Softvér na plánovanie personálu pre catering a banketové tímy

Catering nebeží na opakujúcom sa týždennom rozpise. Beží na objednávkach, z ktorých každá potrebuje iný tím, iné miesto konania a iný objem hodín, potvrdzuje sa týždne vopred a do dňa D sa ešte dvakrát zmení. Softvér na plánovanie personálu na podujatia existuje preto, lebo tabuľka takýto tvar dlho neudrží bez toho, aby niekto stratil prehľad, kto bol na čo potvrdený.

Zloženie pracovnej sily to sťažuje ešte viac. Catering mimo vlastnej prevádzky stojí na brigádnikoch a freelanceroch, ktorí robia pre dve či tri firmy naraz, takže človek, ktorého ste si zamluvili v utorok, môže mať vo štvrtok už iný záväzok. Plánovanie musí vychádzať z dostupnosti, nie z prázdnej mriežky. Tí istí ľudia pracujú aj pri stavbe a búraní veľtrhov, čomu sa venuje samostatná stránka o plánovaní zmien na výstavisku.

Čo musí softvér na plánovanie personálu na podujatia zvládnuť

O tom, či nástroj prežije rušnú sezónu, rozhodujú štyri veci. Musí vedieť zostaviť tím na konkrétny dátum a konkrétne miesto, nie na všeobecný týždeň. Musí sa dostať k freelancerom do telefónu a zaznamenať ich odpoveď. Musí zachytiť skutočne odpracované hodiny, pretože podujatia sa naťahujú takmer pravidelne. A musí ukázať, koľko zákazka stála na práci ešte v čase, keď sa dá tú ďalšiu naceniť poriadne.

Softvér na obsadzovanie podujatí, ktorý pokrýva tieto štyri body, poráža ťažkú platformu, ktorej menu koordinátorka počas svadobnej sezóny nikdy nestihne preskúmať. Označenie je menej dôležité než to, ako sedí: softvér na plánovanie obsadenia podujatí, softvér na riadenie personálu na podujatiach aj nástroje na tvorbu rozpisov tímu opisujú tú istú prácu, len čo odhliadnete od marketingu.

Obsadzujte podujatie, nevypĺňajte týždeň

Cateringová zmena je viazaná na podujatie, nie na oddelenie. Príprava sa začína hodiny pred príchodom hostí, obsluha beží do nepredvídateľného konca a upratovanie sa môže pretiahnuť za polnoc. Zostaviť to v týždennom kalendári funguje vtedy, keď každá zmena nesie vlastný presný čas začiatku a konca a dá sa označiť miestom konania alebo klientskym projektom, do ktorého patrí.

Všetko, čo ste neobsadili, ide do riadku otvorených zmien, kde to naraz vidí každý kvalifikovaný člen tímu. To je rozdiel medzi softvérom na riadenie personálu na podujatiach a zoznamom telefónnych čísel: ponuka odíde raz, z jedného miesta, a odpoveď sa zaznamená namiesto toho, aby sa pamätala. Modul plánovania zmien od Shiftonu rieši otvorené zmeny, výmeny aj opakovane použiteľné šablóny, takže štandardná svadobná schéma pre 120 hostí sa poskladá za pár sekúnd namiesto opätovného vypisovania. Na strane tímu prichádza tá istá informácia ako aplikácia na plánovanie personálu na podujatia priamo do telefónu, a to je jediný kanál, ktorý freelanceri spoľahlivo sledujú. Aplikácia na riadenie personálu na podujatiach sa posudzuje podľa jedinej veci: či člen tímu uvidí čas nástupu, miesto a čas konca bez toho, aby komukoľvek písal.

Freelanceri a úzke hrdlo dostupnosti

Najťažšou časťou softvéru na plánovanie cateringu nie je kalendár, ale vedomosť, kto naozaj môže prísť. Člen tímu si označí hodiny, keď má voľno, v mesačnom kalendári dostupnosti a sám ich aktualizuje, čo znamená, že rozpis vzniká oproti živému obrazu, nie oproti formuláru, ktorý niekto vyplnil pred šiestimi týždňami.

Táto jediná zmena odbúra väčšinu vzájomného dopisovania. Ponuky prichádzajú k ľuďom, ktorí majú čas, potvrdenia sa vracajú rýchlejšie a koordinátorka prestane prechádzať zoznam kontaktov podľa klesajúcej spoľahlivosti. Cateringová aplikácia na plánovanie, ktorá vychádza z dostupnosti, dostáva výrazne menej odmietnutí než tá, ktorá začína prázdnym týždňom. Rastúce firmy siahajú po softvéri na plánovanie pre cateringové spoločnosti presne vtedy, keď zoznam kontaktov prerastie pamäť jedného človeka.

Plánujte sezónu, nie týždeň

Dopyt v cateringu prichádza vo vlnách. Firemná sezóna, svadobná sezóna aj decembrová séria stlačia objednávky do niekoľkých týždňov a riziko sa presunie od zháňania ľudí k preťaženiu tých istých spoľahlivých pár. Mesačné zobrazenie dá celý kalendár objednávok na jednu obrazovku s priebežným súčtom hodín pri každom mene, takže záťaž rozdelíte skôr, než sa niekto vyčerpá.

• Uvidíte každý potvrdený dátum aj hodiny, ktoré už každý nesie
• Všimnete si dátumy, ktoré stále vykazujú neobsadené hodiny, a zareagujete včas
• Vyznačíte štátne sviatky, na ktoré pôjde zvýhodnená sadzba
• Udržíte dlhodobé objednávky na očiach namiesto v samostatnom diári

Softvér na plánovanie banketov, ktorý ukazuje len týždeň, skryje presne ten vzorec, ktorý potrebujete riadiť. Aplikácia s banketovým rozpisom, ktorá sa otvára na mesiaci a nie na dni, dáva supervízorom rovnaký dlhý výhľad, a systém plánovania banketov, ktorý drží súčty hodín na osobu, zabráni tomu, aby celú sezónu utiahli traja ľudia.

Hodiny, prestávky a zvýhodnené sadzby v deň akcie

Plánované a odpracované hodiny sú v cateringu málokedy rovnaké. Obsluha, ktorá mala skončiť o desiatej, končí o jedenástej a tento rozdiel sa musí dostať do miezd bez reťaze správ na druhý deň ráno. Ľudia sa prihlasujú a odhlasujú v aplikácii k svojej naplánovanej zmene, prestávky sa evidujú osobitne a skutočné časy sedia vedľa plánovaných na tej istej karte zmeny.

Mzdové sadzby sa nastavujú priamo na zmene, takže noc, štátny sviatok alebo presah môžu mať vyššiu sadzbu než bežná denná zákazka. Bonusy a zrážky sa zapisujú na to isté miesto. Softvér na plánovanie banketového personálu, ktorý toto všetko zachytáva na úrovni zmeny, odstráni zosúlaďovanie, ktoré inak zožerie prvý deň každého mesiaca. Samostatne pripojený softvér na dochádzku banketového personálu vytvorí druhý záznam, s ktorým sa dá polemizovať, čo je presný opak zámeru. Softvér na sledovanie času pri banketoch musí zvládnuť aj dve podujatia za dvadsaťštyri hodín, čo denné výkazy nikdy nedokážu.

Čo tím na jednu objednávku naozaj stojí

Práca je maržou cateringu mimo vlastnej prevádzky. Keď sú hodiny, sadzby, bonusy aj zrážky naviazané na zmeny a nie dopisované do výkazu spätne, náklad zákazky je číslo, ktoré si vytiahnete, a nie odhad, ktorý musíte obhajovať. Reporty odpracovaných hodín, rozpočtu a mzdových sadzieb sa filtrujú podľa mesiaca a pozície a exportujú sa pre mzdy alebo pre stretnutie s klientom. Práve tu prestáva byť riadenie cateringového personálu odhadom a začína určovať, ako naceňujete. Softvér na plánovanie cateringového personálu, ktorý drží hodiny a sadzby na tej istej zmene, vám dá náklad na objednávku, nie náklad za mesiac.

Miesta konania, projekty a tímy na viacerých lokalitách

Väčšina cateringových firiem pracuje na miestach, ktoré nevlastní, často na dvoch či troch počas jedného víkendu. Označenie zmien projektom alebo lokalitou udrží tímy oddelené, kým súčty ostávajú v jednom účte, takže koordinátorka vidí, že v sobotu chýbajú na jednom mieste dvaja čašníci a na druhom sú ľudia navyše. Tímy, ktoré obsluhujú aj stále prevádzky, ich môžu plánovať popri práci na podujatiach, čomu sa venuje naša stránka konferenčné priestory. Softvér na plánovanie banketových tímov musí držať miesto konania, čas nástupu a zloženie tímu pokope, pretože adresa je detail, ktorý si ľudia najčastejšie pomýlia. Softvér na banketové rozpisy, ktorý s každou zmenou zaobchádza, akoby prebiehala v centrále, spôsobuje presne túto chybu. Prihlásenie podľa polohy cez modul geolokácie je dostupné ako platený doplnok tam, kde záleží na potvrdení príchodu na neznáme miesto.

Ako vybrať softvér na plánovanie cateringu

Otestujte akúkoľvek platformu na svojom najhoršom víkende, nie na tom najľahšom. Zostavte sobotu s tromi podujatiami na troch miestach a zmerajte, ako dlho to trvá. Otvorte aplikáciu v telefóne člena tímu a pozrite sa, ako rýchlo nájde čas nástupu a adresu. Posuňte začiatok o hodinu a zaznamenajte, ako dlho trvá, kým sa to dostane ku všetkým nasadeným. Aplikácia s banketovým rozpisom nemá cenu, ak aktualizácia dorazí až po tom, čo tím vyrazil z domu, a softvér na plánovanie banketových zmien, ktorý na zverejnenie potrebuje notebook, v sobotu nikto nepoužije.

Čokoľvek, čo stále stojí na vytlačenej šablóne rozpisu pre personál na podujatí, na banketovej šablóne alebo na zdieľanom súbore, sa do dvoch týždňov rozíde s realitou. Do desiatich ľudí je Shifton zadarmo bez časového obmedzenia, čo sedí malej cateringovej firme, ktorá odchádza od cateringovej šablóny rozpisu v tabuľke. Ako budete brať viac objednávok, platené plány pridajú plánovanie pre viac lokalít, hlbšie reporty a moduly, ktoré väčšia prevádzka obsadzujúca podujatia potrebuje. Cieľ sa nemení: každé podujatie obsadené, každá hodina zaevidovaná a náklad na prácu, ktorý sedí s tým, čo ste nacenili.