Главная / Отрасли / Оперативный контроль через решения для Выставочные центры

Оперативный контроль через решения для Выставочные центры

Выставочные центры работают непрерывно, принимая множество мероприятий, выставок и конференций в течение года. Эффективное управление объектами и скоординированная работа персонала имеют решающее значение для поддержания безопасности, качества обслуживания и операционного превосходства.Shifton позволяет выставочным центрам управлять командами, техническим персоналом, ремонтными бригадами и сотрудниками поддержки мероприятий с одной платформы.

Начать бесплатно

Запланировать демо

Оперативный контроль через решения для Выставочные центры

Планирование смен на основе событий для персонала выставочных площадок

Выставочные центры сталкиваются с крайне переменными потребностями в персонале — крупная торговая выставка может потребовать 200 сотрудников, тогда как в спокойный день монтажа достаточно 30. График должен гибко подстраиваться под календарь мероприятий, увеличивая или уменьшая число сотрудников на этапе подготовки, в дни проведения и при демонтаже, не допуская перерасхода персонала в промежутках между событиями.

Планирование, привязанное к событиям — напрямую связывайте объем смен с календарем мероприятий площадки, чтобы численность персонала автоматически масштабировалась

Бригады для монтажа и демонтажа — назначайте отдельные команды для подготовки до мероприятия и разборки после него с разными требованиями к навыкам

Назначения по зонам — распределяйте сотрудников по конкретным залам, зонам регистрации, парковкам и погрузочным докам в рамках одного мероприятия

Планирование поддержки экспонентов — назначайте выделенный персонал для помощи экспонентам во время монтажа стендов, в часы работы выставки и в период выезда

Онбординг временного персонала и контроль допусков

Выставочные центры в значительной степени полагаются на временных и сезонных работников — администраторов, охрану, AV-техников и персонал кейтеринга. На каждом мероприятии может быть свой набор сотрудников. Крайне важно обеспечить, чтобы каждый временный работник имел нужные допуски, прошел инструктаж и получил пропуск до первой смены — это залог бесперебойной работы.

Управление пулом временных работников — ведите базу проверенных временных сотрудников с отметками о доступности и навыках для быстрого назначения

Проверка допусков перед сменой — подтверждайте наличие сертификатов по безопасности, допусков службы безопасности и статуса пропуска до подтверждения назначения на смену

Отслеживание инструктажа по ролям — убедитесь, что новые временные сотрудники проходят обязательный инструктаж площадки, прежде чем их назначат на работы в зале

Приоритет для возвращающихся работников — отмечайте опытных временных сотрудников с прошлых мероприятий и в первую очередь предлагайте им смены, чтобы сократить время на адаптацию

Контроль покрытия зала в реальном времени во время живых мероприятий

Во время выставки пробелы в персонале становятся сразу заметны — пустующая стойка информации, переполненный зал без контроля потока людей или VIP-зона без охраны. Панели в реальном времени позволяют менеджерам мероприятия оперативно перераспределять сотрудников по мере развития ситуации.

Панель посещаемости в реальном времени — в режиме реального времени видно, кто из сотрудников уже отметился, кто на перерыве и где есть нехватка покрытия

Перераспределение по зонам — мгновенно перемещайте сотрудников между залами и сервисными зонами, когда во время мероприятия меняется поток посетителей

Назначение на реагирование на инциденты — быстро формируйте группы охраны или медицинского реагирования, определяя ближайших доступных квалифицированных сотрудников

Протоколы передачи смены — планируйте перекрывающиеся минуты между уходящей и приходящей сменами, чтобы обеспечить непрерывность обслуживания

Аналитика после мероприятия и отчетность по затратам на персонал

После каждого мероприятия операторам площадки нужно понимать, насколько эффективно был задействован персонал. Сверхурочные выросли из-за плохого планирования? Какие-то зоны были перегружены персоналом, а другие испытывали нехватку? Аналитика после мероприятия превращает каждое событие в источник данных для улучшения следующего.

Отчеты по затратам на уровне мероприятия — разбивайте общие затраты на оплату труда по каждому мероприятию, зоне и роли для точного выставления счетов после события

Показатели эффективности персонала — сравнивайте запланированную и фактическую численность, чтобы выявлять закономерности избыточного и недостаточного укомплектования

Историческое сравнение — используйте данные прошлых мероприятий аналогичного масштаба, чтобы строить более точные планы по персоналу для будущих выставок

Сверка часов подрядчиков — сопоставляйте зафиксированное системой присутствие подрядчиков с выставленными счетами по часам, чтобы предотвратить завышение оплаты

Бесплатно навсегда