Программа для графиков смен в выставочных центрах

У выставочного центра нет стабильного штата. У него есть череда коротких и напряжённых пиков занятости, разделённых тихими неделями, и каждый пик состоит из трёх частей: бригада монтажа, которая выходит за несколько дней до открытия дверей, персонал выставочных дней, работающий в залах, пока идёт мероприятие, и бригада демонтажа, освобождающая площадку после ухода последнего посетителя. Программа графиков смен для выставочного центра существует, чтобы держать все три части в одном плане, а не в трёх таблицах, распечатке и групповом чате.

Сложность не в размере команды. Сложность в скорости изменения. Площадка может перейти от двадцати человек на объекте к двумстам и обратно за десять дней, несколько раз за квартал, используя смесь штатных сотрудников, подработчиков и агентского персонала, который может ни разу не выйти на два мероприятия подряд.

Что на самом деле охватывает программа графиков смен для выставок

Термин используют вольно, поэтому стоит быть точным в том, что делает такая система. Она планирует, кто на дежурстве, в каком зале и в какие часы, на каждой фазе мероприятия. Она публикует смены, на которые ещё никого не назначили, собирает доступность у пула подработчиков, фиксирует, когда люди действительно начали и закончили, и возвращает часы в отчётах по мероприятию и по человеку. Это вся её работа, и в большинстве центров именно эта часть до сих пор ведётся вручную, хотя вся коммерческая сторона давно модернизирована.

Чего она не делает, так это не продаёт выставочные площади и не ведёт экспонентов. Это отдельная категория, и именно её большинство находит первой при поиске. Разделение этих двух вещей сильно упрощает решение о покупке, потому что площадке почти всегда нужны оба продукта, и ни один из них не делает работу другого хорошо.

Монтаж, дни выставки и демонтаж - это три разных графика

Отношение к мероприятию как к одному кадровому блоку - это то, из-за чего графики площадок ломаются. Монтаж - это небольшая квалифицированная бригада с длинными днями, часто выходящая раньше всех в здании. Выставочные дни требуют максимальной численности, распределённой по залам, входам, стендам и служебной зоне, с подменой на перерывах, которую нельзя оставлять на волю случая. Демонтаж самый сжатый из трёх и часто самый дорогой, потому что идёт ночью против жёсткого срока, заданного следующим арендатором.

Планирование их как отдельных наборов смен на одной сетке заставляет каждую фазу честно показывать свои потребности. Это также делает видимым нахлёст: точка, где персонал монтажа ещё на объекте, а персонал выставочного дня уже пришёл, - именно там площадки либо дублируют людей, либо оставляют дыру. Наши представления планирования смен построены вокруг такого чтения бок о бок.

Скачок численности между мероприятиями

Мало какие отрасли двигают численность так резко. Тихая неделя и неделя выставки могут отличаться на порядок, и график должен отражать обе, не становясь нечитаемым. Это значит, что планировщику нужно видеть всю команду сразу на пике, а затем сузить вид до горстки людей, работающих в тихий вторник, не поддерживая две отдельные системы.

Это также значит, что график должен собираться быстро. Если настройка крупного мероприятия отнимает дни ручной работы, план всегда опаздывает, а опоздавшие планы - это то, что вынуждает бронировать агентский персонал в последний момент по премиальным ставкам. Система составления графиков выставочного центра оправдывает себя прежде всего тем, что сокращает время между решением о том, что нужно мероприятию, и сообщением людям, когда выходить.

Подработчики и агентский персонал, работающие считаные дни

Большая доля графика выставочного центра - это люди, которые отработают три дня в этом квартале и, возможно, ни одного в следующем. Они не станут осваивать сложную систему, они не сидят за столом и не будут добиваться от офиса своих часов выхода. Что бы площадка ни использовала, это должно работать на телефоне с первого раза и без обучения.

На практике это значит, что опубликованные смены приходят уведомлением, а не сообщением, которое надо ещё найти, доступность подаёт сам работник, а не собирает координатор, а открытые смены можно забрать, а не раздавать по одному звонку. Площадка, которая публикует график мероприятия и позволяет пулу подработчиков самому закрыть дыры, снимает большую часть координационной работы, раньше висевшей на одном перегруженном человеке.

Одна площадка, несколько залов, один график

Крупные центры регулярно ведут больше одного мероприятия одновременно, и у залов разные потребности в один и тот же день: один на монтаже, один открыт для посетителей, один освобождается. Если график не умеет их разделять, итоги перестают что-либо значить и никто не скажет, какому мероприятию на самом деле не хватает людей.

Пометка смен по залу или проекту решает это в обе стороны. Планирование идёт зал за залом, проверка - по всей площадке, а часы потом отчитываются по мероприятию, и это превращает укомплектование в цифру, с которой может работать коммерческая команда. Площадки, которые вместе с выставками ведут ещё конференции и гостевые сервисы, сталкиваются с той же структурой на большем числе типов помещений, и наша страница планирования персонала мероприятий разбирает эту сторону подробнее.

Как считать часы, когда людям платят за день

Подработка и агентский персонал обычно оплачиваются по часам или дневным ставкам, и ошибки замечают сразу все участники. Работник, которому недоплатили за ночной демонтаж, не возьмёт трубку перед следующей выставкой, а счёт агентства, который не сходится с собственной записью площадки, придётся часами оспаривать.

Именно здесь учёт времени перестаёт быть административной мелочью. Зафиксированные начало и конец против запланированной смены дают одну цифру, от которой могут работать обе стороны, перерывы записываются, а не предполагаются, а опоздания попадают в отчёт, а не в чью-то память. Часы затем разбиваются по ставкам оплаты и выгружаются в расчёт зарплаты, поэтому учёт времени в выставочном центре сводится к чтению отчёта, а не к восстановлению недели по памяти. Отчёты по рабочим часам, опозданиям и ставкам оплаты берутся из одной и той же записи.

Где заканчивается планирование персонала и начинаются событийные платформы

Границу стоит обозначить прямо, потому что это экономит много времени на оценке. Программы управления выставками, системы управления конгресс-центрами и билетные платформы держат экспонентов, распределение стендов, планы залов и регистрацию посетителей. Shifton не держит ничего из этого. Он держит персонал: графики и шаблоны, открытые смены, доступность и заявки на отгулы, учёт времени, отработанные и сверхурочные часы, перерывы, назначение задач, отчёты по часам и выгрузки, а также интеграции с Usedesk, Zapier, Intercom и QuickBooks.

Площадки, которые сравнивают систему планирования смен экспоцентра с полноценной событийной платформой, обычно сравнивают две вещи, которыми в итоге будут владеть по отдельности. Вопрос не в том, кто победит, а в том, какая из двух сейчас стоит больше ручной работы, и для большинства центров это график.

Как выбрать систему планирования смен для выставочного центра

Проверяйте любую платформу на самой загруженной неделе, а не на тихой. Соберите полное мероприятие, включая ночной демонтаж, и посмотрите, сколько это займёт и как читаются итоги. Затем уберите двух человек из графика выставочного дня и проследите, как быстро дыру можно переопубликовать и закрыть, потому что именно эта ситуация реально стоит денег. Откройте систему на самом старом телефоне, какой найдёте, потому что именно им пользуется подработчик.

Shifton бесплатен для команды до 10 человек без ограничения по времени, что подходит небольшой постоянной бригаде площадки, а платные тарифы считаются за сотрудника в месяц по мере роста пула подработчиков вокруг неё. Если укомплектование ваших мероприятий сейчас живёт в таблице, которую ведёт один координатор, и в телефоне, который звонит все выходные, первое, что стоит починить, - это скорость, с которой изменение в графике доходит до площадки.