Софтвер за распоред на смени за тимови во саемски центри

Саемскиот центар нема стабилна работна сила. Има низа кратки, интензивни врвови на кадар одделени со тивки недели, а секој врв доаѓа во три дела: екипа за монтажа што пристигнува денови пред да се отворат вратите, кадар за саемските денови што работи во халите додека трае настанот, и екипа за демонтажа што го расчистува просторот откако ќе си замине последниот посетител. Софтверот за распоред на смени за саеми постои за да ги држи сите три во еден план наместо во три табели, еден испечатен лист и една групна порака.

Тешкотијата не е големината на тимот. Тешкотијата е брзината на промената. Еден центар може за десет дена да оди од дваесет луѓе на локација до двесте и назад, по неколку пати во квартал, со мешавина од постојани вработени, повремени работници и агенциски луѓе што можеби никогаш нема да работат на два настана по ред.

Што навистина покрива софтверот за распоред на смени за саеми

Терминот се користи слободно, па вреди прецизно да се каже што прави ваков систем. Тој планира кој е на работа, во која хала и за кои часови, низ секоја фаза од настанот. Ги објавува смените на кои уште никој не е распореден, собира достапност од повремениот состав, бележи кога луѓето навистина почнале и завршиле и ги враќа часовите по настан и по човек. Тоа е целата работа, и во повеќето центри токму тој дел уште се води рачно долго откако сето комерцијално веќе е модернизирано.

Она што не го прави е да продава изложбен простор или да ги води излагачите. Тоа е одделна категорија и токму неа повеќето луѓе ја наоѓаат прва кога пребаруваат. Раздвојувањето на двете ја прави одлуката за купување многу полесна, бидејќи еден центар речиси секогаш има потреба од двете, а ниту еден од производите не ја врши работата на другиот добро.

Монтажата, саемските денови и демонтажата се три различни распореди

Третирањето на настанот како еден кадровски блок е она што ги расипува распоредите во центрите. Монтажата е мала стручна екипа со долги денови, што честопати почнува пред сите други во зградата. Саемските денови бараат најголем број луѓе, распореден низ халите, влезовите, штандовите и службените простории, со покриеност за паузите што не смее да се остави на случајност. Демонтажата е најзбиена од трите и честопати најскапа, бидејќи оди преку ноќ спроти тврд рок поставен од следниот закуп.

Планирањето како одделни сетови смени во истата табела ја држи секоја фаза искрена за тоа што ѝ треба. Го прави видливо и преклопувањето: моментот кога луѓето од монтажата уште се на локација, а кадарот за саемскиот ден веќе пристигнал, е токму местото каде што центрите или удвојуваат или оставаат дупка. Нашите прикази за планирање на смени се изградени токму за такво читање еден до друг.

Нишањето на бројот луѓе меѓу настаните

Многу малку дејности го движат бројот на луѓе толку нагло како оваа. Тивка недела и саемска недела може да се разликуваат за еден ред на големина, а распоредот мора да ги прикаже и двете без да стане нечитлив. Тоа значи дека планерот треба да го гледа целиот тим наеднаш во врвот, а потоа да стесни до неколкумината што работат во тивок вторник, без да одржува два одделни системи.

Значи и дека распоредот мора брзо да се гради. Ако подготовката на голем настан бара денови рачна работа, планот секогаш доцни, а задоцнетите планови се тие што наметнуваат агенциски нарачки во последен момент по повисока цена. Софтверот за распоред во саемски центар го оправдува своето место главно со тоа што го скратува времето меѓу одлуката што му треба на настанот и пораката до луѓето кога да дојдат.

Повремени и агенциски работници што работат неколку дена

Голем дел од распоредот на еден саемски центар се луѓе што овој квартал работат три дена, а следниот можеби ниту еден. Тие нема да учат сложен систем, не седат зад биро и нема да го бркаат канцелариски персонал за времињата на своите смени. Што и да користи центарот, тоа мора да работи на телефон од прв пат, без обука.

Практично, тоа значи дека објавените смени пристигнуваат како известување, а не како порака што некој треба да ја бара, достапноста ја поднесува самиот работник наместо да ја собира координатор, а слободните смени може да се преземат наместо да се делат по еден повик. Центар што објавува распоред за настан и го остава повремениот состав сам да ги пополни дупките, го отстранил најголемиот дел од координацијата што порано лежела кај еден преоптоварен човек.

Еден центар, повеќе хали, еден распоред

Поголемите центри редовно водат повеќе од еден настан истовремено, а халите имаат различни потреби во истиот ден: една е во монтажа, друга е отворена за посетители, трета се расчистува. Ако распоредот не може да ги раздели, збировите престануваат да значат што било и никој не може да каже на кој настан навистина му недостигаат луѓе.

Означувањето на смените кон нивната хала или проект го решава ова во двете насоки. Планирањето оди хала по хала, прегледот го опфаќа целиот центар, а часовите потоа се известуваат по настан, и токму тоа го претвора екипирањето во бројка што комерцијалниот тим може да ја користи. Центрите што покрај саеми водат и конференции и приеми се среќаваат со истата структура во повеќе типови простории, а нашата страница за распоред на кадар за настани ја опишува таа страна подетално.

Точни часови кога луѓето се платени по ден

Повремената и агенциската работа обично се плаќа по часови или по дневница, а грешките веднаш ги забележуваат сите вклучени. Работник што е потплатен за ноќна демонтажа нема да се јави на телефон за следниот саем, а агенциска фактура што не се совпаѓа со сопствената евиденција на центарот бара часови расправија.

Токму тука евиденцијата на работно време престанува да биде административен детаљ. Забележан почеток и крај спрема планираната смена даваат една бројка со која можат да работат двете страни, паузите се запишуваат наместо да се претпоставуваат, а доцнењата излегуваат во извештај наместо во нечие сеќавање. Часовите потоа се делат по тарифа и се извезуваат кон платниот список, па следењето на времето во саемски центар станува читање извештај наместо реконструирање на неделата. Извештаите за работни часови, доцнење и тарифи доаѓаат од истиот запис.

Каде застанува планирањето на кадар и почнуваат платформите за настани

Вреди границата да се каже отворено, бидејќи штеди многу залудно оценување. Софтверот за управување со саеми, системите за управување со конгресни центри и платформите за билети ги држат излагачите, распределбата на штандови, плановите на халите и регистрацијата на посетители. Shifton не држи ништо од тоа. Држи работна сила: распореди и шаблони, слободни смени, достапност и барања за отсуство, евиденција на работно време, одработени и прекувремени часови, паузи, доделување задачи, извештаи за часови и извози, како и интеграции со Usedesk, Zapier, Intercom и QuickBooks.

Центрите што споредуваат систем за распоред во саемски центар со целосна платформа за настани, обично споредуваат две работи што на крајот ќе ги имаат одделно. Прашањето не е која победува, туку која од двете во моментот чини повеќе рачна работа, а за повеќето центри тоа е распоредот.

Како да изберете систем за распоред во саемски центар

Тестирајте секоја платформа спрема вашата најоптоварена недела, а не спрема тивка. Изградете цел настан, вклучително и ноќната демонтажа, и видете колку време бара и како се читаат збировите. Потоа тргнете двајца луѓе од распоредот за саемскиот ден и гледајте колку брзо дупката може повторно да се објави и да се пополни, бидејќи токму таа ситуација навистина чини пари. Отворете ја на најстариот телефон што ќе го најдете, зашто токму таков ќе користи повремен работник.

Shifton е бесплатен за до 10 членови на тимот без временско ограничување, што одговара на мал постојан тим во центарот, а платените пакети се наплаќаат по вработен месечно додека повремениот состав расте околу него. Ако вашето екипирање на настани моментално живее во табела што ја одржува еден координатор и во телефон што ѕвони цел викенд, првото што вреди да се поправи е колку брзо промената во распоредот стигнува до халата.