Vahetuste graafiku tarkvara näitusekeskuse meeskondadele

Näitusekeskusel ei ole stabiilset tööjõudu. Tal on rida lühikesi ja intensiivseid personalitippe, mida lahutavad vaiksed nädalad, ning iga tipp tuleb kolmes osas: ülesseadmise meeskond, mis saabub päevi enne uste avanemist, näitusepäevade personal, kes töötab saalides ürituse ajal, ja mahavõtmise meeskond, mis vabastab pinna, kui viimane külastaja on lahkunud. Näituste vahetuste graafiku tarkvara on olemas selleks, et hoida kõiki kolme ühes plaanis kolme tabeli, ühe väljatrüki ja grupivestluse asemel.

Raskus ei ole meeskonna suurus. Raskus on muutuse kiirus. Keskus võib kümne päevaga minna kahekümnelt inimeselt objektil kahesajale ja tagasi, mitu korda kvartalis, kasutades püsitöötajate, juhutööliste ja agentuuriinimeste segu, kellest osa ei tööta kunagi kahel üritusel järjest.

Mida näituste graafikutarkvara tegelikult katab

Seda mõistet kasutatakse vabalt, seega tasub täpselt öelda, mida selline süsteem teeb. See planeerib, kes on tööl, millises saalis ja millistel tundidel, ürituse igas faasis. See avaldab vahetused, kellele veel kedagi määratud ei ole, kogub saadavuse juhutööjõu ringilt, salvestab, millal inimesed tegelikult alustasid ja lõpetasid, ning raporteerib tunnid tagasi ürituse ja inimese kaupa. See ongi kogu töö ja enamikus keskustes on just see osa endiselt käsitsi tehtav ammu pärast seda, kui kogu ärikülg on juba moderniseeritud.

Mida see ei tee, on müüa põrandapinda või hallata eksponente. See on eraldi kategooria ja just selle leiab enamik inimesi otsides esimesena. Nende kahe lahus hoidmine teeb ostuotsuse palju lihtsamaks, sest keskus vajab peaaegu alati mõlemat ning kumbki toode ei tee teise tööd hästi.

Ülesseadmine, näitusepäevad ja mahavõtmine on kolm eri graafikut

Ürituse käsitlemine ühe mehitusplokina ongi see, mis keskuste graafikud rikub. Ülesseadmine on väike oskustega meeskond pikkade päevadega, kes alustab sageli enne kõiki teisi majas. Näitusepäevad vajavad suurimat koosseisu, jaotatuna saalide, sissepääsude, bokside ja tagaruumide vahel, koos pausikattega, mida ei saa jätta juhuse hooleks. Mahavõtmine on kolmest kõige kokkusurutum ja tihti kõige kallim, sest see käib öösel kindla tähtaja vastu, mille määrab järgmine rent.

Nende planeerimine eraldi vahetuste komplektidena samas tabelis hoiab iga faasi ausana selles, mida ta vajab. See teeb nähtavaks ka kattumise: hetk, mil ülesseadmise inimesed on veel objektil ja näitusepäeva personal juba kohal, on täpselt see koht, kus keskused kas dubleerivad või jätavad augu. Meie vahetuste planeerimise vaated on ehitatud just sellise kõrvutise lugemise ümber.

Koosseisu kõikumine ürituste vahel

Väga vähesed valdkonnad liigutavad koosseisu nii järsult kui see. Vaikne nädal ja näitusenädal võivad erineda suurusjärgu võrra ning graafik peab mõlemat esitama, muutumata loetamatuks. See tähendab, et planeerija peab tipu ajal nägema kogu meeskonda korraga ja seejärel kitsendama käputäie inimeseni, kes töötavad vaiksel teisipäeval, ilma kahte eraldi süsteemi pidamata.

See tähendab ka, et graafikut peab saama kiiresti ehitada. Kui suure ürituse ülesseadmine võtab päevi käsitsi tööd, on plaan alati hiljaks jäänud, ja just hilinenud plaanid sunnivad viimasel hetkel agentuurist inimesi tellima kõrgema hinnaga. Näitusekeskuse graafikutarkvara õigustab oma kohta peamiselt sellega, et lühendab aega ürituse vajaduste otsustamise ja inimestele kohaleilmumise teatamise vahel.

Juhu- ja agentuuritöötajad, kes töötavad mõne päeva

Suure osa näitusekeskuse graafikust moodustavad inimesed, kes töötavad sel kvartalil kolm päeva ja järgmisel võib-olla mitte ühtegi. Nad ei hakka õppima keerulist süsteemi, nad ei istu laua taga ega hakka kontorist oma vahetuste kellaaegu taga ajama. Mida iganes keskus kasutab, see peab telefonis esimesel korral tööle hakkama, ilma koolituseta.

Praktikas tähendab see, et avaldatud vahetused saabuvad teavitusena, mitte sõnumina, mille keegi peab üles otsima, saadavuse esitab töötaja ise, selle asemel et koordinaator seda koguks, ning vabu vahetusi saab üle võtta, mitte jaotada ühe kõne kaupa. Keskus, kes avaldab ürituse graafiku ja laseb juhutööjõu ringil augud ise täita, on eemaldanud enamiku koordineerimistööst, mis varem lasus ühel ülekoormatud inimesel.

Üks keskus, mitu saali, üks graafik

Suuremad keskused peavad regulaarselt korraga rohkem kui ühte üritust ning saalidel on samal päeval erinevad vajadused: üks on ülesseadmises, teine külastajatele avatud, kolmandat tühjendatakse. Kui graafik neid eristada ei suuda, lakkavad kokkuvõtted midagi tähendamast ja keegi ei oska öelda, millisel üritusel inimesi tegelikult napib.

Vahetuste sidumine oma saali või projektiga lahendab selle mõlemas suunas. Planeerimine käib saal saali kaupa, ülevaatus kogu keskuse ulatuses ja tunnid raporteeritakse hiljem ürituse kaupa, mis muudab mehitamise numbriks, mida äripool saab kasutada. Keskused, kes näituste kõrval korraldavad ka konverentse ja vastuvõtte, kohtavad sama struktuuri veel rohkemates ruumitüüpides, ning meie ürituste personali planeerimise leht katab seda poolt üksikasjalikumalt.

Tundide täpsus, kui inimestele makstakse päeva järgi

Juhu- ja agentuuritöö eest makstakse tavaliselt tundide või päevatasu alusel ning vigu märkavad kõik osalised kohe. Töötaja, kellele öise mahavõtmise eest alla makstakse, ei vasta järgmise näituse eel telefonile, ja agentuuri arve, mis keskuse enda arvestusega ei klapi, võtab vaidlemiseks tunde.

Just siin lakkab tööajaarvestus olemast administratiivne pisiasi. Salvestatud algus ja lõpp planeeritud vahetuse vastu annavad ühe numbri, millest mõlemad pooled saavad lähtuda, pausid logitakse, mitte ei eeldata, ja hilinemised ilmuvad aruandesse, mitte kellegi mällu. Tunnid jagunevad seejärel tasumäära kaupa ja eksporditakse palgaarvestusse, nii et ajaarvestus näitusekeskuses muutub aruande lugemiseks, mitte nädala taastamiseks. Töötundide, hilinemiste ja tasumäärade aruanded tulevad kõik samast kirjest.

Kus personaliplaneerimine lõpeb ja ürituseplatvormid algavad

Seda piiri tasub selgelt öelda, sest see hoiab kokku palju asjatut hindamist. Näituste haldamise tarkvara, kongressikeskuste haldussüsteemid ja piletiplatvormid hoiavad eksponente, boksijaotust, saaliplaane ja külastajate registreerimist. Shifton ei hoia sellest midagi. See hoiab tööjõudu: graafikud ja mallid, vabad vahetused, saadavuse ja puhkusetaotlused, tööajaarvestuse, töötatud ja ületunnid, pausid, ülesannete jagamise, tundide aruanded ja ekspordid ning liidesed teenustega Usedesk, Zapier, Intercom ja QuickBooks.

Keskused, kes võrdlevad näitusekeskuse graafikusüsteemi täieliku ürituseplatvormiga, võrdlevad tavaliselt kahte asja, mis lõpuks kuuluvad neile eraldi. Küsimus ei ole, kumb võidab, vaid kumb neist maksab praegu rohkem käsitsi tööd, ja enamiku keskuste jaoks on see graafik.

Kuidas valida näitusekeskuse graafikusüsteem

Testi iga platvormi oma kõige kiirema nädala, mitte vaikse vastu. Ehita üles terve üritus koos öise mahavõtmisega ja vaata, kui kaua see võtab ja kuidas kokkuvõtted loevad. Seejärel eemalda näitusepäeva graafikust kaks inimest ja jälgi, kui kiiresti auku saab uuesti avaldada ja täita, sest just see olukord maksab tegelikult raha. Ava see kõige vanemas telefonis, mille leiad, sest just sellist kasutab juhutöötaja.

Shifton on tasuta kuni 10 meeskonnaliikmele ilma ajapiiranguta, mis sobib väiksele püsivale keskuse meeskonnale, ja tasulisi pakette arvestatakse töötaja kohta kuus, kui juhutööjõu ring selle ümber kasvab. Kui teie ürituste mehitamine elab praegu tabelis, mida hoiab üleval üks koordinaator, ja telefonis, mis heliseb terve nädalavahetuse, siis esimene asi, mida tasub parandada, on see, kui kiiresti graafiku muudatus jõuab saali.