Műszakbeosztó szoftver kiállítási központok csapatainak

Egy kiállítási központnak nincs stabil munkaereje. Rövid, intenzív személyzeti csúcsok sorozata van, közöttük csendes hetekkel, és minden csúcs három részből áll: az építő csapat, amely napokkal a kapunyitás előtt érkezik, a kiállítási napok személyzete, amely a rendezvény alatt üzemelteti a csarnokokat, és a bontó csapat, amely az utolsó látogató távozása után kiüríti a területet. A kiállítási műszakbeosztó szoftver azért létezik, hogy mindhármat egy tervben tartsa három táblázat, egy kinyomtatott lap és egy csoportos üzenetváltás helyett.

A nehézség nem a csapat mérete, hanem a változás sebessége. Egy helyszín tíz nap alatt eljuthat húsz emberről kétszázra és vissza, negyedévente többször is, állandó munkatársak, alkalmi dolgozók és ügynökségi emberek keverékével, akik közül sokan soha nem dolgoznak két rendezvényen egymás után.

Mit fed le valójában a kiállítási műszakbeosztó szoftver

A kifejezést lazán használják, ezért érdemes pontosan megmondani, mit csinál egy ilyen rendszer. Megtervezi, ki van szolgálatban, melyik csarnokban és mely órákban, a rendezvény minden szakaszában. Közzéteszi azokat a műszakokat, amelyekhez még senkit sem rendeltek, összegyűjti az alkalmi állomány elérhetőségét, rögzíti, mikor kezdtek és végeztek valójában az emberek, és rendezvényenként, illetve személyenként jelenti vissza az órákat. Ez a teljes feladat, és a legtöbb helyszínen épp ez az a rész, amelyet még jóval azután is kézzel visznek, hogy minden kereskedelmi folyamat megújult.

Amit nem csinál: nem ad el kiállítási területet, és nem kezeli a kiállítókat. Az külön kategória, és keresésnél a legtöbben azt találják meg először. A kettő szétválasztása sokkal könnyebbé teszi a beszerzési döntést, mert egy helyszínnek szinte mindig mindkettőre szüksége van, és egyik termék sem végzi jól a másik munkáját.

Az építés, a kiállítási napok és a bontás három külön beosztás

Épp az rontja el a helyszíni beosztásokat, ha a rendezvényt egyetlen személyzeti blokknak tekintik. Az építés kis létszámú, szakképzett csapat, hosszú napokkal, amely gyakran mindenki más előtt kezd az épületben. A kiállítási napok kívánják a legnagyobb létszámot, csarnokokra, bejáratokra, standokra és háttérterületekre elosztva, olyan szünetlefedéssel, amelyet nem lehet a véletlenre bízni. A bontás a három közül a legsűrűbb és gyakran a legdrágább, mert éjszaka zajlik, a következő bérlet által megszabott kemény határidő ellenében.

Ha külön műszakcsoportokként tervezi őket ugyanazon a táblán, minden szakasz őszintén mutatja, mire van szüksége. Az átfedés is láthatóvá válik: az a pont, ahol az építő személyzet még a helyszínen van, és a kiállítási napi csapat már megérkezett, pontosan ott van, ahol a helyszínek vagy duplán állnak, vagy rést hagynak. A műszaktervezés nézeteinket éppen az ilyen egymás melletti olvasásra építettük.

A létszám kilengése a rendezvények között

Nagyon kevés ágazat mozgatja ilyen hevesen a létszámot. Egy csendes hét és egy kiállítási hét között nagyságrendi eltérés lehet, és a beosztásnak mindkettőt meg kell jelenítenie anélkül, hogy olvashatatlanná válna. Ez azt jelenti, hogy a tervezőnek csúcson egyszerre kell látnia az egész csapatot, majd le kell szűkítenie arra a néhány emberre, aki egy csendes kedden dolgozik, és mindezt két külön rendszer fenntartása nélkül.

Azt is jelenti, hogy a beosztást gyorsan kell tudni felépíteni. Ha egy nagy rendezvény összeállítása napokig tartó kézi munka, a terv mindig késik, a késői tervek pedig prémium áras, utolsó pillanatos ügynökségi megrendeléseket kényszerítenek ki. A kiállítási központok beosztó szoftvere főként azzal érdemli ki a helyét, hogy lerövidíti az időt aközött, hogy eldöntik, mire van szüksége egy rendezvénynek, és hogy szólnak az embereknek, mikor jöjjenek.

Alkalmi és ügynökségi munkatársak, akik néhány napot dolgoznak

Egy kiállítási központ beosztásának nagy részét olyan emberek adják, akik ebben a negyedévben három napot dolgoznak, a következőben pedig talán egyet sem. Nem fognak bonyolult rendszert megtanulni, nem ülnek íróasztal mellett, és nem fogják az irodát hajkurászni a műszakidőikért. Bármit is használ a helyszín, annak elsőre, betanítás nélkül működnie kell egy telefonon.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a közzétett műszakok értesítésként érkeznek, nem olyan üzenetként, amelyet valakinek meg kell keresnie, az elérhetőséget maga a dolgozó adja meg, nem koordinátor gyűjti be, a nyitott műszakokat pedig fel lehet venni, nem pedig hívásonként kiosztani. Az a helyszín, amely közzéteszi a rendezvény beosztását, és hagyja, hogy az alkalmi állomány maga töltse be a réseket, megszüntette annak a koordinációs munkának a nagy részét, amely korábban egyetlen túlterhelt emberre hárult.

Egy helyszín, több csarnok, egy beosztás

A nagyobb központok rendszeresen futtatnak egyszerre több rendezvényt, és a csarnokoknak ugyanazon a napon eltérő igényeik vannak: az egyikben építés folyik, a másik nyitva áll a látogatók előtt, a harmadikat ürítik. Ha a beosztás nem tudja szétválasztani őket, az összesítések elveszítik a jelentésüket, és senki sem tudja megmondani, melyik rendezvényből hiányoznak valójában emberek.

A műszakok csarnokhoz vagy projekthez kötése ezt mindkét irányban megoldja. A tervezés csarnokonként történik, az áttekintés az egész helyszínre, az órák pedig utólag rendezvényenként jelennek meg, és éppen ez teszi a személyzetet olyan számmá, amelyet egy kereskedelmi csapat is használni tud. Azok a helyszínek, amelyek a kiállítások mellett konferenciákat és vendéglátást is szerveznek, ugyanezzel a szerkezettel találkoznak több teremtípuson át, és a rendezvényszemélyzet beosztása oldalunk ezt az oldalt részletesebben tárgyalja.

Az órák pontossága, amikor napidíjas a fizetés

Az alkalmi és ügynökségi munkát rendszerint órabérben vagy napidíjban fizetik, és a hibákat mindenki azonnal észreveszi. Aki alulfizetve marad egy éjszakai bontásért, a következő kiállításnál nem veszi fel a telefont, egy olyan ügynökségi számla pedig, amely nem egyezik a helyszín saját nyilvántartásával, órákig tartó vitát jelent.

Itt szűnik meg a munkaidő-nyilvántartás adminisztratív részletkérdésnek lenni. A tervezett műszakhoz rögzített kezdés és befejezés egyetlen olyan számot ad, amelyből mindkét fél dolgozhat, a szüneteket rögzítik, nem feltételezik, a késések pedig jelentésben jelennek meg, nem valakinek az emlékezetében. Az órák ezután bérkategóriánként bomlanak le, és exportálhatók a bérszámfejtéshez, így a kiállítási központ időnyilvántartása jelentésolvasássá válik a hét visszafejtése helyett. A munkaóra-, késési és bérkategória-jelentések ugyanabból a rögzített adatból származnak.

Hol ér véget a beosztás, és hol kezdődnek a rendezvényplatformok

Érdemes világosan kimondani a határt, mert sok felesleges kiértékelést takarít meg. A kiállításszervező szoftver, a kongresszusi központok irányítási rendszerei és a jegyértékesítő platformok a kiállítókat, a standkiosztást, az alaprajzokat és a látogatói regisztrációt tartják. A Shifton ezek közül semmit sem tart. A munkaerőt tartja: beosztások és sablonok, nyitott műszakok, elérhetőség és szabadságkérelmek, munkaidő-nyilvántartás, ledolgozott és túlórák, szünetek, feladatkiosztás, óra-jelentések és exportok, valamint integrációk ezekkel a rendszerekkel: Usedesk, Zapier, Intercom, QuickBooks.

Azok a helyszínek, amelyek egy kiállítási beosztórendszert vetnek össze egy teljes rendezvényplatformmal, rendszerint két olyan dolgot hasonlítanak, amelyeket a végén külön fognak használni. A kérdés nem az, melyik nyer, hanem hogy a kettő közül melyik kerül jelenleg több kézi munkába, és a legtöbb központnál ez a beosztás.

Hogyan válasszon beosztórendszert kiállítási központnak

Bármelyik platformot a legsűrűbb hetén tesztelje, ne egy csendesen. Építsen fel egy teljes rendezvényt az éjszakai bontással együtt, és nézze meg, mennyi időbe telik, és hogyan olvashatók az összesítések. Aztán vegyen ki két embert a kiállítási napi beosztásból, és figyelje, milyen gyorsan lehet a rést újra közzétenni és betölteni, mert valójában ez a helyzet kerül pénzbe. Nyissa meg a lehető legrégebbi telefonon, mert egy alkalmi dolgozó ilyet fog használni.

A Shifton 10 csapattagig ingyenes, időkorlát nélkül, ami illik egy központ kis állandó csapatához, a fizetős csomagok pedig munkavállalónként havonta számolódnak, ahogy az alkalmi állomány köré nő. Ha a rendezvényei személyzete jelenleg egy táblázatban él, amelyet egyetlen koordinátor tart karban, és egy telefonban, amely egész hétvégén csörög, először azt érdemes rendbe tenni, milyen gyorsan jut el a beosztás változása a csarnokba.