Softver za raspoređivanje osoblja u cateringu i banketnim ekipama

Catering ne funkcionira po tjednom rasporedu koji se ponavlja. Funkcionira po terminima od kojih svaki traži drugu ekipu, drugi prostor i drugi broj sati, potvrđuje se tjednima unaprijed, a onda se do samog dana promijeni još dvaput. Softver za raspoređivanje osoblja na događajima postoji zato što tablica takav oblik ne izdrži dugo, a da netko ne izgubi trag tko je za što potvrđen.

Struktura radne snage sve dodatno otežava. Vanjski catering oslanja se na povremene i honorarne ljude koji rade za dvije ili tri tvrtke istodobno, pa osoba koju ste rezervirali u utorak već u četvrtak može biti zauzeta. Raspoređivanje mora krenuti od dostupnosti, a ne od prazne mreže. Isti ljudi rade i na postavljanju i rušenju sajmova, čemu je posvećena zasebna stranica o rasporedu osoblja u sajamskim centrima.

Što softver za raspoređivanje osoblja na događajima mora riješiti

Četiri stvari odlučuju hoće li alat preživjeti zahtjevnu sezonu. Mora složiti ekipu za konkretan datum i konkretan prostor, a ne za generički tjedan. Mora doći do honorarnih ljudi na mobitel i zabilježiti njihov odgovor. Mora uhvatiti sate koji su stvarno odrađeni jer se događaji produljuju gotovo po pravilu. I mora pokazati koliko je termin stajao u radu dok još ima vremena da idući ispravno izračunate.

Softver za popunjavanje ekipa na događajima koji pokriva te četiri stvari nadmašuje tešku platformu čije izbornike koordinator nema kad istraživati usred sezone vjenčanja. Naziv je manje važan od toga koliko odgovara: softver za raspoređivanje ekipa na događajima, softver za upravljanje osobljem na događajima i alati za slaganje rasporeda ekipe opisuju isti posao čim odmaknete marketinški sloj.

Ekipa za događaj umjesto popunjavanja tjedna

Catering smjena vezana je uz događaj, a ne uz odjel. Postavljanje počinje satima prije dolaska gostiju, posluživanje traje do nepredvidivog završetka, a raspremanje se zna otegnuti iza ponoći. To se dade složiti u tjednom kalendaru kad svaka smjena nosi vlastito točno vrijeme početka i završetka i može se označiti prostorom ili klijentskim projektom kojem pripada.

Sve što niste popunili odlazi u redak otvorenih smjena, gdje to odjednom vidi svaki kvalificirani član ekipe. To je razlika između softvera za upravljanje osobljem na događajima i popisa telefonskih brojeva: ponuda ide jednom, s jednog mjesta, a odgovor se bilježi umjesto da se pamti. Shiftonov modul za raspoređivanje smjena pokriva otvorene smjene, zamjene i predloške za višekratnu upotrebu, pa se standardna shema vjenčanja za 120 uzvanika ponovno slaže u nekoliko sekundi umjesto da se ispisuje iznova. Na strani ekipe ista informacija stiže kao aplikacija za raspoređivanje osoblja na događajima na mobitel, a to je jedini kanal koji honorarci pouzdano provjeravaju. Aplikacija za upravljanje osobljem na događajima ocjenjuje se po jednoj stvari: vidi li član ekipe vrijeme dolaska, prostor i vrijeme završetka bez da ikome piše.

Honorarna ekipa i usko grlo dostupnosti

Najteži dio softvera za raspoređivanje u cateringu nije kalendar, nego saznanje tko doista može raditi. Član ekipe označi sate u kojima je slobodan u mjesečnom kalendaru dostupnosti i sam ih ažurira, što znači da se raspored slaže prema živoj slici, a ne prema obrascu koji je netko ispunio prije šest tjedana.

Ta jedna promjena uklanja većinu dopisivanja u oba smjera. Ponude stižu ljudima koji su slobodni, potvrde se vraćaju brže, a koordinator prestaje prolaziti popis kontakata redom prema pouzdanosti. Catering aplikacija za raspoređivanje koja kreće od dostupnosti dobiva znatno manje odbijanja od one koja kreće od praznog tjedna. Tvrtke koje rastu posežu za softverom za raspoređivanje u catering tvrtkama upravo kad popis kontakata preraste pamćenje jedne osobe.

Planirajte sezonu, a ne tjedan

Potražnja u cateringu dolazi u valovima. Korporativna sezona, sezona vjenčanja i prosinački niz stisnu termine u nekoliko tjedana, a rizik se seli s pronalaska ljudi na preopterećivanje istih pouzdanih nekoliko. Mjesečni prikaz stavlja cijeli kalendar termina na jedan ekran s tekućim zbrojem sati uz svako ime, pa se opterećenje razdijeli prije nego što netko izgori.

• Vidite svaki potvrđen datum i sate koje svatko već nosi
• Uočite datume koji još pokazuju nepopunjene sate i reagirajte na vrijeme
• Označite državne praznike koji će nositi uvećanu satnicu
• Držite dugoročne termine na vidjelu umjesto u zasebnoj bilježnici

Softver za raspoređivanje banketa koji prikazuje samo tjedan skriva upravo obrazac kojim trebate upravljati. Aplikacija za banketni raspored koja se otvara na mjesecu, a ne na danu, daje voditeljima isti dugoročni pogled, a sustav za raspoređivanje banketa koji drži zbrojeve sati po osobi sprječava da sezonu iznesu tri čovjeka.

Sati, pauze i uvećane satnice te večeri

Planirani i odrađeni sati u cateringu rijetko su isti. Posluživanje koje je trebalo završiti u deset završi u jedanaest, a ta razlika mora doći do obračuna plaća bez niza poruka sljedećeg jutra. Ekipa se prijavljuje i odjavljuje u aplikaciji na svojoj raspoređenoj smjeni, pauze se bilježe zasebno, a stvarna vremena stoje uz planirana na istoj kartici smjene.

Satnice se postavljaju na samoj smjeni, pa noć, državni praznik ili produljenje mogu nositi višu satnicu od uobičajenog dnevnog termina. Bonusi i penali bilježe se na istom mjestu. Softver za raspoređivanje banketnog osoblja koji sve to hvata na razini smjene uklanja usklađivanje koje inače pojede prvi dan svakog mjeseca. Zasebno prikvačen softver za evidenciju banketnog osoblja stvara drugi zapis s kojim se onda raspravlja, što je suprotno od svrhe. Softver za praćenje vremena na banketima mora izdržati i dva događaja u dvadeset četiri sata, što dnevne evidencije nikad ne mogu.

Koliko ekipa stvarno stoji po terminu

Rad je marža vanjskog cateringa. Kad su sati, satnice, bonusi i penali vezani uz smjene, a ne naknadno utipkani u evidenciju, trošak termina je broj koji izvučete, a ne procjena koju branite. Izvještaji o radnim satima, proračunu i satnicama filtriraju se po mjesecu i poziciji te izvoze za obračun plaća ili za pregled s klijentom, i tu upravljanje catering osobljem prestaje biti nagađanje i počinje oblikovati vaše ponude. Softver za raspoređivanje catering osoblja koji drži sate i satnice na istoj smjeni daje vam trošak po terminu, a ne trošak po mjesecu.

Prostori, projekti i ekipe na više lokacija

Većina catering tvrtki radi u prostorima koji nisu njihovi, često na dva ili tri istog vikenda. Označavanje smjena projektom ili lokacijom drži ekipe razdvojenima dok zbrojevi ostaju na jednom računu, pa koordinator vidi da u subotu na jednoj lokaciji nedostaju dva konobara, a na drugoj ih je previše. Ekipe koje pokrivaju i stalne lokacije mogu ih planirati uz rad na događajima, o čemu govori naša stranica konferencijski prostori. Softver za raspoređivanje banketnih ekipa mora držati prostor, vrijeme dolaska i ekipu na okupu jer je adresa detalj koji ljudi najčešće pogriješe. Softver za banketne rasporede koji svaku smjenu tretira kao da se odvija u sjedištu upravo izaziva tu pogrešku. Prijava prema lokaciji putem modula geolokacije dostupna je kao plaćeni dodatak ondje gdje je potvrda dolaska na nepoznat prostor bitna.

Kako odabrati softver za raspoređivanje u cateringu

Isprobajte svaku platformu na svom najtežem vikendu, ne na najlakšem. Složite subotu s tri događaja na tri lokacije i izmjerite koliko traje. Otvorite aplikaciju na mobitelu člana ekipe i provjerite koliko brzo pronađe vrijeme dolaska i adresu. Pomaknite početak za sat vremena i izbrojite koliko treba da vijest stigne do svih raspoređenih. Aplikacija za banketni raspored ne vrijedi ništa ako izmjena stigne nakon što je ekipa već izašla iz kuće, a softver za raspoređivanje banketnih smjena koji za objavu traži prijenosno računalo u subotu neće biti korišten.

Sve što se i dalje oslanja na ispisani predložak rasporeda za osoblje na događaju, banketni predložak ili dijeljenu datoteku razići će se sa stvarnošću u dva tjedna. Ispod deset ljudi Shifton je besplatan bez vremenskog ograničenja, što odgovara maloj catering tvrtki koja napušta catering predložak rasporeda u tablici. Kako preuzimate više termina, plaćeni planovi dodaju planiranje za više lokacija, dublje izvještaje i module koje traži veća operacija popunjavanja ekipa na događajima. Cilj se ne mijenja: svaki događaj popunjen, svaki sat evidentiran i trošak rada koji odgovara onome što ste ponudili.