Work

When I Work ist die Dienstplansoftware, die die meisten Führungskräfte in Einzelhandel, Restaurants und Pflegeeinrichtungen mit Namen kennen, mit einem Design, das zuerst auf das Smartphone ausgerichtet ist und das gesamte Dienstplan-Erlebnis in das Handy des Mitarbeiters legt.

Das Produkt ist zuerst um die mobile App herum gebaut – Mitarbeiter prüfen ihre Dienstpläne, fragen Tausche an, legen ihre Verfügbarkeit fest und chatten mit dem Team, ohne je einen Desktop zu öffnen. Die Web-Version ist funktional, aber der eigentliche Feinschliff steckt im mobilen Erlebnis, weshalb When I Work so oft in Handelsketten und Schnellrestaurants auftaucht. Die Preise gelten pro Nutzer und verdoppeln sich von 2,50 $ auf 5 $, sobald Sie mehrere Standorte oder Dienstpläne betreiben.

• Dienstplan-Ersteller per Drag-and-drop im Web mit automatischer Planung und Prognosewerkzeugen
• Mitarbeiter-App, die zuerst auf das Smartphone ausgerichtet ist, mit Schichttausch und Verfügbarkeit sowie Abwesenheitsanträgen
• Eingebaute Teamnachrichten
• Zeiterfassung und Anwesenheit in jedem Tarif, mit Integrationen für Lohnabrechnung und Kassensysteme

Preise. Kein kostenloser Tarif. 2,50 $ pro Nutzer und Monat für einen einzelnen Standort oder Dienstplan und 5 $ für mehrere Standorte oder Dienstpläne; die Preisseite sagt nicht, ob diese Preise eine jährliche oder monatliche Abrechnung voraussetzen. Zeiterfassung und Anwesenheit sind in jedem Tarif enthalten. 14 Tage kostenlose Testphase mit vollem Zugriff. Die Preise pro Nutzer skalieren linear, sodass ein Team von 50 Personen im Tarif für mehrere Standorte zu 5 $ bei rund 250 $ im Monat landet.

Vorteile:

• 14 Tage Testphase mit vollem Zugriff zum Ausprobieren vor dem Bezahlen
• Einstiegspreis von 2,50 $ pro Nutzer und Monat für einen einzelnen Standort oder Dienstplan
• App, die zuerst auf das Smartphone ausgerichtet ist, mit Schichttausch und Verfügbarkeit sowie Abwesenheitsanträgen
• Eingebaute Teamnachrichten

Wo es an Grenzen stößt:

• Kein kostenloser Tarif, daher kostet nach der Testphase jeder Nutzer Geld
• Der Preis verdoppelt sich auf 5 $ pro Nutzer für mehrere Standorte oder Dienstpläne
• Die Seite sagt nicht, ob die genannten Preise eine jährliche oder monatliche Abrechnung voraussetzen

Am besten für: Teams, bei denen das mobile Erlebnis der Mitarbeiter der Engpass ist und die Führungskraft möglichst wenig Arbeit am Desktop haben will – typisch ein Dienstplan einer Handelskette, einer Café-Gruppe oder einer Pflegeeinrichtung.

Was eine gute Dienstplan-App wirklich leisten sollte

Die Werbeseiten versprechen alle dieselben sechs Funktionen. Die eigentliche Frage ist, was Ihr konkreter Betrieb von der Dienstplansoftware bewältigt haben muss, ohne dass etwas zerbricht. Die beste Dienstplansoftware für ein Krankenhaus sieht anders aus als die beste für ein Café mit 12 Beschäftigten – hier sind die Abläufe, die immer wieder auftauchen. Teams mit langen Rotationen sehen die gängigen Zyklen im Leitfaden zum 12-Stunden-Schichtplan, bevor sie ein Tool wählen.

Unabhängig von der Schreibweise unterscheiden sich die Tools danach, wofür sie Geld verlangen: Unser Vergleich der besten Rota-Apps stellt sechs davon nebeneinander, nach den Obergrenzen der kostenlosen Tarife, danach, wer einen Schichttausch starten kann, und nach drei verschiedenen Preismodellen.

Den wöchentlichen Dienstplan schnell erstellen – und noch schneller neu aufbauen

Dienstpläne überleben den Kontakt mit der Wirklichkeit nicht. Jemand meldet sich um 6 Uhr krank, ein Feiertag fällt mitten in die Woche, zwei Mitarbeiter tauschen am Abend zuvor ihre Verfügbarkeit. Das sorgfältig gebaute Wochenraster, das am Freitag einen Nachmittag gekostet hat, ist bis zum Dienstagmittag zerfetzt. Wer von einem festen Zyklus ausgeht, wie im Leitfaden zum rotierenden Schichtplan, muss jede Woche weniger neu aufbauen.

Ein gutes Dienstplan-Tool bewältigt das ohne Umstände: Neuzuweisung per Drag-and-drop, gebündelte Tausche mit anderen Teammitgliedern und sofortige Benachrichtigungen an die Betroffenen. Die ganze Mechanik steht in unserem Leitfaden zum Erstellen eines fairen Schichtplans für den 24/7-Betrieb – dieselbe Logik gilt, ob das Team aus 8 oder 80 Personen besteht.

Die richtige Dienstplan-Plattform verschiebt die betroffenen Schichten in Sekunden, schickt den betroffenen Mitarbeitern eine Push-Benachrichtigung mit der neuen Reihenfolge, aktualisiert das Dashboard der Führungskraft und hält die Ansicht der Personalkosten ehrlich. Das falsche System lässt Sie das alles manuell erledigen, zweimal, und zwei davon vergessen Sie trotzdem.

Schichttausch, der keine drei Nachrichten zur Bestätigung braucht

Die meisten Führungskräfte verbringen ein Drittel ihrer Woche mit der Schichtbesetzung. Die richtige Dienstplan-App macht daraus einen Selbstbedienungsablauf: Ein Mitarbeiter stellt eine Tauschanfrage, infrage kommende Kollegen sehen sie, die Führungskraft bestätigt mit einem Fingertipp. Weniger Abstimmung, weniger Risiko, dass jemand zu einer Schicht erscheint, die sich stillschweigend geändert hat. Unklare Anfragen verursachen die meisten Streitigkeiten beim Tausch. Der Leitfaden zu Anträgen auf Schichtwechsel zeigt, wie man sie formuliert und beantwortet.

Zeiterfassung, die automatisch mit dem Dienstplan verbunden ist

Dienstplansoftware, die nicht mit der Stechuhr spricht, ist ein halbes Produkt. Der Sinn der Dienstplanung ist, dass genehmigte Stunden ohne Neueingabe in die Lohnabrechnung fließen und Abweichungen vor dem Zahltag sichtbar werden. Verbundene Zeiterfassung macht aus einer Dienstplan-App ein System für Personaleinsatzplanung statt eines schicken Kalenders. Wenn zunächst nur das Einstempeln zählt, sind kostenlose Stechuhr-Apps ein leichterer Start.

Compliance-Warnungen, die Probleme abfangen, bevor sie Geld kosten

Gesetze zur vorhersehbaren Dienstplanung in den USA, Fair-Workweek-Verordnungen in großen Städten, die Auslegung von Tarifverträgen in Australien, Arbeitszeitvorschriften in Großbritannien. Eine Dienstplan-App, die diese in Echtzeit meldet, spart Ihnen Tausende an Strafen und Nachzahlungen. Die GPS-basierte Prüfung des Arbeitsortes liegt auf derselben Ebene – der Unterschied zwischen dem Vertrauen auf eine Stempelung und ihrem Nachweis. Alles, was schwächer ist, ist ein Kalender mit Preisschild.

Ein mobiles Erlebnis, das Ihr Team wirklich öffnet

Wenn Ihre Mitarbeiter die App nicht nutzen, spielt der Rest keine Rolle. Achten Sie auf Push-Benachrichtigungen bei neuen Schichten, Tauschanfragen mit einem Fingertipp, Verfügbarkeit, die sich vom Handy aus festlegen lässt, und eine klare Einreichung von Abwesenheitsanträgen. Unser Leitfaden zum Dienstplanmanagement behandelt die Abwägungen zwischen Dienstplansystemen, die zuerst auf den Desktop, und solchen, die zuerst auf das Smartphone ausgerichtet sind, ausführlicher.

Export für die Lohnabrechnung ohne Zwischenschritt in einer Tabelle

Genehmigte Stunden sollten in QuickBooks, Xero, ADP oder Gusto landen, ohne dass jemand eine CSV-Datei anfasst. In dem Moment, in dem jemand Daten manuell neu eingeben muss, schleichen sich Fehler ein, und der ganze Sinn, Dienstplanung und Software für die Lohnabrechnung gemeinsam zu betreiben, fällt in sich zusammen.

So wählen Sie die richtige Dienstplan-App für Ihr Team

Wählen Sie die Dienstplan-Plattform, die zu der Größe passt, die Sie jetzt haben, nicht zu der, die Sie in drei Jahren zu haben hoffen. Die meisten Führungskräfte kaufen im ersten Jahr zu viel Software und nutzen dann 60 % dessen nicht, wofür sie bezahlt haben. Eine grobe Faustregel:

• Einzelunternehmer oder Inhaber plus 1 bis 2 Helfer: der kostenlose Tarif von Shifton, oder der kostenlose Tarif von Sling, wenn Sie bereits im Toast-Ökosystem sind
• Team mit 5 bis 15 Personen in Einzelhandel oder Gastgewerbe: When I Work, Shifton-Module oder Connecteam Small Business
• Betrieb mit mehreren Standorten, 20 bis 100 Mitarbeiter: Shifton mit dem GPS-Modul, Deputy Core oder Connecteam Operations Hub Advanced
• Branche mit hohen Compliance-Anforderungen (Gesundheitswesen, Einzelhandel in mehreren Bundesstaaten): Deputy Pro für die Regel-Engine oder Shifton mit Anwesenheit + GPS
• Belegschaft, die nicht am Schreibtisch arbeitet und zusätzlich Kommunikation und Schulung braucht: Connecteam mit gestapelten Hubs

Ist das Tempo beim Erstellen des Dienstplans der Engpass, tendieren Sie zu Shifton oder When I Work. Sind Compliance und Arbeitsrecht der Engpass, tendieren Sie zu Deputy. Sind Kommunikation und Schulung neben dem Dienstplan der Engpass, tendieren Sie zu Connecteam. Die meisten Teams entscheiden sich für ein Tool für den Dienstplan plus eine Integration in ihre Buchhaltungsplattform – die sauberste Lösung mit den niedrigsten Gesamtkosten. Wenn es nur darum geht, das Wochenraster schnell zu veröffentlichen, deckt der Vergleich der Dienstplaner-Apps diesen engeren Bedarf ab.

Wählen Sie zuerst den Engpass, dann das Tool.

Wenn Ihre engere Auswahl in Richtung HR-Plattformen geht

Dienstplanung und vollständiges Personalwesen verschwimmen auf der Käuferseite manchmal, besonders wenn Rippling auf derselben engeren Auswahl landet wie eine spezialisierte Dienstplan-App. Für dieses Szenario vergleicht der Leitfaden zu den 5 besten Rippling-Alternativen Shifton, Connecteam, Homebase, Jibble und When I Work direkt mit Rippling bei Preis, modularer Passung und dem Umgang mit schichtbasierter Arbeit.

Wenn Sie auch Catering- oder Event-Crews einplanen

Die Dienstplanung für Catering-Betriebe bringt eine Besonderheit mit, die die meisten allgemeinen Dienstplan-Apps schlecht bewältigen: einmalige Veranstaltungen, Gästezahlen in letzter Minute und Crews aus Köchen, Servicechefs und Servicekräften mit mehreren Rollen, die außer Haus arbeiten. Wenn Catering auch nur die Hälfte Ihres Geschäfts ausmacht, vergleicht der Leitfaden zur besten Catering-Management-Software (5 Tools) Shifton, 7shifts, Caterease, Connecteam und Better Cater gezielt an Abläufen, die auf Veranstaltungen zugeschnitten sind, statt an wöchentlichen Restaurantschichten.

Häufig gestellte Fragen zu Dienstplan-Apps

Ruslan Nazarov

SEO-Leiter bei Shifton. Schreibt über Workforce Management, Schichtplanung und SaaS-Lösungen für Unternehmen, die auf effiziente Teamarbeit angewiesen sind.