Vaktplanlegging for messesentre og messeteam

Et messesenter har ingen stabil arbeidsstyrke. Det har en rekke korte, intense bemanningstopper skilt av rolige uker, og hver topp kommer i tre deler: et riggelag som møter opp flere dager før dørene åpner, messedagspersonale som bemanner hallene mens arrangementet går, og et nedriggingslag som rydder gulvet når den siste besøkende har gått. Vaktplanlegging for messesentre finnes for å holde alle tre i én plan i stedet for i tre regneark, en utskrift og en gruppechat.

Vanskeligheten er ikke størrelsen på teamet. Det er farten på endringen. Et anlegg kan gå fra tjue personer på stedet til to hundre og tilbake igjen på ti dager, flere ganger i kvartalet, med en blanding av fast ansatte, tilkallingsvakter og innleide som kanskje aldri jobber to arrangementer på rad.

Hva vaktplanlegging for messer faktisk dekker

Begrepet brukes løst, så det er verdt å være presis på hva et slikt system gjør. Det planlegger hvem som er på vakt, i hvilken hall og i hvilke timer, gjennom hver fase av et arrangement. Det publiserer vaktene ingen ennå er satt opp på, samler inn tilgjengelighet fra puljen av tilkallingsvakter, registrerer når folk faktisk startet og sluttet, og rapporterer timene tilbake per arrangement og per person. Det er hele oppgaven, og i de fleste anlegg er det den delen som fortsatt kjøres manuelt lenge etter at alt det kommersielle er modernisert.

Det den ikke gjør er å selge gulvareal eller administrere utstillere. Det er en egen kategori, og det er den de fleste finner først når de søker. Å holde de to fra hverandre gjør kjøpsbeslutningen mye enklere, for et anlegg trenger nesten alltid begge, og ingen av produktene gjør den andres jobb godt.

Rigging, messedager og nedrigging er tre ulike vaktplaner

Å behandle et arrangement som én samlet bemanningsblokk er det som får vaktplaner i anlegg til å gå galt. Riggingen er et lite, faglig sterkt lag med lange dager, ofte inne i bygget før alle andre. Messedagene krever den høyeste bemanningen, fordelt på haller, innganger, stands og bakrom, med pauseavløsning som ikke kan overlates til tilfeldighetene. Nedriggingen er den mest sammenpressede av de tre og ofte den dyreste, fordi den går gjennom natten mot en hard frist satt av neste leieperiode.

Å planlegge dem som atskilte sett vakter i samme rutenett tvinger hver fase til å være ærlig om hva den krever. Det gjør også overlappet synlig: punktet der riggepersonalet fortsatt er på stedet og messedagspersonalet allerede har kommet, er nøyaktig der anlegg enten dobbeltbemanner eller etterlater et hull. Våre visninger for vaktplanlegging er bygget rundt akkurat den typen lesing side om side.

Bemanningsutslaget mellom arrangementer

Svært få bransjer flytter bemanningen så voldsomt. En rolig uke og en messeuke kan skille seg med en størrelsesorden, og planen må vise begge uten å bli uleselig. Det betyr at en planlegger må se hele teamet på én gang under en topp og deretter snevre inn til den håndfullen folk som jobber en rolig tirsdag, uten å vedlikeholde to separate systemer.

Det betyr også at planen må være rask å bygge. Hvis det tar dager med manuelt arbeid å sette opp et stort arrangement, kommer planen alltid for sent, og for sene planer er det som tvinger fram innleie i siste liten til høye satser. Et vaktplansystem for messesentre gjør seg først og fremst fortjent ved å korte ned tiden mellom beslutningen om hva et arrangement krever og beskjeden til folk om å møte.

Tilkallings- og innleid personale som jobber en håndfull dager

En stor andel av vaktplanen til et messesenter er folk som jobber tre dager dette kvartalet og kanskje ingen det neste. De kommer ikke til å lære seg et komplisert system, de sitter ikke ved en pult, og de kommer ikke til å mase på kontoret om tidene sine. Uansett hva anlegget bruker må det virke på en telefon, første gang, uten opplæring.

I praksis betyr det at publiserte vakter kommer som et varsel og ikke som en melding noen må lete etter, at tilgjengeligheten sendes inn av personen selv i stedet for å samles inn av en koordinator, og at åpne vakter kan tas i stedet for å tildeles én telefon om gangen. Et anlegg som publiserer en arrangementsplan og lar puljen av tilkallingsvakter fylle hullene selv, har fjernet mesteparten av koordineringsarbeidet som før lå hos én overbelastet person.

Ett anlegg, flere haller, én plan

Større sentre kjører jevnlig mer enn ett arrangement om gangen, og hallene har ulike behov samme dag: én i rigging, én åpen for besøkende, én som ryddes. Hvis planen ikke klarer å skille dem, slutter summene å bety noe, og ingen kan si hvilket arrangement som faktisk mangler folk.

Å merke vakter med hall eller prosjekt løser dette begge veier. Planleggingen skjer hall for hall, gjennomgangen skjer for hele anlegget, og timene rapporteres etterpå per arrangement, noe som gjør bemanning til et tall en kommersiell avdeling kan bruke. Anlegg som ved siden av messer også kjører kongresser og servering, møter den samme strukturen på flere romtyper, og siden vår om personalplanlegging for arrangementer går grundigere inn på den siden.

Å få timene riktige når folk betales per dag

Tilkallings- og innleiearbeid betales som regel per time eller per dagsats, og feil blir lagt merke til med én gang av alle involverte. Den som får for lite betalt for en nedrigging gjennom natten, tar ikke telefonen til neste messe, og en innleiefaktura som ikke stemmer med anleggets egen registrering, koster timer med diskusjon.

Det er her stemplingsuret slutter å være en administrativ detalj. En registrert start og slutt mot den planlagte vakten gir ett tall begge parter kan jobbe ut fra, pauser logges i stedet for å antas, og forsinkelser dukker opp i en rapport i stedet for i noens hukommelse. Timene brytes deretter ned per sats og eksporteres til lønn, slik at tidsregistrering i et messesenter blir et spørsmål om å lese en rapport i stedet for å rekonstruere uken. Rapporter om arbeidstimer, forsinkelser og satser kommer alle fra den samme registreringen.

Der personalplanlegging slutter og arrangementsplattformer begynner

Grensen er verdt å si rett ut, for det sparer mye bortkastet vurdering. Programvare for messeadministrasjon, systemer for kongressentre og billettplattformer holder utstillere, standtildeling, hallplaner og besøksregistrering. Shifton holder ingenting av det. Det holder arbeidsstyrken: vaktplaner og maler, åpne vakter, tilgjengelighet og fraværssøknader, stemplingsuret, arbeidede timer og overtid, pauser, oppgavefordeling, timerapporter og eksport, samt integrasjoner med Usedesk, Zapier, Intercom og QuickBooks.

Anlegg som setter et vaktplansystem for et utstillingssenter opp mot en full arrangementsplattform, sammenligner som regel to ting de ender med å eie hver for seg. Spørsmålet er ikke hvilken som vinner, men hvilken av de to som akkurat nå koster mest manuelt arbeid, og for de fleste sentre er det vaktplanen.

Å velge et vaktplansystem for et messesenter

Test enhver plattform mot den travleste uken deres, ikke mot en rolig. Bygg et komplett arrangement inkludert nedriggingen gjennom natten, og se hvor lang tid det tar og hvordan summene leses. Fjern deretter to personer fra messedagsplanen og se hvor raskt hullet kan publiseres på nytt og fylles, for det er den situasjonen som faktisk koster penger. Åpne det på den eldste telefonen du finner, siden det er den en tilkallingsvakt kommer til å bruke.

Shifton er gratis for opptil 10 teammedlemmer uten tidsbegrensning, noe som passer et lite fast lag på anlegget, og betalte planer faktureres per ansatt per måned etter hvert som puljen av tilkallingsvakter vokser rundt det. Hvis bemanningen av arrangementene deres i dag bor i et regneark som én koordinator vedlikeholder og i en telefon som ringer hele helgen, er det første som er verdt å fikse hvor raskt en endring i planen når ut på gulvet.