Софтуер за график на смени за екипи в изложбени центрове

Изложбеният център няма стабилна работна сила. Той има поредица от кратки, интензивни пикове на персонала, разделени от тихи седмици, и всеки пик идва в три части: екип по монтаж, който пристига дни преди вратите да се отворят, персонал за дните на изложението, който работи в залите, докато събитието тече, и екип по демонтаж, който освобождава площта, след като си е тръгнал последният посетител. Софтуерът за график на смени за изложения съществува, за да държи и трите в един план вместо в три таблици, една разпечатка и групов чат.

Трудното не е размерът на екипа. Трудното е скоростта на промяната. Един център може да мине от двадесет души на място до двеста и обратно за десет дни, по няколко пъти на тримесечие, с комбинация от постоянни служители, сезонни и агенционни хора, които може никога да не работят на две поредни събития.

Какво всъщност покрива софтуерът за график на смени за изложения

Терминът се използва свободно, затова си струва да сме точни какво прави такава система. Тя планира кой е на смяна, в коя зала и за кои часове, през всяка фаза на събитието. Тя публикува смените, към които още никой не е разпределен, събира наличност от сезонния състав, записва кога хората наистина са започнали и приключили, и връща часовете по събитие и по човек. Това е цялата работа и в повечето центрове точно тази част още се води на ръка дълго след като всичко търговско е било модернизирано.

Това, което тя не прави, е да продава изложбена площ или да обслужва изложителите. Това е отделна категория и точно нея повечето хора намират първо, когато търсят. Разделянето на двете прави решението за покупка много по-лесно, защото един център почти винаги има нужда и от двете, а нито един от продуктите не върши добре работата на другия.

Монтажът, дните на изложението и демонтажът са три различни графика

Третирането на едно събитие като един кадрови блок е това, което разваля графиците в центровете. Монтажът е малък квалифициран екип с дълги дни, който често започва преди всички останали в сградата. Дните на изложението искат най-голямата численост, разпръсната по зали, входове, щандове и служебни зони, с покритие за почивките, което не може да се остави на случайността. Демонтажът е най-сгъстеният от трите и често най-скъпият, защото минава през нощта срещу твърд краен срок, зададен от следващия наемател.

Планирането им като отделни набори от смени в същата таблица държи всяка фаза честна за това, което ѝ трябва. То прави видимо и застъпването: моментът, в който хората от монтажа още са на място, а персоналът за деня на изложението вече е дошъл, е точно там, където центровете или удвояват, или оставят дупка. Нашите изгледи за планиране на смени са изградени именно за такова четене един до друг.

Люлеенето на численост между събитията

Много малко отрасли движат числеността толкова рязко като този. Тиха седмица и седмица с изложение могат да се различават с порядък, а графикът трябва да представя и двете, без да става нечетим. Това означава, че плановикът има нужда да вижда целия екип наведнъж по време на пик, а после да стеснява до шепата хора, които работят в тих вторник, без да поддържа две отделни системи.

Означава също, че графикът трябва да се изгражда бързо. Ако подготовката на голямо събитие отнема дни ръчна работа, планът винаги закъснява, а закъснелите планове са това, което налага заявки към агенции в последния момент по премиум ставки. Софтуерът за график в изложбен център оправдава мястото си най-вече като съкращава времето между решението какво иска събитието и съобщението към хората кога да дойдат.

Сезонни и агенционни служители, които работят по няколко дни

Голям дял от графика на един изложбен център са хора, които работят три дни това тримесечие и може би нито един следващото. Те няма да учат сложна система, не седят на бюро и няма да гонят офиса за часовете на смените си. Каквото и да ползва центърът, то трябва да работи на телефон от първия път, без обучение.

На практика това означава, че публикуваните смени пристигат като известие, а не като съобщение, което някой трябва да намери, наличността се подава от самия човек, вместо да се събира от координатор, а свободните смени могат да се поемат, вместо да се разпределят с по едно обаждане. Център, който публикува графика на едно събитие и оставя сезонния състав сам да запълни дупките, е премахнал по-голямата част от координационната работа, която преди е стояла при един претоварен човек.

Един център, няколко зали, един график

По-големите центрове редовно водят повече от едно събитие едновременно, а залите имат различни нужди в същия ден: една е в монтаж, друга е отворена за посетители, трета се освобождава. Ако графикът не може да ги раздели, сборовете спират да значат каквото и да било и никой не може да каже на кое събитие наистина му липсват хора.

Маркирането на смените към тяхната зала или проект решава това в двете посоки. Планирането става зала по зала, прегледът обхваща целия център, а часовете после се отчитат по събитие, и точно това превръща обезпечаването с хора в число, което търговският екип може да ползва. Центровете, които освен изложения водят и конференции и приеми, срещат същата структура в повече типове зали, а нашата страница за график на персонала за събития покрива тази страна по-подробно.

Точни часове, когато хората са платени на ден

Сезонната и агенционната работа обикновено се плаща на часове или на дневна ставка, а грешките се забелязват веднага от всички засегнати. Човек, платен по-малко за нощен демонтаж, няма да вдигне телефона за следващото изложение, а фактура от агенция, която не съвпада със записите на центъра, отнема часове спорове.

Тук отчитането на работното време спира да е административна подробност. Записан старт и край срещу планираната смяна дават едно число, с което могат да работят и двете страни, почивките се регистрират, вместо да се предполагат, а закъсненията излизат в отчет, а не в нечия памет. Часовете после се разбиват по ставка и се експортират към ведомостта, така че отчитането на времето в изложбен център става четене на отчет, а не възстановяване на седмицата. Отчетите за работни часове, закъснения и ставки идват от един и същ запис.

Къде свършва графикът на персонала и започват платформите за събития

Струва си границата да се каже направо, защото спестява много излишна оценка. Софтуерът за управление на изложения, системите за управление на конгресни центрове и платформите за билети държат изложителите, разпределението на щандовете, плановете на залите и регистрацията на посетители. Shifton не държи нищо от това. Той държи персонала: графици и шаблони, свободни смени, наличност и заявки за отпуск, отчитане на работното време, отработени и извънредни часове, почивки, разпределяне на задачи, отчети за часове и експорти, както и интеграции с Usedesk, Zapier, Intercom и QuickBooks.

Центровете, които сравняват система за график на изложбен център с пълна платформа за събития, обикновено сравняват две неща, които накрая ще имат поотделно. Въпросът не е кое печели, а кое от двете в момента струва повече ръчна работа, и за повечето центрове това е графикът.

Как да изберете система за график на изложбен център

Тествайте всяка платформа срещу най-натоварената си седмица, а не срещу тиха. Изградете цяло събитие, включително нощния демонтаж, и вижте колко време отнема и как се четат сборовете. После махнете двама души от графика за деня на изложението и гледайте колко бързо дупката може да се публикува отново и да се запълни, защото това е ситуацията, която наистина струва пари. Отворете системата на най-стария телефон, който намерите, защото точно такъв ще ползва сезонният служител.

Shifton е безплатен за до 10 членове на екипа без ограничение във времето, което подхожда на малък постоянен екип на центъра, а платените планове се таксуват на служител на месец, докато сезонният състав расте около него. Ако обезпечаването на събитията ви в момента живее в таблица, поддържана от един координатор, и в телефон, който звъни цял уикенд, първото, което си струва да се оправи, е колко бързо промяна в графика стига до хората в залата.