Кейтеринг пен банкетке арналған іс-шара кесте бағдарламасы

Кейтеринг қайталанатын апталық кестемен жүрмейді. Ол әрқайсысы бөлек топты, бөлек алаңды және бөлек сағаттар жиынын талап ететін тапсырыстармен жүреді: апталар бұрын расталады, сосын күн жеткенше екі рет өзгереді. Іс-шара персоналының кесте бағдарламасы сондықтан пайда болды, өйткені электрондық кесте мұндай пішінді ұзақ ұстай алмайды және ертеме-кеш біреу кімнің қайда расталғанын шатастырады.

Қызметкерлер құрамы бұны одан әрі қиындатады. Сырттағы кейтеринг бір мезгілде екі-үш компанияға жұмыс істейтін уақытша және фрилансер топқа сүйенеді, сондықтан сейсенбіде келіскен адам бейсенбіде басқа жерге уәде беріп үлгеруі мүмкін. Кесте бос торшадан емес, бос уақыттан басталуы керек. Сол адамдар көрмелерді құрастыру мен бөлшектеу жұмыстарында да істейді, ол туралы көрме орталығындағы ауысымдарды жоспарлау бетінде бөлек айтылған.

Іс-шара персоналының кесте бағдарламасы нені шешуі керек

Құралдың қарбалас маусымнан аман шығуын төрт нәрсе шешеді. Ол жалпы апта емес, нақты күн мен алаңға топ құруы керек. Ол фрилансерлерге телефондары арқылы жетіп, жауабын тіркеуі керек. Ол нақты істелген сағаттарды жинауы керек, өйткені іс-шаралар созылу заңдылыққа айналған. Және ол келесісін дұрыс бағалауға әлі уақыт бар кезде тапсырыстың еңбек шығынын көрсетуі керек.

Осы төртеуін қамтитын іс-шара қызмет бағдарламасы үйлену маусымында мәзірлерін ақтаруға уақыт жоқ ауыр платформадан озады. Атауы сәйкестігінен маңызды емес: іс-шара қызметінің кесте жүйесі, іс-шара персоналын басқару бағдарламасы және топ тізімі құралдары маркетинг сөздерінің артында бір жұмысты сипаттайды.

Аптаны толтыру емес, іс-шараға топ жинау

Кейтеринг ауысымы бөлімге емес, іс-шараға байланған. Дайындық қонақтар келгенге дейін бірнеше сағат бұрын басталады, қызмет көрсету болжаусыз аяқталады, ал жинау түн ортасынан асуы мүмкін. Апталық күнтізбеде бұл әр ауысымның өз дәл басталу мен аяқталу уақыты болғанда және оны тиесілі алаңға не клиент жобасына белгілеуге болғанда жұмыс істейді.

Толтырылмаған нәрсенің бәрі бос ауысымдар жолына түседі, оны әр лайықты қызметкер бірден көреді. Іс-шара персоналын басқару бағдарламасының телефон тізімінен айырмашылығы дәл осында: ұсыныс бір рет, бір жерде шығады, ал жауап есте сақталудың орнына тіркеледі. Shifton-ның ауысым кестесі модулі бос ауысымдарды, алмасуларды және қайта қолданылатын үлгілерді өңдейді, сондықтан 120 қонақтық стандартты той сызбасы қайта терілудің орнына бірнеше секундта қалпына келеді. Топ жағында дәл сол ақпарат телефондағы іс-шара кестесі қосымшасы түрінде келеді, ал фрилансерлер сенімді тексеретін жалғыз арна осы. Іс-шара персоналын басқару қосымшасы бір нәрсемен бағаланады: қызметкер ешкімге жазбай-ақ келу уақытын, алаңды және аяқталу уақытын көре ме.

Фрилансер топ және бос уақыт кедергісі

Кейтеринг кесте бағдарламасындағы ең қиыны күнтізбе емес, кімнің шынымен жұмыс істей алатынын білу. Қызметкер айлық бос уақыт күнтізбесінде бос сағаттарын белгілеп, оны өзі жаңартып отырады, яғни кесте алты апта бұрын біреу толтырған сауалнамамен емес, тірі көрініспен құрылады.

Осы бір өзгеріс хат алмасудың басым бөлігін жояды. Ұсыныстар бос адамдарға түседі, растаулар тезірек қайтады, ал үйлестіруші байланыс тізімін сенімділік бойынша кему ретімен айналдыруды тоқтатады. Бос уақыттан басталатын кейтеринг кесте қосымшасы бос аптадан басталатынға қарағанда әлдеқайда аз бас тарту алады. Өсіп келе жатқан компаниялар кейтеринг компаниясының кесте бағдарламасына байланыс тізімі бір адамның жадына сыймай қалған сәтте келеді.

Аптаны емес, маусымды жоспарлау

Кейтеринг сұранысы толқынмен келеді. Корпоративтік маусым, үйлену маусымы және желтоқсан кезеңі тапсырыстарды бірнеше аптаға шоғырландырады, ал тәуекел адам табудан бірдей сенімді бірнеше адамды шамадан тыс жүктеуге ауысады. Айлық көрініс бүкіл брондау күнтізбесін бір экранға шығарады және әр есімнің қасында жиынтық сағатты көрсетеді, сондықтан жүктеме біреу шаршап кетпей тұрып бөлінеді.

• Расталған әр күнді және әркімнің қазірдің өзінде алған сағатын көріңіз
• Әлі толтырылмаған сағаттары бар күндерді байқап, ертерек әрекет етіңіз
• Жоғары мөлшерлеме қолданылатын мемлекеттік мерекелерді белгілеңіз
• Алыс мерзімді тапсырыстарды бөлек дәптерде емес, көз алдында ұстаңыз

Тек аптаны көрсететін банкет кесте бағдарламасы дәл сіз басқаруға тиіс үлгіні жасырады. Күн емес, ай көрінісімен ашылатын банкет кестесі қосымшасы басшыларға сол ұзақ көріністі береді, ал әр адам бойынша сағат жиынын ұстайтын банкет кесте жүйесі маусымды үш адамның арқалауын тоқтатады.

Іс-шара түніндегі сағаттар, үзілістер және жоғары мөлшерлемелер

Кейтерингте жоспарлы және істелген сағаттар сирек сәйкес келеді. Онда аяқталуға тиіс қызмет он бірде бітеді, ал бұл айырма ертеңгі хат тізбегінсіз жалақыға жетуі керек. Топ қосымшадан өз ауысымына келуін және кетуін белгілейді, үзілістер бөлек тіркеледі, ал нақты уақыт сол ауысым картасында жоспарлының қасында тұрады.

Мөлшерлемелер ауысымның өзіне қойылады, сондықтан түн, мемлекеттік мереке немесе созылу қарапайым күндізгі тапсырыстан жоғары мөлшерлеме ала алады. Бонустар мен айыппұлдар сол жерге жазылады. Осының бәрін ауысым деңгейінде жинайтын банкет персоналының кесте бағдарламасы әйтпесе әр айдың бірінші күнін жеп қоятын салыстыру жұмысын жояды. Бөлек тіркелген банкет қатысу бағдарламасы дауласуға арналған екінші жазба жасайды, ал бұл мақсатқа қарама-қайшы. Банкет уақытын есептеу бағдарламасы тәулігіне екі іс-шараны да көтеруі керек, ал күндік табельдер оны ешқашан істемейді.

Бір тапсырысқа топ шын мәнінде қанша тұрады

Сырттағы кейтерингте маржа еңбекте жатыр. Сағаттар, мөлшерлемелер, бонустар мен айыппұлдар кейін табельге терілмей, ауысымдарға тіркелгенде, тапсырыстың құны қорғайтын болжам емес, шығарып алатын нақты сан болады. Жұмыс сағаттары, бюджет және мөлшерлеме есептері ай мен лауазым бойынша сүзіледі және жалақыға немесе клиентпен қарауға шығарылады, ал кейтеринг персоналын басқару дәл осы жерде болжам болудан қалып, бағаңызды анықтай бастайды. Сағаттар мен мөлшерлемелерді бір ауысымда ұстайтын кейтеринг персоналының кесте бағдарламасы айлық емес, тапсырыс бойынша шығын береді.

Алаңдар, жобалар және бірнеше нысандағы топтар

Кейтеринг компанияларының көбі өзіне тиесілі емес алаңдарда, көбіне бір демалыс күндері екі-үш жерде жұмыс істейді. Ауысымдарды жобаға немесе орынға белгілеу топтарды бөлек ұстайды, ал жиынтық сандар бір аккаунтта қалады, сондықтан үйлестіруші сенбіде бір нысанда екі даяшы жетіспейтінін, ал екіншісінде артық екенін көреді. Тұрақты нысандарға да қызмет көрсететін топтар оларды іс-шаралармен қатар жоспарлай алады, бұл туралы конференциялық орындар бетінде жазылған. Банкет топтарының кесте бағдарламасы алаңды, келу уақытын және топты бірге ұстауы керек, өйткені адамдар ең жиі шатастыратын дерек - мекенжай. Әр ауысымды бас кеңседе өткендей санайтын банкет тізім бағдарламасы дәл сол қатені тудырады. Геолокация модулі арқылы орын бойынша белгілену бейтаныс алаңға келуді растау маңызды жерде ақылы қосымша ретінде қолжетімді.

Кейтеринг кесте бағдарламасын қалай таңдау керек

Кез келген платформаны ең жеңіл емес, ең ауыр демалысыңызбен сынаңыз. Үш алаңда үш іс-шарасы бар сенбіні құрып, оның қанша уақыт алатынын көріңіз. Қосымшаны қызметкердің телефонында ашып, ол келу уақыты мен мекенжайды қаншалықты тез табатынын тексеріңіз. Басталу уақытын бір сағатқа жылжытып, тағайындалғандардың бәріне жетуге қанша уақыт кететінін санаңыз. Егер жаңарту топ үйден шыққаннан кейін келсе, банкет тізімі қосымшасының құны жоқ, ал жариялау үшін ноутбук қажет ететін банкет ауысым бағдарламасы сенбіде пайдаланылмайды.

Басып шығарылған іс-шара кестесінің үлгісіне, банкет кестесінің үлгісіне немесе ортақ файлға әлі тәуелді нәрсенің бәрі екі аптада шашырайды. Он адамға дейін Shifton уақыт шектеуінсіз тегін, бұл электрондық кестедегі кейтеринг кесте үлгісінен бас тартып жатқан шағын компанияға сай келеді. Тапсырыс көбейген сайын ақылы жоспарлар бірнеше орынды жоспарлауды, тереңірек есептерді және ірі іс-шара қызметіне қажет модульдерді қосады. Мақсат өзгермейді: әр іс-шараға топ жиналған, әр сағат есептелген және сіз ұсынған бағаға сай еңбек шығыны.