Rendezvényes beosztó szoftver catering és bankett csapatoknak

A catering nem ismétlődő heti beosztás szerint működik. Foglalások szerint működik, amelyek mindegyike más csapatot, más helyszínt és más óraszámot kíván, hetekkel előre véglegesítve, majd kétszer módosítva, mire eljön a nap. A rendezvényes személyzet beosztó szoftver azért létezik, mert egy táblázat nem tartja meg sokáig ezt a formát anélkül, hogy valaki el ne veszítené a fonalat, ki mire lett véglegesítve.

A munkaerő összetétele tovább nehezíti a dolgot. A külső helyszínes catering alkalmi és szabadúszó csapatra támaszkodik, akik egyszerre két-három cégnek dolgoznak, így aki kedden még szabad volt, csütörtökre már máshol elkötelezett lehet. A beosztásnak a ráérésből kell indulnia, nem üres rácsból. Ugyanazok az emberek dolgoznak a kiállítások építésén és bontásán is, amit külön tárgyal a kiállítási központok személyzeti beosztásáról szóló oldal.

Mit kell tudnia a rendezvényes személyzet beosztó szoftvernek

Négy dolgon múlik, hogy egy eszköz kibírja-e a szezont. Konkrét dátumra és helyszínre kell csapatot építenie, nem általános hétre. El kell érnie a szabadúszókat a telefonjukon, és rögzítenie kell a választ. Meg kell fognia a ténylegesen ledolgozott órákat, mert a rendezvények elhúzódása szinte szabály. És meg kell mutatnia, mennyibe került egy foglalás munkaerőben, amíg még van idő helyesen beárazni a következőt.

Az a rendezvényszervezési személyzeti szoftver, amelyik ezt a négyet lefedi, veri azt a nehéz platformot, amelynek menüit egy koordinátor esküvői szezonban sosem ér rá felfedezni. A címke kevesebbet számít, mint az illeszkedés: a rendezvényes munkaerő beosztó rendszer, a rendezvényes személyzet menedzsment szoftver és a csapatnévsor eszközök a marketingszöveg mögött ugyanazt a munkát írják le.

Csapatot építeni egy rendezvényre, nem hetet kitölteni

A catering műszak rendezvényhez kötődik, nem részleghez. Az előkészítés órákkal a vendégek érkezése előtt indul, a kiszolgálás kiszámíthatatlanul ér véget, a bontás pedig éjfél utánra is nyúlhat. Ez heti naptárban akkor működik, ha minden műszak saját pontos kezdési és befejezési időt visz, és hozzárendelhető ahhoz a helyszínhez vagy ügyfélprojekthez, amelyhez tartozik.

Ami betöltetlen maradt, az a szabad műszakok sorába kerül, ahol minden alkalmas csapattag egyszerre látja. Ez a különbség a rendezvényes személyzet menedzsment szoftver és egy telefonlista között: az ajánlat egyszer megy ki, egy helyen, a válasz pedig rögzül ahelyett, hogy emlékezni kellene rá. A Shifton műszakbeosztás modulja kezeli a szabad műszakokat, a cseréket és az újrahasznosítható sablonokat, így egy szokásos 120 fős esküvői minta másodpercek alatt újraépül ahelyett, hogy újra be kellene gépelni. A csapat oldalán ugyanez az információ rendezvényes beosztó alkalmazásként érkezik a telefonjukra, és ez az egyetlen csatorna, amit a szabadúszók megbízhatóan néznek. Egy rendezvényes személyzeti alkalmazást egyetlen dolgon mérnek: látja-e a csapattag az érkezési időt, a helyszínt és a befejezést anélkül, hogy bárkinek írnia kellene.

Szabadúszó csapat és a ráérés szűk keresztmetszete

A catering beosztó szoftver legnehezebb része nem a naptár, hanem annak ismerete, ki tud valóban dolgozni. A csapattag a havi ráérési naptárban jelöli be a szabad óráit, és maga frissíti azokat, vagyis a beosztás élő képre épül, nem egy hat héttel korábban kitöltött űrlapra.

Ez az egyetlen változás megszünteti az oda-vissza levelezés nagy részét. Az ajánlatok szabad emberekhez jutnak, a visszaigazolások gyorsabban érkeznek, a koordinátor pedig nem megbízhatóság szerint csökkenő sorrendben halad végig a kapcsolati listán. A ráérésből induló catering beosztó alkalmazás sokkal kevesebb visszautasítást hoz, mint az, amelyik üres hétből indul. A növekvő cégek jellemzően akkor nyúlnak catering céges beosztó szoftverhez, amikor a kapcsolati lista kinövi egyetlen ember memóriáját.

Szezont tervezni, nem hetet

A catering iránti kereslet hullámokban érkezik. A céges szezon, az esküvői szezon és a decemberi hajrá néhány hétre sűríti a foglalásokat, a kockázat pedig az emberek megtalálásáról ugyanannak a néhány megbízható embernek a túlterhelésére tolódik. A havi nézet a teljes foglalási naptárat egy képernyőre teszi, minden név mellett göngyölt óraösszeggel, így a terhelés még azelőtt eloszlik, hogy bárki kiégne.

• Lásd minden véglegesített dátumot és azt, ki hány órát visz már
• Vedd észre időben azokat a dátumokat, ahol még betöltetlen órák vannak
• Jelöld meg azokat a munkaszüneti napokat, amelyek emelt bért visznek
• Tartsd láthatóan a távoli foglalásokat külön határidőnapló helyett

Az a bankett beosztó szoftver, amelyik csak egy hetet mutat, pontosan azt a mintázatot rejti el, amit kezelni kell. Az a bankett beosztás alkalmazás, amelyik a hónapra és nem a napra nyílik, ugyanazt a hosszú távú képet adja a műszakvezetőknek, a személyenkénti óraösszeget tartó bankett beosztó rendszer pedig megakadályozza, hogy a szezont három ember vigye el.

Órák, szünetek és emelt bérek a rendezvény éjszakáján

A tervezett és a ledolgozott órák a cateringben ritkán esnek egybe. Egy kiszolgálás, aminek tízkor kellett volna véget érnie, tizenegykor zárul, és ennek a különbségnek másnap reggeli üzenetlánc nélkül kell eljutnia a bérszámfejtésig. A csapat az alkalmazásból lép be és ki a saját műszakjára, a szünetek külön naplózódnak, a valós időpontok pedig a tervezettek mellett állnak ugyanazon a műszakkártyán.

Az órabér magára a műszakra kerül, így egy éjszaka, egy munkaszüneti nap vagy egy elhúzódás magasabb bért vihet, mint egy szokásos nappali foglalás. A bónuszok és levonások ugyanoda kerülnek. Az a bankett személyzeti beosztó szoftver, amelyik mindezt műszakszinten rögzíti, megszünteti azt az egyeztetési munkát, ami különben minden hónap első napját felemészti. A külön hozzácsapott bankett jelenléti szoftver egy második nyilvántartást hoz létre, amivel vitatkozni kell, ez pedig a cél ellentéte. A bankett munkaidő-nyilvántartó szoftvernek huszonnégy órán belüli két rendezvényt is kezelnie kell, amit a napi szintű jelenléti ívek soha nem tudnak.

Mennyibe kerül valójában egy csapat foglalásonként

A külső helyszínes cateringben a munkaerő adja az árrést. Ha az órák, a bérek, a bónuszok és a levonások a műszakokhoz kapcsolódnak ahelyett, hogy utólag gépelnék be őket egy jelenléti ívre, akkor egy foglalás költsége lekérhető szám, nem pedig megvédendő becslés. A munkaóra-, költségvetés- és órabérriportok hónap és pozíció szerint szűrhetők, és exportálhatók bérszámfejtésre vagy ügyfélegyeztetésre, és itt szűnik meg a catering személyzeti gazdálkodás találgatás lenni, és kezdi el meghatározni, mit árazol be. Az a catering személyzeti beosztó szoftver, amelyik az órákat és a béreket ugyanazon a műszakon tartja, foglalásonkénti költséget ad havi költség helyett.

Helyszínek, projektek és több telephelyes csapatok

A legtöbb catering cég olyan helyszíneken dolgozik, amelyek nem a sajátjai, gyakran kettőn vagy hármon ugyanazon a hétvégén. A műszakok projekthez vagy helyszínhez rendelése elkülönítve tartja a csapatokat, miközben az összesítések egy fiókban maradnak, így a koordinátor látja, hogy szombaton az egyik helyszínen két felszolgáló hiányzik, a másikon pedig túl sokan vannak. Azok a csapatok, amelyek állandó helyszíneket is kiszolgálnak, ezeket a rendezvényes munka mellett tervezhetik, amiről a konferencia helyszínek oldalunk szól. A bankett csapatbeosztó szoftvernek együtt kell tartania a helyszínt, az érkezési időt és a csapatot, mert a címet szokták az emberek elrontani. Az a bankett névsorkezelő szoftver, amelyik minden műszakot úgy kezel, mintha a központban zajlana, pontosan ezt a hibát okozza. A helyalapú beléptetés a geolokációs modulon keresztül fizetős kiegészítőként érhető el ott, ahol számít az ismeretlen helyszínre érkezés visszaigazolása.

Hogyan válassz catering beosztó szoftvert

Bármelyik platformot a legnehezebb hétvégéddel teszteld, ne a legkönnyebbel. Építs fel egy szombatot három rendezvénnyel három helyszínen, és nézd meg, mennyi ideig tart. Nyisd meg az alkalmazást egy csapattag telefonján, és ellenőrizd, milyen gyorsan találja meg az érkezési időt és a címet. Told el egy kezdést egy órával, és számold, mennyi idő, amíg mindenkihez eljut. A bankett névsor alkalmazás semmit sem ér, ha a frissítés akkor érkezik, amikor a csapat már elindult otthonról, és az a bankett műszakbeosztó szoftver, amelyik laptopot kíván a közzétételhez, szombaton nem lesz használva.

Bármi, ami még mindig kinyomtatott rendezvényes beosztássablonra, bankett beosztássablonra vagy megosztott fájlra épül, két héten belül szétcsúszik. Tíz fő alatt a Shifton időkorlát nélkül ingyenes, ami illik egy kis catering céghez, amelyik éppen elhagyja a táblázatos catering beosztássablont. Ahogy nő a foglalások száma, a fizetős csomagok több helyszínes tervezéssel, mélyebb riportokkal és azokkal a modulokkal bővülnek, amelyekre egy nagyobb rendezvényes működésnek szüksége van. A cél nem változik: minden rendezvényen ott a csapat, minden óra elszámolva, a munkaerőköltség pedig egyezik azzal, amit beáraztál.