Maiņu grafika programmatūra izstāžu centru komandām

Izstāžu centram nav stabila darbaspēka. Tam ir virkne īsu, intensīvu personāla pīķu, ko šķir klusas nedēļas, un katrs pīķis nāk trīs daļās: montāžas komanda, kas ierodas dienas pirms durvju atvēršanas, izstādes dienu personāls, kas strādā hallēs, kamēr norit pasākums, un demontāžas komanda, kas atbrīvo platību, kad pēdējais apmeklētājs ir aizgājis. Izstāžu maiņu grafika programmatūra pastāv, lai visas trīs daļas turētu vienā plānā, nevis trīs izklājlapās, vienā izdrukā un grupas čatā.

Grūtākais nav komandas lielums. Grūtākais ir izmaiņu ātrums. Centrs desmit dienu laikā var pāriet no divdesmit cilvēkiem objektā uz diviem simtiem un atpakaļ, vairākas reizes ceturksnī, izmantojot pastāvīgo darbinieku, gadījuma darbinieku un aģentūras cilvēku sajaukumu, no kuriem daļa nekad nestrādā divos pasākumos pēc kārtas.

Ko izstāžu maiņu grafika programmatūra patiesībā aptver

Šo terminu lieto brīvi, tāpēc ir vērts precīzi pateikt, ko šāda sistēma dara. Tā plāno, kurš ir maiņā, kurā hallē un kurās stundās, visās pasākuma fāzēs. Tā publicē maiņas, kurām vēl neviens nav piešķirts, apkopo pieejamību no gadījuma darbinieku loka, reģistrē, kad cilvēki patiešām sāka un beidza, un atskaitās par stundām pēc pasākuma un pēc cilvēka. Tas ir viss tās darbs, un lielākajā daļā centru tieši šī daļa joprojām tiek vesta ar roku ilgi pēc tam, kad viss komercpuses darbs jau ir modernizēts.

Ko tā nedara, ir pārdot izstāžu platību vai apkalpot izstādes dalībniekus. Tā ir atsevišķa kategorija, un tieši to lielākā daļa cilvēku atrod pirmo, kad meklē. Šo divu lietu nošķiršana padara pirkuma lēmumu daudz vieglāku, jo centram gandrīz vienmēr vajag abus, un neviens no produktiem otra darbu nedara labi.

Montāža, izstādes dienas un demontāža ir trīs dažādi grafiki

Pasākuma uztveršana kā viena personāla bloka ir tas, kas sabojā centru grafikus. Montāža ir neliela kvalificēta komanda ar garām dienām, kas bieži sāk pirms visiem pārējiem ēkā. Izstādes dienām vajag lielāko darbinieku skaitu, izkliedētu pa hallēm, ieejām, stendiem un aizmugures telpām, ar pārtraukumu segumu, ko nevar atstāt nejaušībai. Demontāža ir sablīvētākā no trim un bieži dārgākā, jo tā norit naktī pret stingru termiņu, ko nosaka nākamā noma.

Plānojot tās kā atsevišķus maiņu kopumus tajā pašā režģī, katra fāze paliek godīga par to, kas tai vajadzīgs. Tas padara redzamu arī pārklāšanos: brīdis, kad montāžas darbinieki vēl ir objektā un izstādes dienas personāls jau ir ieradies, ir tieši tā vieta, kur centri vai nu dubulto cilvēkus, vai atstāj caurumu. Mūsu maiņu plānošanas skati ir veidoti tieši šādai lasīšanai blakus.

Darbinieku skaita svārstības starp pasākumiem

Ļoti maz nozaru maina darbinieku skaitu tik strauji kā šī. Klusa nedēļa un izstādes nedēļa var atšķirties par kārtu, un grafikam abas jāatspoguļo, nekļūstot nelasāmam. Tas nozīmē, ka plānotājam pīķa laikā jāredz visa komanda uzreiz, bet pēc tam jāsašaurina līdz dažiem cilvēkiem, kas strādā klusā otrdienā, neuzturot divas atsevišķas sistēmas.

Tas nozīmē arī, ka grafiks jāveido ātri. Ja liela pasākuma sagatavošana prasa dienas rokas darba, plāns vienmēr kavējas, un tieši nokavēti plāni liek pēdējā brīdī pasūtīt aģentūras cilvēkus par paaugstinātām likmēm. Izstāžu centra grafika programmatūra attaisno savu vietu galvenokārt ar to, ka saīsina laiku starp lēmumu, kas pasākumam vajadzīgs, un ziņu cilvēkiem, kad ierasties.

Gadījuma un aģentūras darbinieki, kas strādā dažas dienas

Liela daļa izstāžu centra grafika ir cilvēki, kas šajā ceturksnī strādā trīs dienas un nākamajā, iespējams, nevienu. Viņi nemācīsies sarežģītu sistēmu, viņi nesēž pie darbagalda un nedzenāsies pakaļ birojam savu maiņu laiku dēļ. Lai ko centrs lietotu, tam jādarbojas tālrunī no pirmās reizes, bez apmācības.

Praksē tas nozīmē, ka publicētās maiņas pienāk kā paziņojums, nevis kā ziņa, kas kādam jāatrod, pieejamību iesniedz pats darbinieks, nevis to savāc koordinators, un brīvās maiņas var paņemt, nevis sadalīt pa vienam zvanam. Centrs, kas publicē pasākuma grafiku un ļauj gadījuma darbinieku lokam pašam aizpildīt caurumus, ir novērsis lielāko daļu koordinācijas darba, kas agrāk gūlās uz viena pārslogota cilvēka pleciem.

Viens centrs, vairākas halles, viens grafiks

Lielāki centri regulāri vada vairāk nekā vienu pasākumu vienlaikus, un hallēm tajā pašā dienā ir dažādas vajadzības: viena ir montāžā, otra atvērta apmeklētājiem, trešā tiek atbrīvota. Ja grafiks tās nespēj nošķirt, kopsummas pārstāj kaut ko nozīmēt, un neviens vairs nesaprot, kuram pasākumam patiešām trūkst cilvēku.

Maiņu atzīmēšana pie to halles vai projekta atrisina to abos virzienos. Plānošana notiek halli pa hallei, pārskats aptver visu centru, un stundas pēc tam atskaitās pa pasākumiem, un tieši tas pārvērš personāla nodrošinājumu skaitlī, ko komercdaļa var izmantot. Centri, kas līdzās izstādēm rīko arī konferences un pieņemšanas, sastopas ar to pašu struktūru vairākos telpu veidos, un mūsu lapa par pasākumu personāla plānošanu šo pusi apraksta sīkāk.

Precīzas stundas, kad cilvēkiem maksā par dienu

Gadījuma un aģentūras darbs parasti tiek apmaksāts pēc stundām vai dienas likmes, un kļūdas uzreiz pamana visi iesaistītie. Darbinieks, kam par nakts demontāžu samaksāts par maz, uz nākamo izstādi tālruni neceļs, bet aģentūras rēķins, kas nesakrīt ar centra pašu uzskaiti, prasa stundas strīdu.

Tieši šeit darba laika uzskaite pārstāj būt administratīva sīkumu lieta. Reģistrēts sākums un beigas pret plānoto maiņu dod vienu skaitli, ar ko var strādāt abas puses, pārtraukumi tiek fiksēti, nevis pieņemti, un kavējumi parādās atskaitē, nevis kāda atmiņā. Stundas pēc tam sadalās pa likmēm un tiek eksportētas uz algu sistēmu, tāpēc laika uzskaite izstāžu centrā kļūst par atskaites lasīšanu, nevis nedēļas atjaunošanu. Darba stundu, kavējumu un likmju atskaites nāk no viena un tā paša ieraksta.

Kur beidzas personāla plānošana un sākas pasākumu platformas

Šo robežu ir vērts pateikt tieši, jo tā ietaupa daudz veltīgas izvērtēšanas. Izstāžu vadības programmatūra, kongresu centru vadības sistēmas un biļešu platformas tur izstādes dalībniekus, stendu sadali, zāļu plānus un apmeklētāju reģistrāciju. Shifton neko no tā netur. Tas tur darbaspēku: grafikus un veidnes, brīvās maiņas, pieejamību un atvaļinājuma pieteikumus, darba laika uzskaiti, nostrādātās un virsstundas, pārtraukumus, uzdevumu piešķiršanu, stundu atskaites un eksportus, kā arī integrācijas ar Usedesk, Zapier, Intercom un QuickBooks.

Centri, kas salīdzina izstāžu centra grafika sistēmu ar pilnu pasākumu platformu, parasti salīdzina divas lietas, kas galu galā tiem piederēs atsevišķi. Jautājums nav, kura uzvar, bet kura no abām šobrīd maksā vairāk rokas darba, un lielākajai daļai centru tas ir grafiks.

Kā izvēlēties izstāžu centra grafika sistēmu

Testējiet jebkuru platformu pret savu noslogotāko nedēļu, nevis klusu. Izveidojiet pilnu pasākumu, ieskaitot nakts demontāžu, un paskatieties, cik ilgi tas prasa un kā lasās kopsummas. Pēc tam izņemiet divus cilvēkus no izstādes dienas grafika un vērojiet, cik ātri caurumu var publicēt no jauna un aizpildīt, jo tieši šī situācija patiešām maksā naudu. Atveriet sistēmu vecākajā tālrunī, ko atrodat, jo tieši tādu lietos gadījuma darbinieks.

Shifton ir bez maksas līdz 10 komandas dalībniekiem bez laika ierobežojuma, kas der nelielai pastāvīgai centra komandai, un maksas plāni tiek aprēķināti par darbinieku mēnesī, kamēr ap to aug gadījuma darbinieku loks. Ja jūsu pasākumu personāls šobrīd dzīvo izklājlapā, ko uztur viens koordinators, un tālrunī, kas zvana visu nedēļas nogali, pirmais, ko ir vērts salabot, ir tas, cik ātri izmaiņas grafikā sasniedz cilvēkus hallē.