Logiciel de planning pour les équipes de parc des expositions

Un parc des expositions n'a pas d'effectif stable. Il a une succession de pics de personnel courts et intenses, séparés par des semaines calmes, et chaque pic se compose de trois parties : une équipe de montage qui arrive plusieurs jours avant l'ouverture des portes, du personnel de jours de salon qui tient les halls pendant l'événement, et une équipe de démontage qui dégage la surface une fois le dernier visiteur parti. Un logiciel de planning pour parc des expositions existe pour tenir les trois dans un seul plan au lieu de trois tableurs, d'une impression et d'une conversation de groupe.

La difficulté n'est pas la taille de l'équipe. C'est la vitesse du changement. Un site peut passer de vingt personnes sur place à deux cents et revenir en dix jours, plusieurs fois par trimestre, avec un mélange de permanents, d'extras et de personnel d'agence qui ne travaillera peut-être jamais deux événements de suite.

Ce que couvre réellement un logiciel de planning de salon

Le terme s'emploie de façon très large, il vaut donc la peine d'être précis sur ce que fait ce type de système. Il planifie qui est en poste, dans quel hall, sur quelles heures, à chaque phase d'un événement. Il publie les vacations que personne n'a encore prises, collecte les disponibilités du vivier d'extras, enregistre les heures de début et de fin réelles et restitue les heures par événement et par personne. C'est tout le travail, et dans la plupart des sites c'est la partie encore gérée à la main longtemps après que tout le commercial a été modernisé.

Ce qu'il ne fait pas, c'est vendre de la surface ou gérer des exposants. C'est une catégorie distincte, et c'est celle que la plupart des gens trouvent en premier en cherchant. Bien séparer les deux rend la décision d'achat beaucoup plus simple, parce qu'un site a presque toujours besoin des deux et qu'aucun des deux ne fait bien le travail de l'autre.

Montage, jours de salon et démontage sont trois plannings différents

Traiter un événement comme un seul bloc de personnel est ce qui fait dérailler les plannings de site. Le montage est une petite équipe qualifiée sur de longues journées, souvent présente avant tout le monde. Les jours de salon demandent l'effectif le plus important, réparti entre halls, entrées, stands et coulisses, avec une relève de pause qu'on ne peut pas laisser au hasard. Le démontage est le plus comprimé des trois et souvent le plus coûteux, parce qu'il se joue de nuit contre une échéance ferme fixée par l'occupation suivante.

Les planifier comme des jeux de vacations distincts sur la même grille oblige chaque phase à être honnête sur ce qu'elle demande. Cela rend aussi le recouvrement visible : le moment où le personnel de montage est encore là et où celui du jour de salon est déjà arrivé est exactement l'endroit où les sites doublent l'effectif ou laissent un trou. Nos vues de planification des vacations sont conçues pour ce type de lecture côte à côte.

L'amplitude d'effectif entre deux événements

Peu de secteurs font bouger leur effectif aussi violemment. Une semaine calme et une semaine de salon peuvent différer d'un ordre de grandeur, et le planning doit représenter les deux sans devenir illisible. Cela veut dire qu'un planificateur doit voir toute l'équipe d'un coup pendant un pic, puis se resserrer sur la poignée de personnes qui travaillent un mardi calme, sans maintenir deux systèmes séparés.

Cela veut dire aussi que le planning doit se construire vite. Si monter un grand événement prend des jours de travail manuel, le plan est toujours en retard, et ce sont les plans en retard qui obligent à réserver de l'agence à la dernière minute à des tarifs premium. Un logiciel de planning pour parc des expositions gagne sa place surtout en réduisant le délai entre la décision sur les besoins d'un événement et le message qui dit aux gens de venir.

Extras et personnel d'agence qui travaillent quelques jours

Une grande partie du planning d'un parc des expositions, ce sont des personnes qui travaillent trois jours ce trimestre et peut-être aucun le suivant. Elles n'apprendront pas un système compliqué, elles ne sont pas assises à un bureau, et elles ne relanceront pas le bureau pour connaître leurs horaires. Quel que soit l'outil retenu, il doit fonctionner sur un téléphone, du premier coup, sans formation.

Concrètement, cela veut dire que les vacations publiées arrivent en notification plutôt qu'en message qu'il faut retrouver, que la disponibilité est déclarée par la personne plutôt que collectée par un coordinateur, et que les créneaux ouverts se prennent au lieu d'être attribués un appel à la fois. Un site qui publie le planning d'un événement et laisse le vivier d'extras combler les trous a supprimé l'essentiel du travail de coordination qui reposait sur une seule personne surchargée.

Un site, plusieurs halls, un seul planning

Les grands centres accueillent régulièrement plus d'un événement à la fois, et les halls ont des besoins différents le même jour : un en montage, un ouvert aux visiteurs, un en cours de dégagement. Si le planning ne sait pas les séparer, les totaux ne veulent plus rien dire et personne ne peut dire quel événement manque réellement de monde.

Rattacher les vacations à leur hall ou à leur projet règle cela dans les deux sens. La planification se fait hall par hall, la relecture se fait à l'échelle du site, et les heures se restituent ensuite par événement, ce qui transforme le staffing en un chiffre exploitable par une équipe commerciale. Les sites qui accueillent aussi des congrès et de la restauration à côté des salons retrouvent la même structure sur davantage de types d'espaces, et notre page sur la planification du personnel événementiel détaille ce volet.

Des heures justes quand les gens sont payés à la journée

Le travail d'extra et d'agence se paie en général à l'heure ou à la journée, et les erreurs se voient immédiatement de tous les côtés. Une personne sous-payée sur un démontage de nuit ne répondra pas au téléphone pour le salon suivant, et une facture d'agence qui ne colle pas au relevé du site prend des heures à discuter.

C'est là que la pointeuse cesse d'être un détail administratif. Un début et une fin enregistrés face à la vacation planifiée donnent un chiffre unique sur lequel les deux parties travaillent, les pauses sont consignées au lieu d'être supposées, et les retards apparaissent dans un rapport au lieu de la mémoire de quelqu'un. Les heures se ventilent ensuite par taux et s'exportent pour la paie, si bien que le suivi du temps dans un parc des expositions revient à lire un rapport plutôt qu'à reconstituer la semaine. Les rapports d'heures travaillées, de retards et de taux viennent tous du même enregistrement.

Où s'arrête la planification du personnel et où commencent les plateformes événementielles

Il vaut la peine d'énoncer la frontière clairement, cela évite beaucoup d'évaluations inutiles. Les logiciels de gestion de salons, les systèmes de gestion de palais des congrès et les plateformes de billetterie tiennent les exposants, l'attribution des stands, les plans de halls et l'inscription des visiteurs. Shifton ne tient rien de tout cela. Il tient le personnel : plannings et modèles, créneaux ouverts, disponibilités et demandes de congés, la pointeuse, les heures travaillées et supplémentaires, les pauses, l'affectation des tâches, les rapports d'heures et les exports, ainsi que les intégrations avec Usedesk, Zapier, Intercom et QuickBooks.

Les sites qui comparent un système de planning de parc d'expositions à une plateforme événementielle complète comparent en général deux choses qu'ils finiront par posséder séparément. La question n'est pas laquelle gagne, mais laquelle des deux coûte aujourd'hui le plus de travail manuel, et pour la plupart des centres c'est le planning.

Choisir un système de planning pour parc des expositions

Testez toute plateforme sur votre semaine la plus chargée, pas sur une semaine calme. Montez un événement complet, démontage de nuit inclus, et regardez le temps que cela prend et la lisibilité des totaux. Retirez ensuite deux personnes du planning de jour de salon et observez la vitesse à laquelle le trou peut être republié et comblé, car c'est cette situation qui coûte vraiment de l'argent. Ouvrez l'outil sur le téléphone le plus ancien que vous trouverez, puisque c'est celui qu'utilisera un extra.

Shifton est gratuit jusqu'à 10 membres d'équipe sans limite de durée, ce qui convient à une petite équipe permanente de site, et les offres payantes sont facturées par employé et par mois à mesure que le vivier d'extras grandit autour. Si le staffing de vos événements vit aujourd'hui dans un tableur tenu par un coordinateur et dans un téléphone qui sonne tout le week-end, la première chose à corriger est la vitesse à laquelle un changement de planning atteint le terrain.