Shift Scheduling Software para sa Team ng Exhibition Center

Walang matatag na workforce ang isang exhibition center. Mayroon itong sunod-sunod na maikli at matinding rurok ng pagtatauhan na pinaghihiwalay ng tahimik na linggo, at may tatlong bahagi ang bawat rurok: grupo ng pagtatayo na dumarating ilang araw bago magbukas ang pinto, tauhan sa araw ng palabas na nagpapatakbo ng mga hall habang tumatakbo ang kaganapan, at grupo ng pagtanggal na naglilinis ng sahig sa sandaling makaalis ang huling bisita. Umiiral ang trade show scheduling software upang hawakan ang tatlong ito sa isang plano sa halip na sa tatlong spreadsheet, isang printout at isang group chat.

Hindi ang laki ng team ang hirap. Ang bilis ng pagbabago ang hirap. Kayang lumipat ng isang venue mula dalawampung tao sa site tungo sa dalawang daan at pabalik sa loob ng sampung araw, ilang beses bawat quarter, gamit ang halo ng permanenteng tauhan, kaswal at agency na manggagawa na maaaring hindi kailanman makatrabaho ang dalawang magkasunod na kaganapan.

Ano talaga ang saklaw ng trade show scheduling software

Maluwag ang paggamit sa terminong ito, kaya makabubuting maging tiyak kung ano ang ginagawa ng ganitong sistema. Pinaplano nito kung sino ang nasa tungkulin, sa aling hall, para sa aling oras, sa bawat yugto ng kaganapan. Inilalathala nito ang mga shift na wala pang nakatalaga, kinukuha nito ang availability mula sa kaswal na pool, itinatala nito kung kailan talaga nagsimula at natapos ang mga tao, at iniuulat nito pabalik ang mga oras kada kaganapan at kada tao. Iyan ang buong trabaho, at sa karamihan ng venue ito pa rin ang bahaging ginagawa nang manu-mano matagal na panahon matapos mabago ang lahat ng panig na komersyal.

Ang hindi nito ginagawa ay ang pagbebenta ng espasyo sa sahig o ang paghawak sa mga exhibitor. Hiwalay na kategorya iyon, at iyon ang unang nakikita ng karamihan kapag naghahanap. Malaki ang naitutulong ng paghihiwalay sa dalawa sa desisyon sa pagbili, dahil halos palaging kailangan ng venue ang dalawa at walang produktong gumagawa nang maayos sa trabaho ng isa pa.

Tatlong magkaibang iskedyul ang pagtatayo, mga araw ng palabas at pagtanggal

Ang pagtingin sa kaganapan bilang isang bloke ng pagtatauhan ang dahilan kung bakit nasisira ang mga roster ng venue. Maliit at bihasang grupo ang pagtatayo na may mahabang araw at madalas na nagsisimula bago pa may ibang tao sa gusali. Ang mga araw ng palabas ang nangangailangan ng pinakamalaking bilang, nakakalat sa mga hall, pasukan, stand at likurang bahagi, kasama ang cover para sa pahinga na hindi maaaring ipaubaya sa tsansa. Ang pagtanggal ang pinakasiksik sa tatlo at madalas ang pinakamahal, dahil tumatakbo ito magdamag laban sa mahigpit na deadline na itinakda ng susunod na pag-upa.

Kapag pinlano ang mga ito bilang magkakahiwalay na hanay ng shift sa parehong talahanayan, nananatiling tapat ang bawat yugto tungkol sa pangangailangan nito. Nagiging kita rin ang pagsasapawan: ang puntong nasa site pa ang tauhan ng pagtatayo habang dumating na ang tauhan sa araw ng palabas ang eksaktong lugar kung saan nagdodoble ang venue o nag-iiwan ng butas. Binuo ang aming mga tanawin sa pag-iiskedyul ng shift para mismo sa ganitong magkatabing pagbabasa.

Ang pagbabago ng bilang ng tauhan sa pagitan ng mga kaganapan

Kakaunti ang industriyang naggagalaw ng bilang ng tauhan nang kasingtindi nito. Maaaring magkalayo nang sampung beses ang tahimik na linggo at ang linggo ng palabas, at kailangang ipakita ng iskedyul ang dalawa nang hindi nagiging mahirap basahin. Ibig sabihin, kailangang makita ng tagaplano ang buong team nang sabay sa rurok, at pagkatapos ay paliitin sa iilang taong nagtatrabaho sa tahimik na Martes, nang hindi nagpapanatili ng dalawang magkahiwalay na sistema.

Ibig sabihin din nito na kailangang mabilis buuin ang iskedyul. Kung ilang araw na manu-manong trabaho ang inaabot ng pag-aayos ng malaking kaganapan, laging huli ang plano, at ang huling plano ang pumipilit sa mga huling minutong booking sa agency sa mataas na halaga. Pangunahin nang kinikita ng rostering software para sa exhibition center ang puwesto nito sa pagbawas ng oras sa pagitan ng pagpapasya kung ano ang kailangan ng kaganapan at ng pagsabi sa mga tao kung kailan darating.

Kaswal at agency na tauhan na ilang araw lamang nagtatrabaho

Malaking bahagi ng roster ng exhibition center ang mga taong tatlong araw nagtatrabaho ngayong quarter at posibleng wala sa susunod. Hindi sila mag-aaral ng masalimuot na sistema, hindi sila nakaupo sa mesa, at hindi nila hahabulin ang opisina para sa oras ng kanilang shift. Anuman ang gamitin ng venue, kailangang gumana ito sa telepono sa unang subok, nang walang pagsasanay.

Sa praktika, ibig sabihin nito na dumarating bilang abiso ang mga nailathalang shift at hindi bilang mensaheng kailangan pang hanapin, isinusumite ng manggagawa mismo ang availability sa halip na tipunin ito ng koordinador, at maaaring kunin ang bukas na shift sa halip na ipamahagi nang tigsasang tawag. Ang venue na naglalathala ng roster ng kaganapan at hinahayaang punan mismo ng kaswal na pool ang mga butas ay natanggal na ang halos lahat ng gawaing koordinasyon na dating nakasalalay sa isang labis na kargadong tao.

Isang venue, ilang hall, isang iskedyul

Regular na nagpapatakbo ang mas malalaking sentro ng higit sa isang kaganapan nang sabay, at magkaiba ang pangangailangan ng mga hall sa parehong araw: isa ang nasa pagtatayo, isa ang bukas sa bisita, isa ang nililinis. Kung hindi kayang paghiwalayin ng iskedyul ang mga ito, nawawalan ng kahulugan ang mga kabuuan at walang makapagsasabi kung aling kaganapan ang tunay na kulang sa tao.

Nalulutas ito sa dalawang direksyon ng pagtatatak ng shift sa hall o proyekto nito. Nagaganap ang pagpaplano nang hall kada hall, nagaganap ang pagsusuri sa buong venue, at iniuulat pagkatapos ang mga oras kada kaganapan, at iyan ang nagpapalit sa pagtatauhan tungo sa numerong magagamit ng komersyal na team. Ang mga venue na nagpapatakbo rin ng kumperensya at hospitality kasabay ng mga eksibisyon ay humaharap sa parehong estruktura sa mas maraming uri ng silid, at mas detalyadong tinatalakay ng aming pahina sa pag-iiskedyul ng tauhan sa kaganapan ang panig na iyon.

Pagtama sa oras kapag arawan ang bayad sa mga tao

Karaniwang binabayaran ang kaswal at agency na trabaho ayon sa oras o sa arawang halaga, at agad na napapansin ng lahat ang mali. Ang manggagawang kulang ang bayad sa isang magdamag na pagtanggal ay hindi na sasagot sa tawag para sa susunod na palabas, at inaabot ng ilang oras na pagtatalo ang isang invoice ng agency na hindi tugma sa sariling tala ng venue.

Dito humihinto ang time clock sa pagiging detalyeng pang-administratibo. Ang naitalang simula at pagtatapos laban sa nakaiskedyul na shift ay nagbibigay ng isang numerong magagamit ng magkabilang panig, naitatala ang pahinga sa halip na basta ipagpalagay, at lumalabas sa ulat ang paghuli sa halip na sa alaala ng isang tao. Nahahati pagkatapos ang mga oras ayon sa pay rate at inilalabas para sa payroll, kaya nagiging usapin ng pagbabasa ng ulat ang time tracking sa exhibition center sa halip na muling buuin ang linggo. Nagmumula sa parehong talaan ang mga ulat sa oras ng trabaho, paghuli at pay rate.

Kung saan humihinto ang staff scheduling at nagsisimula ang event platform

Makabubuting sabihin nang malinaw ang hangganan, dahil marami itong natitipid na sayang na pagsusuri. Hawak ng trade show management software, ng convention center management system at ng ticketing platform ang mga exhibitor, alokasyon ng stand, floor plan at rehistrasyon ng bisita. Wala nito ang hawak ng Shifton. Hawak nito ang workforce: mga iskedyul at template, bukas na shift, availability at kahilingan sa bakasyon, time clock, oras na natrabaho at overtime, pahinga, pagtatalaga ng gawain, ulat ng oras at export, at integrasyon sa Usedesk, Zapier, Intercom at QuickBooks.

Ang mga venue na naghahambing ng scheduling system para sa expo center laban sa buong event platform ay karaniwang naghahambing ng dalawang bagay na magiging hiwalay ding pag-aari nila sa huli. Hindi kung alin ang panalo ang tanong, kundi kung alin sa dalawa ang mas malaki ang gastos ngayon sa manu-manong trabaho, at para sa karamihan ng sentro, ang roster iyon.

Paano pumili ng scheduling system para sa exhibition center

Subukin ang anumang platform laban sa pinakaabala mong linggo at hindi sa tahimik. Bumuo ng buong kaganapan, kasama ang magdamag na pagtanggal, at tingnan kung gaano ito katagal at kung paano nababasa ang mga kabuuan. Pagkatapos ay tanggalin ang dalawang tao sa roster ng araw ng palabas at panoorin kung gaano kabilis muling mailalathala at mapupunan ang butas, dahil iyan ang sitwasyong tunay na nagpapagastos. Buksan ito sa pinakalumang teleponong makikita mo, dahil iyon ang gagamitin ng kaswal na manggagawa.

Libre ang Shifton hanggang 10 miyembro ng team nang walang hangganan sa panahon, na bagay sa maliit na permanenteng team ng venue, at sinisingil kada empleyado bawat buwan ang bayad na plano habang lumalaki ang kaswal na pool sa paligid nito. Kung nasa spreadsheet na inaalagaan ng isang koordinador at sa teleponong tumutunog buong katapusan ng linggo ang pagtatauhan mo ngayon sa mga kaganapan, ang unang dapat ayusin ay kung gaano kabilis makarating sa sahig ang pagbabago sa roster.