Personalo valdymas policijai ir gelbėjimo tarnyboms
Planuokite budėjimo apimtį visame padalinyje, laikykite mokymo valandas vienoje apskaitoje ir tiksliai matykite, kiek kainuoja priedinis laikas, su personalo valdymo sistema policijai ir gelbėjimo tarnyboms.
Viso padalinio savaitės apimtis vienoje lentelėje
Padalinio budėjimo apimtis planuojama ištisomis savaitėmis, o ne pavienėmis dienomis. Kiekvienas žmogus turi savo eilutę, o kiekvienas priskyrimas atrodo kaip spalva pažymėtas blokas su pradžios ir pabaigos laiku, todėl planuotojas mato, kur savaitė plonėja, dar prieš ką nors paskelbiant. Filtrai, projektai ir grafikai išlaiko didelę tarnybą įskaitomą viename ekrane.
Kiekviena pamaina neša savo valandų įrašą
Personalo planavimas subyra tada, kai suplanuota savaitė ir nudirbta savaitė gyvena atskiruose dokumentuose. Kiekvienas priskyrimas atsiveria į savo detalų vaizdą, kuriame pamainai užfiksuotos valandos stovi šalia tų, kurios jai buvo suplanuotos. Vadovas pataiso pamainą vieną kartą, o visos sumos, kurias ji maitina, pasikeičia savaime.
Kiekvienoje pamainoje matyti pareigybė ir valandų riba
Viešasis saugumas neužsidaro, todėl įprasta savaitė neša kelias pamainas per dieną ir nakties bloką nuo 23:00 iki 07:00. Vaidmenys lentelėje rodomi šalia vardų, ir būtent taip planuotojas kiekviename budėjime išlaiko vadovą, užuot radęs spragą jau perduodant pareigas. Didžiausias ir bendras kiekvieno žmogaus valandų skaičius lieka matomas dar pildant savaitę.
Viršvalandžių kaina pagal kiekvieną tarifo pakopą
Viršvalandžiai tarnyboje retai būna vienas skaičius. Valandos krenta į bazinį įkainį, į naktinį priedą, į naktinį ir savaitgalio priedą bei į šventinius tarifus, o darbo užmokesčio sąskaita yra visų keturių suma. Įkainių ataskaita kiekvieno darbuotojo valandas paskirsto pagal šias pakopas, pagal projektą ir pagal grafiką, todėl personalo sprendimo kaina perskaitoma dar prieš uždarant laikotarpį.
Pradėkite su nemokamu planu
Be laiko apribojimų. Gaukite pilną prieigą prie pagrindinių funkcijų ir atnaujinkite, kai būsite pasiruošę.
Skaitykite išsamų gelbėjimo tarnybų personalo valdymo vadovą
Tarnybos personalo poreikis yra biudžeto klausimas, apsirengęs grafiko drabužiais. Minimalią sudėtį nustato tvarka arba sutartis, aptarnaujama teritorija dėl kieno nors nebuvimo nesusitraukia, o kiekviena valanda virš bazinio lygio apmokama su priedu, krentančiu ant viešojo biudžeto. Personalo valdymo programa gelbėjimo tarnyboms pateisina savo vietą tada, kai vienu metu parodo du dalykus: ar budėjimas saugus ir teisėtas, ir kiek jis kainuoja.
Nedaug tarnybų prie dabartinės tvarkos priėjo sąmoningai. Skaičiuoklė užsiaugino antrą lapą, paskui trečią, paskui spalvų taisyklių rinkinį, kurį iki galo supranta tik vienas žmogus. Mokymų įrašai guli kitame faile. Priedinės valandos suvedamos po fakto, skaičiuojant atlyginimus, kai nieko pakeisti nebeįmanoma. Darbas vis tiek padaromas, bet niekas negali greitai atsakyti į paprastą klausimą: kiek valandų šis padalinys praėjusį ketvirtį dirbo virš normos ir kas tai lėmė.
Keturios užduotys, kurias privalo atlikti personalo sistema
Nuėmus reklaminį sluoksnį, darbas siauras. Paskelbti budėjimo apimtį, atitinkančią minimalios sudėties reikalavimą kiekvienai savaitės valandai. Išsaugoti įrašą, kas iš tikrųjų budėjo, o ne kas buvo suplanuotas. Sekti kiekvieno žmogaus sukauptas valandas pagal jam taikomas ribas. Pateikti skaičius, kurie atlaiko susidūrimą su finansų skyriumi ir galiausiai su auditoriumi.
Visa kita yra dekoracija. Sprendimas, kuris nubraižo dailią lentelę, bet negali pasakyti, kiek ta lentelė kainavo, išsprendė lengvesnę uždavinio pusę.
Mokymo valandos ir atestacijos, kurios negali pasibaigti
Ir priesaiką davę, ir civiliai darbuotojai turi reikalavimų, kurių galiojimas baigiasi. Šaudymo įskaita, savigynos veiksmai, pirmoji pagalba, vairavimas, specialūs leidimai atskiroms užduotims: kiekvienas turi valandų normą ir atnaujinimo datą, ir kiekvieną reikia įvykdyti nepaliekant budėjimo be žmonių. Tai pirmiausia grafiko ir tik paskui atitikties uždavinys, nes mokymų laikas yra laikas, kuriuo žmogus nepasiekiamas.
Veikiantis būdas yra laikyti mokymus darbu. Suplanuokite juos kaip atskirą projektą, priskirkite žmones taip pat, kaip priskiriate bet kuriam kitam budėjimo blokui, ir leiskite valandoms kauptis tose pačiose ataskaitose, kuriose jau yra visa kita. Ketvirčio pabaigoje darbo valandų ataskaita parodo, kiek mokymų kiekvienas žmogus surinko ir kurie padaliniai atsiliko, ir jokio lygiagretaus failo prižiūrėti nereikia. Kiekvieno darbuotojo kortelėje saugomos pareigos ir vaidmenys leidžia iškart matyti, kas turi teisę atlikti konkrečią užduotį, kai vietą reikia užpildyti skubiai.
Atitiktis, kolektyvinė sutartis ir valandų ribos
Gelbėjimo tarnybos yra vienas iš nedaugelio sektorių, kur grafikas veikia kaip teisinis dokumentas. Kolektyvinės sutartys nustato poilsio trukmę tarp budėjimų, didžiausią iš eilės einančių dienų skaičių, įspėjimo terminus dėl pakeitimų ir tai, kaip padalijamos priedinės valandos. Ant viršaus guli įstatyminės darbo laiko ribos. Pažeidus taisykles, kaina yra ne tik skundas, bet ir viso laikotarpio perrašymas.
Programinė įranga čia padeda gerai atlikdama du nefotogeniškus dalykus. Ji rodo kiekvieno žmogaus didžiausią valandų skaičių šalia jau priskirtų valandų dar tuo metu, kai grafikas kuriamas, todėl riba veikia kaip gyvas apribojimas, o ne kaip vėlesnis atradimas. Ir ji išsaugo ilgalaikį įrašą, kas, kada ir kam buvo paskelbta, o būtent tuo remiasi skundas arba auditas. Sistema, kuri laiko tik dabartinę plano versiją, į klausimus apie praeitį atsakyti negali.
Kur iš tikrųjų susikaupia viršvalandžių sąnaudos
Priedinis laikas tarnyboje beveik niekada nėra vienas sprendimas. Jis kaupiasi iš laisvų etatų, dengiamų pratęsimais, iš teismo posėdžių, patenkančių į poilsio dienas, iš iškvietimų, planinių renginių ir iš lėto slinkimo, kai padalinys mėnesių mėnesius dirba vienu žmogumi mažiau. Kol atlyginimų skaičiavimas sudeda galutinį skaičių, priežastys nebeatskiriamos viena nuo kitos.
Valandų skaidymas pagal įkainio pakopas tą rūką paverčia skaičiumi, su kuriuo galima ką nors daryti. Bazinės valandos, naktinis priedas, naktinis ir savaitgalio priedas bei šventinės valandos, pateikti atskiromis skiltimis kiekvienam darbuotojui, projektui ir grafikui, vadovui parodo, kuris padalinys generuoja brangų laiką ir ar priežastis struktūrinė, ar tai tik vienas nevykęs mėnuo. Mūsų ataskaitų įrankiai šį skaidinį sudaro iš tų pačių pamainų įrašų, kurie naudoti laikotarpiui planuoti, todėl planavimo vaizdas ir sąnaudų vaizdas niekada vienas kitam neprieštarauja.
Personalo normatyvai ir etatų planavimas
Kiekviena tarnyba turi patvirtintą ir faktinį etatų skaičių, o tarpas tarp jų užpildomas priedinėmis valandomis. Argumentams dėl papildomų etatų arba dėl turimų etatų perskirstymo reikia įrodymų, išreikštų tais vienetais, kuriais rašomas biudžetas.
Tie įrodymai ateina iš istorijos: nudirbtos valandos padaliniui per mėnesį, priedinių valandų santykis su bazinėmis, kaip dažnai laisvos pamainos liko niekieno nepaimtos, kiek etatų sugėrė atostogos ir mokymai. Perskaityti per visus metus, šie skaičiai aprašo tikrąjį personalo normatyvą, o ne tą, kuris surašytas popieriuje. Sistema, kuri švariai eksportuoja duomenis į skaičiuoklę, etatų planavimui duoda daugiau nei ta, kuri užrakina duomenis viduje.
Dispečerinės sistemos ir personalo sluoksnio riba
Tais pačiais žodžiais ieškoma kelių skirtingų produktų, todėl verta būti tiksliems. Kompiuterizuota dispečerinė tvarko vykstančius įvykius, ekipažų būseną ir iškvietimų nukreipimą. Viešojo saugumo valdymo sistemos plačiąja prasme apjungia registrus, įrodymus ir bylas, o ugniagesių tarnybos valdymo programos daro tą patį gaisrinėje pusėje. Shifton nėra nė viena iš jų. Ji atsako į personalo klausimą, kurį visos kitos laiko jau išspręstu: kas budi, kiek laiko, kokiu įkainiu ir kas nutinka savaitei, kai du žmonės suserga.
Riba nubrėžta sąmoningai. Tarnybos jau turi savo registrų ir dispečerines platformas ir retai nori jas keisti. Ko joms dažniau trūksta, tai personalo sluoksnio, kuriuo pasitiki ir planuotojas, ir finansų skyrius, ir būtent šią spragą personalo valdymo programa turi užpildyti.
Pamainos vadovo ir tarnybos vadovybės vaizdas
Kasdienis planavimas ir planavimas visos tarnybos mastu yra skirtingi darbai, kuriuos dirba skirtingi žmonės. Pamainos vadovui, pildančiam kitą savaitę, rūpi, kas laisvas ir kas artėja prie ribos. Vadovybei rūpi priedinių valandų tendencijos per šešis mėnesius ir ar padalinys struktūriškai neturi per mažai žmonių. Tie patys pamainų duomenys turi tarnauti abiem, todėl mūsų budėjimų grafikų puslapis išsamiai apima budėjimo ir ciklų pusę, o šis lieka prie personalo valdymo, atitikties ir sąnaudų.
Laikant juos vienoje sistemoje, dingsta ir suvedimo žingsnis. Kai grafikas, lankomumo įrašas ir įkainių ataskaita yra trys atskiri dokumentai, didžioji analizės laiko dalis sunaudojama tam, kad jie sutaptų. Kai tai trys to paties įrašo vaizdai, analizė prasideda ten, kur ir turi.
Kaip pasirinkti personalo valdymo sistemą tarnybai
Bandykite bet kurią platformą su sudėtingu, o ne su tvarkingu laikotarpiu. Sudarykite savaitę su nakties bloku, mokymų diena, laisvu etatu ir dviem netikėtais neatvykimais, o paskui paklauskite sistemos, kiek tai kainavo ir prie kurių ribų priartėjo. Patikrinkite, ar darbuotojas gali telefone pamatyti savo valandas ir pateikti prašymą dėl atostogų, nes įsitvirtinimą lemia žmonės, kurie nesėdi prie stalo. Įsitikinkite, kad skaičiai eksportuojami tokia forma, kurią priims jūsų atlyginimų procesas, nes ataskaita, kurios niekas negali pajudinti, yra ataskaita, kuria niekas nesinaudoja.
Shifton nemokamai veikia iki dešimties komandos narių be laiko apribojimo, o to visiškai pakanka nedideliam skyriui ar vienam padaliniui, ir apima grafikų sudarymą, bazinį darbo laiko žymėjimą, mobiliąją programėlę bei standartines ataskaitas. Mokami planai apmokestinami už darbuotoją per mėnesį ir prideda gilesnę sąnaudų analizę, kelių projektų struktūrą bei vietos kontrolę, kurių reikia didesnei tarnybai. Jei dabartinė tvarka pasako, kiek laikotarpis kainavo, tik jam pasibaigus, verta keisti į tą, kuri pasako tuomet, kai dar liko sprendimas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra personalo valdymo programa gelbėjimo tarnyboms?
Tai sistema, skirta planuoti, kas budi visoje tarnyboje, fiksuoti iš tikrųjų nudirbtas valandas ir pateikti, kiek tos valandos kainavo. Shifton sudaro budėjimo apimtį savaitėmis arba mėnesiais, skelbia laisvas pamainas, kurias darbuotojai gali užimti, seka kiekvieno žmogaus nudirbtas ir viršvalandines valandas ir paskirsto rezultatą pagal bazinius bei priedinius įkainius. Ji dirba personalo, o ne įvykių pusėje.
Kaip sistema tvarko mokymo valandas?
Mokymai planuojami kaip darbas. Sukurkite juos kaip atskirą projektą arba grafiką, priskirkite žmones toms pamainoms taip pat, kaip priskiriate bet kuriam kitam budėjimo blokui, ir valandos kaupiasi tose pačiose darbo laiko ataskaitose kaip visa kita. Laikotarpio pabaigoje matote, kiek mokymo valandų kiekvienas žmogus surinko ir kurie padaliniai atsiliko, ir jokios antros skaičiuoklės vesti nereikia.
Ar dispečerinė programa ir personalo grafikų programa yra tas pats?
Ne, ir renkantis įrankius šis skirtumas svarbus. Kompiuterizuota dispečerinė tvarko realius iškvietimus, ekipažų būseną ir įvykių nukreipimą. Personalo grafikų programa sprendžia, kas budi, kad į tuos iškvietimus atsakytų, kiek laiko ir kokiu įkainiu. Shifton yra antroji iš dviejų ir veikia greta sistemų, kurias tarnyba jau naudoja registrams ir dispečerinei.
Kaip programa padeda suvaldyti viršvalandžių sąnaudas?
Ji parodo priedines valandas tada, kai jas dar galima pakeisti. Kuriant grafiką kiekvieno žmogaus didžiausias valandų skaičius stovi šalia jau priskirtų valandų, todėl riba yra apribojimas, o ne staigmena. Vėliau įkainių ataskaita paskirsto valandas į bazinę, naktinę, naktinę su savaitgaliu ir šventinę pakopas kiekvienam darbuotojui ir kiekvienam projektui, ir tai parodo, kur gimsta brangus laikas ir ar priežastis struktūrinė.
Ar darbuotojai gali telefone matyti valandas ir prašyti atostogų?
Taip. Darbuotojai naudoja Shifton mobiliąją programėlę iOS ir Android sistemose, kad matytų paskelbtas pamainas, patikrintų sukauptas valandas, pateiktų savo pasiekiamumą ir teiktų prašymus dėl laisvo laiko tvirtinimui. Pranešimai pasiekia juos, kai grafikas paskelbiamas arba pakeičiamas, todėl versija telefone visada yra ta, kuri galioja.
Ar yra nemokamas planas mažai tarnybai?
Taip. Shifton nemokamas iki dešimties komandos narių be laiko apribojimo, o to pakanka nedideliam skyriui ar vienam padaliniui, ir apima pamainų planavimą, bazinį darbo laiko žymėjimą, mobiliąją programėlę bei standartines ataskaitas. Didesnės tarnybos pereina prie mokamų planų, apmokestinamų už darbuotoją per mėnesį, o geografinės padėties ir darbo vietos valdymas yra mokamas modulis, o ne nemokamo plano dalis.
Perkelkite padalinio personalo planavimą į Shifton
Sudarykite budėjimo apimtį, užfiksuokite iš tikrųjų nudirbtas valandas ir pamatykite viršvalandžių sąskaitą anksčiau, nei ją uždarys atlyginimų skaičiavimas.