Sərgi mərkəzi komandaları üçün növbə qrafiki proqramı

Sərgi mərkəzinin sabit işçi qüvvəsi yoxdur. Onun sakit həftələrlə ayrılan qısa və gərgin heyət piklərindən ibarət silsiləsi var və hər pik üç hissədən gəlir: qapılar açılmamışdan günlər əvvəl gələn quraşdırma komandası, tədbir gedərkən zallarda işləyən sərgi günü heyəti və son ziyarətçi getdikdən sonra sahəni boşaldan sökülmə komandası. Sərgi növbə qrafiki proqramı bu üçünü üç cədvəl, bir çap və qrup söhbəti əvəzinə bir planda saxlamaq üçün mövcuddur.

Çətinlik komandanın ölçüsü deyil. Çətinlik dəyişikliyin sürətidir. Mərkəz on gün ərzində obyektdəki iyirmi nəfərdən iki yüzə qalxıb geri qayıda bilər, rübdə bir neçə dəfə, daimi işçilərin, müvəqqəti adamların və bəlkə heç vaxt ardıcıl iki tədbirdə işləməyəcək agentlik işçilərinin qarışığı ilə.

Sərgi növbə qrafiki proqramı əslində nəyi əhatə edir

Bu termin sərbəst işlədilir, ona görə də belə bir sistemin nə etdiyini dəqiq demək faydalıdır. O, tədbirin hər mərhələsində kimin növbədə olduğunu, hansı zalda və hansı saatlarda olduğunu planlaşdırır. Hələ heç kimə təyin edilməmiş növbələri dərc edir, müvəqqəti heyətdən əlçatanlıq toplayır, adamların həqiqətən nə vaxt başlayıb bitirdiyini qeyd edir və saatları tədbir və şəxs üzrə geri qaytarır. Bütün işi budur və əksər mərkəzlərdə kommersiya tərəfinin hamısı modernləşdirildikdən çox sonra da məhz bu hissə hələ əl ilə aparılır.

Onun etmədiyi şey sahə satmaq və ya iştirakçıları idarə etməkdir. Bu, ayrıca kateqoriyadır və axtarış zamanı çoxlarının ilk tapdığı da elə odur. İkisini ayrı saxlamaq satınalma qərarını xeyli asanlaşdırır, çünki mərkəzə demək olar həmişə hər ikisi lazımdır və məhsulların heç biri digərinin işini yaxşı görmür.

Quraşdırma, sərgi günləri və sökülmə üç fərqli qrafikdir

Tədbirə tək bir heyət bloku kimi baxmaq mərkəz qrafiklərini korlayan şeydir. Quraşdırma uzun günlər işləyən kiçik ixtisaslı komandadır və çox vaxt binadakı hamıdan əvvəl başlayır. Sərgi günləri ən böyük heyəti tələb edir, o da zallara, girişlərə, stendlərə və xidməti sahələrə yayılır, üstəlik təsadüfə buraxıla bilməyən fasilə örtüyü ilə. Sökülmə üçünün ən sıxılmışı və çox vaxt ən bahalısıdır, çünki növbəti icarənin qoyduğu sərt son tarixə qarşı gecə boyu gedir.

Onları eyni cədvəldə ayrı növbə dəstləri kimi planlaşdırmaq hər mərhələni öz ehtiyacı barədə dürüst saxlayır. Bu, üst-üstə düşməni də görünən edir: quraşdırma işçilərinin hələ obyektdə olduğu, sərgi günü heyətinin isə artıq gəldiyi an mərkəzlərin ya adamı ikiqat artırdığı, ya da boşluq buraxdığı məhz həmin nöqtədir. Bizim növbə planlaması görünüşlərimiz məhz belə yan-yana oxumaq üçün qurulub.

Tədbirlər arasında heyət tərəddüdü

Çox az sahə heyət sayını bu qədər kəskin dəyişir. Sakit həftə ilə sərgi həftəsi arasında fərq bir tərtib ola bilər və qrafik oxunmaz olmadan hər ikisini göstərməlidir. Bu o deməkdir ki, planlaşdırıcı pik dövrdə bütün komandanı bir anda görməli, sonra isə iki ayrı sistem saxlamadan sakit çərşənbə axşamı işləyən bir neçə nəfərə daralda bilməlidir.

Bu həm də o deməkdir ki, qrafik sürətlə qurulmalıdır. Əgər böyük tədbirin hazırlanması günlərlə əl işi tələb edirsə, plan həmişə gecikir, gecikən planlar isə son anda yüksək tariflə agentlik sifarişlərini qaçılmaz edir. Sərgi mərkəzi üçün qrafik proqramı öz yerini əsasən tədbirə nəyin lazım olduğuna qərar vermək ilə adamlara nə vaxt gəlməli olduqlarını bildirmək arasındakı vaxtı qısaltmaqla doğruldur.

Bir neçə gün işləyən müvəqqəti və agentlik işçiləri

Sərgi mərkəzi qrafikinin böyük payı bu rübdə üç gün, növbətidə isə bəlkə heç bir gün işləməyən adamlardır. Onlar mürəkkəb sistem öyrənməyəcəklər, masa arxasında oturmurlar və növbə vaxtları üçün ofisin dalınca düşməyəcəklər. Mərkəz nə istifadə edirsə etsin, o, təlim olmadan, ilk dəfədən telefonda işləməlidir.

Praktikada bu o deməkdir ki, dərc olunmuş növbələr kiminsə axtarıb tapmalı olduğu mesaj kimi yox, bildiriş kimi gəlir, əlçatanlığı koordinator toplamaq əvəzinə işçinin özü təqdim edir, boş növbələri isə bir zəngə bir dənə paylamaq əvəzinə götürmək olur. Tədbir qrafikini dərc edən və boşluqları müvəqqəti heyətin özünə doldurtduran mərkəz əvvəllər bir həddindən artıq yüklənmiş adamın üzərinə düşən koordinasiya işinin böyük hissəsini aradan qaldırıb.

Bir mərkəz, bir neçə zal, bir qrafik

Daha böyük mərkəzlər müntəzəm olaraq eyni vaxtda birdən çox tədbir keçirir və zalların eyni gündəki ehtiyacları fərqlidir: biri quraşdırmadadır, biri ziyarətçilərə açıqdır, biri boşaldılır. Qrafik onları ayıra bilmirsə, yekunlar məna daşımağı dayandırır və heç kim hansı tədbirdə həqiqətən adam çatışmadığını deyə bilmir.

Növbələri öz zalına və ya layihəsinə işarələmək bunu hər iki istiqamətdə həll edir. Planlaşdırma zal-zal gedir, baxış bütün mərkəzi əhatə edir, saatlar isə sonra tədbir üzrə hesabata düşür və məhz bu, heyət təminatını kommersiya komandasının istifadə edə biləcəyi rəqəmə çevirir. Sərgilərlə yanaşı konfrans və qəbullar da keçirən mərkəzlər eyni strukturla daha çox otaq növündə üzləşir və bizim tədbir heyətinin qrafiki səhifəmiz bu tərəfi daha ətraflı açır.

Adamlara gün üzrə ödəniləndə saatları dəqiq saxlamaq

Müvəqqəti və agentlik işi adətən saat və ya günlük tarif üzrə ödənilir və səhvləri iştirak edən hamı dərhal görür. Gecə sökülməsinə görə az ödəniş alan işçi növbəti sərgiyə telefonu götürməyəcək, mərkəzin öz qeydi ilə üst-üstə düşməyən agentlik hesabı isə saatlarla mübahisə aparmağa səbəb olur.

Məhz burada iş vaxtının uçotu inzibati xırdalıq olmaqdan çıxır. Planlaşdırılmış növbəyə qarşı qeyd edilmiş başlanğıc və bitmə hər iki tərəfin dayana biləcəyi bir rəqəm verir, fasilələr güman edilmək əvəzinə qeydə alınır, gecikmələr isə kiminsə yaddaşında yox, hesabatda görünür. Saatlar sonra tarif üzrə bölünür və əməkhaqqı sisteminə ixrac olunur, beləcə sərgi mərkəzində vaxtın izlənməsi həftəni bərpa etmək yox, hesabatı oxumaq işinə çevrilir. İş saatları, gecikmə və tarif hesabatlarının hamısı eyni qeyddən gəlir.

Heyət planlaması harada bitir, tədbir platformaları harada başlayır

Bu sərhədi açıq demək faydalıdır, çünki çoxlu boş qiymətləndirmədən qurtarır. Sərgi idarəetmə proqramı, konqres mərkəzlərinin idarəetmə sistemləri və bilet platformaları iştirakçıları, stend bölgüsünü, zal planlarını və ziyarətçi qeydiyyatını saxlayır. Shifton bunların heç birini saxlamır. O, işçi qüvvəsini saxlayır: qrafiklər və şablonlar, boş növbələr, əlçatanlıq və məzuniyyət sorğuları, iş vaxtının uçotu, işlənmiş və əlavə saatlar, fasilələr, tapşırıq təyinatı, saat hesabatları və ixraclar, həmçinin bu sistemlərlə inteqrasiya: Usedesk, Zapier, Intercom və QuickBooks.

Sərgi mərkəzi qrafik sistemini tam tədbir platforması ilə müqayisə edən mərkəzlər adətən sonda ayrıca sahib olacaqları iki şeyi müqayisə edirlər. Sual hansının qalib gəldiyi deyil, ikisindən hansının hazırda daha çox əl işinə başa gəldiyidir və əksər mərkəzlər üçün bu, qrafikdir.

Sərgi mərkəzi üçün qrafik sistemini necə seçməli

İstənilən platformanı sakit həftəyə yox, ən yüklü həftənizə qarşı sınayın. Gecə sökülməsi də daxil olmaqla tam bir tədbir qurun və bunun nə qədər vaxt apardığını və yekunların necə oxunduğunu görün. Sonra sərgi günü qrafikindən iki nəfəri çıxarın və boşluğun nə qədər tez yenidən dərc olunub doldurula biləcəyinə baxın, çünki həqiqətən pula başa gələn vəziyyət elə budur. Onu tapa bildiyiniz ən köhnə telefonda açın, çünki müvəqqəti işçi məhz belə bir telefondan istifadə edəcək.

Shifton 10 komanda üzvünə qədər vaxt məhdudiyyəti olmadan pulsuzdur, bu da mərkəzin kiçik daimi komandasına uyğun gəlir, ödənişli planlar isə ətrafında müvəqqəti heyət böyüdükcə ayda hər işçi üzrə hesablanır. Əgər tədbir heyətiniz hazırda bir koordinatorun saxladığı cədvəldə və bütün həftəsonu zəng çalan telefonda yaşayırsa, ilk düzəltməyə dəyən şey qrafikdəki dəyişikliyin zaldakı adamlara nə qədər tez çatmasıdır.