Programs​ka oprema za delovne naloge s programska oprema za naročila dela

Ko pride zahteva, imate dve možnosti. Ali jo jasno zajamete in usmerite k pravi osebi, ali pa jo pustite, da se vrti po sporočilih, preglednicah in samolepilnih listkih, dokler se je nekdo končno ne loti. Večina ekip se ne odloči za to neurejeno možnost namerno. Do tega pride, ker proces ni narejen za obvladovanje resničnega življenja.

Delo s prostori in operacijami je polno premikajočih se delov. Pokvari se zapiralo za vrata, ugasne luč, pojavi se puščanje, najemnik poroča o težavi, rok za varnostni pregled je potekel ali pa izvajalec potrebuje dostop. Vsaka zahteva se zdi preprosta, dokler jih nimate dvajset, in vsi hkrati zahtevajo posodobitev.

Zato je programska oprema za delovne naloge pomembna. Omogoča vam en prostor za zbiranje delovnih zahtev, njihovo odobritev, dodeljevanje del, sledenje napredku in dokaz, da je delo opravljeno. Shifton Field Service podpira to delovno zasnovo za ekipe, ki upravljajo terenske naloge, mobilne tehnike in redno vzdrževanje.

Delovne naloge podprte z programska oprema za naročila dela

Dober tok delovnih nalog ima jasen začetek in jasen zaključek. Začetek je zahteva z ustreznimi podrobnostmi. Zaključek je dokončano delo z zapiski, dokazilom in zapisom, ki ga lahko kasneje pregledate. Brez tega se iste težave vrnejo, ker se podrobnosti izgubijo.

S Shiftonom, delovni nalogi niso zgolj naslovi na seznamu. Vsako delo lahko vključuje lokacijo, prioriteto, kontaktno osebo, korake naloge in posodobitve stanja. Ko je zahteva odobrena, postane naloga, ki jo je mogoče dodeliti ustreznemu zaposlenemu ali tehniku. Od tam naprej je napredek viden pisarni brez nenehnih klicev in sporočil.

Ta pristop ščiti tudi vašo ekipo. Če nekdo trdi, da naloga ni bila nikoli obravnavana, imate časovni trak, zapiske in podrobnosti o dokončanju. To zmanjšuje spore in vam pomaga izboljšati proces namesto ponavljanja starih težav.

Delovne zahteve, ki so enostavne za oddajo in nemogoče izgubiti

Večina zamud se začne na stopnji zahteve. Ljudje poročajo o težavi z manjkajočimi podrobnostmi, nejasno lokacijo ali brez nivoja nujnosti. Nato pisarna porabi čas za nadaljnja vprašanja, in tehnik prispe brez ustreznega konteksta.

Sprejem delovnih zahtev mora biti preprost za osebo, ki jo oddaja, vendar dovolj strukturiran za tistega, ki opravlja delo. Shifton vam pomaga ohranjati zahteve dosledne z uporabo jasnih polj za delo in korakov naloge. Ko vsaka zahteva prispe v podobnem formatu, triaža postane hitrejša in napak je manj.

Prav tako ohranja ponavljajoča se dela pod nadzorom. Če ista enota, soba ali oprema nenehno generira zahteve, lahko to opazite in se odločite, ali potrebuje globlje vzdrževanje, menjavo delov ali spremembo dobavitelja.

Odobritve in določanje prednostnih nalog brez počasnega usklajevanja

Vsaka zahteva ne bi smela takoj postati delo. Nekatere potrebujejo odobritev, nekatere preverjanje proračuna, in nekatere so nizke prioritete in lahko počakajo. Problem je, da mnoge ekipe izvajajo odobritve na način, ki ustvarja ozko grlo.

S sistemom za delovne naloge postanejo odobritve del delovnega toka. Vodja lahko pregleda zahtevo, določi prioriteto in jo dodeli brez izgube konteksta. Ni vam treba iskati najnovejše verige sporočil. Vsi vidijo isto stanje in isto odločitev.

To je tudi način, kako zmanjšate nepričakovane nujnosti. Ko je prioritizacija jasna, prenehate obravnavati vse kot nujno zadevo. Tehniki lahko načrtujejo svoj dan, vlagatelji zahtev pa dobijo realna pričakovanja.

Dodelitve, ki se ujemajo z veščinami, lokacijo in delovno obremenitvijo

Operativne ekipe pogosto dodeljujejo delo glede na to, kdo je prvi na voljo. To deluje, dokler ne pride napačna oseba, delo traja dlje od pričakovanega ali pa je potreben specialist.

Shifton vam pomaga dodeliti naloge z jasnejšim pogledom na delovno obremenitev in načrtovanje. Lahko določite, kdo je zadolžen za kaj, in načrtujete dodelitve na način, ki spoštuje časovne okne in kapacitete ekipe. Ko prava oseba dobi nalogo že prvič, zmanjšate ponovna dela in ohranite stabilnost urnika.

Za mobilne ekipe jasne dodelitve prav tako zmanjšajo čas vožnje in nedelovanja. Dispeč ni le glede hitrosti. Gre za pošiljanje pravega tehnika na pravo mesto z ustreznimi informacijami.

Kako programska oprema za delovne naloge podpira mobilne ekipe in delo na terenu

Ko tehniki delajo na več lokacijah, pisarna potrebuje sprotno vidnost. Sicer vsak posodobitev postane telefonski klic. Dober sistem pokaže, kaj je v teku, kaj je blokirano in kaj je dokončano, tako da lahko dispečer sprejema boljše odločitve.

Tudi dostop do mobilne aplikacije je pomemben. Tehniki bi morali imeti možnost odpreti nalogo, videti korake naloge, dodati zapiske in zaključiti nalogo neposredno s terena. To ohranja delovni nalog čist in popoln ter preprečuje “večerne posodobitve spomina”. ki zamudijo pomembne podrobnosti.

Če vaša ekipa dela v operacijah in vzdrževanju zgradb, lahko raziščete, kako se Shifton prilega temu delovnemu toku na strani industrije upravljanja objektov.

Posodobitve stanja, ki ohranjajo vse usklajeno

Delovni nalog ni uporaben, če nihče ne zaupa stanju. Ekipe pogosto uporabljajo nejasne posodobitve, kot so “delamo” ali “skoraj končano”, kar vodi do več vprašanj, ne manj.

Jasen potek stanja to rešuje. Shifton omogoča ekipam sledenje delom skozi faze kot so novo, dodeljeno, v teku in dokončano. Specifične oznake lahko sledijo vašemu internemu procesu, vendar ideja ostane enaka. Vsi bi morali vedeti, kaj se dogaja ne da bi ugibali.

To je še posebej koristno, ko več ljudi dela na isti nalogi. Na primer, ena oseba inšpekcijsko pregleduje, druga popravlja, nadzornik pa potrdi dokončanje. Z jasnimi statusi in zapiski postanejo prenosi gladkejši.

Dokazilo o delu, zapiski in zgodovina, ki ji lahko zaupate

Eden največjih problemov v operacijah je ponavljanje istega dela, ker manjkajo podrobnosti. Tehnik zaključi nalogo, vendar naslednja oseba ne more ugotoviti, kaj je bilo narejeno, kateri deli so bili uporabljeni ali kaj je bil vzrok problema.

Zgodovina delovnih nalogov to preprečuje. Ko zabeležite opombe, fotografije, kontrolne sezname in podrobnosti o zaključku v zapis o nalogi, se vaša ekipa sčasoma uči. Ponavljajoče se težave je lažje diagnosticirati. Preventivno vzdrževanje postane pametnejše. Revizije so manj stresne.

To tudi podpira boljši nadzor nad dobavitelji. Če za določene naloge uporabljate izvajalce, lahko obdržite enako raven dokumentacije in pregledate rezultate na podlagi dejanskih zapisov, ne zgolj spominov.

Poročanje, ki vam pomaga načrtovati, ne samo reagirati

Operativne ekipe se pogosto počutijo zasedene vsak dan, vendar še vedno težko pokažejo, kaj se je izboljšalo. Poročanje o delovnih nalogih naredi rezultate vidne. Vidite lahko velikost zaostanka, povprečen čas dokončanja, pogoste tipe težav in katere lokacije ustvarjajo največ zahtevkov.

Ko vidite vzorce, lahko naredite spremembe, ki zmanjšujejo delo namesto da bi ga le upravljali. To lahko pomeni dodajanje preventivnega vzdrževanja, prilagajanje kadra, spreminjanje poti ali odpravljanje ponavljajočih se težav z opremo.

Shifton pomaga tako, da dnevne aktivnosti spremeni v strukturirane podatke, ki jih lahko pregledate tedensko in mesečno. Cilj je preprost: manj presenečenj, hitrejše odločitve in proces, ki se širi z vašo rastjo.

Moduli, ki so pomembni za delovne naloge in delovanje

Spodaj so moduli Shifton, ki podpirajo življenjski cikel delovnega naloga od zahtevka do zaključka. Vsak od njih pomaga zmanjšati ročne korake in izboljšati jasnost.

Naloge

Ustvarite standardizirane korake nalog za vsak tip delovnega naloga. To pomaga ekipam preprečiti izpuščene preverbe in izboljšati doslednost kakovosti dela na vseh lokacijah.

Upravljanje urnika

Načrtujte urnike ekipe glede na dejansko delovno obremenitev, časovne okvire in ponavljajoče se vzdrževanje. To pomaga preprečiti preobremenitev in zagotavlja, da so delovne naloge izvedljive.

Sledenje časa in časovnice

Sledite času porabljenemu za vsak delovni nalog in med izmenami. To podpira točnost izplačil in vam pomaga razumeti, katere naloge trajajo dlje, kot je bilo pričakovano.

Mobilni dostop

Dajte terenskim ekipam preprost način za pregled podrobnosti nalog, posodobitev statusa, dodajanje opomb in zapiranje delovnih nalogov na terenu brez čakanja na vrnitev v pisarno.

Obvestila

Pošiljajte opomnike za naloge, posodobitve in roke. To zmanjšuje potrebo po ročnih nadaljevanjih in pomaga, da nujne naloge niso pozabljene.

Poročila in analitika

Pregledujte uspešnost in ozka grla z uporabo dejanskih podatkov delovnih nalogov. Uporabite vpoglede za zmanjšanje zaostanka, izboljšanje odzivnega časa in pametnejše načrtovanje vzdrževanja.

Cene so običajno določene glede na velikost vaše ekipe in module, ki jih izberete, tako da lahko začnete z osnovnimi in dodajate več, ko se vaš postopek dozori. Shifton ponuja tudi do 55 dni brezplačne preizkuse, da lahko preizkusite potek dela z dejanskimi zahtevki, preden se zavežete.

Kako začeti s preprostim postopkom delovnega naloga

Na prvi dan ne potrebujete popolnega sistema. Začnite z enostavnim tokom in ga izboljšajte, ko se ekipa navadi.

Korak 1: Določite faze vašega delovnega naloga

Na začetku naj bo preprosto, na primer novo, dodeljeno, v teku, dokončano.

Korak 2: Določite podrobnosti zahtevka

Odločite se, katera polja morajo biti vključena, kot so lokacija, prioriteta in kontakt.

Korak 3: Dodajte svojo ekipo in vloge

Prepričajte se, da imajo upravitelji, dispečerji in tehniki dostop do tistega, kar potrebujejo.

Korak 4: Začnite z dodeljevanjem dejanskih delovnih nalogov

Začnite z vašimi najpogostejšimi vrstami zahtev in dnevno sledite posodobitvam.

Korak 5: Dodajte kontrolne sezname in dokaze o opravljenem delu

Predstavite korake naloge, opombe in standarde dokončanja za zmanjšanje ponovnega dela.

Korak 6: Preglejte poročila tedensko

Uporabite podatke za izboljšanje prioritet, zaposlenosti in načrtov rednega vzdrževanja.

Ko ste pripravljeni zamenjati razpršene zahteve z jasnim potekom dela, ustvarite račun in začnite graditi svoj proces naročil dela.

Pogosta vprašanja

Za kaj se uporablja programska oprema za naročila dela?

Uporablja se za beleženje zahtev za delo, njihovo odobritev, dodelitev delovnih nalogov, sledenje napredku in dokumentiranje dokončanja. Cilj je ohraniti delo organizirano ter olajšati dokazovanje in poročanje o rezultatih.

Kako se naročilo dela razlikuje od vstopnice?

Vstopnica je pogosto le sporočilo o težavi. Naročilo dela je strukturirano delo s podrobnostmi, koraki, statusom in zapisi dokončanja. Naročila dela so namenjena izvedbi, ne le komunikaciji.

Ali potrebujem odobritve v svojem procesu naročil dela?

Ni vedno potrebno, vendar so odobritve koristne, ko zahteve vplivajo na proračun, varnost ali prioriteto. Enostaven korak odobritve lahko prepreči, da bi naloge nizke vrednosti blokirale nujno delo.

Ali lahko programska oprema za naročila dela pomaga zmanjšati zaostanek?

Da. Ko so zahteve strukturirane in so posodobitve statusa jasne, ekipe porabijo manj časa za iskanje informacij in podvajanje dela. Poročanje vam tudi pomaga videti, kateri problemi povzročajo zamude.

Kaj naj vključuje dobro naročilo dela?

Vsaj: lokacijo, opis težave, prioriteto, kontaktno osebo, dodeljenega tehnika in zapiske dokončanja. Mnoge ekipe dodajo tudi kontrolne sezname, fotografije in sledenje časa za boljšo odgovornost.

Ali je programska oprema za naročila dela namenjena samo timom za vzdrževanje?

Ne. Vsaka ekipa, ki se ukvarja z ponavljajočimi se nalogami, storitvami na terenu, vzdrževanjem ali mobilnimi nalogami, jo lahko uporablja. Potek dela je koristen povsod, kjer potrebujete jasne zahteve in zanesljive zapise o izvedbi.

Kako dolgo traja uvedba procesa naročil dela?

Osnovni potek dela se lahko hitro začne, če prvo različico ohranite preprosto. Ključ je začeti z resničnimi naročili dela, nato pa izpopolnjevati polja, faze in kontrolne sezname, ko ekipa spozna, kaj potrebuje.