Polis ve acil hizmetler için personel yönetimi yazılımı

Kurumda kadro, çizelgenin kılığına girmiş bir bütçe sorunudur. Asgari kadro düzeyleri yönerge veya sözleşmeyle belirlenir, korunan alan bir devamsızlığa göre küçülmez ve taban seviyenin üzerindeki her saat kamu bütçesine düşen bir ek ödemeyle ödenir. Emniyet ve acil hizmetler için personel yönetimi yazılımı yerini iki şeyi aynı anda görünür kılarak hak eder: kadro güvenli ve hukuka uygun mu, ve ne kadara mal oluyor.

Az sayıda kurum bugünkü yöntemine kendi tercihiyle vardı. Bir tabloya ikinci bir sekme eklendi, sonra üçüncü, ardından yalnızca tek bir kişinin tam olarak anladığı bir renk düzeni oluştu. Eğitim kayıtları başka bir dosyada duruyor. Ek ödemeli saatler sonradan, artık hiçbir şeyin değişemeyeceği bordro aşamasında mutabakata bağlanıyor. İş yine de görülüyor ama basit bir soruya kimse hızlıca cevap veremiyor: geçen çeyrekte bu birim taban seviyenin ne kadar üzerinde çalıştı ve buna ne yol açtı.

Kurumdaki personel sisteminin sağlaması gerekenler

Kategoriyi süslerinden arındırdığınızda iş dardır. Haftanın her saati için asgari kadro ölçütünü karşılayan bir kadro yayımlamak. Planlanan kişinin değil, gerçekten görevde olan kişinin kaydını tutmak. Her kişinin biriktirdiği saatleri kendisine uygulanan sınırlara karşı izlemek. Mali işlerle ve nihayetinde bir denetçiyle temasa dayanan rakamlar üretmek.

Bu dördünün ötesindeki her şey süstür. Zarif bir ızgara üreten ama o ızgaranın ne tuttuğunu söyleyemeyen bir sistem, sorunun kolay yarısını çözmüştür.

Süresi dolmaması gereken eğitim saatleri ve yetkinlikler

Hem üniformalı hem sivil personel süresi dolan gereklilikler taşır. Silah yeterliliği, etkisiz hale getirme teknikleri, ilk yardım, sürüş, belirli görevler için özel yetkinlikler: her birinin saat gerekliliği ve yenileme tarihi vardır ve her biri bir nöbeti eksik bırakmadan verilmelidir. Bu, bir uyum sorunu olmadan önce bir planlama sorunudur; çünkü eğitim süresi, birinin kadroya girememesi demektir.

İşleyen yaklaşım eğitimi iş gibi ele almaktır. Kendi projesi olarak planlayın, insanları başka bir görev bloğuna atadığınız gibi atayın ve saatlerin zaten her şeyi taşıyan raporlarda birikmesine izin verin. Çeyrek sonunda çalışma saati raporu kimin ne kadar eğitim aldığını ve hangi birimin geride kaldığını gösterir; paralel dosya tutmaya gerek kalmaz. Personel kaydında tutulan pozisyon ve roller, kısa sürede bir dilim doldurulacağında kimin hangi göreve yetkin olduğunu açık eder.

Mevzuat, toplu iş sözleşmesi ve aşılamayacak saat sınırları

Acil hizmetler, çizelgenin hukuki bir belge gibi işlediği az sayıdaki alandan biridir. Toplu iş sözleşmesi nöbetler arası dinlenmeyi, üst üste çalışılabilecek gün sayısını, değişiklik bildirim süresini ve ek ödemeli saatlerin nasıl paylaşılacağını belirler. Yasal çalışma süresi sınırları bunun üzerine biner. Kuralı çiğnemenin bedeli yalnızca bir itiraz değil, tüm dönemin yeniden yazılmasıdır.

Yazılım burada gösterişsiz iki işi iyi yaparak yardımcı olur. Çizelge kurulurken her kişinin azami saatini verilmiş saatlerin yanında gösterir; böylece sınır sonradan keşfedilen bir şey değil, canlı bir kısıt olur. Bir de neyin, ne zaman ve kime yayımlandığına dair kalıcı bir kayıt tutar; bir itirazın ya da denetimin gerçekte döndüğü nokta budur. Planın yalnızca güncel sürümünü saklayan bir sistem geçmişe dair soruları yanıtlayamaz.

Fazla mesai maliyeti gerçekte nerede birikir

Kurumda ek ödemeli süre neredeyse hiçbir zaman tek bir karar değildir. Uzatmayla kapatılan boş kadrolar, dinlenme gününe denk gelen duruşmalar, çağrılar, planlı etkinlikler ve bir birimin aylarca bir kişi eksik çalışmasının yavaş sürüklenmesiyle birikir. Bordro rakamı birleştirdiğinde nedenler birbirinden ayırt edilemez hale gelmiştir.

Saatleri ücret kademesine bölmek bu sisi birinin üzerine gidebileceği bir sayıya çevirir. Taban saatler, gece ek ödemesi, gece ile hafta sonu ek ödemesi ve resmi tatil saatlerinin çalışan, proje ve çizelge bazında ayrı sütunlar halinde raporlanması, bir amire hangi birimin pahalı süreyi ürettiğini ve nedenin yapısal mı yoksa tek bir kötü ay mı olduğunu söyler. Raporlama araçlarımız bu dökümü dönemi planlamak için kullanılan aynı vardiya kayıtlarından kurar; böylece planlama görünümü ile maliyet görünümü asla birbiriyle çelişmez.

Kadro ölçütleri ve norm kadro planlaması

Her kurumun bir onaylanmış mevcudu ve bir fiili mevcudu vardır; aradaki fark ek ödemeli saatlerle doldurulur. Daha fazla kadro talep etmek ya da eldeki kadroyu yeniden dağıtmak, bütçenin yazıldığı birimlerle ifade edilmiş kanıt ister.

Bu kanıt geçmişten gelir: birim başına aylık çalışılan saatler, ek ödemeli saatlerin taban saatlere oranı, açık vardiyaların ne sıklıkla sahipsiz kaldığı, mevcudun ne kadarının izin ve eğitimle tükendiği. Tam bir yıl boyunca okunduğunda bu rakamlar kağıt üzerindeki değil, gerçek kadro ölçütünü anlatır. Verisini bir ekrana kilitleyen sistem yerine hesap tablosuna temiz aktaran bir çizelgeleme sistemi norm kadro planlamasına daha çok katkı sunar.

Çağrı yönetim sistemleri ve personel katmanının sınırı

Aynı kelimelerle birkaç farklı ürün aranıyor, bu yüzden net olmakta yarar var. Bilgisayar destekli çağrı yönetimi canlı olayları, ekip durumunu ve ihbar yönlendirmesini üstlenir. Geniş anlamda kamu güvenliği yönetim yazılımı kayıtları, delilleri ve dosyaları bir araya toplar; itfaiye yönetim yazılımı da kendi tarafında aynısını yapar. Shifton bunların hiçbiri değildir. Diğerlerinin çoktan çözülmüş saydığı personel sorusunu yanıtlar: kim görevde, ne kadar süreyle, hangi oranla ve iki kişi rapor aldığında haftaya ne olur.

Bu sınır bilinçlidir. Kurumlar kayıt ve çağrı yönetimi platformlarına zaten sahiptir ve bunları değiştirmek istemez. Daha çok eksik olan, hem planlamacının hem mali işlerin güvendiği bir personel katmanıdır; polis personel yönetimi yazılımının doldurması gereken boşluk da budur.

Vardiyanın bakışı ile kurumun bakışı

Günlük planlama ile kurum düzeyinde planlama, farklı insanların yaptığı farklı işlerdir. Gelecek haftayı dolduran bir amir kimin uygun olduğunu ve kimin sınıra yaklaştığını düşünür. Üst yönetim altı aylık ek ödemeli saat eğilimini ve bir birimin yapısal olarak eksik kadroyla çalışıp çalışmadığını düşünür. Aynı vardiya verisi ikisine birden hizmet etmek zorundadır; bu yüzden acil durum nöbet çizelgesi sayfamız kadro ve düzen tarafını derinlemesine ele alırken bu sayfa personel yönetimi, mevzuat uyumu ve maliyette kalır.

İkisini tek sistemde tutmak mutabakat adımını da ortadan kaldırır. Çizelge, devam kaydı ve ücret oranı raporu üç ayrı belge olduğunda analiz süresinin çoğu onları uyuşturmaya gider. Aynı kayıtların üç görünümü olduklarında analiz olması gereken yerden başlar.

Acil hizmetler için personel sistemi nasıl seçilir

Herhangi bir platformu temiz bir dönemle değil, dağınık bir dönemle sınayın. İçinde bir gece bloğu, bir eğitim günü, bir boş kadro ve kısa süreli iki devamsızlık bulunan bir hafta kurun, sonra sisteme bunun ne tuttuğunu ve hangi sınırlara yaklaştığını sorun. Bir personelin kendi saatlerini görüp telefondan izin talep edip edemediğini kontrol edin; çünkü benimsenmeye masa başında oturmayanlar karar verir. Rakamların bordro sürecinizin okuyabileceği bir biçimde dışa aktarıldığını doğrulayın; taşınamayan bir rapor, kimsenin kullanmadığı rapordur.

Shifton on ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsiz çalışır; bu da küçük bir şubeyi veya tek bir birimi baştan sona karşılar ve planlamayı, temel mesai saatini, mobil uygulamayı ve standart raporları içerir. Ücretli planlar çalışan başına aylık ücretlendirilir ve daha büyük bir kurumun ihtiyaç duyduğu derin maliyet raporlamasını, çok projeli yapıyı ve konum denetimlerini ekler. Mevcut yönteminiz bir dönemin maliyetini yalnızca dönem bittikten sonra söylüyorsa, yapmaya değer değişiklik, karar verecek zaman varken söyleyen değişikliktir.